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Joindre des documents aux déclarations T2 transmises par la TED

Dans quels modules de ProFile peut-on transmettre des pièces jointes par voie électronique?

Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes dans tous les modules de ProFile grâce à la fonction « HyperDocs ». Toutefois, seul le module T2 permet actuellement de transmettre ces pièces jointes au moyen de la fonction « Joindre un document ».

Note : Contrairement à la fonction « HyperDocs », l’option « Joindre un document » ne permet pas d’intégrer des fichiers dans ProFile.

Quel est le délai pour transmettre des pièces jointes?

Les sociétés peuvent transmettre à l’ARC des pièces justificatives à l’aide de la fonction « Joindre un document » dans ProFile dans les 24 heures suivant la transmission par la TED d’une déclaration T2 originale ou modifiée.

Quels types de fichiers sont acceptés?

Les types de fichiers suivants sont acceptés comme pièces jointes :

  • .pdf
  • .doc
  • .docx
  • .xls
  • .xlsx
  • .rtf
  • .txt
  • .jpg
  • .jpeg
  • .tiff
  • .tif
  • .xps

Quelle est la taille maximale des pièces jointes?

La taille maximale est de 150 mégaoctets (Mo). Cette limite est établie par l’ARC.

Y a-t-il une limite au nombre de pièces jointes que l’on peut transmettre?

Il n’y a pas de limite au nombre de pièces jointes que vous pouvez transmettre, pourvu que vous les envoyiez dans les 24 heures suivant la soumission par la TED de la déclaration T2.

Puis-je ajouter des pièces jointes avant de transmettre la déclaration T2?

Oui, mais la déclaration T2 devra être transmise en premier, avant de faire suivre les pièces jointes.

Vous pouvez joindre des documents de l’une ou l’autre de ces façons : à partir du menu du clic droit dans une déclaration T2 ou à partir de la barre d’outils supérieure de ProFile.

À partir du menu du clic droit :

1. Ouvrez la déclaration T2.

2. Cliquez avec le bouton droit sur la déclaration ou un champ.

3. Dans le menu, sélectionnez l’option « Joindre un document » :

L0KYYS0ow_FR_1.JPG

L’assistant des pièces jointes s’affiche.

À partir de la barre d’outils de ProFile :

Dans la barre d’outils supérieure, ouvrez le menu « TED » et sélectionnez l’option « Joindre un document… » :

L0KYYS0ow_FR_2.JPG

L’assistant des pièces jointes s’affiche.

L’assistant des pièces jointes permet de joindre des documents à une déclaration T2 préalablement transmise :

L0KYYS0ow_FR_3.JPG

1. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour ouvrir l’explorateur de fichiers :

L0KYYS0ow_FR_4.JPG

2. Naviguez jusqu’à l’emplacement du fichier désiré et sélectionnez-le.

3. Cliquez sur le bouton « Ouvrir ». La fenêtre « Joindre un fichier à la déclaration » s’affiche et indique le nom du fichier et son emplacement :

L0KYYS0ow_FR_5.JPG

4. Sélectionnez « Type de document » pour afficher la liste des types de documents acceptés pour la transmission à l’ARC. Tapez un mot-clé pour affiner les résultats ou parcourez la liste et faites votre choix :

L0KYYS0ow_FR_6.JPG

5. Saisissez une brève description dans le champ « Description »; il s’agit d’un champ obligatoire selon les exigences de l’ARC.

6. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

L’assistant des pièces jointes ajoute le document en précisant le « NOM », le « TYPE DE DOCUMENT » et l’« ÉTAT » :

L0KYYS0ow_FR_7.JPG

Utilisez les icônes « ACTIONS » pour consulter, supprimer ou modifier la description du document joint, au besoin :

L0KYYS0ow_FR_8.JPG

Si le document joint ne respecte pas les exigences de transmission, un message d’erreur s’affichera en rouge :

L0KYYS0ow_FR_9.JPG

Vous devez corriger l’erreur avant d’enregistrer de nouveau. Voici un aperçu des causes d’erreurs possibles :

  • Le nom du fichier contient des caractères spéciaux.
  • Aucune description n’a été saisie pour le document joint.
  • Le fichier a été déplacé ou supprimé après avoir été joint.

Consultez la section « Dépannage » ci-dessous pour voir des exemples d’erreurs et des solutions.

1. Assurez-vous d’avoir tous les fichiers requis à l’onglet « Ajouter des pièces jointes » de l’assistant des pièces jointes.

