Faire le suivi des prêts aux clients dans QuickBooks en ligne

La première étape de l’enregistrement d’un prêt à un client consiste à déterminer l’objet du prêt :

• Utiliserez-vous le prêt pour fermer toutes les factures impayées? Suivez les étapes ici.
• Le prêt est-il destiné à d’autres fins (peu importe s’il s’agit d’un client) et vous avez l’intention de faire un chèque? Suivez les étapes ici.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Utiliser les prêts pour fermer les factures impayées
• Émettre un prêt à usages multiples à votre client
• Créer une facture récurrente pour les paiements mensuels de votre client

Option 1 : Utiliser les prêts pour fermer les factures impayées

Étape 1 : Créer un compte pour faire le suivi du prêt et de son remboursement

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Définir le Type de compte à Actifs à court terme.
4. Choisir Prêts aux autres dans le Sous-type liste déroulante.
5. Ajoutez un nom reconnaissable comme « Prêt au client – Nom de famille ».
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer sans saisir de solde d’ouverture.

Étape 2 : Créer une écriture de journal

Cette écriture de journal établira le solde d’ouverture du prêt et créera un crédit dans les comptes clients pour ce client. Vous pouvez ensuite appliquer le crédit aux factures impayées.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Écriture de journal.
3. Sur la première ligne, ajoutez le compte de prêt à la clientèle dans le Compte, puis le montant du prêt dans le champ Débit.
4. Sur la deuxième ligne, ajoutez Comptes clients compte dans le Compte, puis le nom du client dans le Nom champ.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Option 2 : Émettre un prêt à usages multiples à votre client

Étape 1 : Créer un compte pour faire le suivi du prêt et de son remboursement

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Définir le Type de compte à Actifs à court terme.
4. Choisir Prêts aux autres dans le Sous-type liste déroulante.
5. Ajoutez un nom reconnaissable comme « Prêt au client – Nom de famille ».
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer sans saisir de solde d’ouverture.

Étape 2 : Émettre un chèque pour le prêt

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Chèque.
3. Sélectionnez le compte utilisé pour financer le prêt (par exemple, compte chèques ou marché monétaire) pour le compte bancaire.
4. Dans le Détails de la catégorie, sélectionnez le compte utilisé pour faire le suivi du prêt comme compte de compensation.
5. Saisissez le montant.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Enregistrer les paiements du client

Note importante :

• Si vous facturez des intérêts au client, inscrivez le montant principal du paiement sur la première ligne. Sur la deuxième ligne, utilisez votre compte d'intérêts créditeurs et saisissez le montant des intérêts.
• QuickBooks en ligne (QBE) ne calcule pas automatiquement les intérêts. Pour calculer manuellement les intérêts à payer sur le paiement courant, prenez le solde du prêt et multipliez-le par le pourcentage d’intérêt, puis divisez-le par 12 pour obtenir les intérêts d’un mois.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionner Dépôt bancaire.
3. Assurez-vous que le compte de dépôt approprié est sélectionné.
4. Dans le Ajouter des fonds à ce dépôt, saisissez les renseignements suivants :
   • Reçu de : nom du client
   • Compte : compte de prêt du client
   • Mémo : saisissez un mémo afin de faciliter l’archivage
   • Mode de paiement : Choisissez chèque, argent comptant, etc.
   • Nº de réf. :Saisissez le numéro du chèque
   • Classe : si vous utilisez le suivi par classe
   • Montant : montant du chèque
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer une facture récurrente pour les paiements mensuels de votre client

Étape 1 : Créer un article de service

1. Aller à ​Paramètres et sélectionnez Produits et services.
2. En haut à droite, sélectionnez Nouveau, puis Service.
3. Saisissez le nom de l’article (exemple : Remboursement de prêt à payer).
4. Dans le Compte de revenus, sélectionnez le compte à recevoir du client.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Créer une facture récurrente

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Opérations récurrentes.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. À partir du Type d’opération sélectionner dans la liste déroulante Facture, puis OK.
4. À partir du Type menu déroulant, sélectionnez Programmé.
5. Sélectionnez le nom du client dans la Client liste déroulante.
6. Allez à Intervalle et saisissez l’échéancier voulu.
7. À partir du Produit/service menu déroulant, sélectionnez Paiement de prêt dû article.
8. Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Étape 3 : Recevoir les paiements du client

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Saisissez les renseignements sur le paiement.
4. Dans le Déposer sur menu déroulant, choisissez Fonds non déposés.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Enregistrer le dépôt et rajuster les intérêts

Cela permet de régler le solde du prêt depuis la saisie des factures, rajoutant le montant des intérêts sur le compte de réception du prêt et imputant les intérêts aux revenus.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionner Dépôt bancaire.
3. Sélectionnez le paiement que vous voulez saisir et rajustez.
4. Dans le Ajouter des fonds à ce dépôt, sélectionnez le compte de prêt à rembourser dans la liste déroulante Compte.
5. Saisissez le montant des intérêts comme un montant négatif.
6. Sur la deuxième ligne, sélectionnez le compte des intérêts créditeurs. Saisissez ce montant sous forme de nombre positif.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.