Enregistrer un chèque retourné ou sans provision d’un client à l’aide d’une écriture de journal dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment utiliser une écriture de journal pour enregistrer le chèque sans provision d’un client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez aussi suivre ces étapes si vous devez enregistrer un de vos chèques sans provision.

Si le chèque d’un client se révèle sans provision, il existe quelques méthodes pour le comptabiliser. Consultez le guide général afin que vous sachiez en quoi cela consiste. Suivez ensuite ces étapes. Vous utiliserez une écriture de journal pour créer un enregistrement, équilibrer vos comptes, comptabiliser les frais bancaires et envoyer votre facture au client.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer un élément pour les frais de chèque sans provision de votre banque
• Enregistrer le chèque sans provision dans une écriture de journal
• Effacer la facture originale et lier le chèque sans provision à l’écriture de journal
• Saisir les frais de service bancaire pour le chèque sans provision
• Créer une facture pour les frais de service bancaire
• Imprimer un relevé de compte à envoyer au client
• Recevoir le paiement du client pour la nouvelle facture

Note : Ces étapes sont compliquées. La méthode des dépenses est plus simple, mais vous pouvez utiliser une écriture de journal si vous préférez. En cas d’incertitude, communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

Étape 1 : Créer un élément pour les frais de chèque sans provision de votre banque

Créer un article de service pour les chèques sans provision et les frais. Cela vous permet de les ajouter à une facture que vous pourrez ensuite envoyer à votre client.

Créez deux articles : un article pour les frais demandés par la banque et l’autre, pour les frais que vous voulez faire payer à votre client pour le retour des chèques.

1. Aller à Paramètres ⚙, puis Produits et services (Amenez-moi là-bas).
2. Sélectionnez Nouveau, puis sélectionnezService.
3. Nommez l’élément Frais de chèque sans provision.
4. Sélectionnez le compte que vous utilisez pour faire le suivi des frais de chèque sans provision dans la liste déroulante Compte de revenus .
   Note : Vous pouvez également utiliser un compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des frais de chèque sans provision.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Enregistrer le chèque sans provision dans une écriture de journal

Enregistrons le chèque sans provision dans une écriture de journal :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Autre, sélectionnezÉcriture de journal.
3. Saisissez la date à laquelle le chèque a été refusé dans le champ Date du journal .
4. Sur la première ligne, sélectionnez Comptes clients dans le menu Compte .
5. Dans la colonne Débits , saisissez le montant du chèque sans provision.
6. Sélectionnez le client dans le menu de la colonne Nom .
7. Sur la deuxième ligne, sélectionnez le compte bancaire dans le menu Compte .
   Le montant devrait apparaître automatiquement dans le champ Crédits .
8. Saisissez une note expliquant la raison de l’écriture de journal dans le champ Mémo .
9. Sélectionnez Enregistrer.

Le chèque sans provision est enregistré. La prochaine étape consiste à effacer la facture qui a été payée avec le chèque sans provision et à lier le chèque sans provision à l’écriture de journal que vous avez créée.

Étape 3 : Effacer la facture originale et lier le chèque sans provision à l’écriture de journal

Vous devez effacer la facture originale, payée avec le chèque sans provision, et lier le chèque retourné à l’écriture de journal :

1. Aller à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir la Liste des opérations.
3. Repérez et sélectionnez le chèque sans provision.
4. Décochez la case de la facture à laquelle le chèque était appliqué à l’origine, puis sélectionnez l’ écriture de journal.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Le chèque sans provision est maintenant lié à l’écriture de journal. La prochaine étape consiste à saisir les frais de service bancaire pour le chèque sans provision en tant que dépense.

Étape 4 : Saisir les frais de service bancaire pour le chèque sans provision

Saisissez les frais de service bancaire pour le chèque sans provision en tant que dépense :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Dépense.
3. Dans le champ Bénéficiaire , saisissez le nom de votre institution financière.
4. Dans le champ Date de paiement, saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi.
5. SaisissezFrais CSP dans le champ Nº de réf. champ.
6. Sur la première ligne, sous Catégorie, sélectionnez le compte de dépenses Frais bancaires.
7. Entrez le montant que votre banque vous a facturé pour le chèque sans provision dans la colonne Montant.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Les frais sont enregistrés. La prochaine étape consiste à créer des articles de service pour les chèques sans provision afin de consigner les frais associés.

Étape 5 : Créer une facture pour les frais de service bancaires

Vous devez créer une facture pour les frais de service bancaire :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez le nom du client et saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi dans le champ Date de facturation.
4. Dans la colonne Produit/Service , sélectionnez l’élémentFrais de chèque sans provision que vous avez créé dans la liste déroulante.
5. Saisissez le montant à facturer au client pour le chèque sans provision.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

La facture associée aux frais du chèque sans provision est créée. La prochaine étape consiste à envoyer un relevé au client avec le chèque sans provision et les frais connexes.

Étape 6 : Imprimer un relevé de compte à envoyer au client

Pour imprimer un relevé de compte à envoyer à votre client concernant les frais de chèque sans provision :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir la Liste des opérations.
3. La prochaine étape consiste à créer des articles de service pour les chèques sans provision afin de consigner les frais associés.
4. Sélectionnez letype de relevéde compte à créer dans la liste déroulante.
5. Sélectionnez la date du relevé ainsi que la date de début et la date de fin.
6. Cochez la case à côté du nom du destinataire.
7. Sélectionnez Imprimerpour générer une copie du relevé, ou sélectionnez Enregistrer et envoyerpour créer un courriel comprenant le relevé en pièce jointe à envoyer au client.

Le relevé est généré pour le client. Une fois le paiement reçu, l’étape suivante consiste à enregistrer le nouveau paiement.

Étape 7 : Recevoir le paiement du client pour la nouvelle facture

Lorsque vous recevez le paiement du client, vous pouvez l’appliquer à la nouvelle facture :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, choisissez Recevoir un paiement.
3. Sélectionnez le client dans la liste déroulante Clients .
4. Entrez la date du paiement et le mode de paiement du nouveau paiement.
5. Sélectionnez le compte Déposer sur dans la liste déroulante.
6. Entrez le montant reçu.
7. Sélectionnez la facture que vous avez créée dans la liste Opérations non réglées.
8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le paiement est désormais enregistré.