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Enregistrer un chèque retourné ou sans provision à l’aide d’une dépense

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne4Mis à jour il y a 3 jours

Apprenez comment utiliser une dépense pour enregistrer le chèque sans provision d’un client dans QuickBooks en ligne. Ou, suivez ces étapes si vous devez enregistrer un de vos chèques sans provision.

Si le chèque d’un client est sans provision, il y a quelques façons de gérer la comptabilité. Consultez le guide général afin que vous sachiez en quoi cela consiste. Suivez ensuite ces étapes. Vous utiliserez une dépense pour créer un enregistrement, équilibrer vos comptes, comptabiliser les frais bancaires et envoyer le tout à votre client.

Remarque : Ces étapes sont compliquées. En cas d’incertitude, Communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes.

Étape 1 : Saisir le chèque sans provision en tant que dépense

La première étape consiste à saisir le chèque sans provision en tant que dépense.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépenses
  3. Dans le champ Bénéficiaire, sélectionnez le nom du client dont le chèque s’est révélé sans provision.
  4. À partir de la liste déroulante Compte de paiement, sélectionnez le compte dans lequel l’argent devait être comptabilisé.
  5. Dans le champ Date de paiement, saisissez la date à laquelle vous avez découvert que le chèque est sans provision.
  6. Sélectionnez et ouvrez la liste déroulante Détails de la catégorie ▼.
  7. Dans le champ Catégorie, sélectionnez Comptes clients.
  8. Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque sans provision.
  9. Dans le champ Description, saisissez une note telle que « chèque sans provision ».
  10. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cette dépense compense la facture non réglée.

Étape 2 : Annuler le lien entre le chèque et la facture originale

L’étape suivante consiste à modifier la saisie de chèque sans provision et à rouvrir la facture originale. Aucune modification n’est apportée à la facture originale; toutefois, le lien entre le chèque sans provision et la facture est annulé.

  1. Allez au menu Ventes ou Facturation.
  2. Sélectionnez l’onglet Clients.
  3. Trouvez et sélectionnez le nom du client dont le chèque a été rejeté.
  4. Trouvez l’enregistrement correspondant au chèque sans provision.
  5. Dans la fenêtre Paiement reçu, décochez la case de la facture originale à laquelle le chèque sans provision était joint.
  6. Cochez la case à cocher de la dépense que vous venez de créer à la première étape,  « Saisir un chèque sans provision en tant que dépense ».
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous avez supprimé le chèque sans provision de la facture originale, avez rouvert la facture et appliqué la comptabilité que vous avez faite à l’étape 1. Pour vérifier :

  1. Allez au menu Ventes ou Facturation.
  2. Sélectionnez l’onglet Clients
  3. Trouvez et sélectionnez le nom du client dont le chèque a été rejeté.
  4. Cherchez la facture originale et vérifiez la colonne État. L’état devrait maintenant être Ouvert.

Étape 3 : Créer un article pour les frais de chèque sans provision facturés par votre banque

Conseil : Vous ne devez configurer cet élément qu’une seule fois. Si vous l’avez déjà fait, passez à l’étape 4.

Ensuite, créez un article de service pour les chèques sans provision et les frais. Vous pouvez ainsi ajouter des factures que vous pourrez ensuite envoyer à votre client.

Créez deux articles : un article pour les frais demandés par la banque et l’autre, pour les frais que vous voulez faire payer à votre client pour le retour des chèques.

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sous Listes, sélectionnez Produits et services.
  3. Sélectionnez Nouveau.
  4. Dans le panneau Info sur le produit/service, sélectionnez Service.
  5. Dans le champ Nom, saisissez Chèque sans provision.
  6. Dans la liste déroulante Compte de revenus, sélectionnez le compte bancaire associé au retour du chèque.
  7. Sélectionnez Enregistrer et nouveau pour créer le deuxième article.
  8. Donnez au deuxième élément le nom Frais de chèque sans provision.
  9. Dans la liste déroulante Compte de revenus, sélectionnez ou ajoutez un compte de revenus appelé Frais de chèque sans provision
    Sinon, vous pouvez utiliser un compte de dépenses à utiliser pour faire le suivi de vos frais bancaires.
  10. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Indiquer les frais de service exigés par la banque

Puisque la banque vous a facturé ces frais, vous devez enregistrer cette dépense dans vos comptes :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Dépense.
  3. Dans la liste déroulante Compte de paiement, sélectionnez votre banque.
  4. Dans le champ Date de paiement, saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi.
  5. Saisissez les frais de chèque sans provision dans le champ
  6. Sous Détails de la catégorie, sélectionnez le Frais bancaires compte de dépenses à partir de la liste déroulante du Compte champ.
  7. Entrez le montant que votre banque vous a facturé pour le chèque sans provision dans la colonne Montant.
  8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cette opération permet d’enregistrer les frais de service afin que vous puissiez savoir, clairement, à qui le montant a été facturé et la raison.

Étape 5 : Créer une facture pour les frais de chèque sans provision à envoyer à votre client

À cette étape, vous avez une preuve de la non-réception de l’argent, des frais que la banque vous a facturés et de la facture originale du client toujours « ouverte » et impayée.

Vous pouvez maintenant retourner la facture originale à votre client, puisqu’elle n’a pas encore été payée.

Si vous souhaitez également facturer à votre client les frais de chèque sans provision, créez une nouvelle facture distincte. Note importante : Ne modifiez pas la facture originale.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
  3. Sélectionnez le nom du client et saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi dans le champ Date de facturation.
  4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l'élément Frais de chèque sans provision que vous avez créé.
  5. Saisissez le montant à facturer au client pour le chèque sans provision.
  6. Dans le champ Message affiché sur le relevé, saisissez une note. Dites au client à quoi servent ces frais et pourquoi
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 6 : Envoyer un relevé à votre client

Finalement, envoyez un relevé de compte à votre client. Ce relevé résume ce que votre client vous doit et pourquoi :

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Ventes ou Facturation.
  2. À l'onglet Clients, sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir la liste des opérations.
  3. Sélectionnez Relevé de compte dans le menu déroulant Nouvelle opération.
  4. Sélectionnez le Type de relevé à créer dans le menu déroulant.
  5. Sélectionnez la date du relevé ainsi que la date de début et la date de fin.
  6. Vérifiez la colonne Description. Vous verrez votre note concernant la deuxième facture et la raison pour laquelle vous la lui envoyez.
  7. Cliquez sur Imprimer pour générer une copie du relevé, ou cliquez sur Enregistrer et envoyer pour créer un courriel comprenant le relevé en pièce jointe aux fins d’envoi au client.

Une fois que vous avez transmis le relevé à votre client, celui-ci sait ce qu’il vous doit et pourquoi. Le relevé lui indique qu’il reste une facture ouverte et une deuxième facture pour couvrir les frais bancaires et les frais éventuels que vous lui facturez pour le chèque sans provision.

Une fois qu’ils vous ont payé la facture originale et les frais bancaires, vous pouvez suivre les étapes normales de réception de paiements.

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