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Personnaliser les rapports sur les clients, les projets et les ventes dans QuickBooks Desktop

by Intuit• Dernière mise à jour : 19 juin 2024

Dans QuickBooks Desktop, vous pouvez facilement faire le suivi de vos ventes et de vos dépenses à l’aide de rapports prédéfinis sur les clients, les projets et les ventes.

Vous pouvez également personnaliser les rapports pour qu’ils se concentrent sur les renseignements les plus importants pour votre entreprise.

Dans cet article, vous apprendrez à personnaliser les rapports suivants :



Personnalisation des rapports

Vous pouvez personnaliser la plupart des rapports dans QuickBooks Desktop.

  1. Aller à Rapports menu et sélectionnez Centre Rapports.
  2. Trouvez et ouvrez un rapport dans la liste.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.

Utilisez les filtres et autres fonctions disponibles pour personnaliser votre rapport. Une fois que vous avez trouvé les paramètres voulus, sélectionnez Mémoriser pour enregistrer le rapport afin de pouvoir le réutiliser plus tard.



Créer des rapports personnalisés spécifiques

Voici quelques rapports personnalisés que vous pouvez créer dans QuickBooks Desktop.

Clients taxables

Le rapport répertorie tous les clients qui sont taxables, ce qui signifie qu’ils ont un code de taxe de vente taxable.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Clients et créances et ensuite Liste téléphonique des clients.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher onglet, décocher Téléphone principal.
  5. Faites défiler la liste des colonnes et cochez Code de taxe de vente.
  6. Aller à Filtres onglet.
  7. Dans la liste Filtres, sélectionnez Code de taxe de vente. Dans le menu déroulant, sélectionnez Tous les codes taxables. Vous pouvez également sélectionner des codes de taxe spécifiques. Conseil : Vous voudrez peut-être essayer les deux pour voir lequel vous donne ce dont vous avez besoin.
  8. Sélectionnez OK.

Reçus de vente avec numéro de chèque de paiement

Ce rapport indique le numéro de chèque spécifié par l’utilisateur lorsqu’il saisit un reçu de vente.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Clients et créances et ensuite Liste des opérations par client.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher, cochez pour ajouter Nº BC et Méthode de paie colonnes.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Dans la liste Filtres, sélectionnez Type d’opération.
  7. À partir du Type d’opération menu déroulant, sélectionnez Opérations multiples. Ensuite, ajoutez Reçus de vente et Paiement.
  8. Sélectionnez OK.

Ventes par État ou province

Ce rapport indique les ventes par État/province. Cette fonction est particulièrement utile si vous voulez voir les tendances des lieux de vente.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Ventes et ensuite Détails des ventes par client.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher à partir de l’onglet Colonnes liste, sélectionnez Nom État/province.
  5. Sélectionnez le Total par menu déroulant, puis sélectionnez Total seulement.
  6. Sélectionnez le Trier par menu déroulant, puis Nom État/province.
  7. Sélectionnez OK.

Rapport des ventes quotidiennes totalisées par mode de paiement

Ce rapport indique les paiements totalisés par mode de paiement.

  1. Aller à Listes menu.
  2. Sélectionner Listes de profils de clients et de fournisseurs et ensuite Liste des modes de paiement.
  3. Faites un clic droit sur n’importe quel mode de paiement et sélectionnez Rapport rapide.
  4. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  5. Définissez la période appropriée.
  6. Aller à Filtres onglet.
  7. Dans la liste Filtres, sélectionnez Mode de paiement.
  8. À partir du Mode de paiement menu déroulant, sélectionnez Plusieurs modes de paiement.
  9. Sélectionnez le mode de paiement que vous voulez afficher dans le rapport.
  10. Sélectionnez OK.

Rapport Bulletin de vente regroupé par client avec le nom d’article pour les articles en cours

Le rapport Bulletin de vente par client par défaut ne comprend pas les détails des articles. Il affiche uniquement le montant total du bulletin de vente, et non seulement ce qui est en cours.

Le rapport Détails des bulletins de vente par article normal ne peut pas regrouper les clients. Pour ce faire, personnalisez un rapport Bons de commande en cours par projet.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Achats et ensuite Ouvrir le bon de commande par projet.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher, sélectionnez les colonnes suivantes :Type, Date, Numéro, Nom de la source, Article, Description de l’article, Qté, Solde courant, et Montant.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionner Type d’opération et ensuite Bulletin de vente. Sélectionner État Payé et ensuite Ouvert. Sélectionner Reçu et ensuite Soit.
  7. Sélectionnez le En-tête/Pied de page onglet. Remplacer le titre du rapport par Détails du bon de commande en cours par client.
  8. Sélectionnez OK.

