Créer et gérer des projets ou des clients

Apprenez comment créer et gérer des projets, des clients ou des clients pour QuickBooks Time.

QuickBooks Time utilise le terme « Jobs », mais certains logiciels de comptabilité peuvent le remplacer par « Projets » ou « Clients », si vos comptes sont connectés. Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou QuickBooks en ligne Paie Elite, vous verrez « Clients ». Vous pouvez également gérer vos clients dans les QuickBooks Time et QuickBooks en ligne. 

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer des projets de premier niveau
• Créer des projets de niveau inférieur
• Assigner et désassigner un projet
• Modifier un projet
• Modifier le niveau d’un projet
• Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité
• Dupliquer un projet
• Importer des projets à partir d’un fichier CSV
• Exporter des projets dans un fichier CSV
• Supprimer un projet

Créer des projets de premier niveau

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers. 
2. Sélectionnez + Add, puis saisissez un nom et un code court au besoin, puis sélectionnez Save (Enregistrer). 

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Créer des projets de niveau inférieur

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez l’icône Ajouter un sous-projet à côté du projet ou du client.
3. Saisissez le nom du projet ou du client de niveau inférieur et les autres champs s’il y a lieu.
4. Sélectionnez Save pour ajouter le projet ou le client de niveau inférieur suivant.
5. Sélectionnez Cancel pour fermer la fenêtre d’ajout de client.

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Assigner ou désassigner un projet

L’affectation d’un projet ou d’un client à une personne ou à un groupe lui donne la possibilité de faire le suivi des heures travaillées par rapport au projet souhaité. Si un membre de l’équipe n’est pas assigné à un projet ou à un client, il ne pourra pas le voir sur sa carte de présence.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Assigner ou désassigner :
   1. Pour assigner, sélectionnez Assign to all team members (Assigner à tous les membres de l’équipe) ou sélectionnez Edit (Modifier) pour sélectionner des membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Save.
   2. Pour désassigner, décochez Assign to all team members ou sélectionnez Edit pour désassigner certains membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Save.

Voir aussi : Comment configurer et gérer les champs personnalisés, si vous devez assigner ou restreindre les champs personnalisés et leurs éléments. 

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Modifier un projet

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Save.

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Modifier le niveau d’un projet

Vous pouvez choisir de déplacer des projets à un niveau supérieur ou inférieur. Lorsque vous déplacez un projet primaire, toutes ses affectations secondaires ainsi que les membres de l’équipe qui lui sont associés sont transférés avec lui.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou Customers, puis sélectionnez l’icône de modification. .
2. Sélectionnez la liste déroulante More (Plus) ▼, puis Move (Déplacer). 
3. Ensuite, sélectionnez le projet sous lequel vous voulez le déplacer, ou sélectionnez Select Top Level (Sélectionner le niveau supérieur) pour le déplacer sous n’importe quel autre projet. 
4. La fenêtre Manage Customers (Gérer les clients) affiche la nouvelle position du projet. Si vous voulez vous assurer que le projet a été déplacé correctement, vous pouvez voir sa position en saisissant le nom dans le champ Search (Recherche).

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Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité

Si vous ajoutez un lieu à un projet ou à un client, les membres de l’équipe reçoivent une liste de ceux qui se trouvent à proximité de leur lieu actuel lorsqu’ils pointent ou changent de projet dans QuickBooks Main-d’œuvre (il doit activer les paramètres de localisation sur son appareil mobile).

Note : Si vous êtes intégré à QuickBooks Desktop, QuickBooks en ligne ou Xero, le champ de lieu affiche l’adresse du client trouvée dans l’intégration.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Saisissez l’adresse sous Location (Lieu) et sélectionnez une des suggestions dans la liste Address or GPS Coordinates (Adresse ou Coordonnées GPS).
   1. Une icône de apparaît avant l’adresse une fois que vous l’avez ajoutée. 
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Tâches en double

Vous pouvez dupliquer un projet et tous ses projets de niveau inférieur. Cela simplifie la création d’un projet dont la structure est identique au projet existant.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou Customers, puis sélectionnez le projet ou le client que vous voulez dupliquer.
2. Sélectionnez la liste déroulante More ▼, puis Duplicate.
3. Saisissez un nouveau nom de projet dans le champ New customer name (Nom du nouveau client) et un nouveau code court (facultatif).
4. Sélectionnez Save.

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Importer des projets à partir d’un fichier CSV

Utilisez la fonction d’importation/exportation pour importer une liste de projets au lieu de les créer manuellement.

Note : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’importation/exportation pour mettre à jour ou modifier le nom d’un code de projet existant. Si vous changez le nom d’un code existant, le système le reconnaîtra comme un nouveau code. Il ne sera ignoré à l’importation que s’il correspond exactement à un code existant (sensible à la casse). 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou Customers et sélectionnez la liste déroulante More ▼.
2. Sélectionnez Import/export (.csv).
3. Allez à l’onglet Help pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement.
   1. Vous pouvez également aller à l’onglet Export pour exporter des projets existants afin de vous assurer d’utiliser la mise en page requise pour les projets de niveau inférieur.
4. Sous l’onglet Import, sélectionnez Choose file, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Open.
5. Cochez toutes les autres cases appropriées et la case à côté de Test Mode (Mode de test) pour exécuter une importation de test, puis Import pour détecter les erreurs potentielles.
   1. S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué. Voir Corriger les erreurs d’importation au format CSV dans QuickBooks Time pour obtenir de l’aide pour corriger ces erreurs.
6. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et cochez la case Import sans cocher Test Mode.

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Exporter des projets dans un fichier CSV

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou Customers et sélectionnez la liste déroulante More ▼.
2. Sélectionnez Import/export (.csv).
3. Sous l’onglet Export, sélectionnez Existing Customers.csv.

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Supprimer un projet

Important : Si vous avez QuickBooks en ligne, la suppression supprime le client de QuickBooks entièrement. Il est préférable de désassigner le client de tous les membres de l’équipe plutôt que de le supprimer.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Jobs ou à Customers. 
2. Sélectionnez l’icône de suppression à côté du client.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

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