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Faire le suivi des revenus, des coûts et de la rentabilité par projet

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne8Mis à jour il y a 1 mois

Découvrez comment tirer parti des projets pour calculer vos coûts et vos profits par projet. Ces fonctions de calcul du « coût du projet » sont offertes dans QuickBooks en ligne.

Vous pouvez tirer parti des projets pour calculer rapidement les coûts et les revenus d’un projet donné. Dans QuickBooks, les travaux à l’heure sont séparés des autres coûts de projet. Vos données sont donc compréhensibles au premier coup d’œil. Vous obtenez un portrait clair de vos profits pour chaque projet.

Étape 1 : Activer la fonction Projets et créer un projet

Si ce n’est pas déjà fait, activez la fonction Projets et créez un nouveau projet en suivant cette procédure.

Étape 2 : Ajouter les revenus et les dépenses du projet

Maintenant que vous avez créé votre premier projet, vous pouvez ajouter les revenus et les dépenses connexes.

Le fait d’ajouter des opérations aux projets ne changera pas la façon dont elles sont catégorisées et n’aura pas d’incidence sur vos comptes. Il s’agit simplement d’associer les opérations pour faire le suivi des revenus et des dépenses propres à chaque projet.

  1. Ouvrez votre projet.
  2. Cliquez sur Ajouter au projet pour créer une toute nouvelle opération.
  3. Sélectionnez Facture, Recevoir un paiementDépenseDevisBon de commande, Facture à payer ou Heure.

Vous associerez automatiquement de nouveaux éléments aux projets en sélectionnant le bouton Ajouter au projet.

Si vous utilisez QuickBooks Time pour faire le suivi des heures travaillées de vos employés, vous pouvez importer les heures directement dans les feuilles de temps hebdomadaires.

L’option Heure vous permet d’entrer les heures travaillées dans une journée par l’un de vos employés. Si vous voulez ajouter des feuilles de temps hebdomadaires, quelques étapes supplémentaires sont nécessaires (voir l’étape 5).

Vous travaillez à partir de devis?

Ajoutez des devis aux projets avant de les transformer en factures pour votre client.

Vous pouvez également utiliser la facturation proportionnelle pour créer plusieurs factures à partir d’un seul devis. Ainsi, plutôt que de demander le paiement au complet au tout début, vous pouvez facturer des paiements partiels tout au long du projet. Cela peut être pratique si vous facturez un prix fixe à vos clients.

Étape 3 : Ajouter des dépenses existantes

Vous pouvez associer des dépenses et des feuilles de temps (facturables ou non facturables) créées en dehors du menu Projets.

Ajouter des dépenses existantes :

  1. Allez à Dépenses.
  2. Trouvez l’opération et ouvrez-la.
  3. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant Client/Projet . Procédez ainsi pour chaque dépense à associer à un projet. Cela est différent du bénéficiaire de la dépense.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Ajouter des feuilles de temps (facturables ou non facturables) :

  1. Allez à Ventes.
  2. Sélectionnez la colonne Type pour trier la liste.
  3. Trouvez la feuille de temps et ouvrez-la.
  4. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant Choisir un client ou un projet  ▼. Procédez ainsi pour chaque feuille de temps à associer à un projet.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Ajouter des factures existantes

Vous pouvez ajouter n’importe quelle facture à un projet tant qu’elle n’a pas été créée à partir d’un devis et qu’elle ne comporte pas d’heures ou de dépenses facturables. Pour ajouter une facture à un projet, remplacez le nom du client sur la facture par le nom du projet.

Si la facture est payée et que vous l’ajoutez à un projet, le paiement de la facture sera dissocié. Pour éviter d’envoyer la facture au client deux fois, suivez ces étapes.

  1. Allez àParamètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
  2. Sélectionnez Historique du compte pour le compte dans lequel le paiement a été déposé.
  3. Sélectionnez le paiement de la facture, puis Modifier.
  4. Cochez la case de la facture pour laquelle le paiement est effectué, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Faire le suivi de vos coûts horaires

Pour faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre, deux étapes sont nécessaires. Vous devez d’abord calculer le coût unitaire à l’heure de chaque travailleur. Puis, vous pourrez ajouter des feuilles de temps au projet à l’aide de ces coûts unitaires à l’heure.

Note importante : Les entrées des heures travaillées antérieures, créées avant d’avoir saisi le coût horaire, ne s’afficheront pas dans le rapport du Coût des heures ou dans Activité chronométrée, sous les coûts dans QuickBooks en ligne.

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne Paie

  1. Sélectionnez le menu Projets.
  2. Sélectionnez Coût unitaire à l’heure. La fenêtre correspondante s’ouvre alors.
  3. Sélectionnez Ajouter à côté du nom de l’employé.
  4. Sélectionnez l’icône de calculatrice pour ouvrir la calculatrice de coût unitaire à l’heure.
  5. Ajoutez le traitement horaire du travailleur et les cotisations sociales de l’employeur (par heure).
  6. Vous pouvez également saisir d’autres cotisations de l’employeur, indemnisations des travailleurs et frais généraux.
  7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Ajouter, puis Enregistrer pour ajouter le coût unitaire à l’heure.
  8. Recommencez ces étapes pour chaque travailleur.
  9. Sélectionnez Terminer.

