Créer et gérer des projets ou des clients pour QuickBooks Time

Apprenez comment créer et gérer des projets ou des clients pour QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

QuickBooks Time utilise le terme « Projets », mais certains logiciels de comptabilité peuvent le remplacer par « Clients » ou « Clients », si vos comptes sont connectés. Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous verrez « Clients ». Vous pouvez également gérer vos clients dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne. 

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer des projets de premier niveau
• Créer des projets de niveau inférieur
• Assigner et désassigner un projet
• Modifier un projet
• Modifier le niveau d’un projet
• Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité
• Dupliquer un projet
• Importer des projets à partir d’un fichier CSV
• Exporter des projets dans un fichier CSV
• Supprimer un projet

Créer des projets de premier niveau

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Projets ou à Clients. 
2. Sélectionnez + Ajouter, puis saisissez un nom et sélectionnez Enregistrer. 

(Retour au début)

Créer des projets de niveau inférieur

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations.
   Ou, dans QuickBooks Time, allez à Projets ou à Clients.
2. Sélectionnez Ajouter un projet rattaché + à côté du projet ou du client.
3. Saisissez le nom du projet ou du client de niveau inférieur.
4. Sélectionnez Enregistrer pour ajouter le projet ou le client suivant.
5. Sélectionnez Annuler pour fermer l’éditeur de projets ou de clients.

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Assigner ou désassigner un projet

L’affectation d’un projet ou d’un client à une personne ou à un groupe lui donne la possibilité de faire le suivi des heures travaillées par rapport au projet souhaité. Si un membre de l’équipe n’est pas associé à un projet ou à un client, il ne pourra pas le voir sur sa fiche de temps.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Projets ou à Clients.
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Assigner ou désassigner :
   1. Pour attribuer un projet, sélectionnez Attribuer à tous les membres de l’équipe ou sélectionnez Modifier pour choisir les membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.
   2. Pour désassigner, décochez Assigner à tous les membres de l’équipeou sélectionnez Modifier pour désassigner certains membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi : Comment configurer et gérer les champs personnalisés, si vous devez assigner ou restreindre les champs personnalisés et leurs éléments. 

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Modifier un projet

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations. Ou, dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets ou Clients. 
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Apportez les modifications, puis cliquez sur Enregistrer.

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Modifier le niveau d’un projet

Vous pouvez choisir de déplacer des projets à un niveau supérieur ou inférieur. Lorsque vous déplacez un projet principal, toutes ses affectations rattachées et les membres de l’équipe sont transférés avec lui.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clients, puis sélectionnez Modifier ..
2. Sélectionnez Plus, puis Déplacer. 
3. Ensuite, choisissez le projet sous lequel vous voulez le déplacer, ou sélectionnez Sélectionner le niveau supérieur pour le déplacer sous n’importe quel autre projet. 
4. La fenêtre Gérer les projets affiche la nouvelle position du projet. Si vous voulez vous assurer que le projet a été déplacé correctement, vous pouvez voir sa position en saisissant le nom dans le champ Rechercher .

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Ajouter un lieu de projet pour les projets à proximité

Si vous ajoutez un lieu à un projet ou à un client, les membres de l’équipe reçoivent une liste de ceux qui se trouvent à proximité de leur lieu actuel lorsqu’ils pointent ou changent de projet.QuickBooks Main-d’œuvre (il doit activer les paramètres de localisation sur son appareil mobile).

Note : Si vous avez intégré QuickBooks Desktop, QuickBooks en ligne ou Xero, le champ Lieu affiche l’adresse du client qui se trouve dans l’intégration.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Projets ou à Clients. 
2. Sélectionnez le client que vous voulez modifier.
3. Saisissez l’adresse sous Lieu et choisissez parmi les suggestions dans la liste déroulante.
   1. A s’affiche à côté de l’adresse une fois que vous l’avez ajoutée avec succès. 
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Tâches en double

Vous pouvez dupliquer un projet et tous ses projets de niveau inférieur. Cela simplifie la création d’un projet dont la structure est identique au projet existant.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clients, puis sélectionnez le projet ou le client que vous voulez dupliquer.
2. Sélectionnez Plus, puis Dupliquer.
3. Saisissez un nom de projet.
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Importer des projets à partir d’un fichier CSV

Utilisez la fonction Importer/Exporter pour importer une liste de projets au lieu de les créer manuellement.

Note : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’importation/exportation pour mettre à jour ou modifier le nom d’un code de projet existant. Si vous changez le nom d’un code existant, le système le reconnaîtra comme un nouveau code. Il ne sera ignoré à l’importation que s’il correspond exactement à un code existant (sensible à la casse). 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clientset sélectionnez Plus.
2. Sélectionnez Importer/exporter (.csv).
3. Allez à l’onglet Aide pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement.
   1. Vous pouvez également aller à l’onglet Exporter pour exporter des projets existants afin de vous assurer d’utiliser la mise en page requise pour les projets de niveau inférieur.
4. Sous l’onglet Importer , sélectionnez Choisir un fichier, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Ouvrir.
5. Sélectionnez Supprimer tous les projets si vous remplacez entièrement votre liste. Sinon, des éléments seront ajoutés et les codes existants seront ignorés.
6. Cochez toutes les autres cases appropriées et la case à côté de Mode de test pour exécuter une importation de test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   1. S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué.
7. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et cochez la case Importer sans mode de test .

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Exporter des projets dans un fichier CSV

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clientset sélectionnez Plus.
2. Sélectionnez Importer/exporter (.csv).
3. Dans l’onglet Exporter , sélectionnez Projets existants.csv.

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Supprimer un projet

Important : Si vous avez QuickBooks en ligne, la suppression supprime complètement le client de QuickBooks. Il est préférable de désassigner le client de tous les membres de l’équipe plutôt que de le supprimer.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis à Affectations. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Projets ou à Clients. 
2. Sélectionnez Supprimer . à côté du client.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

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