Rapprocher un compte dans Quickbooks Desktop

Apprenez comment rapprocher vos comptes afin qu’ils reflètent vos relevés bancaires et de carte de crédit.

Tout comme vous le faites avec votre chéquier, vous devez réviser vos comptes dans QuickBooks afin de vous assurer qu’ils reflètent vos relevés bancaires et de carte de crédit. Ce processus est appelé « rapprochement ».

Il est recommandé de rapprocher vos comptes de chèques, d’épargnes et de cartes de crédit chaque mois. Lorsque vous recevez vos relevés bancaires, comparez la liste des opérations avec les données que vous avez inscrites dans QuickBooks. Si tout correspond, vous savez que vos comptes sont équilibrés et exacts.

• Étape 1 : Vérifier votre solde d’ouverture
• Étape 2 : Se préparer pour le rapprochement
• Étape 3 : commencer le rapprochement
• Étape 4 : comparer votre relevé de compte et QuickBooks
• Étapes suivantes : Réviser le rapprochement

Étape 1 : Vérifier votre solde d’ouverture

Avant de commencer le rapprochement, assurez-vous de sauvegarder votre fichier d’entreprise,

Si vous rapprochez un compte pour la première fois, vérifiez son solde d’ouverture.

Lorsque vous créez un nouveau compte dans QuickBooks, vous choisissez une journée pour commencer à effectuer le suivi de vos opérations. Vous saisissez le solde de votre compte bancaire réel à la date choisie. Ce point de départ est le solde d’ouverture. Nous vous recommandons de configurer le solde d’ouverture au début d’un relevé de compte. Cela facilitera votre premier rapprochement.

Étape 2 : Se préparer pour le rapprochement

Assurez-vous de saisir toutes les opérations pour la période du relevé de compte que vous envisagez de rapprocher. Si certaines opérations n’ont pas encore été compensées par votre banque et ne figurent pas sur votre relevé de compte, attendez pour les saisir.

Étape 3 : commencer le rapprochement

Une fois que vous recevez votre relevé de compte, vous pouvez commencer le rapprochement.

Si vous effectuez le rapprochement pour plusieurs mois, commencez avec votre relevé de compte le plus ancien. Rapprochez chaque mois séparément, un relevé à la fois.

Note importante : Si vous rapprochez un compte marchand ou un compte Paiements et que QuickBooks Desktop constate que vous n’êtes pas connecté, une fenêtre de connexion s’affichera. Cela garantit que votre compte est lié à un numéro d’identification d’entreprise valide.

1. Allez à Banque Menu, puis sélectionnez Rapprocher,
2. Dans le Comptet, sélectionnez le compte bancaire ou de carte de crédit que vous voulez rapprocher.
3. Le Date du relevé de compte est automatiquement rempli. Habituellement, c’est 30 ou 31 jours après la date du relevé de compte du rapprochement précédent. Changez-le au besoin pour qu’il corresponde à celui de votre relevé de compte.
4. QuickBooks saisit aussi automatiquement la valeur Solde d’ouverture, Il utilise le solde de fermeture de votre dernier rapprochement pour obtenir ce nombre.
5. Saisissez le Solde final selon votre relevé de compte.
6. Saisissez le Frais de service et Intérêts créditeurs selon votre relevé de compte. Ne saisissez pas de frais que vous avez déjà saisis dans QuickBooks.
7. Révisez les champs. Si l’information est correcte, sélectionnez Continuer ou OK,

Si votre solde initial ne correspond pas à celui de votre relevé, ne vous inquiétez pas. Voici quelques outils pour vous aider.

• Si les nombres ne correspondent pas, sélectionnez Repérer les écarts, Vous aurez ainsi des rapports que vous pourrez utiliser pour trouver les écarts et autres problèmes de rapprochement.
• Si vous avez encore des problèmes, voici comment faire :corriger votre solde d’ouverture et solde d’ouverture.
• Si vous avez besoin de tout recommencer à zéro, vous pouvez sélectionner Annuler le dernier rapprochement,

Remarque : lorsque vous annulez un rapprochement précédent, votre solde d’ouverture est rétabli au solde d’ouverture de votre rapprochement précédent. Toutes les opérations compensées du rapprochement ne sont plus compensées.

Étape 4 : comparer votre relevé de compte et QuickBooks

Pour effectuer le rapprochement, vous n’avez qu’à comparer la liste des opérations de votre relevé de compte et les données de QuickBooks.

Assurez-vous que les dates et les opérations correspondent. Lorsque vous avez terminé de vérifier votre relevé, vous savez que toutes les données ont été saisies dans QuickBooks.

Avant de commencer :

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour faciliter votre rapprochement.

• Si vous voulez seulement voir les opérations pour la période du relevé sur laquelle vous travaillez, sélectionnez Masquer les opérations postérieures à la date de fin du relevé,
• Si vous rapprochez un compte de carte de crédit, les sections sont Frais et Avances en espèces (achats) et Paiements et Crédits (paiements à la société de carte de crédit). Concentrez-vous sur une section à la fois.
• Si vous êtes rapprocher un compte pour les services bancaires en ligne, sélectionnez Apparié, Ensuite, saisissez le Date de fin du relevé de compte de votre relevé de compte. Cela sélectionne automatiquement les opérations que QuickBooks a téléchargées et appariées.

Note : Une opération appariée dans le registre est associée à un éclair. Une coche remplace l’éclair après le rapprochement.

