Effectuer le suivi des prêts aux clients

La première étape de l’enregistrement d’un prêt à un client consiste à déterminer l’objet du prêt :

• Utiliserez-vous le prêt pour fermer toutes les factures impayées? Suivez les étapes ici.
• Le prêt est-il destiné à d’autres fins (peu importe s’il s’agit d’un client) et vous avez l’intention de faire un chèque? Suivez les étapes ici.

Dans cet article, vous apprendrez à faire ce qui suit :

• Utiliser les prêts pour fermer les factures impayées
• Émettre un prêt à usages multiples à votre client
• Créer une facture récurrente pour les paiements mensuels de votre client

Option 1 : Utiliser les prêts pour fermer les factures impayées

Étape 1 : Créer un compte pour faire le suivi du prêt et de son remboursement

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Définissez le Type de compte à Actifs à court terme.
4. Choisissez Prêts consentis à d’autres dans le menu déroulant Sous-type .
5. Ajoutez un nom reconnaissable comme « Prêt au client – Nom de famille ».
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer sans saisir de solde d’ouverture.

Étape 2 : Créer une écriture de journal

Cette écriture de journal crée le solde d’ouverture du prêt et ajoute du crédit dans les comptes clients pour ce client. Vous pouvez appliquer le crédit aux factures impayées.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Écriture de journal.
3. Sur la première ligne, ajoutez le compte de prêt à la clientèle dans le champ Compte , puis le montant du prêt dans le champ Débit.
4. Sur la deuxième ligne, ajoutez le compte Comptes clients dans le champ Compte , puis le nom du client dans le champ Nom .
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Option 2 : Accorder un prêt à usages multiples à votre client

Étape 1 : Créer un compte pour faire le suivi du prêt et de son remboursement

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Définissez le Type de compte à Actifs à court terme.
4. Choisissez Prêts consentis à d’autres dans le menu déroulant Sous-type .
5. Ajoutez un nom reconnaissable comme « Prêt au client – Nom de famille ».
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer sans saisir de solde d’ouverture.

Étape 2 : Émettre un chèque pour le prêt

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Chèque.
3. Sélectionnez le compte utilisé pour financer le prêt (par exemple, compte chèques ou marché monétaire) pour le compte bancaire.
4. Dans la section Détails de la catégorie , sélectionnez le compte utilisé pour faire le suivi du prêt comme compte de compensation.
5. Saisissez le montant.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Enregistrer les paiements des clients

Note importante :

• Si vous facturez des intérêts au client, inscrivez le montant principal du paiement sur la première ligne. Sur la deuxième ligne, utilisez votre compte d’intérêts créditeurs et saisissez le montant des intérêts.
• QuickBooks en ligne (QBE) ne calcule pas automatiquement les intérêts. Pour calculer manuellement les intérêts à payer sur le paiement courant, prenez le solde du prêt et multipliez-le par le pourcentage d’intérêt, puis divisez-le par 12 pour obtenir les intérêts d’un mois.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
3. Assurez-vous que le compte de dépôt approprié est sélectionné.
4. Dans la section Ajouter des fonds à ce dépôt , saisissez les renseignements suivants :
   • Reçu de : nom du client
   • Compte : compte de prêt du client
   • Mémo : saisissez un mémo afin de faciliter l’archivage
   • Mode de paiement : choisissez chèque, argent comptant, etc.
   • Nº de réf. :Saisissez le numéro du chèque.
   • Classe : si vous utilisez le suivi par classe
   • Montant : montant du chèque
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer une facture récurrente pour les paiements mensuels de votre client

Étape 1 : Créer un article de service

1. Aller à ​Paramètres et sélectionnez Produits et services.
2. En haut à droite, sélectionnez Nouveau, puis Service.
3. Saisissez le nom de l’article (exemple : Remboursement de prêt à payer).
4. Dans la liste déroulante Compte de revenus , choisissez le compte à recevoir du client.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Créer une facture récurrente

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Opérations récurrentes.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans la liste déroulante Type d’opération , sélectionnez Facture, puis OK.
4. Dans la liste déroulante Type , sélectionnez Programmé.
5. Sélectionnez le nom du client dans la liste déroulante Clients .
6. Allez à Intervalle et saisissez l’échéancier voulu.
7. Dans la liste déroulante Produit/Service , choisissez Remboursement de prêt dû .
8. Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Étape 3 : Recevoir les paiements des clients

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Saisissez les renseignements sur le paiement.
4. Dans le menu déroulant Déposer sur , sélectionnez Fonds non déposés.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Enregistrer le dépôt et rajuster les intérêts

Cela permet de régler le solde du prêt depuis la saisie des factures, rajoutant le montant des intérêts sur le compte de réception du prêt et imputant les intérêts aux revenus.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
3. Sélectionnez le paiement que vous voulez saisir et rajustez.
4. Dans la section Ajouter des fonds à ce dépôt, sélectionnez le compte de prêt à rembourser dans la liste déroulante Compte.
5. Saisissez le montant des intérêts comme un montant négatif.
6. Sur la deuxième ligne, sélectionnez le compte des intérêts créditeurs. Saisissez ce montant sous forme de nombre positif.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.