Commencer avec QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et personnaliser QuickBooks Time.

QuickBooks Time est une solution Web de suivi des heures travaillées qui peut s’adapter aux besoins uniques de votre entreprise. Que votre équipe travaille au bureau, à distance ou en déplacement, vous n’aurez plus à vous préoccuper de ses feuilles de temps. Dans ce guide, nous vous montrons étape par étape comment commencer, personnaliser vos paramètres et intégrer votre équipe.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Étape 1 : Configurer votre entreprise 
• Étape 2 : Configurer le suivi des heures travaillées
• Étape 3 : Ajouter et inviter votre équipe 
• Étape 4 : Gérer les heures travaillées et exécuter des rapports

Étape 1 : Configurer votre entreprise 

D’abord, passez en revue vos Paramètres de l’entreprise. Nous nous concentrerons sur les paramètres les plus essentiels pour commencer. 

Intégration de logiciels

Si vous envisagez d’intégrer votre compte à un logiciel de paie ou de comptabilité, assurez-vous de le faire avant tout. De nombreuses intégrations nécessitent certains paramètres ou rajustent automatiquement les paramètres de votre entreprise. Ainsi, il est préférable de le faire en premier pour vous évitera des maux de tête à l’avenir.

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, configurez votre compte QuickBooks Time à partir de là pour que vos comptes soient connectés. Si vous utilisez plutôt un autre logiciel de paie, consultez les articles d’intégration du logiciel en question.

Paramètres de l’entreprise

Les principaux paramètre de votre entreprise dans QuickBooks Time se trouvent dans Paramètres de l’entreprise. C’est ici que vous configurez les paramètres par défaut et pour l’entreprise. Certains paramètres peuvent être ajustés par membre de l’équipe pour une personnalisation plus poussée. Voici les paramètres les plus importants, mais assurez-vous de passer en revue chaque option :

Échéancier de paie

Configurez votre échéancier de paie pour exécuter des rapports par période de paie, calculer les totaux des périodes de paie et exporter des feuilles de temps vers un autre logiciel pour exécuter la paie. Assurez-vous que votre échéancier de paie dans QuickBooks Time correspond aux dates de paie réelles. Les échéanciers de paie sont également importants si vous configurez des banques de congés par période de paie dans QuickBooks Time.

Heures supplémentaires

Configurez des règles pour le suivi des heures supplémentaires afin que QuickBooks Time puisse calculer les heures supplémentaires de votre équipe avec précision. Vous pouvez trouver les paramètres de base des heures supplémentaires dans Paramètres de l’entreprise, mais si vous avez besoin d’options plus avancées, vous pouvez utiliser l’Outil de taux de rémunération. 

Options relatives aux heures travaillées

Il existe plusieurs façons pour votre équipe de faire le suivi des heures travaillées. À l’aide des options Heures travaillées, vous pouvez configurer les éléments de base, comme la date et l’heure par défaut de votre entreprise, et la façon dont vous préférez que les membres de votre équipe fassent la saisie de leurs feuilles de temps. Vous trouverez d’autres options ici, notamment l’ajout de notes ou de signatures sur les feuilles de temps.

Congés

Si votre entreprise fait le suivi des heures et des banques de congé, configurez les codes et les règles. Les membres de votre équipe peuvent ensuite accumuler des heures, consulter leurs soldes et soumettre des demandes de congés. D’abord, configurez vos codes de congés, puis les soldes et les cumuls.

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Étape 2 : Configurer le suivi des heures travaillées

Maintenant que vous avez terminé avec les paramètres de l’entreprise, il est temps de configurer la façon dont vous voulez que votre équipe fasse le suivi des heures travaillées. Vous devrez décider où les membres de votre équipe doivent saisir leurs feuilles de temps, et pour quels clients ou quels projets. Cette méthode vous aidera à produire des rapports, à approuver les heures travaillées pour la paie et à savoir ce que vous devez facturer à vos clients.

Options de suivi des heures travaillées

Les membres de votre équipe peuvent faire le suivi de leurs heures travaillées à partir d’un navigateur Web, de leur appareil mobile ou d’un poste de pointage. 

Le suivi des heures travaillées à partir d’un navigateur est idéal pour ceux qui travaillent principalement dans un bureau. En tant qu’administrateur, vous utiliserez le tableau de bord Web pour faire le suivi et la gestion des feuilles de temps. 

Le suivi des heures travaillées sur appareil mobile est idéal pour les membres de l’équipe qui doivent faire le suivi de leurs heures travaillées en déplacement. Le suivi des heures travaillées sur appareil mobile vous offre des options comme le suivi des lieux, le géorepérage, les rappels de pointage d’arrivée et de départ, et plus encore.

Configurez un poste de pointage pour permettre aux membres de votre équipe de pointer leur arrivée au travail à l’aide d’une horloge pointeuse que vous avez configurée sur un ordinateur ou une tablette. Vous pouvez configurer un poste de pointage sur un appareil iOS, une tablette Android ou un navigateur Web.

Vous pouvez également combiner ces options. Les membres de l’équipe peuvent pointer leur arrivée à l’aide d’un poste de pointage et pointer leur départ à partir de leur appareil mobile ou de leur ordinateur. Puisque QuickBooks Time est sur le Web, tout est synchronisé au même endroit.

