Enregistrer un paiement retourné ou un chèque sans provision dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment utiliser une dépense pour enregistrer le chèque sans provision d’un client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez aussi suivre ces étapes si vous devez enregistrer un de vos chèques sans provision.

Si le chèque d’un client est sans provision, il y a quelques façons de gérer la comptabilité. Consultez le guide général afin que vous sachiez en quoi cela consiste. Suivez ensuite ces étapes. Vous utiliserez une dépense pour créer un enregistrement, équilibrer vos comptes, comptabiliser les frais bancaires et envoyer le tout à votre client.

Note : Ces étapes sont compliquées. En cas d’incertitude, communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Recatégoriser le paiement sans provision pour rouvrir la facture originale
• Annuler le paiement du chèque sans provision
• Créer une facture pour les frais bancaires à facturer à votre client
• Envoyer un relevé à votre client

Étape 1 : Recatégoriser le paiement sans provision pour rouvrir la facture originale

Tout d’abord, recatégorisez le paiement sans provision pour rouvrir la facture. Cette action créera une dépense, ce qui permettra de comptabiliser l’argent déduit et d’assurer l’exactitude de vos documents comptables.

1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
2. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
3. Trouvez le chèque sans provision ou le paiement retourné dans votre connexion bancaire. Sélectionnez-le pour développer les détails de l’opération.
4. Dans la liste déroulante Fournisseur ou client ▼, sélectionnez le nom du client dont le paiement est sans provision.
5. Dans la liste déroulante Catégorie ▼, sélectionnez Comptes clients.
6. Dans le champ Taxe de vente, sélectionnez Hors champ/NonTaxe de vente.
7. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Ajouter.

Cet enregistrement compense la facture non réglée. Si vous n’avez pas de banque connectée à QuickBooks ou si le paiement retourné ne s’affiche pas encore, vous pouvez consigner une dépense pour cette opération et l’apparier à l’opération de votre banque plus tard.

Étape 2 : Annuler le lien entre le chèque et la facture originale

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Clients (Aller à).
2. Trouvez et sélectionnez le nom du client dont le paiement est sans provision.
3. Trouvez la facture associée au chèque sans provision et sélectionnez Modifier.
4. Sélectionnez Recevoir un paiement.
5. Décochez la case de la facture à laquelle le paiement a été appliqué.
6. Dans la section Crédits, sélectionnez la nouvelle dépense que vous avez créée à l’étape 1.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
8. Un message s’affichera si l’opération est liée à d’autres opérations. Sélectionnez Oui.

Étape 3 : Créer une facture pour les frais bancaires à facturer à votre client

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter un client ▼ et choisissez le client dont le paiement est sans provision.
4. Pour la Date de la facture, utilisez la date à laquelle la banque a facturé les frais.
5. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez le service Frais bancaires facturés au client. Si ce service n’existe pas :
   1. Cliquez sur + Ajouter.
   2. Sélectionnez le type Service.
   3. Dans le champ Nom, saisissez Frais bancaires facturés au client.
   4. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez Autre revenu. Si vous ne voyez pas ce compte de revenus, sélectionnez + Ajouter pour l’ajouter à votre plan comptable.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
6. Saisissez le montant que vous voulez facturer au client pour le paiement sans provision.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Envoyer un relevé à votre client

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Clients (Aller à).
2. À l'onglet Clients, sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir la liste des opérations.
3. Dans la liste déroulante Nouvelle opération ▼, sélectionnez Relevé de compte.
4. Dans la liste déroulante Type de relevé de compte ▼, sélectionnez Solde à reporter.
5. Sélectionnez la date du relevé ainsi que la date de début et la date de fin.
6. Sélectionnez Imprimer ou prévisualiser pour faire une copie du relevé de compte, ou sélectionnez Enregistrer et envoyer pour envoyer un courriel au client avec le relevé en pièce jointe.

Une fois que vous avez transmis le relevé à votre client, celui-ci sait ce qu’il vous doit et pourquoi. Le relevé lui indique qu’il reste une facture ouverte et une deuxième facture pour couvrir les frais bancaires et les frais éventuels que vous lui facturez pour le chèque sans provision.

Une fois que le client vous a payé le montant de la facture originale et les frais bancaires, vous pouvez suivre les étapes normales de réception de paiements.