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Guide de mise en route QuickBooks Time à l’intention des administrateurs

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour il y a 6 jours

Lors de la mise en route de QuickBooks Time, vous avez différentes options pour en savoir plus sur votre compte. Vous pouvez par exemple effectuer la visite intégrée au produit ou participer à un webinaire.

Utilisez le présent guide si vous n’avez pas effectué la visite ou si vous avez besoin de vous faire rappeler certaines étapes de configuration! Si vous avez besoin d’une aide plus poussée, vous trouverez également des liens vers la version intégrale de l’article d’aide pertinent pour chacun des sujets.

Pour en savoir plus, voir : À propos des paramètres de l’entreprise.

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise.
  2. Saisissez les renseignements sur votre entreprise et faites vos choix. Sélectionnez Enregistrer au bas de chaque onglet où vous apportez des changements. Saisissez notamment les renseignements sur l’entreprise, les options de saisie des heures travaillées, les paramètres d’heures supplémentaires, etc.

Note : Tous les paramètres modifiés ici (p. ex., les options de notification) s’appliqueront à l’ensemble des membres de l’équipe du compte, sauf ceux qui ont des paramètres personnalisés.

QuickBooks Time offre de nombreuses intégrations avec des logiciels comptables et de paie. Elles vous permettent d’exporter facilement les heures travaillées des membres de votre équipe vers un autre logiciel de paie, de facturation ou autres! Certaines intégrations faciliteront la configuration de votre compte grâce à l’importation dans QuickBooks Time de renseignements tels que les membres de l’équipe et les clients.

Découvrez tout ce que nous avons à vous offrir à la page Paie et facturation.

Reportez-vous à la section Comment ajouter et gérer des membres de l’équipe pour visionner des vidéos et connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.

Ajouter des membres de l’équipe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez +Ajouter.
  3. Saisissez les renseignements pertinents et sélectionnez un rôle. (Note : Les options sont Administrateur, Travailleur et Gestionnaire de la paie.)
  4. Si vous souhaitez envoyer une invitation aux membres de l’équipe, saisissez leur adresse courriel ou leur numéro d’appareil mobile et choisissez le mode de livraison préféré. L’invitation les guide pendant la configuration de leur compte QuickBooks Time.
  5. Sélectionnez Ajouter des membres à l’équipe.

Modifier un membre de l’équipe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez un membre de l’équipe.
  3. Dans la fenêtre Détails, apportez les modifications et sélectionnez Enregistrer.

Ajuster les autorisations pour un membre de l’équipe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez un membre de l’équipe.
  3. Sous l’onglet Permissions, accordez les permissions appropriées et sélectionnez Enregistrer.

Voir : Comment ajouter et gérer des groupes, des équipes et leurs gestionnaires pour visionner des vidéos et connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.

Ajouter un groupe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires, puis Ajouter un groupe.
  3. Saisissez le nom du groupe et sélectionnez Enregistrer.

Assigner ou désassigner un membre de l’équipe à un groupe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez un membre de l’équipe.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour assigner : Dans le menu déroulant Groupe, sélectionnez un groupe, puis Enregistrer.
    • Pour désassigner : Dans le menu déroulant Groupe, sélectionnez Aucun, puis Enregistrer.

Ajouter un gestionnaire de groupe

  1. Allez à Mon équipe.
  2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires.
  3. À droite du nom de l’équipe, sélectionnez Gestionnaires.
  4. Saisissez le nom du gestionnaire, puis sélectionnez Ajouter.

Voir : Comment créer et gérer des projets ou des clients pour visionner des vidéos et connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.
Note : Si vous avez intégré QuickBooks Time et QuickBooks, Reckon ou Xero, le terme « projet » est remplacé par « client » dans QuickBooks Time.

