Que faire si votre chèque est sans provision et que votre compte bancaire ne contient pas assez de fonds dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment saisir vos chèques sans provision dans QuickBooks en ligne.

Si un chèque que vous avez émis est sans provision, vous devez vous occuper de la comptabilité dans QuickBooks.

Un chèque est sans provision lorsque votre compte bancaire est sans provision ou qu’il n’a pas assez d’argent pour couvrir le montant du chèque. Lorsque cela se produit, votre banque vous facture des frais bancaires ou des frais pour provision insuffisante. La façon dont vous prévoyez gérer les frais influence la façon de gérer la comptabilité.

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer les situations suivantes :

• Votre chèque est sans provision, mais votre banque l’a couvert et vous a facturé des frais
• Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur a retourné le chèque sans le déposer de nouveau.
• Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur continue à déposer le chèque de nouveau.

Scénario 1 : Votre chèque est sans provision, mais votre banque l’a couvert et vous a facturé des frais bancaires.

Il vous suffit d’enregistrer les frais bancaires depuis le traitement de votre chèque. Pour ce faire :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. À partir du menu déroulant Bénéficiaire  ▼ :
   • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
   • Sélectionnez la banque si l’opération a été imputée à votre compte.
4. Dans le menu déroulant Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
5. Pour la distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais CSP » dans le champ Nº de réf. champ.
6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires.
7. Saisissez le montant qui vous a été facturé.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Scénario 2 : Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur a retourné le chèque sans le déposer de nouveau.

Vous devez enregistrer les frais bancaires et annuler le chèque, car votre fournisseur ne l’a pas accepté comme paiement. Pour annuler un chèque et enregistrer les frais bancaires :

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur que vous avez payé.
3. Trouvez et sélectionnez le chèque sans provision.
4. Sélectionnez Plus, puis sélectionnez Annuler dans le menu contextuel.
5. Confirmez que vous voulez annuler le chèque, puis sélectionnez OK.
6. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. À partir du menu déroulant Bénéficiaire  ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si l’opération a été imputée à votre compte.
   4. Dans le menu déroulant Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour la distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais CSP » dans le champ Nº de réf. champ.
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires.
   7. Saisissez le montant qui vous a été facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer.

Scénario 3 : Votre chèque est sans provision, votre banque ne l’a pas couvert et le fournisseur continue de déposer le chèque de nouveau.

Le chèque est donc sans provision plusieurs fois, ce qui entraîne plusieurs contre-passations et des frais bancaires.

Si votre banque enregistre chaque rebond et contre-passation

1. Saisissez une écriture de journal pour contre-passer le paiement par chèque sans provision.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Écriture de journal.
   3. Saisissez la date à laquelle le chèque a été refusé dans le champ Date du journal.
   4. Sur la première ligne, sélectionnez le compte bancaire dans le menu déroulant ▼ de la colonne Compte.
   5. Saisissez le montant du chèque dans la colonne Débits.
   6. Sur la deuxième ligne, sélectionnez Comptes fournisseurs dans le menu déroulant ▼ de la colonne Compte. Le montant du chèque s’affiche.
   7. Dans la colonne Nom, sélectionnez le fournisseur.
   8. Dans le champ Mémo, saisissez une note expliquant pourquoi vous avez créé l’écriture de journal.
   9. Sélectionnez Enregistrer.
2. Rouvrez la facture à payer et liez le chèque sans provision à l’écriture de journal.
   1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur.
   3. Dans la liste des opérations, trouvez et sélectionnez le chèque sans provision.
   4. Décochez la case de la facture à payer, puis sélectionnez celle de l’écriture de journal.
   5. Confirmez que vous voulez apporter les modifications, puis sélectionnez Enregistrer.
3. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   3. À partir du menu déroulant Bénéficiaire  ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si l’opération a été imputée à votre compte.
   4. Dans le menu déroulant Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   5. Pour la distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais CSP » dans le champ Nº de réf. champ.
   6. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires.
   7. Saisissez le montant qui vous a été facturé.
   8. Sélectionnez Enregistrer.
4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque rebond.

Enregistrez le paiement de facture lorsque votre compte bancaire dispose de suffisamment de fonds pour couvrir le paiement par chèque.

Si votre banque enregistre seulement les paiements réussis

1. Remplacez la date du paiement par la date à laquelle le paiement a été traité.
   1. Allez à Dépenses, puis sélectionnez Fournisseurs .
   2. Trouvez et sélectionnez le nom du fournisseur.
   3. Dans la liste des opérations, trouvez et sélectionnez le chèque sans provision.
   4. Modifiez la date du paiement.
   5. Confirmez que vous voulez apporter les modifications, puis sélectionnez Enregistrer.
2. Enregistrez les frais bancaires.
   1. Sélectionnez + Nouveau.
   2. Sélectionnez Dépense.
   1. À partir du menu déroulant Bénéficiaire  ▼ :
      • Sélectionnez le fournisseur si la banque l’a facturé.
      • Sélectionnez la banque si l’opération a été imputée à votre compte.
   2. Dans le menu déroulant Compte de paiement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez pour payer les dépenses.
   3. Pour la distinguer des autres dépenses, saisissez « Frais CSP » dans le champ Nº de réf. champ.
   4. Dans la colonne Catégorie, sélectionnez Frais bancaires.
   5. Saisissez le montant qui vous a été facturé.
   6. Sélectionnez Enregistrer.