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Comment utiliser le journal d'audit dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks2Mis à jour le 10 juin, 2022

QuickBooks effectue le suivi de vos activités dans le journal d'audit. Y sont répertoriées chacune des modifications apportées à vos comptes et l'identité de ceux qui les ont apportées.

Découvrez le fonctionnement du journal d'audit et apprenez à l'utiliser pour assurer la traçabilité de vos activités.

Le journal d'audit : comment ça marche

QuickBooks enregistre toutes vos opérations financières dans votre plan comptable.

Mais il enregistre également toutes les activités du compte dans le journal d'audit, telles que les connexions des utilisateurs, les modifications apportées aux paramètres de QuickBooks, les modifications apportées aux clients, aux fournisseurs, aux employés et aux envois des paies. Voici ce qu'il enregistre dans le journal d'audit :

  • La date de chaque modification apportée à vos comptes
  • Le nom de l'utilisateur à l'origine de la modification
  • Le type de modification ou d'événement
  • Le nom du client ou du fournisseur visé par la modification
  • La date et le montant de l'opération d'origine

Les événements enregistrés dans le journal d'audit sont disponibles pendant deux ans.

Note : Les déconnexions ne sont enregistrées dans le journal d'audit que lorsque vous sélectionnez Se déconnecter. La fermeture du navigateur, l'accès à un autre site Web depuis la page QuickBooks et la déconnexion automatique suite à une période d'inactivité ne sont pas considérés comme des déconnexions.

Utiliser le journal d'audit

Vous devez vous connecter en tant qu'administrateur pour accéder au journal d'audit. En cas de problème technique, contactez votre administrateur principal.

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙ puis sur Journal d'audit.
  2. Utilisez les champs de la page pour choisir le filtre UtilisateurDate de modification ou Événements approprié pour affiner les résultats.

Le journal d'audit affiche 150 lignes à la fois. Pour la plupart des opérations ou des événements, sélectionnez Afficher dans la colonne Historique pour ouvrir l'historique. Vous pouvez ainsi voir qui a effectué un changement et quelles actions ont été réalisées.

La mention d'une « modification indirecte » indique que quelqu'un a modifié une opération qui figurait déjà dans vos comptes, telle qu'un rapprochement terminé.

Note : Pour des raisons d'audit et de sécurité, vous ne pouvez pas supprimer le journal d'audit.

En savoir plus sur les utilisateurs créés par QuickBooks

QuickBooks crée automatiquement des profils d'utilisateur spécifiques pour effectuer le suivi de certaines actions dans le journal d'audit. Si vous voyez un utilisateur que vous ne reconnaissez pas, il s'agit probablement de l'un d'entre eux.

  • Administration des services bancaires en ligne : modifications automatiques liées à vos comptes bancaires connectés.
  • Représentant du soutien technique : modifications effectuées par un représentant du soutien technique de QuickBooks.
  • Administrateur : modifications automatiques effectuées par QuickBooks. Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, notamment :
    • Vous modifiez un enregistrement et le changement affecte un autre enregistrement. Par exemple, si vous modifiez un paiement et que vous l'associez à une autre facture, un événement d'administration système peut s'afficher en cas de modification de la facture d'origine.
    • Vous connectez une appli tierce à QuickBooks. Lorsque l'appli tierce envoie des données à QuickBooks ou modifie vos données existantes, cela apparaît comme un événement d'administration système.
    • Vous créez une opération récurrente, comme une dépense récurrente. Lorsque QuickBooks ajoute automatiquement une instance de l'opération à vos comptes, un événement d'administration système apparaît dans le journal d'audit.
    • Vous configurez d'autres événements pour qu'ils se produisent automatiquement, même lorsque vous n'êtes pas connecté. Par exemple, un événement d'administration système peut s'afficher lors d'une mise à jour de vos connexions bancaires.

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