Les paiements des clients ainsi que les factures et les dépôts auxquels ils sont liés

Ce rapport est basé sur le rapport Détails sur les chèques. Il indique les paiements de clients que vous avez reçus ainsi que les factures et les dépôts auxquels les paiements sont liés. Lorsqu’il est formaté correctement, il peut fonctionner comme un rapport de versements aux clients indiquant chaque facture et chaque paiement du client.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Banque et ensuite Détail des chèques.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher, sélectionnez la période.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Supprimer tous les filtres sélectionnés sous Choix de filtres courants.
  7. Sélectionnez le Type d’opération filtrez, puis sélectionnez Paiement.
  8. Sélectionnez le Niveau de détail filtrer, puis sélectionnez Tout sauf le sommaire. Si le filtre Niveau de détail est sélectionné comme étant Sommaire seulement, seuls les dépôts liés s’affichent.
  9. Vous pouvez sélectionner le Nom filtre pour filtrer pour des clients spécifiques.
  10. Sélectionnez OK.

Paiements liés aux factures impayées

La création d’un rapport pour afficher tous les paiements sur les factures impayées nécessiterait un filtre pour voir si le ou les paiements sont liés à une facture impayée. Le rapport Détails sur les chèques et le rapport Détails sur les dépôts affichent le lien, mais ne totalisent pas les paiements. Pour obtenir un total de tous les paiements pour les factures impayées, exportez le rapport Détails des dépôts vers MS Excel en utilisant l’option Avancé pour le filtrage automatique.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Banque et ensuite Détails des dépôts.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Sélectionnez la période couverte par le rapport.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionnez les filtres suivants :Compte = Tous les comptes clients ,Type d’opération = facture ,Niveau de détail = Sommaire seulement ,État Payé = Ouvert
  7. Sélectionnez OK.
  8. Sélectionner Excel en haut du rapport. Sélectionnez ensuite Créer une feuille de travail.
  9. Suivez les étapes de la fenêtre Envoyer le rapport vers Excel.
  10. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez Exporter.

Dans la feuille de travail MS Excel :

  1. Supprimez toutes les factures qui ne comportent pas de paiement lié.
  2. Déplacez chaque montant de la facture d’une cellule vers la droite.
  3. Sous Paiements, insérez un Fonction Somme. Cela vous indique le total des paiements.

Montants sur les devis

Ce rapport indique les montants de tous les devis en souffrance.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Projets, heures travaillées et kilométrage et ensuite Devis par projet.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher, sélectionnez pour ajouter Solde courant colonne. Décochez les colonnes inutiles.
  5. Sélectionnez la période couverte par le rapport.
  6. Sélectionnez OK.

Devis par projet

Ce rapport répertorie tous les devis actifs assignés à un client ou à un projet. Cela vous permet de voir en un coup d’œil combien de devis existent pour chaque client ou projet.Pour ouvrir l’un des devis énumérés, double-cliquez sur l’opération.

Factures impayées à la date sélectionnée

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Clients et créances et ensuite Factures impayées.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Sélectionnez Options avancées.
  5. Dans la section Solde courant/Classement, sélectionnez Date du rapport/Date du rapport.
  6. Cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite OK dans la fenêtre Personnaliser le rapport.
  7. Saisissez la bonne date dans le rapport.

Factures des clients triées par numéro de facture

Ce rapport affiche toutes les factures pour tous les clients par numéro de facture.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Rapports personnalisés et ensuite Détail des opérations.
  3. Le Afficher, définissez la période.
  4. Sélectionnez le Trier par menu déroulant et sélectionnez Numéro.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionner Type d’opération et ensuite Facture. Sélectionnez ensuite Niveau de détail et ensuite Sommaire seulement.
  7. Sélectionnez OK.

Facture impayée avec les articles vendus et totalisés par le client

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Rapports personnalisés et ensuite Détail des opérations.
  3. Le Afficher, sélectionnez pour ajouter Article, Description de l’article, et Qté colonnes.
  4. Aller à Filtres onglet.
  5. Ajoutez les filtres suivants :
    • Niveau de détail = Tout sauf le sommaire
    • Type d’opération = Facture
    • État Payé = Ouvert
  6. Sélectionnez OK.
  7. (Facultatif) À partir du Total par menu déroulant, sélectionnez Client.

Client : État du projet, date et totaux du devis

Ce rapport indique l’état du projet, les dates de début et de fin, et les totaux des devis.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Liste et ensuite Liste des coordonnées des clients.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Le Afficher, sélectionnez pour ajouter État du projet, Total du devis, Date de début, et Fin prévue colonnes. Vous pourriez aussi ajouter Total des soldes (pour les soldes des factures).
  5. Supprimez les colonnes inutiles.
  6. Aller à Filtres onglet.
  7. Sélectionnez les filtres au besoin.
  8. Sélectionnez OK.

