Importer vos factures à payer dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment importer des factures à payer en lot dans QuickBooks en ligne.

Devez-vous importer rapidement un lot de factures dans QuickBooks en ligne? QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé vous permettent de le faire facilement.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre ce que vous pouvez importer dans QuickBooks en ligne
• Préparer votre fichier CSV
• Téléverser votre fichier CSV
• Faites correspondre vos en-têtes de colonne
• Lancez l’importation et vérifiez les résultats
• Activer les numéros d’opérations personnalisés
• Comprendre les capacités et les limites

Que puis-je importer dans QuickBooks en ligne?

• Il est possible d’importer des factures à payer qui comprennent plusieurs postes ou selon la valeur totale de chaque facture à payer.
• La fonction multidevise est prise en charge.
• Vos codes de taxe de vente sont mappés; vous n’avez donc pas besoin de les modifier pour correspondre au format de codes de taxe de vente utilisés dans QuickBooks en ligne avant d’effectuer l’importation.

Note : Nous vous recommandons d’importer un maximum de 100 factures à payer à la fois.

Étape 1 : Préparez votre fichier CSV

Avant d’importer vos données, vous devez bien préparer votre fichier CSV (ou Excel).

Votre fichier doit comprendre les colonnes suivantes :

• Nº de la facture à payer
• Fournisseur
• Date de la facture à payer
• Échéance
• Compte
• Montant de la ligne
• Code de taxe de la ligne

Vous pouvez mapper l’en-tête de chacune de vos colonnes aux champs de la facture à payer de QuickBooks durant le processus d’importation. Vous pouvez aussi télécharger un fichier de données présenté à titre d’exemple.

Note : Si votre fichier CSV contient de nouveaux fournisseurs ou de nouveaux comptes, vous devez importer ou ajouter les nouveaux fournisseurs, les nouveaux comptes ou les nouveaux clients avant de téléverser votre fichier CSV.

Étape 2 : Téléversez votre fichier CSV

1. Allez à Paramètres ⚙️ et sélectionnez Importer des données.
2. Sélectionnez Factures à payer.
3. Passez en revue ce qui est requis pour l’importation des factures à payer. Un exemple de fichier de données est également disponible.
4. Après avoir rempli tous les champs requis, cliquez sur Parcourir pour sélectionner votre fichier CSV.
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. Si vous voulez que les fournisseurs soient créés automatiquement, cochez la case Ajouter les nouveaux fournisseurs qui ne font pas partie de QuickBooks.
7. Sélectionnez Suivant.

Étape 3 : Faites correspondre vos en-têtes de colonne

Note : Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*).

1. Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé (p. ex., JJ/MM/AAAA).
2. Sélectionnez votre option de taxe de vente (le cas échéant) : Taxe non comprise ou Taxe comprise (cette option n’est pas disponible si la taxe de vente n’est pas configurée dans QuickBooks en ligne).
3. Mappez tous les champs obligatoires, puis sélectionnez Suivant.
   
4. Sur la dernière page, mappez vos codes de taxe de vente avec ceux de QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Suivant. Si un problème survient, les champs concernés seront mis en évidence pour vous permettre d’aller corriger les erreurs. 

Étape 4 : Lancez l’importation et vérifiez les résultats

1. Un sommaire de l’importation s’affiche.
2. Pour lancer le processus d’importation, sélectionnez Commencer l’importation.
3. Une fois l’opération terminée, un sommaire de l’importation s’affiche.
4. Cliquez sur OK.

Activation des numéros d’opérations personnalisés

Pour conserver la numérotation de vos factures à payer dans votre fichier CSV, assurez-vous d’activer les numéros d’opérations personnalisés. Pour ce faire :

1. Allez à Paramètres ⚙️ et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Ventes.
3. Dans le Contenu du formulaire de vente section, sélectionnez l’icône Modifier ✎ et activez l’option Numéros d’opérations personnalisés,
4. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Capacités et limites

Que dois-je savoir?

• Prenez en considération les méthodes d’importation suivantes si vous avez un grand nombre de nouveaux fournisseurs à importer : Importer des contacts clients et fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail.
• Les rabais et les notes de crédit ne sont pas pris en charge.
• Le montant total de la facture à payer doit être supérieur ou égal à zéro.
• À l’importation de nouveaux fournisseurs, si aucune devise n’est précisée, QuickBooks en ligne utilise la devise locale pour ces clients.
• Les factures à payer doivent comprendre au moins un poste.
• Les comptes de ligne doivent être affichés dans QuickBooks en ligne avant l’importation.
• Si vos factures comprennent plus d’un poste, assurez-vous que chaque poste indique le numéro, le fournisseur et la date de la facture à payer, comme dans le fichier CSV donné en exemple.
• La section « Détail des articles » n’est pas importée. Il n’est donc pas possible d’importer la section Produit/service non plus. C’est pourquoi vous ne pouvez pas importer d’articles qui augmenteraient automatiquement les stocks.
• La taxe de vente doit être activée dans QuickBooks en ligne si vous voulez importer des opérations qui comprennent des montants de taxe de vente.
• Si la taxe de vente ne s’applique pas ou n’est pas activée dans QuickBooks en ligne, alors aucun code de taxe de vente ou montant relatif à la taxe de vente n’est requis, et votre fichier type ne comprend pas de colonne indiquant la taxe de vente.
• Si la taxe de vente s’applique ou est activée dans QuickBooks en ligne, alors les codes et les montants relatifs à la taxe de vente sont requis, et votre fichier type comprend des colonnes indiquant la taxe de vente.
• QuickBooks calcule la taxe de vente en fonction du code de taxe de vente si aucun montant de taxe de vente n’est indiqué.
• Si un montant de taxe de vente est indiqué, ce dernier remplace le calcul normalement effectué par QuickBooks en ligne. Cela permet de respecter les différences d’arrondissement entre les applications de QuickBooks en ligne et les applications tierces.