Prêt à utiliser QuickBooks en ligne? Ce guide vous accompagnera tout au long du processus.
Vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :
- S’abonner à QuickBooks en ligne
- Configurer votre fichier d’entreprise
- Connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit
- Importer vos listes
- Personnaliser vos factures
- Configurer la taxe de vente
- Ajouter des employés et activer la fonction Paie
- Gérer les utilisateurs
- Obtenir de l’aide supplémentaire
Conseil : Regardez cette vidéo pour vous aider à démarrer avec QuickBooks en ligne.
Configurer votre fichier d’entreprise
| Note importante : | Si vous passez de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne, gagnez du temps lors de la configuration en important votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop. Si vous effectuez l’importation à partir d’un autre programme, nous vous recommandons de terminer le processus de migration avant de continuer. Si vous commencez le processus de migration après avoir ajouté des renseignements dans QuickBooks en ligne, vous pourriez avoir des problèmes avec la migration des données. |
Après avoir ouvert une session, répondez à quelques questions sur votre entreprise. Cela nous aide à configurer votre fichier d’entreprise et à adapter le logiciel à vos besoins.
Une fois que vous aurez répondu aux questions, QuickBooks affichera un tableau de bord, qui servira de page d’accueil pour toutes vos tâches dans QuickBooks. Il vous suffira d’y jeter un coup d’œil pour avoir un aperçu rapide de la santé de votre entreprise.
Consultez notre article pour en savoir plus sur le tableau de bord.
Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des renseignements sur votre entreprise.
Sélectionner Paramètres ⚙️, puis Compte et paramètres.
Saisissez les renseignements demandés dans chaque section de la barre de menu. Au fur et à mesure que vous avancez, QuickBooks vous pose des questions sur ce que vous devez faire et sur la façon dont vous prévoyez utiliser les fonctions. Vos renseignements sont enregistrés et configurent automatiquement vos paramètres. Vous pourrez toujours ajuster ces paramètres plus tard.
| Note : | Si vous souhaitez d’abord essayer QuickBooks en ligne sans saisir les données de votre entreprise, vous pouvez faire l’essai de QuickBooks en ligne avec un fichier d’entreprise fictive. |
Connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit
La connexion bancaire est l’une des fonctions les plus utiles et les plus rapides de QuickBooks en ligne.
Lorsque vous connectez vos comptes bancaires et de carte de crédit à QuickBooks en ligne, les opérations récentes sont téléchargées et catégorisées automatiquement en vue de la révision. Vous aurez un aperçu actualisé de vos ventes et de vos dépenses pratiquement sans avoir à saisir de données.
Si vous avez besoin d’ajouter des renseignements plus anciens, vous pouvez téléverser manuellement l’historique des opérations. Cela est nécessaire si vous voulez inclure des renseignements qui existaient avant la connexion de vos comptes bancaires et de carte de crédit à QuickBooks en ligne.
Pour connecter un compte bancaire ou de carte de crédit :
- Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez Connecter un compte.
- Sélectionnez la banque et connectez-vous à votre compte.
Suivez nos instructions détaillées pour connecter des comptes à QuickBooks en ligne.
Conseil : Si vous ne trouvez pas votre banque mais que vous voulez quand même ajouter vos opérations à QuickBooks en ligne, vous pouvez également téléverser manuellement les opérations bancaires.
Importer vos listes
Si vous avez des listes provenant d’une autre entreprise QuickBooks ou d’une autre application de comptabilité (comme les listes de fournisseurs, de clients ou de stocks, ou un plan comptable), vous pouvez les importer dans QuickBooks en ligne.
| Note : | Si vous avez déjà importé avec succès vos listes de fournisseurs, de clients et de stocks à partir d’une autre application, vous pouvez passer à l’étape Personnaliser votre facture. |
Suivez nos instructions détaillées pour importer des listes dans QuickBooks en ligne.
Configurer votre liste de clients
Si votre entreprise gère des opérations de clients, vous devrez configurer votre liste de clients.
Pour en savoir plus sur l’importation des listes existantes, consultez l’article expliquant comment importer les coordonnées de vos clients ou de vos fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail.
Si votre entreprise gère des opérations de clients, vous devrez configurer votre liste de clients. Pour ajouter les clients un par un, allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder), puis Nouveau client :
Regardez la vidéo ci-dessous pour obtenir des instructions étape par étape sur la configuration des listes de clients.
Configurer votre liste de fournisseurs
En ajoutant les renseignements sur vos fournisseurs dans QuickBooks, vous faciliterez et accélérerez leur sélection lorsque vous en aurez besoin ultérieurement.
Pour en savoir plus sur l’importation des listes existantes, consultez l’article expliquant comment importer les coordonnées de vos clients ou de vos fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail.
