Créer des éléments de paie relatifs aux avantages sociaux imposables dans QuickBooks Desktop Payroll

Devez-vous inclure des avantages sociaux pour vos employés? Nous vous expliquerons ce que sont les avantages sociaux et comment les configurer.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Qu’est-ce qu’un avantage social?
• Les avantages sociaux sont-ils imposables?
• Comment inclure les avantages imposables dans la paie
• Règles d’imposition des avantages sociaux
• Juste valeur marchande
• Comment configurer un élément de paie pour les avantages sociaux imposables

Qu’est-ce qu’un avantage social?

A avantages sociaux est une forme de rémunération pour la prestation de services, offerte par l’employeur à l’employé. Par exemple, l’utilisation personnelle d’une voiture d’entreprise (PCPC), qui permet à un employé d’utiliser un véhicule d’entreprise à des fins personnelles, est un type d’avantages sociaux.

Les avantages sociaux non monétaires devraient idéalement être déclarés sur un chèque de paie où l’employé reçoit un salaire régulier pour compenser les impôts sur les avantages sociaux.

Les avantages sociaux sont-ils imposables?

Tous les avantages sociaux que vous offrez sont imposables et doivent être inclus dans la paie du bénéficiaire, à moins que la loi ne l’exclue expressément.

Inclure les avantages imposables dans la paie

La paie du bénéficiaire doit inclure le montant par lequel la valeur des avantages sociaux est supérieure à la somme des montants suivants :

• Tout montant que la loi exclut de la paie
• Tout montant que le bénéficiaire a payé pour l’avantage

Règles d’évaluation des avantages sociaux

Vous devez utiliser la règle d’évaluation générale pour déterminer la valeur de la plupart des avantages sociaux. En vertu de cette règle, la valeur d’un avantage social est sa juste valeur marchande.

Juste valeur marchande

La juste valeur marchande d’un avantage social est le montant qu’un employé devrait payer à un tiers dans le cadre d’une opération sans lien de dépendance pour acheter ou louer l’avantage.

Ce montant est déterminé en fonction de l’ensemble des faits et des circonstances. La juste valeur marchande de l’avantage n’est pas basée sur le montant que l’employé considère être la valeur de l’avantage social, ni sur le coût que vous engagez pour fournir l’avantage.

1. De Listes, sélectionnez Plan comptable.
2. Dans le Liste d’éléments de paie, sélectionnez Élément de paie puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Contribution de l’entreprise, saisissez un nom pour la contribution de l’entreprise et sélectionnez Suivant.
4. (Facultatif) Sélectionnez le nom du Organisme à laquelle l’obligation est payée dans la liste déroulante, puis sélectionnez le numéro qui vous identifie auprès de cet organisme.
5. À partir du Compte de passif ▼ menu déroulant, sélectionnez les avantages sociaux Ajout dépenses rattachées que vous venez de créer.
6. À partir du Compte de dépenses ▼ menu déroulant, sélectionnez les avantages sociaux Déduction dépenses rattachées que vous venez de créer.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Saisissez l’information dans le Suivi des relevés d’emploi (RE), sélectionnez Suivant.
9. À partir du Type de suivi de taxe ▼ liste déroulante, sélectionnez l’option appropriée en fonction du type d’avantages sociaux et des T4130 Guide de l’employeur - Avantages imposables et allocations.
10. Le Retenues, sélectionnez les impôts appropriés en fonction du type d’avantages sociaux et des T4130 Guide de l’employeur - Avantages imposables et allocations.
11. Sélectionner Suivant deux fois (pour ignorer la Calculer en fonction de la quantité fenêtre).
12. Dans le Type de limite, saisissez un taux par défaut dans la première section si l’avantage est un montant fixe, et saisissez le montant de toute limite sur l’élément dans la deuxième section.
13. Sélectionnez Terminer.

Configurer un élément de paie pour les avantages sociaux imposables

La création d’un élément de paie pour les avantages sociaux imposables est un processus en plusieurs étapes.

Créer un compte de dépenses pour les avantages sociaux

1. De Listes, sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionner Compte puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Dépense et sélectionnez Continuer.
4. Saisissez un Nom du compte (par exemple ,Régime de santé de l’employé).

Créer un compte de dépenses rattachées pour l’ajout d’avantages sociaux

1. De Listes, sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionner Compte puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Dépense et sélectionnez Continuer.
4. Saisissez un Nom du compte (par exemple ,Régime de santé de l’employé - Prestation supplémentaire).
5. Préciser que ce compte est un Compte rattaché du compte de dépenses d’avantages sociaux principal que vous venez de créer.

Créer un compte de dépenses rattachées pour la déduction d’avantages sociaux

1. De Listes, sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionner Compte puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Dépense et sélectionnez Continuer.
4. Saisissez un Nom du compte (par exemple ,Régime de santé de l’employé - Déduction pour avantages sociaux).
5. Préciser que ce compte est un Compte rattaché du compte de dépenses d’avantages sociaux principal que vous venez de créer.

Créer l’élément de paie des avantages sociaux

Configurer un élément de paie pour les avantages sociaux imposables

1. De Listes, sélectionnez Liste d’éléments de paie.
2. Sélectionner Élément de paie puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Configuration personnalisée.
4. Sélectionnez soit Contribution de l’entreprise ou Ajout et sélectionnez Suivant.
   • Contribution de l’entreprise : Ajoute la valeur de la fraction à taxer, mais n’augmente pas la paie nette.
   • Ajout : Ajoute la valeur des frais supplémentaires à imposer et augmente la paie nette.
5. Saisissez un nom pour cet article et sélectionnez Suivant.
6. Sélectionner un Dépense compte et Passif compte dans les listes déroulantes et sélectionnez Suivant.
7. À partir du Type de suivi de taxe liste déroulante, sélectionnez Avantages sociaux et sélectionnez Suivant.
8. Sélectionner Suivant deux fois (pour ignorer la Calculer en fonction de la quantité fenêtre).
9. Saisissez ce taux par défaut dans la première section du Taux et limite par défaut si l’avantage est un montant précis.
10. Saisissez le montant de toute limite sur l’article dans la deuxième section de la fenêtre.
11. Sélectionner Finir.

Sélectionnez le scénario qui correspond à la façon dont les avantages sociaux seront versés à l’employé.

• Si le montant est inclus sur un chèque de paie avec traitement normal pour compenser les impôts, saisissez le montant à l’aide de l’élément de paie Avantages sociaux, sous Autres éléments de paie.
  Aucune autre déduction n’a besoin d’être ajoutée, car le montant n’est pas ajouté au chèque net, et seules les taxes sont calculées.
• Si l’employé ne recevra plus de salaire pour l’année et que l’employeur prêtera le montant de la taxe à l’employé, sélectionnez Ajout, sélectionnez Aucune pour Suivi des impôts et l’élément de paie (par exemple, appelé Avance pour cotisations sociales) sur le chèque de paie pour le montant de la cotisation.
  Ce montant doit être remboursé à l’employeur par l’employé dans les délais indiqués dans Publication 15 (Circulaire E).
• Si l’employé ne recevra plus de salaire pour l’année et que c’est l’employeur qui paiera les impôts, sélectionnez Ajout et un Suivi des impôts type de Rémunération et l’élément de paie pour majorer le chèque.