Rapprocher un compte dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment rapprocher vos comptes afin qu’ils reflètent vos relevés bancaires et de carte de crédit.

Tout comme vous le faites avec votre chéquier, vous devez réviser vos comptes dans QuickBooks afin de vous assurer qu’ils reflètent vos relevés bancaires et de carte de crédit. C’est ce qu’on appelle le processus de rapprochement.

Il est recommandé de rapprocher vos comptes chèques, d’épargne et de cartes de crédit chaque mois. Lorsque vous recevez vos relevés bancaires, comparez la liste des opérations avec les données que vous avez inscrites dans QuickBooks. Si tout correspond, vous savez que vos comptes sont équilibrés et exacts.

• Étape 1 : Vérifier votre solde d’ouverture
• Étape 2 : Préparer le rapprochement
• Étape 3 : Commencer le rapprochement
• Étape 4 : Comparer votre relevé bancaire et QuickBooks
• Prochaines étapes : Réviser le rapprochement

Étape 1 : Vérifier votre solde d’ouverture

Avant de commencer le rapprochement, assurez-vous de sauvegarder votre fichier d’entreprise.

Si vous rapprochez un compte pour la première fois, passez en revue le solde d’ouverture.

Lorsque vous créez un compte dans QuickBooks, vous devez choisir une journée pour commencer à effectuer le suivi de vos opérations. Vous saisissez le solde de votre compte bancaire réel à la date choisie. Ce montant de départ est le solde d’ouverture. Nous vous recommandons de configurer le solde d’ouverture au début d’un relevé de compte. Cela facilitera votre premier rapprochement.

Étape 2 : Préparer le rapprochement

Assurez-vous de saisir toutes les opérations pour la période du relevé bancaire que vous prévoyez rapprocher. S’il y a des opérations qui n’ont pas encore été compensées par votre banque et qui ne figurent pas sur votre relevé, attendez pour les saisir.

Étape 3 : Commencer le rapprochement

Une fois que vous recevez votre relevé de compte, vous pouvez commencer le rapprochement.

Si vous effectuez le rapprochement pour plusieurs mois, commencez avec votre relevé de compte le plus ancien. Rapprochez chaque mois séparément, un relevé à la fois.

Note importante : Si vous rapprochez un compte marchand ou un compte Paiements et que QuickBooks Desktop constate que vous n’êtes pas connecté, une fenêtre de connexion s’affichera. Cela garantit que votre compte est lié avec succès à un numéro d’identification d’entreprise valide.

1. Allez au menu Banque , puis sélectionnez Rapprocher.
2. Dans le champ Compte, sélectionnez le compte bancaire ou de carte de crédit que vous voulez rapprocher.
3. La date du relevé de compte est automatiquement remplie. Habituellement, c’est 30 ou 31 jours après la date du relevé du rapprochement précédent. Changez-le au besoin pour qu’il corresponde à votre relevé de compte.
4. QuickBooks saisit également automatiquement lesolde initial. Il utilise le solde de fermeture de votre dernier rapprochement pour obtenir ce nombre.
5. Saisissez lesolde de fermeture en fonction de votre relevé de compte.
6. Saisissez les frais de service et les intérêts créditeurs en fonction de votre relevé de compte. Ne saisissez pas les imputations que vous avez déjà saisies dans QuickBooks.
7. Vérifiez les champs. Si les renseignements sont exacts, sélectionnezContinuer ou OK.

Si votre solde initial ne correspond pas à votre relevé de compte, ne vous inquiétez pas. Voici quelques outils qui peuvent vous aider.

• Si les chiffres ne correspondent pas, sélectionnezRepérer les écarts. Cela vous donne des rapports que vous pouvez utiliser pour trouver des écarts et d’autres problèmes de rapprochement.
• Si des problèmes persistent, voici commentcorriger votre solde d’ouverture et votre soldeinitial.
• Si vous devez recommencer à zéro, vous pouvez sélectionnerAnnuler le dernier rapprochement.

Note : Lorsque vous annulez un rapprochement précédent, votre solde initial est remplacé par le solde initial de votre rapprochement précédent. Toutes les opérations compensées dans le rapprochement deviennent non compensées.

Étape 4 : Comparer votre relevé bancaire et QuickBooks

Pour effectuer le rapprochement, vous n’avez qu’à comparer la liste des opérations de votre relevé de compte et les données de QuickBooks.

Assurez-vous d’avoir les bonnes dates et opérations. Lorsque vous avez terminé de vérifier votre relevé, vous savez que toutes les données ont été saisies dans QuickBooks.

Avant de commencer

Voici ce que vous pouvez faire pour faciliter votre rapprochement.

• Si vous voulez seulement voir les opérations pour la période du relevé de compte sur laquelle vous travaillez, sélectionnezMasquer les opérations postérieures à la date de fin du relevé de compte.
• Si vous rapprochez un compte de carte de crédit, les sections sont Imputations et Avances de fonds (achats) et Paiements et Crédits (paiements à la société émettrice de la carte de crédit). Concentrez-vous sur une section à la fois.
• Si vous rapprochez un compte pour les services bancaires en ligne, sélectionnez Apparié. Saisissez ensuite la date de fin du relevé de compte figurant sur votre relevé de compte. Cela sélectionne automatiquement les opérations que QuickBooks a téléchargées et appariées.

Note : Une opération appariée dans le registre est accompagnée d’un éclair. Une coche remplace l’éclair après le rapprochement.