2. Cliquez sur le bouton « Transmettre des pièces jointes à l’ARC » :

L0KYYS0ow_FR_10.JPG

La fenêtre « Transmettre des pièces jointes à l’ARC » s’affiche :

L0KYYS0ow_FR_11.JPG

3. Sélectionnez la méthode de transmission désirée (numéro de la TED et mot de passe ou code d’accès Web [CAW]). Si vous souhaitez utiliser un CAW, mais que vous n’en avez pas, sélectionnez l’option « Je veux demander un code d’accès Web et transmettre ces pièces jointes ».

4. Cliquez sur le bouton « Refuser » pour mettre fin au processus de transmission. La pièce jointe demeure dans le volet « Ajouter des pièces jointes » jusqu’à ce que vous la soumettiez ou supprimiez.

5. Cliquez sur le bouton « Accepter » pour transmettre la ou les pièces jointes. La fenêtre « Transmission des pièces jointes » s’affiche :

L0KYYS0ow_FR_12.JPG

Note : Ne fermez pas la fenêtre « Transmission des pièces jointes » pendant la transmission. Si vous transmettez des fichiers volumineux, cela peut prendre quelques minutes.

La fenêtre « Les pièces jointes ont été transmises » s’affiche ensuite :

L0KYYS0ow_FR_13.JPG

6. Cliquez sur le bouton « Imprimer le code de confirmation » pour afficher, imprimer et conserver la preuve de la transmission :

L0KYYS0ow_FR_14.JPG

Note : Le code de confirmation comprend une ligne « Horodateur » qui indique la date de transmission (par exemple, 2019-06-17), l’heure de transmission avec les millisecondes (par exemple, 10:36:24:680) et le fuseau horaire (par exemple, -04:00).

7. Cliquez sur le bouton « Voir les transmissions » pour afficher les pièces jointes transmises et leur état en lien avec la déclaration T2 :

L0KYYS0ow_FR_15.JPG

En cas d’échec de la transmission, un message d’erreur s’affiche :

L0KYYS0ow_FR_16.JPG

Le message comprend un code d’erreur de l’ARC et une explication de la cause du problème.

Corrigez le problème (par exemple, si un fichier est trop volumineux), joignez et transmettez le fichier de nouveau.

Si le problème persiste, communiquez avec le bureau d’aide de transmission par Internet des déclarations des sociétés de l’Agence du revenu du Canada au 1 800 959-2803.

La fonction « HyperDocs » de ProFile permet aux utilisateurs de réviser des documents déjà transmis.

1. Ouvrez la déclaration T2.

2. Dans la barre d’outils supérieure, ouvrez le menu « Fichier » et sélectionnez l’option « HyperDocs… » :

L0KYYS0ow_FR_17.JPG

La fenêtre « HyperDocs » montre les pièces jointes qui ont été transmises avec succès :

L0KYYS0ow_FR_18.JPG

3. Sélectionnez une pièce jointe et cliquez sur le « X » rouge dans le coin supérieur droit pour la supprimer dans HyperDocs. Ou encore, cliquez avec le bouton droit sur une pièce jointe et sélectionnez l’option « Supprimer » dans le menu :

L0KYYS0ow_FR_19.JPG

La fenêtre « Confirmation » s’affiche :

L0KYYS0ow_FR_20.JPG

4. Cliquez sur « Oui » pour supprimer la pièce jointe dans HyperDocs.

Une fenêtre de « Confirmation » s’affiche si la pièce jointe n’a pas été transmise :

L0KYYS0ow_FR_21.JPG

5. Cliquez sur « Oui » pour supprimer la pièce jointe dans HyperDocs.

La pièce jointe est supprimée de la liste HyperDocs.

Type de document non valide

Le message d’erreur suivant indique que le type de pièce jointe sélectionné n’est pas valide pour la transmission :

L0KYYS0ow_FR_22.JPG

Pour régler ce problème, veuillez sélectionner un fichier doté d’une extension prise en charge.

Aucun type de document sélectionné ou aucune description saisie

Le message d’erreur suivant indique que l’utilisateur n’a pas sélectionné un type de document ou n’a pas fourni de description :

L0KYYS0ow_FR_23.JPG

Pour régler ce problème, veuillez remplir les champs Type de document et Description avant de cliquer sur Enregistrer.

Caractères spéciaux dans le nom du fichier joint

Le message d’erreur suivant indique que le fichier sélectionné contient des caractères spéciaux dans son nom, empêchant ainsi la transmission :

L0KYYS0ow_FR_24.JPG

Pour régler ce problème, veuillez renommer le fichier en supprimant les caractères spéciaux.

« Fichier introuvable » dans la fenêtre de transmission

Le message d’erreur suivant indique que le fichier sélectionné a été déplacé ou supprimé avant la transmission :

L0KYYS0ow_FR_25.JPG

Pour régler ce problème, vous devez restaurer le fichier selon le chemin d’accès désigné ou sélectionner le fichier à son nouvel emplacement.

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