Que faire si votre chèque est sans provision et que votre compte bancaire ne contient pas assez de fonds

Apprenez comment saisir vos chèques sans provision dans QuickBooks en ligne.

Si un chèque que vous avez fait est sans provision, vous devez vous occuper de la comptabilité dans QuickBooks.

Un chèque est sans provision lorsque votre compte bancaire contient une provision insuffisante ou ne dispose pas de suffisamment d’argent pour couvrir le montant du chèque. Lorsque cela se produit, votre banque vous facture des frais bancaires ou de provision insuffisante. La façon dont vous prévoyez gérer les frais influence la façon de gérer la comptabilité. Suivez les étapes en fonction de la façon dont votre chèque a été refusé.

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer les situations suivantes :

• Votre chèque a été refusé, mais votre banque l’a honoré et vous a facturé des frais
• Votre chèque a été refusé, votre banque ne l’a pas honoré et le fournisseur a retourné le chèque sans le déposer de nouveau.
• Votre chèque a été refusé, votre banque ne l’a pas honoré et le fournisseur continue de le déposer.

Scénario 1 : votre chèque a été refusé, mais votre banque l’a honoré et vous a facturé des frais bancaires

Vous n’avez qu’à enregistrer les frais bancaires puisque votre chèque a été traité. Pour ce faire :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼ :
   • Sélectionnez le fournisseur si la banque lui a facturé la dépense.
   • Sélectionnez la banque si la dépense a été prélevée sur votre compte.
4. Dans la liste déroulante Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
5. Pour distinguer ces frais des autres dépenses, saisissez les « frais d’insuffisance de fonds » dans le champ Nº de réf.
6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires. Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau compte.
7. Saisissez le montant qu’on vous a facturé.
8. Remplissez les champs applicables, le cas échéant.
9. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Scénario 2 : votre chèque a été refusé, votre banque ne l’a pas honoré et le fournisseur a retourné le chèque sans le déposer de nouveau

Vous devez enregistrer les frais bancaires et annuler le chèque étant donné que votre fournisseur ne l’a pas accepté comme paiement. Pour annuler un chèque et enregistrer les frais bancaires :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur que vous avez payé pour afficher les détails.
3. Sous Liste des opérations, trouvez et sélectionnez le chèque sans provision pour afficher les détails.
4. Sélectionnez Plus, puis Annuler dans le menu contextuel.
5. Sélectionnez Annuler l’opération pour confirmer.
6. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque lui a facturé la dépense.
      • Sélectionnez la banque si la dépense a été prélevée sur votre compte.
   4. Dans la liste déroulante Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour distinguer ces frais des autres dépenses, saisissez les « frais d’insuffisance de fonds » dans le champ Nº de réf.
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires. Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau compte.
   7. Saisissez le montant qu’on vous a facturé.
   8. Remplissez les champs applicables, le cas échéant.
   9. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Scénario 3 : votre chèque a été refusé, votre banque ne l’a pas honoré et le fournisseur continue de le déposer

Cela entraîne le refus du chèque plusieurs fois, avec de multiples contrepassations et frais bancaires.

Si votre banque enregistre chaque chèque refusé et contrepassation

1. Saisissez une écriture de journal pour contrepasser le paiement par chèque sans provision.
   1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
   2. Sélectionnez Écriture de journal.
   3. Saisissez la date à laquelle le chèque a été refusé dans le champ Date de l’écriture de journal.
   4. Sur la première ligne, sélectionnez le compte bancaire dans la liste déroulante ▼ de la colonne Compte.
   5. Saisissez le montant du chèque dans la colonne Débits.
   6. Dans la colonne Nom, sélectionnez le client.
   7. Sur la deuxième ligne, sélectionnez Comptes fournisseurs dans la liste déroulante ▼ de la colonne Compte. Le montant du chèque s’affiche dans la colonne Crédits.
   8. Dans la colonne Nom, sélectionnez le fournisseur.
   9. Dans le champ Mémo, saisissez une note expliquant pourquoi vous avez créé l’écriture de journal.
   10. Remplissez les champs applicables, le cas échéant.
   11. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
2. Rouvrez la facture à payer et liez le chèque sans provision à l’écriture de journal.
   1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur pour afficher les détails.
   3. Dans la Liste des opérations, trouvez et sélectionnez l’opération Paiement de facture du chèque sans provision pour afficher les détails.
   4. Décochez la case de la facture à payer, puis cochez la case de l’écriture de journal.
   5. Confirmez les modifications voulues, puis sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
3. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque lui a facturé la dépense.
      • Sélectionnez la banque si la dépense a été prélevée sur votre compte.
   4. Dans la liste déroulante Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour distinguer ces frais des autres dépenses, saisissez les « frais d’insuffisance de fonds » dans le champ Nº de réf.
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires. Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau compte.
   7. Saisissez le montant qu’on vous a facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque chèque sans provision.

Enregistrez le paiement de facture lorsque votre compte bancaire contient suffisamment de fonds pour couvrir le paiement par chèque.

Si votre banque enregistre uniquement les paiements réussis

1. Changez la date de paiement à la date à laquelle le paiement a été traité.
   1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur pour afficher les détails.
   3. Dans la Liste des opérations, trouvez et sélectionnez le chèque sans provision pour afficher les détails.
   4. Changez la date de paiement.
   5. Confirmez les modifications voulues, puis sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
2. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque lui a facturé la dépense.
      • Sélectionnez la banque si la dépense a été prélevée sur votre compte.
   4. Dans la liste déroulante Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour distinguer ces frais des autres dépenses, saisissez les « frais d’insuffisance de fonds » dans le champ Nº de réf.
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires. Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau compte.
   7. Saisissez le montant qu’on vous a facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.