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Introduction à QuickBooks Time

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour il y a 2 semaines

Apprenez comment configurer et personnaliser QuickBooks Time.

QuickBooks Time est une solution de suivi des heures travaillées sur le Web qui peut s’adapter aux besoins distincts de votre entreprise. Que votre équipe travaille au bureau, à distance ou en déplacement, vous n’aurez plus à vous soucier de récupérer leurs feuilles de temps. Dans ce guide, nous vous montrerons comment démarrer, personnaliser vos paramètres et intégrer votre équipe.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Étape 1 : Configurer votre entreprise

Tout d’abord, passez en revue les paramètres de votre entreprise. Nous allons nous concentrer sur les paramètres les plus essentiels pour commencer. 

Intégration de logiciel

Si vous envisagez d’intégrer votre compte à un logiciel de paie ou de comptabilité, assurez-vous de le faire d’abord. Plusieurs intégrations nécessitent certains paramètres ou ajustent automatiquement les paramètres de votre entreprise, ce qui vous évite des tracas à l’avenir. 

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, configurez votre compte QuickBooks Time à partir de là afin que vos comptes soient connectés. Ou, si vous utilisez un autre logiciel de paie, consultez le guides de configuration pour nos autres options d’intégration,

Paramètres de l’entreprise

Les paramètres de QuickBooks Time principaux de votre entreprise se trouvent dans Paramètres de l'entreprise, Vous y configurez votre à l’échelle de l’entreprise et paramètres par défaut, Certains paramètres peuvent être ajustés par membre de l’équipe afin d’obtenir une personnalisation plus poussée.Voici les paramètres les plus importants, mais assurez-vous de traiter chaque option.

Échéancier de paie

Configurer votre Échéancier de paie pour exécuter des rapports par période de paie, calculer les totaux des périodes de paie et exporter les feuilles de temps vers un autre logiciel pour exécuter la paie. Assurez-vous que l’échéancier de paie dans QuickBooks Time correspond à vos dates de paie réelles. Les échéanciers de paie sont aussi importants si vous configurez banques de congés par période de paie dans QuickBooks Time.

Heures supplémentaires

Configurez des règles pour le suivi des heures supplémentaires afin que QuickBooks Time puisse calculer les heures supplémentaires de votre équipe avec exactitude. Vous pouvez trouver paramètres de base d’heures supplémentaires dans Paramètres de l’entreprise Si vous avez besoin d’options plus avancées, vous pouvez utiliser l’Outil de taux de rémunération,

Options des heures

Il y a plusieurs façons pour votre équipe de faire le suivi des heures travaillées. Dans Options des heures travaillées, vous pouvez configurer les rudiments, comme la date et les heures par défaut de votre entreprise, et la façon dont vous préférez votre équipe saisir ses feuilles de temps, Vous trouverez d’autres options ici, notamment l’ajout de notes ou de signatures sur des feuilles de temps.

Absences

Si votre entreprise fait le suivi des heures de congé et des banques de congé, configurez les codes et les règles. Ensuite, votre équipe peut accumuler des heures, consulter ses soldes et soumettre des demandes de congé. Prénom ,configurer vos codes de congés, puis configurer les soldes et les régularisations,

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Étape 2 : Configurer le suivi des heures travaillées

Maintenant que vous avez terminé avec les paramètres de l’entreprise, il est temps de configurer la façon dont vous voulez que votre équipe fasse le suivi des heures. Vous devrez décider où votre équipe doit saisir ses feuilles de temps, et pour quels clients ou projets. Cela vous aidera à exécuter des rapports, à approuver les heures de paie et à savoir ce que vous devez facturer à vos clients. 

Options de suivi des heures travaillées

Les membres de votre équipe peuvent faire le suivi des heures travaillées sur un navigateur Web, leurs appareils mobiles ou sur un poste de pointage. 

Suivi des heures travaillées sur un navigateur Web est idéale pour ceux qui travaillent principalement au bureau. En tant qu’administrateur, vous utiliserez le tableau de bord Web pour suivre et gérer les feuilles de temps,

Suivi des heures sur appareil mobile est idéale pour les membres de l’équipe qui ont besoin de gérer les heures en déplacement, Le suivi des heures sur appareil mobile vous offre des options comme le suivi par lieu ,géorepérage, des rappels de pointage des heures et plus encore.

Configurez un poste de pointage pour votre équipe .pointer son arrivée à une horloge pointeuse que vous configurez sur un ordinateur ou une tablette quand ils arrivent au travail. Vous pouvez configurer un poste de pointage sur appareil iOS, Tablette Android, ou un ordinateur navigateur,

Vous pouvez également combiner et apparier ces options. Les membres de l’équipe peuvent pointer leur arrivée à l’aide d’un poste de pointage et pointer leur départ à partir de leur appareil mobile ou de leur ordinateur. Comme QuickBooks Time est un logiciel Web, tout se synchronise au même endroit.

