Rembourser un dépôt de garantie dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment rembourser une partie d’un dépôt de garantie.

Si vous inscrivez les dépôts de garantie que vous recevez à un compte de passif, vous devez d’abord émettre un chèque correspondant au montant à rembourser s’il y a lieu et consigner une facture pour la portion restante, puis créer une note de crédit/rajustement pour corriger le compte de passif et annuler le solde du locataire.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Faire un chèque du montant à rembourser
• Créer un article de produit ou de service
• Créer une facture
• Saisir une note de crédit
• Appliquer la note de crédit à la facture

Étape 1 : Faire un chèque du montant à rembourser

Vous pouvez commencer la procédure de remboursement d’une partie du dépôt de garantie en émettant un chèque à ce montant.

Pour émettre un chèque :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Dans la section Fournisseurs, sélectionnez Chèque.
3. Saisissez les renseignements pertinents.
4. Dans la section sur les détails du compte, sélectionnez le compte de passif à utiliser pour les dépôts de garantie depuis la liste déroulante Compte.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’étape suivante consiste à créer un article pour un produit ou un service afin de générer une facture au montant correspondant à la portion du dépôt qui ne fait pas l’objet d’un remboursement.

Étape 2 : Créer un article de produit ou de service

Pour créer l’article de produit ou de service afin de générer la facture :

1. Allez à Paramètres .
2. Sous Listes, sélectionnez Produits et services.
3. Sélectionnez Nouveau.
4. Dans le panneau Info sur le produit/service sélectionnez le type d’article à créer.
5. Saisissez l’info sur le produit ou le service.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

L’étape suivante est d’utiliser l’article de produit ou de service que vous avez créé afin de générer une facture pour la portion du dépôt qui n’est pas à rembourser.

Étape 3 : Créer une facture

Pour créer une facture pour la portion du dépôt qui n’est pas à rembourser :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
3. À partir de la liste déroulante Client , sélectionnez le nom du locataire concerné.
4. Sélectionnez l'article que vous avez créé à partir de la liste déroulante du champ Produit/service.
5. Saisissez le montant de la partie du dépôt qui ne fait pas l’objet d’un remboursement dans le champ Montant.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Une fois la facture créée, l’étape suivante consiste à saisir une note de crédit pour le montant qui n’est pas remboursé.

Étape 4 : Saisir une note de crédit

Pour saisir une note de crédit pour le montant non remboursé :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, sélectionnez Note de crédit.
3. À partir de la liste déroulante Client , sélectionnez le nom du locataire concerné.
4. Sélectionnez l'article que vous avez créé à partir de la liste déroulante du champ Produit/service.
5. Inscrivez le montant qui n’est pas remboursé au locataire dans le champ Montant.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Une fois la note de crédit créée, l’étape suivante consiste à porter le crédit à la facture que vous avez générée.

Étape 5 : Appliquer la note de crédit à la facture

Pour appliquer la note de crédit à la facture :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sous Clients, choisissez Recevoir un paiement.
3. À partir de la liste déroulante Client , sélectionnez le nom du locataire concerné.
4. Vérifiez que le crédit et la facture sont bien sélectionnés et que les montants correspondent.
   Si le crédit ou la facture ne s’affiche pas, c’est que l’application s’est faite automatiquement. Vous pouvez alors sélectionner Annuler pour sauter cette étape.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le compte du locataire et le compte de passif affichent maintenant un solde de zéro.