Que faire si votre chèque est sans provision et que votre compte bancaire n’a pas assez de fonds dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment saisir vos chèques sans provision dans QuickBooks en ligne.

Si un chèque que vous avez fait est sans provision, vous devez vous occuper de sa comptabilité dans QuickBooks.

Un chèque est sans provision lorsque votre compte bancaire n’a pas assez de fonds ou n’a pas assez d’argent pour couvrir le montant du chèque. Lorsque cela se produit, votre banque vous facture des frais pour provision insuffisante. La façon dont vous prévoyez gérer les frais détermine votre manière de traiter la comptabilité.

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer les scénarios suivants :

• Votre chèque s’est révélé sans provision, mais votre banque l’a couvert et vous a facturé des frais
• Votre chèque s’est révélé sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur l’a retourné sans le déposer de nouveau.
• Votre chèque s’est révélé sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur continue de déposer le chèque.

Scénario 1 : Votre chèque s’est révélé sans provision, mais votre banque l’a couvert et vous a facturé des frais

Vous n’avez qu’à enregistrer les frais bancaires depuis le traitement de votre chèque. Pour ce faire :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. À partir du Bénéficiaire Menu déroulant ▼ :
   • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
   • Sélectionnez la banque si elle a été facturée à votre compte.
4. À partir du Compte de paiement Dans le menu déroulant ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
5. Pour le distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais sans provision » dans le champ Nº de réf. .
6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires,
7. Saisissez le montant facturé.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Scénario 2 : Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur vous a retourné le chèque sans le déposer de nouveau

Vous devez enregistrer les frais bancaires et annuler le chèque puisque votre fournisseur ne l’a pas accepté comme paiement. Pour annuler un chèque et enregistrer les frais bancaires :

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur que vous avez payé.
3. Trouvez et sélectionnez le chèque sans provision.
4. Sélectionner Plus, puis sélectionnez Annuler dans le menu contextuel.
5. Confirmez que vous voulez annuler le chèque, puis sélectionnez OK,
6. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. À partir du Bénéficiaire Menu déroulant ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si elle a été facturée à votre compte.
   4. À partir du Compte de paiement Dans le menu déroulant ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour le distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais sans provision » dans le champ Nº de réf. .
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires,
   7. Saisissez le montant facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer.

Scénario 3 : Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur continue de déposer le chèque.

Par conséquent, le chèque se retrouve sans provision plusieurs fois, avec plusieurs contre-passations et frais bancaires.

Si votre banque enregistre chaque état sans provision et contre-passation

1. Saisissez une écriture de journal pour contre-passer le paiement par chèque sans provision.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Écriture de journal.
   3. Entrez la date à laquelle le chèque a rebondi dans le champ Date du journal.
   4. Sur la première ligne, sélectionnez le compte bancaire dans le menu déroulant ▼ de la colonne Compte.
   5. Saisissez le montant du chèque dans la colonne Débits.
   6. Sur la deuxième ligne, sélectionnez Comptes fournisseurs à partir du menu déroulant ▼ dans la colonne Compte. Le montant du chèque s’affiche.
   7. Dans la colonne Nom, sélectionnez le nom du fournisseur.
   8. Dans le champ Mémo, saisissez une note expliquant pourquoi vous avez créé l’écriture de journal.
   9. Sélectionnez Enregistrer.
2. Rouvrez la facture à payer et liez le chèque sans provision à l’écriture de journal.
   1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur.
   3. Dans la Liste d’opérations, repérez et sélectionnez le chèque sans provision.
   4. Décochez la case de la facture à payer, puis cochez celle de l’écriture de journal.
   5. Confirmez que vous voulez apporter les modifications, puis sélectionnez Enregistrer,
3. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. À partir du Bénéficiaire Menu déroulant ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si elle a été facturée à votre compte.
   4. À partir du Compte de paiement Dans le menu déroulant ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour le distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais sans provision » dans le champ Nº de réf. .
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires,
   7. Saisissez le montant facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer.
4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque retour.

Enregistrer le paiement de facture lorsque votre compte bancaire contient suffisamment de fonds pour couvrir le paiement par chèque.

Si votre banque enregistre uniquement les paiements réussis

1. Remplacez la date de paiement par la date à laquelle le paiement a été traité.
   1. Allez à Dépenses puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur.
   3. Dans la Liste d’opérations, repérez et sélectionnez le chèque sans provision.
   4. Changez la date de paiement.
   5. Confirmez que vous voulez apporter les modifications, puis sélectionnez Enregistrer,
2. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   1. À partir du Bénéficiaire Menu déroulant ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si elle a été facturée à votre compte.
   2. À partir du Compte de paiement Dans le menu déroulant ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   3. Pour le distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais sans provision » dans le champ Nº de réf. .
   4. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires,
   5. Saisissez le montant facturé.
   6. Sélectionnez Enregistrer.