Le tableau de bord Web et Appli Main-d’œuvre permettent de saisir manuellement les heures travaillées, si vous laisser votre équipe saisir ses heures après avoir travaillé, Le poste de pointage ne prend en charge que le pointage en temps réel.

Projets, clients et projets

Vous pouvez vouloir savoir combien d’heures votre équipe consacre à certains travaux ou à certains clients afin de facturer ces heures. Si oui, vous devrez configurer projets et clients, ou projets avec des devis pour que votre équipe puisse faire le suivi des heures travaillées directement par client, projet ou projet.

Champs personnalisés

Pour obtenir d’autres options de suivi des heures travaillées ,configurer des champs personnalisés sur les fiches de présence. Par exemple, vous pouvez configurer des services ou des tâches récurrentes que votre équipe accomplit, comme la tonte, le nettoyage ou la remise en état des dommages.

Pauses

Si vous devez faire le suivi des pauses-repas ou de pause de votre équipe tout au long de la journée, il y a deux façons de les configurer. Avec les pauses manuelles, les membres de votre équipe effectuent le suivi du début et de la fin de leurs pauses. Avec les pauses automatiques, les membres de l’équipe ne suivent que leurs heures d’arrivée et de départ pour la journée, les pauses étant ajoutées après le départ. Vous pouvez configurer des pauses selon les politiques de votre entreprise,

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Étape 3 : Ajouter et inviter votre équipe

Une fois votre compte configuré, vous serez prêt à inviter vos employés à faire le suivi de leurs heures. Vous pouvez ajouter des membres de votre équipe et les inviter tout de suite ou envoyer des invitations plus tard. 

Membres de l’équipe

Plusieurs Intégrations de logiciels de paie ajoutera automatiquement votre équipe. Assurez-vous supprimer des membres de l’équipe qui n’a pas besoin de faire le suivi ou de gérer les heures travaillées.

Si votre intégration n’importe pas les membres de l’équipe ou si vous n’avez pas d’intégration ,ajouter les membres de votre équipe à QuickBooks Time, Incluez ceux qui gèrent et approuvent les heures travaillées (même s’ils ne font pas le suivi de leurs propres heures travaillées).

Après avoir ajouté des membres à l’équipe, vous pouvez configurer ses autorisations, Par exemple, certains membres de l’équipe peuvent modifier leurs feuilles de temps, tandis que d’autres ne le peuvent pas. Le changement des autorisations d’un membre de l’équipe écrasera les paramètres de l’entreprise que vous avez configurés plus tôt.

Groupes et gestionnaires

Si vous avez besoin que quelqu’un gère certains membres de l’équipe, mais pas tous, vous pouvez configurer des groupes et des gestionnaires, D’abord créez un groupe de membres de l’équipe, puis ajoutez un gestionnaire pour ce groupe. Les gestionnaires de groupe peuvent faire le suivi, modifier et approuver les heures travaillées des membres de l’équipe dans son groupe.

Des ressources pour votre équipe

Une fois que votre équipe est configurée et invitée, elle est prête à commencer le suivi des heures! Nous avons beaucoup de ressources fantastiques pour les aider à démarrer. Selon la façon dont vous avez configuré votre compte pour le suivi des heures travaillées, vous pouvez partager certaines des ressources suivantes avec votre équipe. 

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Étape 4 : Gérer les heures travaillées et exécuter les rapports

Vous pouvez maintenant gérer votre compte QuickBooks Time. Une fois les heures travaillées suivies, vous pouvez gérer ces feuilles de temps et exécuter des rapports pour obtenir les données de feuilles de temps afin de voir comment le temps que vous et votre équipe utilisez.

Échéancier

Utilisez notre fonction de planification pour indiquer à votre équipe quand elle travaille et à quelle heure elle doit pointer son arrivée. Après avoir créé des quarts de travail ,configurer des rappels pour votre équipe, Votre équipe peut même pointez directement à partir d’un quart de travail, afin que ses feuilles de temps soient configurées pour que les clients et les projets soient configurés correctement.

Modifier et gérer les heures

Si une feuille de temps doit être ajouté, modifié ou supprimé vous pouvez le faire de plusieurs façons. Saisie des heures travaillées offre un excellent aperçu de toutes les heures travaillées et comprend des options pour modifier les heures travaillées et afficher d’autres détails sur les feuilles de temps. Ou, si vous n’êtes pas au bureau, vérifier et rajuster les feuilles de temps de votre Appli Main-d’œuvre,

Approbations et autres rapports

QuickBooks Time offre plusieurs rapports, afin que vous puissiez obtenir les données de feuilles de temps dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.

Pour vous assurer que les feuilles de temps sont correctes et prêtes pour la paie et la facturation, vous devriez utiliser le Rapport d’approbations, Ce rapport vous permet de vérifier et d’approuver toutes les feuilles de temps d’une période donnée, ce qui les verrouille et empêche tout changement. Si vous configurez une intégration de logiciel de paie, l’approbation des heures est la première étape avant d’exporter les heures pour la paie ou la facturation.

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