Créer un projet de premier niveau

  1. Allez à Projets.
  2. Sélectionnez Ajouter un projet.
  3. Saisissez un nom pour le projet.
  4. Sélectionnez Enregistrer ou appuyez sur la touche Retour de votre clavier pour ajouter rapidement le prochain projet.
  5. Sélectionnez Annuler ou le X dans la fenêtre Ajouter des projets pour cesser d’ajouter des projets.

Créer un projet de deuxième niveau

  1. Allez à Projets.
  2. Sélectionnez  à droite du projet de premier niveau sous lequel vous voulez placer le projet de deuxième niveau.
  3. Saisissez le nom du projet de deuxième niveau.
  4. Sélectionnez Enregistrer ou appuyez sur la touche Retour de votre clavier pour ajouter rapidement le prochain projet.
  5. Sélectionnez Annuler ou le X dans la fenêtre Ajouter des projets pour cesser d’ajouter des projets.

Assigner ou désassigner un projet à des membres de l’équipe

  1. Allez à Projets.
  2. Sélectionnez .
  3. Assigner ou désassigner :
    • Pour assigner, sélectionnez Assigner à tous les membres de l’équipe ou sélectionnez Modifier pour choisir les membres de l’équipe. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.
    • Pour désassigner, décochez la case Assigner à tous les membres de l’équipe ou sélectionnez Modifier pour décocher toutes les cases. Retournez ensuite à la fenêtre précédente et cliquez sur Enregistrer.

Voir : Comment configurer et gérer des champs personnalisés pour visionner des vidéos et obtenir une aide supplémentaire après la configuration initiale.

Pour procéder à l’installation :

  1. Allez à Modules complémentaires de fonction Gérer les modules complémentaires.
  2. Sous Plus, recherchez Champs personnalisés et sélectionnez Installer.

Ajouter un champ :

  1. Allez à Addiciels de fonction Champs personnalisés.
  2. Sélectionnez +Ajouter un champ.
  3. Ajoutez un nom de champ et, sous Type de champ, choisissez une des options suivantes : Liste, Texte, Nombre entier ou Nombre décimal.
    Note : Vous devez ajouter au moins un élément avant d’enregistrer les types de champs Liste. Sélectionnez +Ajouter un élément > entrez le nom de l’élément Enregistrer.
  4. Faites vos autres choix et sélectionnez Enregistrer.

Configurer le suivi des heures supplémentaires

Voir : Comment configurer le suivi des heures supplémentaires pour connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise Paie et heures supplémentaires.
  2. Sélectionnez Heures supplémentaires.
  3. Faites vos choix en matière d’heures supplémentaires.

Configurer le suivi avancé des heures supplémentaires

Voir : Comment configurer et modifier les paramètres avancés d’heures supplémentaires pour connaître d’autres étapes.

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise Paie et heures supplémentaires Heures supplémentaires.
  2. Sélectionnez Outil de taux de rémunération au bas de l’écran.
  3. Dans cette fenêtre, ajoutez des paramètres et des règles selon les besoins de votre entreprise.

Voir : Comment créer et gérer des pauses pour visionner des vidéos et connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.

Installer l’addiciel Pauses

  1. Allez à Modules complémentaires de fonction Gérer les modules complémentaires.
  2. Faites défiler la liste jusqu’à l’addiciel Pauses et sélectionnez Installer.

Créer une pause

  1. Allez à Addiciels de fonction Pauses.
  2. Dans la fenêtre Préférences de pauses, sélectionnez Ajouter une règle de pause.
  3. Saisissez le nom de la pause et sa durée, puis sélectionnez Rémunérée ou Non rémunérée.
  4. Par défaut, la règle de pause s’applique à tous les membres de l’équipe. Pour afficher une règle et l’associer à certains membres de l’équipe seulement, sélectionnez Tous les membres de l’équipe.
    • Décochez la case Décocher tout, sélectionnez à côté du nom du groupe (si des groupes ont été configurés), choisissez certains groupes ou membres de l’équipe, puis sélectionnez OK.
  5. Sélectionnez Pause automatique, Pause manuelle ou les deux.
  6. Dans la fenêtre Règles de pauses, faites vos derniers choix et sélectionnez Enregistrer. La fenêtre Préférences de pauses contient maintenant les nouvelles règles de pause et leur état est défini à Actif (ON).

