Apprenez comment configurer et gérer des projets dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.
Utilisez vos projets QuickBooks en ligne pour faire le suivi de la rentabilité de vos projets. Vous pouvez ajouter les revenus, les dépenses et les coûts de main-d’œuvre du projet et exécuter des rapports propres au projet à partir d’un seul tableau de bord. Au besoin, vous pouvez ajouter d’anciennes opérations à de nouveaux projets ou à des projets en cours.
La fonction Projets est offerte uniquement dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.
Apprenez comment :
- Activer les projets
- Créer un nouveau projet
- Modifier le client associé à un projet
- Ajouter de nouvelles opérations à un projet
- Ajouter des dépenses existantes à un projet
- Ajouter des feuilles de temps existantes à un projet
- Ajouter des factures existantes à un projet
- Faites le suivi de vos coûts de main-d’œuvre
- Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes
Activer Projets
Par défaut, la fonction Projets est déjà activée dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Si vous utilisez QuickBooks en ligne Comptable, vous devrez l’activer vous-même.
Note : La fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable est un paramètre permanent qui ne peut pas être désactivé.
Activer la fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable
- Sélectionner Paramètres ⚙. Sélectionnez ensuite Paramètres de l’entreprise.
- Sélectionnez l’onglet Options avancées.
- Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
- Sélectionnez le Utiliser le suivi financier du projet
commutateur. - Sélectionner Enregistrer, puis OK pour confirmer.
- Sélectionnez Enregistrer.
Désactiver la fonction Projets
Vous devez être un administrateur principal pour désactiver la fonction Projets :
- Allez à Paramètres
et sélectionnez Compte et paramètres. - Sélectionnez l’onglet Options avancées.
- Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
- Sélectionnez le commutateur pour désactiver Regroupez toutes les activités liées à l’emploi au même endroit.
- Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
Créer un nouveau projet
- Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
- Allez à Projets (Accéder).
- Sélectionnez Nouveau projet.
- Dans le champ Nom du projet, saisissez le nom du projet.
- Sélectionnez un client dans le Client ▼.
- Saisissez un Date de début et Date de fin pour le projet.
- Sélectionnez l’état d’un projet dans le État du projet ▼.
Note : Vous pouvez également ajouter des renseignements sur le projet dans le Notes champ. - Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez maintenant ajouter de nouvelles opérations et des opérations existantes au projet.
Modifier le client associé à un projet
Note :
- Toutes les factures antérieures et devis pour le projet sera lié à votre nouveau client.
- Vous devrez envoyer toutes les factures impayées ou en attente devis à votre nouveau client.
- Allez à Projets (Accéder).
- Repérez et sélectionnez le projet pour lequel vous voulez modifier le client assigné.
- Sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez le nouveau client dans le Client ▼.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Passez en revue l’invite, puis sélectionnez Attribuer un nouveau client.
Ajouter de nouvelles opérations à un projet
Ajouter de nouvelles opérations comme des factures, des dépenses ou devis à votre projet. Cela n’affectera aucun de vos comptes et ne changera pas la façon dont vos opérations sont catégorisées. Vous n’avez qu’à les marquer comme faisant partie d’un projet afin de pouvoir faire le suivi de ses revenus et de ses dépenses.
Vous pouvez ajouter de nouvelles opérations de deux façons. Vous pouvez créer l’opération dans QuickBooks comme vous le feriez normalement. Il suffit de saisir le nom du projet dans le Client/Projet ▼. Ou suivez ces étapes pour créer une nouvelle opération à partir de projets :
- Allez à Projets (Accéder).
- Trouvez et sélectionnez le projet auquel vous voulez ajouter une opération.
- À partir du Ajouter au projet ▼, sélectionnez le type d’opération que vous voulez ajouter.
- Saisissez les détails de l’opération comme vous le feriez normalement.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
| Conseil : Travaillez-vous à partir d’un devis de projet existant? Ajoutez-le au projet avant de le convertir en facture pour le client. Vous pouvez également utiliser facturation proportionnelle pour créer plusieurs factures à partir d’une seule devis. Ainsi, au lieu de demander le paiement au complet dès le début, vous pouvez facturer des paiements partiels tout au long du projet. |
Ajouter des dépenses existantes à un projet
Si vous avez des opérations de dépenses existantes dans QuickBooks, vous pouvez les ajouter à un projet. Cela vous aide à faire le suivi des dépenses de votre projet.
- Allez à Dépenses, puis à Dépenses (Accéder).
- Trouvez et sélectionnez l’opération que vous voulez ajouter à votre projet.
- Dans le Client/Projet, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez le projet auquel vous voulez ajouter l’opération.
Note :- Procédez ainsi pour chaque élément de dépense à ajouter à votre projet. Ce processus diffère de l’ajout d’un bénéficiaire à une dépense.
- Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres. Ensuite ,activer le suivi des dépenses et des articles par client dans la section Dépense.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner d’autres options d’enregistrement.
Ajouter les feuilles de temps existantes à un projet
Si les feuilles de temps ne sont pas facturables, mais que vous voulez quand même les ajouter à un projet pour faire le suivi de votre rentabilité, vous pouvez les trouver et les ajouter à partir du menu Heures ou dans la Feuille de temps hebdomadaire. Cela dépend de votre type de compte.
Si vous voyez le menu Heures travaillées :
Si vous ne voyez pas le menu Heures travaillées :
Ajouter des factures existantes à un projet
Il est simple de créer de nouvelles factures à ajouter à un projet (voir Ajouter de nouvelles opérations à un projet), mais l’ajout de factures existantes à votre projet, en particulier celles liées à un paiement, nécessite quelques précautions avant de les modifier. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet.
Faites le suivi de vos coûts de main-d’œuvre
Il existe deux options pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de votre projet. Après avoir exécuté la paie, vous pouvez voir vos coûts de main-d’œuvre en utilisant vos charges salariales réelles. Sinon, vous pourrez saisir le taux horaire de chaque employé, et QuickBooks multipliera cette valeur par le nombre d’heures travaillées pour calculer les coûts de main-d’œuvre.
Découvrez comment configurer, suivre et afficher vos coûts horaires de main-d’œuvre.
Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes
Vous savez maintenant comment faire le suivi du coût d’un projet et des bénéfices connexes. Voici comment vérifier l’exactitude des données qui s’affichent : Sélectionnez un projet pour afficher chacun de ces onglets.
- Dans l’onglet Aperçu, utilisez les colonnes Revenus et Coûts comme guides. Assurez-vous que le total de l’une ou l’autre de ces colonnes augmente lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses ou des feuilles de temps hebdomadaires. Si vous utilisez la méthode des charges salariales pour le calcul des coûts des projets, les feuilles de temps n’augmenteront pas vos coûts dans l’onglet Aperçu jusqu’à ce que vous exécutiez la paie.
- L’onglet Activité chronométrée répartit les travaux effectués par votre équipe par date. Il indique également le total des coûts de main-d’œuvre pour chaque employé et chaque service que vous offrez afin que vous puissiez faire le suivi des coûts des différentes parties de votre projet.
- L’onglet Opérations regroupe toutes les opérations associées à un projet. Vous pouvez effectuer des tâches directement sur cet écran, par exemple convertir un devis en facture.
- Passez en revue vos rapports de coût des heures par employé ou fournisseur chaque mois. Assurez-vous d’avoir consigné correctement toutes les heures travaillées sur un projet. S’il manque des heures ou s’il y en a trop, le total de vos bénéfices risque d’être erroné.