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Afficher et gérer les messages de la boîte de réception

by Intuit Mis à jour 3 semaines

Utilisez la boîte de réception Mailchimp pour gérer vos échanges et coordonnées les réponses des contacts que vous avez souscrits. Organisez vos messages avec des tags, des commentaires internes et d'autres outils que vous utilisez déjà.

Dans cet article, vous apprendrez à afficher et gérer les messages dans la boîte de réception.

Avant de commencer

Voici quelques infos à vérifier.

  • Familiarisez-vous avec Mailchimp Inbox. Pour en savoir plus, consultez Configurer votre boîte de réception Mailchimp. Pour les appareils mobiles, utilisez Afficher et gérer les messages de la boîte de réception sur mobile.
  • Avant de pouvoir gérer les messages SMS dans la boîte de réception, vous devez configurer un programme de marketing par SMS et obtenir l'accord du client.
  • Les utilisateurs avec un abonnement gratuit peuvent répondre aux messages de la boîte de réception provenant d'e-mails, d'enquêtes et d'un message direct d'un contact.
  • Vous aurez besoin d'un abonnement payant pour envoyer un message par e-mail aux contacts avec Inbox si vous n'avez pas eu d'interaction avec eux auparavant.
  • Vous devez disposer d'une version standard ou supérieure pour envoyer des SMS à vos contacts avec Inbox.
  • Vous devez indiquer le niveau d'utilisateur de votre compte comme « Manager » pour pouvoir utiliser la boîte de réception. Chaque public de votre compte Mailchimp dispose de sa propre boîte de réception.
  • Les e-mails sortants envoyés via Inbox sont pris en compte dans la limite d'envoi mensuelle de votre abonnement. Les crédits SMS sont nécessaires pour envoyer des SMS sortants.
  • Un message direct envoyé à votre adresse e-mail ou numéro de téléphone SMS ne s'affiche que s'il provient d'un contact.
  • La taille des pièces jointes doit être inférieure à 25 Mo. PDF, JPG, PNG et GIF sont les types de fichiers autorisés dans la boîte de réception. Pour le moment, MMS n'est pas disponible avec Inbox.

Accédez à votre boîte de réception

Pour accéder à vos e-mails et SMS, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Cliquez sur Auditoire, puis sur Boîte de réception.

  2. Si vous avez plus d'un expert-comptable, cliquez sur le menu déroulant, puis choisissez celui avec lequel vous voulez travailler.

Beau travail ! À mesure que de nouveaux messages arrivent dans votre boîte de réception, nous les catégorisons en fonction de leur origine et de leur état. La source est l'origine des messages : réponses par e-mail, réponses par SMS, formulaires de contact, enquêtes ou autres plates-formes. Pour savoir comment ajouter ou supprimer des sources, consultez Configurer votre boîte de réception Mailchimp.

Le statut vous permet de suivre les messages auxquels vous ou vos collaborateurs avez répondu : Tâches, Terminéou Dépenses express.

Ajouter des tags

Vous pouvez également créer des tags personnalisés pour une organisation supplémentaire.

Pour ajouter un libellé, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Dans le menu Libellés , cliquez sur Gérer.
  2. Cliquez sur Ajouter un libellé, puis entrez un nom dans le champ Nom du libellé .
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Vos nouveaux libellés s'afficheront dans la barre latéral de la boîte de réception.

Afficher et gérer les messages

Cliquez sur l'aperçu d'un message pour le consulter, ainsi que les réponses qui lui sont associées. Vous pouvez rédiger une réponse, la marquer comme terminée ou choisir parmi d’autres options conçues pour vous aider à organiser votre boîte de réception et à collaborer avec les autres utilisateurs de votre compte.

Voici un aperçu des différentes options que vous utilisez lorsque vous voyez un message.

  • Contacter par tag
    Appliquez ou supprimez des tags à un contact en fonction du déroulement de la conversation ou de ses besoins.
  • Marquer comme révision préalable
    Déplace un flux de travail (e-mail ou SMS) dans la corboire. Les messages ne seront pas supprimés de manière permanente de votre boîte de réception à moins qu’un contact ne soit supprimé de manière permanente de votre public.
  • Ajouter un commentaire
    Utilisez les commentaires pour partager les notes au sujet de l'e-mail ou du flux SMS avec d'autres utilisateurs du compte. Les responsables, administrateurs et propriétaires peuvent répondre aux commentaires existants sur les communications internes et taguer les autres utilisateurs du compte pour attirer l'attention sur un message. Lorsqu'un commentaire est ajouté, les utilisateurs du compte pour lesquels les notifications dans la boîte de réception sont activées reçoivent une notification par e-mail, sur un navigateur ou sur un appareil mobile.
  • Label
    Appliquez ou supprimez les tags pour organiser vos e-mails ou SMS par sujet ou avec les détails correspondants.
  • Marquer comme terminé
    Déplace un flux e-mail ou SMS vers Terminer. Lorsqu'une conversation prend fin, elle disparaît.

Répondre à un e-mail ou un message texte

Vous pouvez répondre à vos e-mails ou SMS dans votre boîte de réception pour envoyer une communication de 1 à 1 avec vos contacts abonnés.