Le tableau de bord Web et Appli Main-d’œuvre permettent la saisie manuelle des heures, si vous laissez les membres de votre équipe saisir leurs heures lorsqu’ils finissent de travailler. Le poste de pointage ne prend en charge que les pointages d’arrivée et de départ en temps réel.

Tâches, clients et projets

Il peut être utile de savoir combien de temps votre équipe consacre à certains projets ou à certains clients afin de pouvoir facturer leurs heures travaillées. Si c’est votre cas, vous pouvez configurer des projets et des clients ou des projets avec devis afin que votre équipe puisse faire le suivi des heures travaillées directement pour un client, une tâche ou un projet.

Champs personnalisés

Pour obtenir des options plus précises de suivi des heures travaillées, configurez des champs personnalisés sur les cartes de présence. Par exemple, vous pouvez configurer des tâches ou des services récurrents que votre équipe accomplit, comme la tonte, le nettoyage ou la réparation des dommages.

Pauses

Si vous devez faire le suivi du dîner ou des pauses de votre équipe tout au long de la journée, il y a deux façons de les configurer. Avec les pauses manuelles, les membres de votre équipe font le suivi du début et de la fin de leurs pauses. Avec les pauses automatiques, les membres de l’équipe font seulement le suivi de leurs heures d’arrivée et de départ pour la journée. Les pauses sont ajoutées après leur pointage de départ. Vous pouvez configurer des pauses en fonction des politiques de votre entreprise. 

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Étape 3 : Ajouter et inviter votre équipe

Une fois que votre compte est configuré, vous pouvez inviter votre équipe à faire le suivi de ses heures travaillées. Vous pouvez ajouter les membres de votre équipe et les inviter tout de suite ou envoyer des invitations plus tard.

Membres de l’équipe

De nombreuses intégrations de logiciels de paie sont en mesure d’ajouter automatiquement votre équipe. Assurez-vous de supprimer tous les membres de l’équipe qui n’ont pas besoin de suivre ou de gérer les heures travaillées.

Si votre intégration n’importe pas les membres de l’équipe ou si vous n’avez pas d’intégration, ajoutez les membres de votre équipe à QuickBooks Time. Incluez ceux qui gèrent ou approuvent les heures travaillées (même s’ils ne font pas le suivi de leurs propres heures).

Après avoir ajouté des membres de l’équipe, vous pouvez configurer leurs autorisations. Par exemple, vous pouvez autoriser certains membres de l’équipe à modifier leurs feuilles de temps, et d’autres, non. La modification des autorisations d’un membre de l’équipe remplacera les paramètres à l’échelle de l’entreprise que vous avez configurés précédemment.

Groupes et gestionnaires

Si vous avez besoin d’une personne pour gérer certains membres de l’équipe, mais pas tous, vous pouvez configurer des groupes et des gestionnaires. Créez d’abord un groupe de membres de l’équipe, puis ajoutez un gestionnaire pour ce groupe. Les gestionnaires de groupe peuvent suivre, modifier et approuver les heures travaillées des membres de leur groupe.

Ressources pour votre équipe

Une fois que votre équipe est configurée et invitée, elle peut commencer à faire le suivi des heures travaillées! Nous avons beaucoup d’excellentes ressources pour les aider à démarrer. Selon la façon dont vous avez configuré votre compte pour le suivi des heures travaillées, vous pouvez transmettre certaines des ressources suivantes à votre équipe :

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Étape 4 : Gérer les heures travaillées et exécuter des rapports

Vous êtes maintenant prêt à gérer votre compte QuickBooks Time. Une fois que les heures travaillées sont suivies, vous pouvez gérer les feuilles de temps et exécuter des rapports pour obtenir les données des feuilles de temps et voir comment vous et votre équipe consacrez vos heures de travail.

Horaire

Utilisez notre fonction d’établissement des horaires pour indiquer à vos employés leurs heures de travail et l’heure à laquelle ils doivent pointer leur arrivée. Après avoir créé des quarts de travail, configurez des rappels pour votre équipe. Votre équipe peut même pointer son arrivée directement à partir d’un quart de travail, de sorte que les feuilles de temps sont configurées pour les bons clients et les bons projets.

Modifier et gérer les heures

Si une feuille de temps doit être ajoutée, modifiée ou supprimée, vous pouvez le faire de plusieurs façons. La fonction Saisie des heures travaillées est un excellent moyen d’obtenir un aperçu de toutes les heures travaillées et comprend des options pour les modifier et afficher des détails supplémentaires sur les feuilles de temps. Si vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez plutôt vérifier et modifier les feuilles de temps à partir de votre Appli Main-d’œuvre.

Approbations et autres rapports

QuickBooks Time offre de nombreux rapports afin que vous puissiez obtenir les données sur les feuilles de temps dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.

Pour vous assurer que les feuilles de temps sont correctes et prêtes pour la paie et la facturation, vous devez utiliser le rapport d’approbations. Il vous permet de passer en revue et d’approuver toutes les feuilles de temps d’une période donnée, ce qui les verrouille et empêche leur modification. Si vous configurez une intégration de logiciel de paie, l’approbation des heures travaillées est la première étape avant l’exportation des heures travaillées pour la paie ou la facturation.

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