• Si vous voulez trier la liste, sélectionnez l’en- tête ou le titre d’une colonne.
• S’il y a plus d’opérations dans QuickBooks que sur votre relevé de compte, renouvelez la liste.

Apparier vos opérations

1. Lorsque vous êtes prêt, commencez avec la première opération de votre relevé de compte.
2. Trouvez le même dans la fenêtre Rapprochement de QuickBooks.
3. Comparez les deux opérations. Si les opérations correspondent, sélectionnez et cochez la colonne des coches. Cette action rapproche l’opération.
4. Comparez chaque opération de votre relevé de compte avec les opérations de QuickBooks. À mesure que vous compensez ou ajoutez des opérations au rapprochement, le montant dusolde compensé diminue. Le montant augmente si vous compensez ou ajoutez des dépôts et d’autres montants de crédit.
   Si une opération n’apparaît pas sur votre relevé, n’inscrivez pas que le rapprochement a été fait. Voici quelques moyens rapides de vérifier si les éléments sont appariés :
   
   • Si vous voulez voir le nombre total et le montant des opérations que vous avez ajoutées au rapprochement, recherchez la section Articles que vous avez marqués comme étant compensés . De nombreuses banques fournissent le même sommaire des opérations sur les relevés de compte. Comparez le nombre total d’opérations pour voir s’il manque quelque chose.
   • Si vous devez modifier ou obtenir plus de renseignements sur une opération particulière, sélectionnez l’opération, puis cliquez sur Aller à ou double-cliquez.
   • Si vous devez revenir en arrière et modifier les renseignements que vous avez saisis à l’ étape 3 : Commencer votre rapprochement, sélectionnezModifier. Les frais de service, les intérêts et le solde de fermeture sont indiqués dans la section adjacente.
     
5. À la fin, la différence entre votre relevé bancaire et QuickBooks devrait être de 0,00 $. Le cas échéant, sélectionnez Rapprocher maintenant.

Que faire si les soldes ne correspondent pas à la fin

Si la différence n’est pas de 0,00 $, ne vous inquiétez pas. QuickBooks vous offre plusieurs façons de résoudre ce problème.

Pour les comptes bancaires, QuickBooks ouvre la fenêtre Rapprocher le rajustement. Vous avez quelques options :

• Retourner au rapprochement :Retournez au rapprochement pour pouvoir tout revoir.
• Quitter Rapprocher :Enregistrez le rapprochement afin de pouvoir réviser ou modifier les opérations existantes qui sont à l’origine de problèmes. Vous pouvez revenir et terminer le rapprochement plus tard.
• Saisir un rajustement :Si vous voulez terminer le rapprochement, vous pouvez forcer QuickBooks à créer un rajustement pour équilibrer le tout. Vous ne devriez le faire que si vous savez que toutes les opérations appropriées sont dans QuickBooks et que ce que vous avez saisi est exact. QuickBooks saisit automatiquement le rajustement sous forme d’écriture de journal.

L’écriture de journal est placée dans un compte de dépenses spécial appelé Écarts de rapprochement.

Réviser le rajustement de rapprochement

Pour voir tous vos rajustements dans la liste, vous pouvez passer en revue un rapport de rapprochement précédent pour le rapprochement que vous avez rajusté. Cela vous indiquera les opérations compensées et toutes les modifications apportées après l’opération qui pourraient ne pas apparaître dans vos écarts.

1. Allez au menu Modifier , puis sélectionnezRechercher.
2. Dans la fenêtre Trouver , sélectionnez l’onglet Options avancées , puisMémo.
3. Dans le champ Mémo , saisissez Rajustement du solde, puis sélectionnezRechercher.

Réviser les opérations compensées

Voici comment vous pouvez passer en revue toutes vos opérations compensées.

1. Allez au menu Rapports , puis sélectionnez Rapports.
2. Recherchez et ouvrez le rapport de rapprochement précédent .
3. Sélectionnez le compte que vous avez rapproché, puis sélectionnez Détail, Sommaire ou Les deux.
4. Sélectionnez Opérations compensées, ainsi que toute modification apportée à ces opérations depuis le rapprochement.
5. Sélectionnez Afficher.

Pour les autres types de comptes, QuickBooks ouvre la fenêtre Effectuer un paiement . Cela vous permet de faire un chèque ou de saisir une facture à payer pour couvrir le solde impayé. Si vous ne voulez pas enregistrer un paiement, sélectionnezAnnuler.

Si vous rencontrez des problèmes ou des écarts, c’est-à-dire que les opérations dans QuickBooks ne correspondent pas à votre relevé de compte, ne vous inquiétez pas. Voici comment corriger les disparités et autres problèmes de rapprochement :

• Corriger les problèmes liés au solde initial dans QuickBooks Desktop
• Corriger les problèmes lors du rapprochement des comptes dans QuickBooks Desktop

Prochaines étapes : Réviser le rapprochement

Après le rapprochement, vous pouvez sélectionner Afficher pour afficher le rapport de rapprochement ou Imprimer pour l’imprimer. C’est tout ce que vous avez à faire.

Si vous devez réviser un rapport de rapprochement plus tard :

1. Allez au menu Rapports , puis sélectionnez Rapports.
2. Recherchez et ouvrez le rapport de rapprochement précédent .
3. Sélectionnez le compte que vous avez rapproché, puis sélectionnez Détail, Sommaire ou Les deux.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.