Si vous répondez à un message texte dans votre boîte de réception, gardez à l'esprit les points suivants.

  • Les crédits SMS sont nécessaires pour envoyer des SMS sortants.
  • Vous pouvez répondre à un contact par SMS jusqu'à trois fois sur une période de sept jours.
  • Si la fenêtre de 7 jours expire, vous pourrez consulter un flux de SMS, mais vous ne pourrez plus répondre.
  • La fenêtre de 7 jours se réinitialise à chaque fois qu'un contact SMS envoie un nouveau message.
  • Les heures de tranquillité par SMS ne sont pas appliquées ni exigées avec Inbox, mais elles sont communiquées si vous avez besoin de les consulter comme référence.

Pour répondre à un e-mail ou un message texte, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Dans votre boîte de réception Mailchimp, cliquez sur le fil de messagerie auquel vous voulez répondre, puis cliquez sur Répondre.
  2. Dans l'éditeur, créez votre réponse par e-mail ou SMS en brouillon.
  3. Lorsque vous êtes prêt à répondre, cliquez sur Envoyer par e-mail ou Envoyer par SMS.

Vous pouvez répondre aux SMS pour l'instant via Inbox, mais vous ne pouvez pas créer de nouveau fil de conversation pour SMS.

Envoyer un nouveau message

Vous pouvez lancer une nouvelle conversation avec un contact par e-mail dans votre assistance. Vous pouvez également envoyer un message par e-mail aux contacts directement depuis leur profil de contact ou leur réponse au questionnaire.

À partir de la boîte de réception

Pour envoyer un nouveau message électronique de votre boîte de réception, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Dans la barre annexe de la boîte de réception, cliquez sur Rédiger.
  2. Cliquez sur Envoyer un e-mail à côté du contact auquel vous voulez envoyer un message. Vous pouvez également rechercher le contact dans la barre de recherche.
  3. Ajoutez un objet, modifiez le nom de votre émetteur au besoin, et brouillons votre message électronique dans l'éditeur.
  4. Si vous voulez utiliser un modèle, cliquez sur le bouton d’icône Insérer un modèle de message . Si vous voulez inclure un fichier, cliquez sur l’icône Ajouter une pièce jointe et sélectionnez un fichier sur votre ordinateur.
  5. Activez ou désactivez le curseur Inclure la désactivation du pied de page .
  6. Quand vous êtes prêt à envoyer un nouveau message électronique, cliquez sur Envoyer l’e-mail.

Depuis le profil du contact

Pour envoyer un nouveau message électronique depuis le profil du contact, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Cliquez sur Auditoire, puis sur Tous les contacts.
  2. Cliquez sur le contact auquel vous voulez envoyer un message dans la boîte de réception, puis cliquez sur Envoyer le message.
  3. Ajoutez un objet, modifiez le nom de votre émetteur au besoin, et brouillons votre message électronique dans l'éditeur.
  4. Si vous voulez utiliser un modèle, cliquez sur l’icône Insérer un modèle de message . Si vous voulez inclure un fichier, cliquez sur l’icône Ajouter une pièce jointe et sélectionnez un fichier sur votre ordinateur.
  5. Activez ou désactivez le curseur Inclure la désactivation du pied de page .
  6. Quand vous êtes prêt à envoyer un nouveau message électronique, cliquez sur Envoyer l’e-mail.

À partir d'une réponse à l'enquête

Si vous organisez une enquête Mailchimp, utilisez la boîte de réception pour répondre aux personnes qui y répondent et partagez leur adresse e-mail.

Pour envoyer un nouveau message électronique à partir d’une réponse à une enquête, suivez ces étapes.

  1. Cliquez sur Audition, puis sur Enquêtes.
  2. Cliquez sur Afficher les résultats à côté de l'enquête que vous voulez utiliser.
  3. Dans le panneau latéral Contacts , survolez le contact auquel vous voulez envoyer un e-mail, puis cliquez sur Envoyer un message. Si le répondant à l'enquête n'a pas indiqué d'adresse e-mail, vous ne verrez pas cette option.
  4. Ajoutez un objet, modifiez le nom de votre émetteur au besoin, et brouillons votre message électronique dans l'éditeur.
  5. Si vous voulez utiliser un modèle, cliquez sur l’icône Insérer un modèle de message . Si vous voulez inclure un fichier, cliquez sur l’icône Ajouter une pièce jointe et sélectionnez un fichier sur votre ordinateur.
  6. Activez ou désactivez le curseur Inclure la désactivation du pied de page .
  7. Quand vous êtes prêt à envoyer un nouveau message électronique, cliquez sur Envoyer l’e-mail.

Afficher l’activité actuelle dans la boîte de réception

Avec Inbox, vous pouvez voir ce que font vos collaborateurs en temps réel. Pour éviter les réponses en double, la boîte de réception vous indique lorsque d'autres utilisateurs du compte utilisent la fonctionnalité pendant que vous êtes. Voir qui est en ligne, quel message il lit et savoir s'il essaie de taper une réponse.

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