Créer et gérer des projets ou des clients

Apprenez comment créer et gérer des projets, des clients ou des clients pourQuickBooks Time .

QuickBooks Time utilise le terme « Projets », mais certains logiciels de comptabilité peuvent le remplacer par « Clients » ou « Clients », si vos comptes sont connectés. Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou QuickBooks en ligne Paie Elite, vous verrez « Clients ». Vous pouvez également gérer vos clients dans les deux QuickBooks Time et QuickBooks en ligne. 

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer des projets de premier niveau
• Créer des projets de niveau inférieur
• Assigner et désassigner un projet
• Modifier un projet
• Modifier le niveau d’un projet
• Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité
• Dupliquer un projet
• Importer des projets à partir d’un fichier CSV
• Exporter des projets dans un fichier CSV
• Supprimer un projet

Créer des projets de premier niveau

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients . 
2. Sélectionnez + Ajouter , puis saisissez un nom et un code court au besoin, puis sélectionnez Enregistrer . 

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Créer des projets de niveau inférieur

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients .
2. Sélectionnez l’icône Ajouter un sous-projet à côté du projet ou du client.
3. Saisissez le nom du projet ou du client de niveau inférieur et les autres champs s’il y a lieu.
4. Sélectionnez Enregistrer pour ajouter le projet ou le client suivant.
5. Sélectionnez Annuler pour fermer la fenêtre Ajouter un client.

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Assigner ou désassigner un projet

L’affectation d’un projet ou d’un client à une personne ou à un groupe lui donne la possibilité de faire le suivi des heures travaillées par rapport au projet souhaité. Si un membre de l’équipe n’est pas associé à un projet ou à un client, il ne pourra pas le voir sur sa fiche de temps.

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients .
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Assigner ou désassigner :
   1. Pour assigner, sélectionnez Assigner à tous les membres de l’équipe ou sélectionnez Modifier pour sélectionner des membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.
   2. Pour désassigner, décochez Assigner à tous les membres de l’équipeou sélectionnez Modifier pour désassigner certains membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi : Comment configurer et gérer les champs personnalisés, si vous devez assigner ou restreindre les champs personnalisés et leurs éléments. 

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Modifier un projet

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients .
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

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Modifier le niveau d’un projet

Vous pouvez choisir de déplacer des projets à un niveau supérieur ou inférieur. Lorsque vous déplacez un projet principal, toutes ses affectations rattachées et les membres de l’équipe sont transférés avec lui.

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou Clients , puis sélectionnez l’icône de modification. .
2. Sélectionnez la liste déroulante Plus ▼, puis Déplacer . 
3. Ensuite, sélectionnez le projet sous lequel vous voulez le déplacer, ou sélectionnez Sélectionner le niveau supérieur pour le déplacer sous n’importe quel autre projet. 
4. La fenêtre Gérer les clients affiche la nouvelle position du projet. Si vous voulez vous assurer que le projet a été déplacé correctement, vous pouvez voir sa position en saisissant le nom dans le Champ de recherche .

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Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité

Si vous ajoutez un lieu à un projet ou à un client, les membres de l’équipe reçoivent une liste de ceux qui se trouvent à proximité de leur lieu actuel lorsqu’ils pointent ou changent de projet. QuickBooks Main-d’œuvre (il doit activer les paramètres de localisation sur son appareil mobile).

Note : Si vous êtes intégré àQuickBooks Desktop ,QuickBooks en ligne , ou Xero, le champ Lieu affiche l’adresse du client trouvée dans l’intégration.

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients .
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Saisissez l’adresse sous Lieu et sélectionnez une des suggestions dans la liste Adresse ou Coordonnées GPS .
   1. A apparaît avant l’adresse une fois que vous l’avez ajoutée avec succès. 
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Tâches en double

Vous pouvez dupliquer un projet et tous ses projets de niveau inférieur. Cela simplifie la création d’un projet dont la structure est identique au projet existant.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clients, puis sélectionnez le projet ou le client que vous voulez dupliquer.
2. Sélectionnez la liste déroulante Plus ▼ , puis Dupliquer .
3. Saisissez un nouveau nom de projet dans le champ Nom du nouveau client et un nouveau code court (facultatif).
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Importer des projets à partir d’un fichier CSV

Utilisez la fonction Importer/Exporter pour importer une liste de projets au lieu de les créer manuellement.

Note : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’importation/exportation pour mettre à jour ou modifier le nom d’un code de projet existant. Si vous changez le nom d’un code existant, le système le reconnaîtra comme un nouveau code. Il ne sera ignoré à l’importation que s’il correspond exactement à un code existant (sensible à la casse). 

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou Clients et sélectionnez la liste déroulante Plus ▼.
2. Sélectionnez Importer/exporter (.csv).
3. Allez à l’onglet Help pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement.
   1. Vous pouvez également aller à l’onglet Exporter pour exporter des projets existants afin de vous assurer d’utiliser la mise en page requise pour les projets de niveau inférieur.
4. Sous l’onglet Import , sélectionnez Choose file, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Open.
5. Cochez toutes les autres cases appropriées et la case à côté de Mode de test pour exécuter une importation de test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   1. S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué. Voir Résoudre les problèmes d’erreurs d’importation de fichiers CSV dans QuickBooks Time pour obtenir de l’aide pour corriger ces erreurs.
6. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et cochez la case Import sans cocher Test Mode.

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Exporter des projets dans un fichier CSV

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou Clients et sélectionnez la liste déroulante Plus ▼.
2. Sélectionnez Importer/exporter (.csv).
3. Sous l’onglet Exporter , sélectionnez Clients existants.csv .

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Supprimer un projet

Note importante : Si vous avez QuickBooks en ligne, la suppression supprime le client de QuickBooks entièrement. Il est préférable de désassigner le client de tous les membres de l’équipe plutôt que de le supprimer.

1. DansQuickBooks Time , allez à Projets ou à Clients . 
2. Sélectionnez l’icône de suppression à côté du client.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

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