Un rapport Ventes par représentant basé sur la marge brute

De nombreuses entreprises paient des commissions aux représentants commerciaux en fonction du profit brut plutôt que du produit brut de la vente. Cela permet aux entreprises de maintenir la rentabilité d’un article s’il fait l’objet d’une forte réduction.

Le rapport normal Ventes par représentant est basé sur le total de l’article et non sur le profit brut. Pour en créer un en fonction du profit brut :

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Rapports personnalisés et sélectionnez Sommaire.
  3. Le Afficher, sélectionnez l’onglet Afficher les lignes par menu déroulant, puis sélectionnez Représentant.
  4. Sélectionnez la période couverte par le rapport.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionnez le Comptes filtrer, puis Plusieurs comptes.
  7. Sélectionner pour ajouter les comptes Revenu et Coût des marchandises vendues appropriés.
  8. Sélectionnez OK.

Clients et niveaux de prix associés

QuickBooks n’a pas la possibilité d’afficher les clients et les niveaux de prix qui y sont associés. Mais vous pouvez créer un autre rapport qui indique les niveaux de prix par client.

  1. Aller à Listes menu et sélectionnez Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste.
  2. Dans le Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste, sélectionnez l’icône Liste menu déroulant, puis Clients.
  3. Sélectionner Personnaliser les colonnes.
  4. Dans la fenêtre Colonnes disponibles, défilez vers le bas et sélectionnez Niveau de prix. Sélectionnez ensuite Ajouter.
  5. Sélectionnez le Monter pour disposer les colonnes de manière à ce que le niveau de prix se trouve à côté de la colonne Nom ou Projet.

Vous pouvez modifier le champ, mais vous ne pouvez pas imprimer ou exporter le rapport.

Pour imprimer ou exporter des rapports sur les niveaux de prix :

Créez un fichier IIF et ouvrez-le dans MS Excel.

  1. Suivez les étapes pour exporter votre liste de clients.
  2. Trouvez le fichier exporté. Faites un clic droit et sélectionnez Ouvrir avec.
  3. Sélectionner Excel.

Trouvez l’information dont vous avez besoin dans Excel :

  1. Dans la feuille de calcul Excel, faites défiler la colonne B jusqu’à ce que vous voyiez le mot NOM dans une cellule.
  2. Les noms des clients seront indiqués dans les cellules ci-dessous.
  3. Faites défiler la feuille de calcul jusqu’à la ligne où se trouve la cellule NOM. À la fin de la ligne, vous verrez NIVEAU DE PRIX.
  4. Vous trouverez ci-dessous tous les niveaux de prix associés à ces clients.

Nettoyez la feuille de calcul.

  1. Supprimez (ou masquez) les lignes au-dessus de celle où NOM et le NIVEAU DE PRIX cellules ont été trouvées.
  2. Supprimer toutes les autres colonnes entre les deux NOM et NIVEAU DE PRIX que vous ne voulez pas voir dans votre rapport.

Lorsque vous enregistrez le fichier, Excel affiche le message : « [Nom de fichier] peut contenir des fonctions qui ne sont pas compatibles avec Texte (délimité par des tabulations). Voulez-vous conserver le classeur dans ce format? Sélectionnez Oui pour confirmer.

Rapport sommaire de rentabilité du projet avec rajustement du stock assigné à un client : Projet

Ce rapport comprend les rajustements du stock et le calcul précis des coûts de revient du projet.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Projets, heures travaillées et kilométrage et ensuite Sommaire de la rentabilité de l’emploi rapport.
  3. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  4. Aller à Filtres onglet.
  5. Sélectionnez le Comptes filtres, puis sélectionnez Tous les comptes.
  6. Sélectionner OK pour enregistrer les modifications et mémoriser les rapports au besoin.

Rapport détaillé sur la rentabilité du projet pour les factures payées

Ce rapport affiche uniquement les factures payées par date de facturation. La date de paiement n’est pas indiquée.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Heures travaillées et kilométrage et ensuite Détail de la rentabilité de l’emploi.
  3. Sélectionnez les clients voulus. Ensuite, cliquez sur OK.
  4. Sélectionnez le Personnaliser le rapport.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionner État Payé filtrer, puis sélectionnez Fermé.
  7. Sélectionnez OK.

Rapport pour les factures manquantes

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionner Banque et ensuite Chèques manquants.
  3. Choisissez le Comptes clients compte que vous avez utilisé pour les factures.
  4. Sélectionner Personnaliser le rapport.
  5. Aller à Filtres onglet.
  6. Sélectionnez le Type d’opération filtrer, puis sélectionnez Facture.
  7. Sélectionnez OK.

Vous verrez une ***Numéros manquants ici*** s’il manque une facture.

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