Enregistrer un paiement retourné ou un chèque sans provision

Apprenez comment utiliser une dépense pour enregistrer le chèque sans provision d’un client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez aussi suivre ces étapes si vous devez enregistrer un de vos chèques sans provision.

Si le chèque d’un client est sans provision, il existe plusieurs façons de traiter la comptabilité. Vous utiliserez une dépense pour créer un enregistrement, équilibrer vos comptes, comptabiliser les frais bancaires et émettre une nouvelle facture à votre client. Ou, si vous préférez, vous pouvez enregistrer un chèque sans provision avec une écriture de journal.

Note : Ces étapes sont compliquées. En cas d’incertitude, communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

Voici ce dont vous aurez besoin

• Le montant du chèque du client qui a été déduit de votre solde bancaire.
• Les frais que votre banque vous a facturés pour que vous puissiez facturer votre client (c’est à vous de décider).

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Recatégoriser le paiement sans provision pour rouvrir la facture originale
• Annuler le paiement du chèque sans provision
• Créer une facture pour les frais bancaires à facturer à votre client
• Envoyer un relevé à votre client

Étape 1 : Recatégoriser le paiement sans provision pour rouvrir la facture originale

Tout d’abord, recatégorisez le paiement sans provision pour rouvrir la facture. Cette action créera une dépense, ce qui permettra de comptabiliser l’argent déduit et d’assurer l’exactitude de vos documents comptables.

1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
2. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
3. Trouvez le chèque sans provision ou le paiement retourné dans la connexion bancaire. Sélectionnez-le pour développer les détails de l’opération.
4. Dans la liste déroulante Fournisseur/Qui vous a payé ▼ ou Fournisseur/Qui vous avez payé ▼, sélectionnez le client dont le paiement a été refusé.
5. Dans la liste déroulante Catégorie  ▼, sélectionnez Comptes clients (CC)et remplissez tous les champs obligatoires.
   Note : Si vous ne voyez pas cette catégorie, sélectionnez + Ajouter une catégoriepour l’ajouter.
6. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Ajouter.

Cet enregistrement compense la facture non réglée. Si vous n’avez pas de compte bancaire connecté à QuickBooks ou que le paiement retourné ne s’est pas encore présenté, vous pouvez imputer une dépense pour cette opération et l’apparier à votre compte bancaire plus tard.

Étape 2 : Annuler le lien entre le chèque et la facture originale

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le nom du client dont le paiement est sans provision.
3. Repérez le paiement du chèque sans provision et sélectionnez Afficher/Modifier.
4. Sélectionnez le lien du paiement effectué . Note : Si vous ne voyez pas ce lien, vous êtes peut-être dans la fenêtre Recevoir un paiement. Veuillez passer à l’étape 5.
5. Décochez la case de la facture à laquelle le paiement a été appliqué.
6. Sélectionnez la nouvelle dépense que vous avez créée à l’étape 1.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
8. Un message indiquant que l’opération est liée à d’autres opérations s’affiche. Sélectionnez Oui.

Étape 3 : Créer une facture pour les frais bancaires à facturer à votre client

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter un client ▼ et sélectionnez le client dont le paiement a été refusé.
   Note : Sélectionnez la liste déroulante Clients ▼ si vous utilisez l’ancienne mise en page de facture.
4. Pour la Date de la facture, utilisez la date à laquelle la banque a facturé les frais.
5. Dans la colonne Produit/service , sélectionnez le service Frais bancaires facturés au client. Si ce service n’existe pas :
   1. Sélectionnez + Ajouter.
   2. Sélectionnez le type Service.
      Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez le type dans la liste déroulante Type d’article  ▼.
   3. Dans le champ Nom, saisissez Frais bancaires facturés au client.
   4. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez Autre revenu. Si vous ne voyez pas ce compte de revenus, sélectionnez + Ajouter pour l’ajouter à votre plan comptable.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
6. Saisissez le montant que vous voulez facturer au client pour le paiement sans provision.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Envoyer un relevé à votre client

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
2. À l'onglet Clients, sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir la liste des opérations.
3. Dans la liste déroulante Nouvelle opération ▼, sélectionnez Relevé de compte.
4. Dans la liste déroulante Type de relevé de compte ▼, sélectionnez Solde à reporter.
5. Définissez la date du relevé de compte, la date de débutet la date de fin.
6. Sélectionnez Imprimer ou prévisualiser pour faire une copie du relevé de compte, ou sélectionnez Enregistrer et envoyer pour envoyer un courriel au client avec le relevé en pièce jointe.

Une fois que vous avez transmis le relevé à votre client, celui-ci sait ce qu’il vous doit et pourquoi. Le relevé lui indique qu’il reste une facture ouverte et une deuxième facture pour couvrir les frais bancaires et les frais éventuels que vous lui facturez pour le chèque sans provision.

Une fois que le client vous a payé le montant de la facture originale et les frais bancaires, vous pouvez suivre les étapes normales de réception de paiements.