Créer et gérer des projets dans QuickBooks en ligne et Comptable

Apprenez comment configurer et gérer des projets dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.

Faites le suivi de la rentabilité de vos projets avec QuickBooks en ligne. Vous pouvez ajouter les revenus, les dépenses et les coûts de main-d’œuvre du projet et exécuter des rapports propres au projet à partir d’un seul tableau de bord. Au besoin, vous pouvez ajouter d’anciennes opérations à de nouveaux projets ou à des projets en cours.

La fonction Projets est offerte uniquement dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.

Apprenez comment effectuer les tâches suivantes :

• Activer les projets
• Créer un nouveau projet
• Remplacer le client associé à un projet
• Ajouter de nouvelles opérations à un projet
• Ajouter des dépenses existantes à un projet
• Ajouter les feuilles de temps existantes à un projet
• Ajouter des factures existantes à un projet
• Faire le suivi des coûts de main-d’œuvre
• Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes

Activer les projets

Par défaut, la fonction Projets est déjà activée dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Si vous utilisez QuickBooks en ligne Comptable, vous devrez l’activer vous-même.

Note : La fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable est un paramètre permanent qui ne peut pas être désactivé.

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Créer un nouveau projet

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
2. Allez à Projets (Accéder).
3. Sélectionnez Nouveau projet.
4. Dans le champ Nom du projet, saisissez le nom du projet.
5. Dans le menu déroulant▼Client, sélectionnez un client.
6. Saisissez une date de début et une date de fin pour le projet.
7. Sélectionnez un état de projet dans la liste déroulante État du projet ▼.
   Note : Vous pouvez également ajouter des renseignements sur le projet dans le champ Notes.
8. Cliquez sur Enregistrer.
   
   Vous pouvez maintenant ajouter de nouvelles opérations et des opérations existantes au projet.

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Remplacer le client associé à un projet

Remarque :

• Toutes les factures antérieures et devis pour le projet seront liés à votre nouveau client.
• Vous devrez envoyer les factures impayées et les devis en cours au nouveau client.

1. Allez à Projets (Accéder).
2. Repérez et sélectionnez le projet pour lequel vous voulez modifier le client assigné.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Sélectionnez le client dans la liste déroulante Client ▼.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Passez en revue l’invite, puis sélectionnez Attribuer un nouveau client.

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Ajouter de nouvelles opérations à un projet

Ajouter de nouvelles opérations comme des factures, des dépenses ou des devis à votre projet. Cela n’aura aucun effet sur vos comptes et ne changera pas la façon dont vos opérations sont catégorisées. Vous n’avez qu’à les marquer comme faisant partie d’un projet afin de pouvoir faire le suivi de ses revenus et de ses dépenses.

Vous pouvez ajouter de nouvelles opérations de deux façons. Vous pouvez créer l’opération dans QuickBooks comme vous le feriez normalement. Il suffit de saisir le nom du projet dans la liste déroulante Client/Projet. Vous pouvez également suivre les étapes ci-dessous pour créer une nouvelle opération à partir de projets :

1. Allez à Projets (Accéder).
2. Trouvez le projet auquel vous voulez ajouter une opération et sélectionnez-le.
3. Dans la liste déroulante Ajouter au projet ▼, sélectionnez le type d’opération que vous voulez ajouter.
4. Saisissez les détails de l’opération comme vous le feriez normalement.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

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Ajouter des dépenses existantes à un projet

Si vous avez des opérations de dépenses existantes dans QuickBooks, vous pouvez les ajouter à un projet. Cela vous aide à faire le suivi des dépenses de votre projet.

1. Allez à Dépenses, puis à Dépenses (Accéder).
2. Trouvez l’opération que vous voulez ajouter à votre projet et sélectionnez-la.
3. Dans la colonne Client/Projet, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez le projet auquel vous voulez ajouter l’opération.
   Remarque :
   • Procédez ainsi pour chaque élément de dépense à ajouter à votre projet. Ce processus diffère de l’ajout d’un bénéficiaire à une dépense.
   • Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres. Ensuite, activez Faire le suivi des dépenses et des articles par client dans la section Dépenses.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner d’autres options d’enregistrement.

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Ajouter les feuilles de temps existantes à un projet

Si les feuilles de temps ne sont pas facturables, mais que vous voulez quand même les ajouter à un projet pour faire le suivi de votre rentabilité, vous pouvez les trouver et les ajouter à partir du menu Heures ou dans la Feuille de temps hebdomadaire. Cela dépend de votre type de compte.

Si vous ne voyez pas le menu Heures travaillées :

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Ajouter des factures existantes à un projet

Il est facile de créer de nouvelles factures à ajouter à un projet (voir Ajouter de nouvelles opérations à un projet), mais l’ajout de factures existantes à votre projet, en particulier celles liées à un paiement, nécessite de prendre quelques précautions avant de les modifier. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet.

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Faire le suivi des coûts de main-d’œuvre

Il existe deux options pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de votre projet. Après avoir exécuté la paie, vous pouvez voir vos coûts de main-d’œuvre en utilisant vos charges salariales réelles. Sinon, vous pourrez saisir le taux horaire de chaque employé, et QuickBooks multipliera cette valeur par le nombre d’heures travaillées pour calculer les coûts de main-d’œuvre.

Découvrez comment configurer, suivre et afficher vos coûts horaires de main-d’œuvre.

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Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes

Vous savez maintenant comment faire le suivi du coût d’un projet et des bénéfices connexes. Voici comment vérifier l’exactitude des données qui s’affichent : Sélectionnez un projet pour afficher chacun de ces onglets.

• Dans l’onglet Aperçu, utilisez les colonnes Revenus et Coûts comme guides. Assurez-vous que le total de l’une ou l’autre de ces colonnes augmente lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses ou des feuilles de temps hebdomadaires. Si vous utilisez la méthode des charges salariales pour établir les coûts des projets, les feuilles de temps ne feront pas augmenter vos coûts dans l’onglet Aperçu tant que vous n’aurez pas exécuté la paie.
• L’onglet Activité chronométrée répartit les travaux effectués par votre équipe par date. Il donne aussi le coût total de chaque employé et des services que vous offrez. Vous pouvez donc faire le suivi des coûts des différentes parties de votre projet.
• L’onglet Opérations regroupe toutes les opérations associées à un projet. Vous pouvez effectuer des tâches directement sur cet écran, par exemple convertir un devis en facture.
• Passez en revue vos rapports de coût des heures par employé ou fournisseur chaque mois. Assurez-vous d’avoir consigné correctement toutes les heures travaillées sur un projet. S’il manque des heures ou s’il y en a trop, le total de vos bénéfices risque d’être erroné.

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