Apprenez comment utiliser une écriture de journal pour enregistrer le chèque sans provision d’un client dans QuickBooks en ligne. Ou, suivez ces étapes si vous devez enregistrer un de vos chèques sans provision.
Si le chèque d’un client se révèle sans provision, il existe quelques méthodes pour le comptabiliser. Consultez le guide général afin que vous sachiez en quoi cela consiste. Suivez ensuite ces étapes. Vous utiliserez une écriture de journal pour créer un enregistrement, équilibrer vos comptes, comptabiliser les frais bancaires et envoyer le tout à votre client.
Dans cet article, vous apprendrez comment :
- Créer un article pour les frais de chèque sans provision de votre banque
- Enregistrer le chèque sans provision dans une écriture de journal
- Effacer la facture originale et lier le chèque sans provision à l’écriture de journal
- Saisir les frais d’administration bancaires pour le chèque sans provision
- Créer une facture pour les frais de service bancaire
- Imprimer un relevé de compte pour l’envoyer au client
- Recevoir le paiement du client pour la nouvelle facture
Note : Ces étapes sont compliquées. Le la méthode des dépenses est plus simple, mais vous pouvez utiliser une écriture de journal si vous préférez. En cas d’incertitude, communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.
Étape 1 : Créer un article pour les frais de chèque sans provision facturés par votre banque
| Conseil : Vous ne devez configurer cet élément qu’une seule fois. Si vous l’avez déjà fait, passez à l’étape 2. |
Créez un article de service pour les chèques sans provision et les frais. Vous pouvez ainsi ajouter une facture que vous pourrez ensuite envoyer à votre client.
Créez deux articles : un article pour les frais demandés par la banque et l’autre, pour les frais que vous voulez faire payer à votre client pour le retour des chèques.
- Allez à Paramètres ⚙, puis Produits et services (Amenez-moi là-bas),
- Sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez Services.
- Nommez l’article Frais pour chèque sans provision,
- Sélectionnez le compte que vous utilisez pour faire le suivi des frais de chèque sans provision Compte de revenus liste déroulante.
Remarque : vous pouvez également utiliser un compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des frais de chèque sans provision. - Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Étape 2 : Enregistrer le chèque sans provision dans une écriture de journal
Passons en revue le chèque sans provision dans une écriture de journal :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Autre, sélectionnez Écriture de journal.
- Saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi dans le Date du journal champ.
- Sur la première ligne, sélectionnez Comptes clients de la Compte menu.
- Dans le Débits, saisissez le montant du chèque sans provision.
- Sélectionnez le nom du client dans le menu de Nom colonne.
- Sur la deuxième ligne, sélectionnez le compte bancaire dans le menu déroulant Compte menu.
Le montant devrait apparaître automatiquement dans le Crédits champ. - Saisissez une note expliquant la raison de l’écriture de journal dans le Mémo champ.
- Sélectionnez Enregistrer.
Le chèque sans provision est enregistré. L’étape suivante consiste à effacer la facture qui a été payée avec le chèque sans provision et à lier le chèque sans provision à l’écriture de journal que vous avez créée.
Étape 3 : Effacer la facture originale et lier le chèque sans provision à l’écriture de journal
Vous devez effacer la facture originale, payée avec le chèque sans provision, et lier le chèque retourné à l’écriture de journal :
- Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
- Sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir le Liste des opérations,
- Repérez et sélectionnez le chèque sans provision.
- Effacez la case à cocher de la facture à laquelle le chèque a été appliqué à l'origine et sélectionnez le Écriture de journal,
- Sélectionnez Enregistrer.
Le chèque sans provision est maintenant lié à l'écriture de journal. La prochaine étape consiste à entrer les frais bancaires pour le chèque sans provision en tant que dépense.
Étape 4 : Saisir les frais de service bancaires pour le chèque sans provision
Saisissez les frais de service bancaires pour le chèque sans provision en tant que dépense :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Fournisseurs, sélectionnez Dépense.
- Dans le Bénéficiaire, saisissez le nom de votre institution financière.
- Dans le champ Date de paiement, saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi.
- Saisissez les frais de chèque sans provision dans le champ
- À la première ligne, sous Catégorie, sélectionnez le Frais bancaires compte de dépenses.
- Entrez le montant que votre banque vous a facturé pour le chèque sans provision dans la colonne Montant.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les frais sont enregistrés. La prochaine étape consiste à créer des articles de service pour les chèques sans provision afin de consigner les frais associés.
Étape 5 : Créer une facture pour les frais de service bancaires
Vous devez créer une facture pour les frais de service bancaires :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Clients, sélectionnez Facture.
- Sélectionnez le nom du client et saisissez la date à laquelle le chèque a rebondi dans le champ Date de facturation.
- Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l'élément Frais de chèque sans provision que vous avez créé.
- Saisissez le montant à facturer au client pour le chèque sans provision.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
La facture associée aux frais du chèque sans provision est créée. La prochaine étape consiste à envoyer un relevé au client avec le chèque sans provision et les frais connexes.
Étape 6 : Imprimer un relevé de compte pour l’envoyer au client
Pour imprimer un relevé de compte à envoyer à votre client avec les frais de chèque sans provision :
- Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
- Sélectionnez le nom du client qui a émis le chèque sans provision pour ouvrir le Liste des opérations,
- La prochaine étape consiste à créer des articles de service pour les chèques sans provision afin de consigner les frais associés.
- Sélectionnez le .Type de relevé de compte pour créer à partir de la liste déroulante.
- Sélectionnez la date du relevé ainsi que la date de début et la date de fin.
- Cochez la case à côté du nom des destinataires.
- Cliquez sur Imprimer pour générer une copie du relevé, ou cliquez sur Enregistrer et envoyer pour créer un courriel comprenant le relevé en pièce jointe aux fins d’envoi au client.
Le relevé est généré pour le client. Une fois le paiement reçu, l’étape suivante consiste à enregistrer le nouveau paiement.
Étape 7 : Recevoir le paiement du client pour la nouvelle facture
Lorsque vous recevez le paiement du client, vous pouvez appliquer la nouvelle facture :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Clients, choisissez Recevoir un paiement.
- Sélectionnez le nom du client dans la Client liste déroulante.
- Entrez la date du paiement et le mode de paiement du nouveau paiement.
- Sélectionnez le .Déposer sur compte dans la liste déroulante.
- Entrez le montant reçu.
- Sélectionnez la facture que vous avez créée dans la liste des Opérations non réglées.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Le paiement est désormais enregistré.