• Si vous voulez trier la liste, sélectionnez le bouton En-tête ou Titre d’une colonne.
• S’il y a plus d’opérations dans QuickBooks que celles qui figurent sur votre relevé de compte, changez la liste.

Apparier vos opérations

1. Lorsque vous êtes prêt, commencez avec la première opération de votre relevé de compte.
2. Trouvez le même nom dans Rapprochement dans QuickBooks.
3. Comparez les deux opérations. Si les opérations correspondent, sélectionnez et cochez la colonne à cocher. Cette action rapproche l’opération.
4. Comparez chaque opération de votre relevé de compte avec les opérations de QuickBooks. Lorsque vous effacez ou ajoutez des opérations au rapprochement, le Solde compensé le montant diminue.Le montant augmente si vous effacez ou ajoutez des dépôts et d’autres montants de crédit.
   Si une opération n’apparaît pas sur votre relevé, n’inscrivez pas que le rapprochement a été fait. Voici quelques façons rapides de vérifier si les éléments correspondent :
   
   • Si vous voulez voir le nombre total et le montant des opérations que vous avez ajoutées au rapprochement, cherchez le Les articles que vous avez marqués comme étant compensés section. Plusieurs banques fournissent le même sommaire des opérations sur les relevés de compte. Comparez le nombre total d’opérations pour voir s’il manque des éléments.
   • Pour modifier une opération ou pour obtenir plus d’information, sélectionnez-la, puis Allez à ou double-cliquez.
   • Si vous devez prendre de l’avance et apporter une modification à l’information que vous avez saisie dans Étape 3 : commencer le rapprochement, sélectionnez Modifier, Les frais de service, les intérêts et le solde de fermeture sont indiqués dans la section correspondante.
     
5. À la fin, la différence entre votre relevé de compte et QuickBooks devrait être de 0,00 $. Le cas échéant, sélectionnez Rapprocher maintenant,

Que faire si les soldes ne correspondent pas à la fin

Si la différence n’est pas de 0,00 $, ne vous inquiétez pas. QuickBooks vous propose plusieurs moyens de résoudre ce problème.

Pour les comptes bancaires, QuickBooks ouvre la fenêtre Rapprocher le rajustement. Vous avez quelques options :

• Revenir pour rapprocher :Retournez au rapprochement pour pouvoir tout réviser de nouveau.
• Quitter le rapprochement :Enregistrez le rapprochement pour que vous puissiez réviser ou modifier les opérations existantes qui peuvent poser un problème.Vous pouvez revenir ici et terminer le rapprochement plus tard.
• Saisir un rajustement :Si vous voulez compléter le rapprochement, vous pouvez forcer QuickBooks à créer un rajustement pour équilibrer le tout. Vous le faites seulement si vous savez que toutes les opérations appropriées se trouvent dans QuickBooks et que les données saisies sont exactes. QuickBooks saisit automatiquement le rajustement comme une écriture de journal.

L’écriture de journal est placée dans un compte de dépenses spécial appelé Écarts de rapprochement,

vérifier le rajustement du rapprochement

Pour afficher tous vos rajustements dans la liste, vous pouvez réviser un rapport de rapprochement précédent pour le rapprochement que vous avez rajusté. Cela vous permettra d’afficher les opérations compensées et les modifications apportées après l’opération qui pourraient ne pas s’afficher dans les écarts.

1. Allez à Modifier Menu, puis sélectionnez Trouver,
2. Dans le Trouver fenêtre, sélectionnez le Avancé sous l’onglet, puis Mémo,
3. Dans le Mémo champ, type Rajustement de solde, puis sélectionnez Trouver,

Réviser les opérations compensées

Voici comment vous pouvez réviser toutes vos opérations compensées.

1. Allez à Rapports Menu, puis sélectionnez Centre rapports,
2. Trouvez et ouvrez le Rapprochement précédent rapport.
3. Sélectionnez le compte que vous avez rapproché, puis soit Détails, Sommaire ,ou Les deux,
4. Sélectionner Opérations compensées, plus toutes les modifications apportées à ces opérations depuis le rapprochement.
5. Sélectionner Afficher,

Pour les autres types de comptes, QuickBooks ouvre le Effectuer un paiement fenêtre. Cela vous permet de faire un chèque ou de saisir une facture à payer pour couvrir le solde impayé. Si vous ne voulez pas enregistrer un paiement, sélectionnez Annuler,

Si vous rencontrez des problèmes ou des écarts, ce qui signifie que les opérations sur QuickBooks ne correspondent pas à votre relevé de compte, ne vous inquiétez pas. Voici comment corriger les disparités et autres problèmes de rapprochement :

• Corriger les problèmes liés au solde d’ouverture dans QuickBooks Desktop
• Corriger les problèmes relatifs au rapprochement de comptes dans QuickBooks Desktop

Étapes suivantes : Réviser le rapprochement

Après avoir effectué un rapprochement, vous pouvez sélectionner Afficher pour afficher le rapport de rapprochement ou Imprimer pour l’imprimer. C’est tout ce que vous avez à faire.

Si vous devez réviser un rapport de rapprochement plus tard :

1. Allez à Rapports Menu, puis sélectionnez Centre rapports,
2. Trouvez et ouvrez le Rapprochement précédent rapport.
3. Sélectionnez le compte que vous avez rapproché, puis soit Détails, Sommaire, ou Les deux,