Voir : Comment configurer les codes et les banques de congés pour visionner des vidéos et connaître les étapes à effectuer après la configuration initiale.

Configurer les congés

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise > Avancés.
  2. Sélectionnez Options des heures travaillées > Congés.
  3. Sélectionnez Activer les congés. Le cas échéant, sélectionnez Permettre aux membres de l’équipe de saisir des congés, puis Enregistrer.

Ajouter un code de congé

  1. Allez à Addiciels de fonction > Codes de congé.
  2. Sélectionnez Ajouter.
  3. Saisissez un nom de code, indiquez si le congé est rémunéré ou non rémunéré, puis sélectionnez Enregistrer.

Configurer les banques de congé pour un code de congé

  1. Allez à Addiciels de fonction > Codes de congé.
  2. À côté du code de congé à activer, sélectionnez .
  3. Sélectionnez Faire le suivi des banques de congés ou Modifier les paramètres.
  4. Sélectionnez Appliquer les nouveaux paramètres et configurez la façon de calculer les banques de congé. Voir : Comment configurer les codes et les banques de congés pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Installer le module Horaire de QuickBooks Time et définir les préférences

Voir : Comment installer et désinstaller le module Horaire de QuickBooks Time pour obtenir de l’aide supplémentaire.

  1. Dans le menu de gauche de QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction Gérer les addiciels.
  2. Faites défiler la page jusqu’au module Horaire, puis sélectionnez Installer.
  3. Dans la fenêtre Préférences du module Horaire, sélectionnez l’horaire que tous les membres de l’équipe peuvent consulter et gérer.
    Note : Ces paramètres peuvent être modifiés pour certains membres de l’équipe en accédant à Mon équipe.

Ajouter un quart de travail

Voir : Comment ajouter, assigner et publier des projets ou des quarts de travail (ordinateur) pour obtenir des étapes plus détaillées.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez l’intérieur de la cellule.
    • Allez à Actions, puis à Ajouter un quart de travail.
  2. Sélectionnez les heures de début et de fin et saisissez tous les autres renseignements désirés.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour enregistrer le quart de travail sans le publier dans les calendriers des membres de l’équipe visés, sélectionnez Enregistrer le brouillon. Les quarts de travail non attribués s’affichent en blanc sur le calendrier.
    • Pour enregistrer le quart de travail et le publier dans les calendriers des membres de l’équipe et des gestionnaires, sélectionnez Publier. Si vous souhaitez le faire repasser à l’état de brouillon, sélectionnez Enregistrer le brouillon. Le quart de travail sera supprimé des calendriers des membres de l’équipe.

Voir : À propos des rapports pour obtenir de l’information sur tous les rapports offerts par QuickBooks Time. Consultez également : Comment configurer la soumission et les approbations des feuilles de temps pour en savoir davantage.

Installer l’addiciel Approbations

  1. Dans le menu de gauche, allez à Addiciels de fonction Gérer les addiciels.
  2. Dans la liste, trouvez Approbations et sélectionnez Installer.
  3. Dans la fenêtre Préférences d’approbations, sous l’onglet Options générales, sélectionnez les options appropriées.

Configurer les notifications et les rappels

  1. Allez à Modules complémentaires de fonction Gérer les modules complémentaires.
  2. Dans la liste, trouvez Approbations et sélectionnez Préférences.
  3. Dans la fenêtre Préférences d’approbations, sous l’onglet Notifications et rappels , sélectionnez les options appropriées.

En tant qu’administrateur, vous disposez automatiquement de toutes les autorisations de gestion du compte. Voir : Guide de mise en route à l’intention des gestionnaires pour des explications sur la gestion des feuilles de temps des membres de l’équipe.

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