Découvrez comment ajouter des budgets dans QuickBooks Online Plus.
De nombreuses entreprises utilisent les budgets pour planifier leurs finances. Pour ce faire, affichez les revenus et dépenses ou les actifs, les passifs et les capitaux propres de l'entreprise, puis créez un budget pour l'année, le mois ou le trimestre à venir.
Avec toutes vos données financières dans QuickBooks, vous pouvez créer les budgets de compte de résultat ou de bilan dont vous avez besoin pour votre entreprise. Vous pouvez ensuite réviser et modifier votre budget, et exécuter des rapports pour comparer vos revenus et dépenses réels à votre budget.
Créer un budget
Pour créer un budget, vous devez vous connecter en tant qu'administrateur ou en tant qu' utilisateur disposant des droits d'accès appropriés.
À savoir : La fonctionnalité Budget est accessible uniquement avec les abonnements QuickBooks Plus. Si votre abonnement ne vous permet pas de créer des budgets, découvrez comment changer d'abonnement.
Étape 1 : Vérifier l’exercice de votre entreprise
Vérifiez que le début de votre exercice est bien défini dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget à tout moment, mais nous vous conseillons de le construire à partir du premier mois de votre exercice.
- Connectez-vous à QuickBooks.
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
- Rendez-vous dans l'onglet Options avancées.
- Dans la section Comptabilité, vérifiez le champ Premier mois de l'exercice. S'il est incorrect, sélectionnez Modifier ✎.
- Sélectionnez le mois souhaité dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Terminer.
Étape 2 : Choisir les données sur lesquelles fonder le budget
Si vous disposez déjà des données que vous souhaitez utiliser pour votre budget, vous pouvez ignorer cette étape. Sinon, vous pouvez choisir de construire votre budget sur les données de l'exercice en cours ou de l'exercice précédent. Si vous voulez utiliser des données historiques, consultez le rapport Compte de résultat détaillé (provisoire) et assurez-vous que ces données peuvent servir de base aux budgets.
Par défaut, le rapport contient les opérations de l'année en cours à date. Voici comment afficher les opérations de l'exercice précédent :
- Cliquez sur Rapports (Accès direct).
- Recherchez et ouvrez le rapport Compte de résultat détaillé (provisoire).
- Dans le menu déroulant Période couverte, sélectionnez une période. Par exemple :
- Si vous voulez utiliser les données de l’année précédente, sélectionnez Exercice précédent.
- Si vous voulez utiliser les données de votre exercice en cours, sélectionnez Exercice en cours à date.
- Assurez-vous que la période sélectionnée corresponde à votre exercice.
- Cliquez sur le bouton Exécuter le rapport.
- Pour conserver une copie du rapport, cliquez sur l'icône d'impression ou d'exportation pour l'imprimer ou le télécharger.
Ces données vont serviront de base pour créer votre budget.
Étape 3 : Créer le budget
Pour créer un budget, vous pouvez soit en créer un tout nouveau, soit copier un déjà existant. S'il s'agit de votre premier budget, commencez ici et nous vous montrerons comment copier un budget après l'avoir créé.
À savoir : Les comptes utilisés dans le budget proviennent de votre plan comptable dans QuickBooks. Si vous avez besoin de nouveaux comptes dans votre budget, vous devez d'abord les créer dans votre plan comptable avant de créer le budget.
- Accédez aux Paramètres ⚙ et sélectionnez Budget.
- Cliquez sur Ajouter un budget.
- Renseignez un Nom dans le champ concerné.
- Dans le menu déroulant Exercice, sélectionnez l'exercice pour lequel vous créez le budget.
- Dans le menu déroulant Intervalle, choisissez l'intervalle de construction de votre budget (Mensuel, Trimestriel ou Annuel).
- Sélectionnez l'année en cours dans le menu déroulant Pré-remplir les données ? si vous souhaitez que QuickBooks préremplisse votre budget avec les données comptabilisées.
À savoir : Si vous préremplissez le budget avec les données de l'année en cours, mais que vous trouvez finalement que ces données ne sont pas pertinentes, vous devrez cliquer sur X pour fermer le budget et recommencer à zéro. - Utilisez le menu déroulant Subdiviser par pour avoir un budget encore plus détaillé par classe, site ou client.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.
- Saisissez le montant budgété compte par compte dans chaque inervalle de temps. Utilisez le rapport enregistré à l'étape 2, si nécessaire.
- Lorsque votre budget est finalisé, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Copier un budget
Copier un budget vous permet d'éviter de repartir de zéro et donc d'économiser du temps. Vous démarrez votre nouveau budget en utilisant les données de l'année précédente. Pour copier un budget, procédez comme suit :
- Sélectionner Paramètres ⚙ puis Budget.
- Recherchez le budget à copier.
- Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Copier.
- Dans la fenêtre Copier le budget qui s'ouvre, renommez le nouveau budget et sélectionnez un exercice.
- Cliquez sur le bouton Créer un budget.
- Modifiez les montants budgétés autant que nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Ceci permet de créer un nouveau budget distinct de l'original.
Modifier un budget
Pour modifier un buget, procédez comme suit :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Budget.
- Recherchez votre budget dans la liste.
- Dans la colonne Action, cliquez sur Modifier.
- Apportez vos modifications mois par mois.
- Pour modifier la période, de mensuelle à trimestrielle ou annuelle, cliquez sur la roue dentée ⚙ en haut du budget. sélectionnez Trimestre ou Année.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Supprimer un budget
Vous pouvez supprimer un budget, mais attention : vous ne pourrez pas le récupérer.
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Budget.
- Recherchez votre budget dans la liste.
- Dans la colonne Action, cliquez sur le menu déroulant ▼, puis sur Supprimer.
- Cliquez sur Oui pour confirmer.
Exécuter des rapports sur les budgets
Vous pouvez exécuter des rapports sur le budget (Compte de résultat) qui vous aident à suivre vos objectifs budgétaires.
- Cliquez sur Paramètres ⚙ dans le menu de gauche, puis sur Budget.
- Recherchez votre budget dans la liste.
- Dans la colonne Action, cliquez sur le menu déroulant ▼, puis sur Exécuter le rapport Budget vs réel ou Exécuter le rapport Aperçu du budget.
- Si vous voulez exporter un budget au format pdf/excel, exportez-le via les rapports.
Le rapport Aperçu du budget présente un récapitulatif des budgets par compte.
Le rapport Budget vs réel confronte votre budget aux ventes et dépenses réelles et indique l'écart entre les deux.