Configurer vos produits et services
Vous pouvez ajouter des produits et services manuellement ou importer l’information existante à partir d’Excel.
Pour saisir vos produits ou services manuellement, allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas). Sélectionnez Ajouter un produit ou un service ou Nouveau. Saisissez les détails de chaque produit ou service :
Configurer vos stocks et en faire le suivi
Si votre entreprise gère des articles en stock, vous pouvez activer le suivi des stocks pour connaître les quantités en stock, recevoir des alertes lorsqu’il est temps de vous réapprovisionner et savoir ce que vous achetez et vendez.
- Sélectionner Paramètres ⚙️, puis Compte et paramètres.
- Sélectionnez Ventes.
- Sous Produits et services, sélectionnez le crayon (icône Modifier) et assurez-vous que les options Suivi de la quantité et des prix/taux et Suivi de la quantité en stock sont réglées sur Oui.
- Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
Consultez nos guides expliquant comment activer le suivi des stocks et ajouter des produits en stock.
Personnaliser vos factures
Les factures sont un élément important de la gestion de votre entreprise. Votre processus de facturation se déroulera plus facilement avec des factures personnalisées pour chaque client.
Sélectionner + Nouveau puis sélectionnez Facture.
Pour personnaliser votre facture, sélectionnez Personnaliser en bas de la facture. Vous pouvez modifier le modèle existant ou créer un nouveau style de facture.
Sur la page suivante, vous pouvez ajouter un logo, modifier la police et la couleur, ou importer un style de facture personnalisé :
Si vous souhaitez importer des factures existantes dans QuickBooks, vous pouvez le faire par lots.
Regardez la vidéo ci-dessous pour obtenir des instructions étape par étape sur la création, la personnalisation et l’envoi des factures.
Configurer la taxe de vente
Il est facile d’ajouter la taxe de vente à vos factures et reçus, et de faire le suivi des remises de taxe que vous devez payer. Allez à l’onglet Taxes.
QuickBooks vous guide tout au long du processus en vous posant quelques questions sur votre entreprise et sur la manière dont vous gérez actuellement la taxe de vente. Suivez nos instructions détaillées pour configurer des codes de taxe de vente.
Activer QuickBooks Paie
Si votre entreprise a des employés, vous pouvez ajouter des données sur les employés qui permettent à QuickBooks d’exécuter la paie, de créer des chèques de paie, de gérer les impôts en lien avec la main-d’œuvre, de faire le suivi des heures travaillées et plus encore.
Pour ajouter un employé, allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder), puis Ajouter un employé.
Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer.
Répétez les mêmes étapes jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous vos employés.
QuickBooks Paie est un service optionnel accessible par abonnement qui vous permet d’effectuer le traitement de la paie et de payer les employés par dépôt direct ou par chèques imprimés. Il vous aide également à calculer les taux d’imposition, à produire les formulaires d’impôt et à soumettre votre déclaration.
Pour activer la paie, allez à Paie et sélectionnez Configurer la paie :
Choisissez le niveau d’abonnement qui vous convient, et entrez les détails requis pour commencer à traiter votre première paie.
Consultez notre Liste de vérification de la configuration du système de paie pour savoir si vous disposez de tout ce qu’il vous faut pour commencer, ou visionnez la vidéo ci-dessous afin d’obtenir des instructions étape par étape pour configurer la paie.
Gérer les utilisateurs
Si vous ajoutez des utilisateurs, ceux-ci pourront vous aider à gérer vos documents comptables, selon le niveau d’accès que vous leur accordez.
Il y a 5 types d’utilisateurs de QuickBooks en ligne :
- Administrateur principal
- Administrateur de l’entreprise
- Utilisateur standard
- Utilisateur Rapports seulement
- Utilisateurs Suivi des heures travaillées
Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Gérer les utilisateurs. Par défaut, la personne qui configure le compte QuickBooks en ligne est l’administrateur principal, mais vous pouvez attribuer ce rôle à un autre utilisateur si vous préférez.
Dans la plupart des cas, vous pouvez personnaliser l’utilisateur et son niveau d’accès. Vous pouvez modifier ou ajuster l’accès que vous accordez à vos utilisateurs à tout moment.
Vous avez également accès au journal de bord. Cette fonction est utile lorsque vous voulez voir les actions qu’un utilisateur précis a effectuées dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez également sélectionner Paramètres ⚙, puis Gérer les utilisateurs. Dans la colonne Action, sélectionnez Afficher l’activité de l’utilisateur dans le menu déroulant.
Si vous faites appel à un comptable, vous pouvez l’inviter à gérer votre entreprise QuickBooks. Voici la procédure à suivre :
- Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez le Cabinets comptables, puis saisissez son adresse courriel dans le champ de texte.
- Sélectionnez Inviter.
Pour inviter un comptable, allez à Tenue des comptes et sélectionnez Mon comptable.