Calculer vos coûts horaires

Track income, costs, and profitability by project - Cost Rate window

Consultez votre fournisseur de service de paie pour obtenir des rapports qui vous aideront à calculer ces coûts.

Consultez votre fournisseur de service de paie pour obtenir des rapports qui vous aideront à calculer ces coûts. Les frais généraux sont constitués de plusieurs coûts différents. En savoir plus sur les frais généraux.

Ajouter des feuilles de temps au projet

Maintenant que vous avez entré les coûts horaires de chaque travailleur, il est temps d’ajouter leurs heures au projet. Découvrez le moyen le plus facile de le faire.

Vous pouvez cocher la case Facturable (/h) et modifier le taux facturable (le prix que vous facturez aux clients) si vous prévoyez facturer les heures exactes travaillées sur un projet.

Pour rendre une feuille de temps facturable :

  1. Sélectionnez le menu Projets et ouvrez le projet visé.
  2. Allez à l’onglet Opérations.
  3. Repérez la feuille de temps souhaitée dans la liste.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez Créer une facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Si vos employés utilisent QuickBooks Time pour faire le suivi des heures travaillées, vous pouvez approuver ces dernières directement dans vos feuilles de temps hebdomadaires de QuickBooks.

Consulter vos profits

Dans l’en-tête de chaque page de projet, vous voyez en un coup d’œil vos revenus, vos coûts et vos profits. À l’onglet Aperçu, vos coûts horaires sont affichés séparément des autres coûts de projet.

Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie (améliorée et gestion complète)

Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, QuickBooks utilise votre liste de paie la plus récente pour calculer vos coûts horaires.

Note importante : Vos coûts horaires seront mis à jour chaque fois que vous traitez la paie. Cliquez ici pour en savoir plus au sujet des coûts horaires avant de traiter votre prochaine paie.
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Feuille de temps hebdomadaire.
  3. Sélectionnez votre employé et la semaine pour lesquels vous saisissez des heures à partir des menus déroulants.
  4. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant Choisir un client ou un projet  ▼. Cela permettra d’associer la feuille de temps au projet.
  5. Remplissez la feuille de temps. Vous pouvez modifier le taux de rémunération d’un travailleur du taux de la paie normale à d’autres taux au besoin sur la feuille de temps.
  6. Vous pouvez cocher la case Facturable (/h) et modifier le taux facturable (le prix que vous facturez aux clients) si vous prévoyez facturer les heures exactes travaillées sur un projet.

Pour rendre une feuille de temps facturable

  1. Sélectionnez le menu Projets et ouvrez le projet visé.
  2. Allez à l’onglet Opérations.
  3. Repérez la feuille de temps souhaitée dans la liste.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez Créer une facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Les feuilles de temps ne sont pas importées directement vers les projets. Les feuilles de temps de QuickBooks Time sont importées vers la feuille de temps hebdomadaire seulement.

Exécuter la paie

Note importante : Assurez-vous de remplir les feuilles de temps de tous vos employés dans QuickBooks et de les associer à des projets avant d’exécuter la paie.

Si vous devez modifier les heures travaillées sur un projet, commencez par les modifier directement sur la feuille de temps hebdomadaire, puis traitez votre paie.

  1. Lorsque vous êtes prêt, allez au menu Employés ou Paie .
  2. Suivez la procédure habituelle pour exécuter la paie

Consulter vos profits

Consultez vos profits après avoir traité la paie, alors que vous avez les renseignements sur les coûts les plus à jour.

  • Dans l’en-tête de chaque page de projet, vous voyez en un coup d’œil vos revenus, vos coûts et vos profits.
  • L’onglet Aperçu fournit plus de détails. Vous pouvez consulter vos coûts liés à la paie (salaires des employés et impôts de l’employeur) séparément des autres coûts du projet.
  • Vous pouvez exécuter un rapport sur la rentabilité du projet à partir de l’onglet Rapports de projet pour obtenir un aperçu détaillé des opérations et des comptes associés au projet.

Étape 6 : veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes

Vous savez maintenant comment effectuer le suivi des coûts et des profits associés à un projet. Voyez ci-dessous quelques aspects à vérifier pour vous assurer que vos données sont toujours exactes.

  • Sous l’onglet Aperçu, utilisez les colonnes de revenus et de coûts comme points de repère. Assurez-vous que le total de l’une ou l’autre de ces colonnes augmente lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses et des feuilles de temps hebdomadaires. Si vous utilisez un service de paie, l’ajout de feuilles de temps ne fera pas augmenter vos coûts dans la colonne Aperçu. Ces coûts sont affichés sous l’onglet Activité chronométrée ou dans votre rapport Coût des heures par employé ou fournisseur.
  • L’onglet Activité chronométrée répartit les travaux effectués par votre équipe par date. On y trouve également le coût total de chaque employé et de chaque service offert.
  • L’onglet Opérations regroupe toutes les opérations associées à un projet. Vous pouvez effectuer des tâches directement sur cet écran, par exemple, convertir un devis en facture.
  • Passez en revue vos rapports de coût des heures par employé ou fournisseur chaque mois. Assurez-vous d’avoir associé correctement toutes les heures travaillées sur un projet. S’il manque des heures ou si vous en avez mis en surplus, votre profit total risque d’être erroné.

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