Entrer les crédits de fournisseur et les remboursements dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment enregistrer ou rembourser un crédit provenant d’un fournisseur dans QuickBooks en ligne.

Vous venez d’obtenir un remboursement pour une dépense d’entreprise? Nous vous montrerons comment créer un crédit de fournisseur.

• Si vous avez obtenu un crédit pour un achat futur, vous devriez plutôt entrer un crédit.
• Si votre client a utilisé une carte de crédit lors d’un achat, vous pouvez rembourser un paiement par carte de crédit sur le reçu de vente ou la facture.

La manière dont vous saisissez le remboursement dépend de la manière dont vous consignez vos achats. Choisissez la section ci-dessous qui s’applique à votre situation. Si vous n’êtes pas sûr, consultez votre comptable. ou nous pouvons vous aider trouver un ConseillerPro.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Enregistrer si vous saisissez des dépenses ou émettez des chèques
• Enregistrer si vous saisissez des factures que vous prévoyez payer plus tard
• Déposer un crédit de fournisseur lorsqu’aucune dépense n’a eu lieu
• Enregistrer les remboursements du fournisseur sur une carte de crédit

Si vous saisissez des dépenses ou émettez des chèques

Suivez ces étapes si vous ne saisissez pas de factures pour faire le suivi de vos dépenses.

1. Tout d’abord, assurez-vous que vous avez déjà créé la dépense ou le chèque initial dans QuickBooks et lui avez assigné une catégorie ou un compte.
2. Sélectionnez+ Nouveau , puisDépôt bancaire.
3. Allez à la section Ajouter des fonds à ce dépôt :
   • Entrez le montant remboursé par le fournisseur et choisissez la catégorie ou le compte que vous avez sélectionné pour la dépense ou le chèque initial.
   • Si ce remboursement était pour une dépense que vous avez liée à un client ou à un projet, cochez la case Suivi des retours pour les clients, puis sélectionnez le nom du client ou du projet. Ainsi, vos coûts ne seront pas surévalués.
4. Si vous avez déposé des paiements de clients pour des factures dans le compte bancaire avec le remboursement du fournisseur, ajoutez-les dans la section Sélectionnez les paiements compris dans ce dépôt.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si vous saisissez des factures que vous prévoyez payer plus tard

Suivez ces étapes si vous saisissez des factures pour faire le suivi de vos dépenses. Cela garantit que le crédit est bien associé au compte de dépenses que vous utilisez pour ce fournisseur.

Étape 1 : Créer un crédit de fournisseur

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Crédit de fournisseur.
3. Dans la liste déroulante Fournisseur ▼, sélectionnez votre fournisseur.
4. Selon la façon dont vous consignez les achats avec ce fournisseur, entrez les Détails de la catégorie ou le Détail de l’article. Il s’agit généralement de la catégorie, du produit ou du service pour lequel vous obtenez un crédit.
   Remarque : Si vous choisissez un article en stock, QuickBooks le remettra en stock. Si l’article est défectueux ou si vous ne voulez pas qu’il soit ajouté de nouveau au stock, vous pouvez effectuer un rajustement de la quantité en stock.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Appliquer les crédits de fournisseur à une facture

Vous pouvez appliquer un crédit de fournisseur à toute facture impayée ou à venir. Lorsque vous serez prêt à utiliser le crédit, voici comment procéder.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Payer les factures.
3. Sélectionnez une facture pour votre fournisseur dans la liste. Vous verrez le crédit disponible avec ce fournisseur dans le champ Crédit appliqué.
4. Remplissez les champs qui restent comme vous le faites normalement.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Déposer un crédit de fournisseur lorsqu’aucune dépense n’a eu lieu

Il arrive parfois qu’un fournisseur vous accorde un crédit à titre de promotion ou de remerciement. Voici comment enregistrer le crédit et l’appliquer à toute facture impayée ou à venir pour ce fournisseur.

Étape 1 : Saisir un crédit de fournisseur

Cela garantit que le crédit est bien associé au compte de dépenses que vous utilisez pour ce fournisseur.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Crédit de fournisseur.
3. Dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez votre fournisseur.
4. Selon la façon dont vous consignez les achats avec ce fournisseur, entrez les Détails de la catégorie ou le Détail de l’article. Il s’agit généralement de la catégorie, du produit ou du service pour lequel vous obtenez un crédit.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Déposer l’argent que vous avez reçu du fournisseur

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
3. Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le compte dans lequel a été versé le remboursement.
4. Dans la section Ajouter des fonds à ce dépôt, remplissez les champs :
   • Reçu de : Sélectionnez le fournisseur qui vous a versé le remboursement.
   • Compte : Sélectionnez Comptes fournisseurs. Important : Vous devez choisir l’option Comptes fournisseurs pour associer le remboursement au crédit de fournisseur. Même si cela peut paraître étrange, c’est la meilleure façon de procéder.
   • Mode de paiement : Saisissez le mode de paiement utilisé par le fournisseur pour vous rembourser.
   • Montant : Saisissez le montant du remboursement.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Utiliser Payer les factures pour associer le dépôt bancaire au crédit de fournisseur

Même si vous ne payez pas une facture, c’est la bonne chose à faire. Cette dernière étape consiste à assurer l’exactitude des dépenses du fournisseur.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Payer les factures.
3. Sélectionnez le dépôt bancaire que vous venez de créer. Vous verrez le montant du crédit de fournisseur dans le champ Crédit appliqué. Le paiement total devrait être $ CA0,00.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Enregistrer les remboursements du fournisseur sur une carte de crédit

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Crédit sur carte de crédit.
3. Dans le champ Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur approprié.
4. Dans la liste déroulante Compte bancaire/de carte de crédit ▼, sélectionnez la carte de crédit sur laquelle vous avez reçu le remboursement.
5. Saisissez la Date du paiement, le montant du remboursement dans Montant, Taxe de venteet Catégorie.
   Note : La catégorie utilisée ici est le compte de dépenses original sur la facture à payer originale.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.