QuickBooks vous permet d'ajouter des pièces jointes dans les fiches infos de vos clients et fournisseurs, ainsi qu'à leurs opérations, afin de simplifier la gestion de vos documents. Cette fonctionnalité peut également aider votre expert-comptable dans la clôture de vos comptes en fin d'exercice.
Opérations qui prennent en charge les pièces jointes
Vous pouvez joindre des documents aux éléments suivants :
Note : actuellement, vous ne pouvez pas ajouter des pièces jointes en format PDF aux relevés envoyés aux clients.
- Factures fournisseurs
- Chèques
- Carte de paiement
- Avoir
- Clients
- Préfacture
- Devis
- Dépenses
- Factures
- Paiement entrant
- Reçu de remboursement
- Reçu de vente
- Fournisseurs
- Avoir fournisseur
| Note importante : | Les pièces jointes ne peuvent pas être ajoutées directement aux éléments de liste, tels que les comptes ou les noms des employés. Par ailleurs, le nom des pièces jointes ne doit pas contenir de caractères spéciaux. Consultez cet article pour en savoir plus sur les caractères spéciaux dans QuickBooks. |
Types de fichiers joints pris en charge
Pour protéger la sécurité de votre compte QuickBooks, les types de fichiers suivants sont pris en charge pour les pièces jointes :
- JPEG
- PNG
- DOC
- XLSX
- CSV
- TIFF
- GIF
- XML
Joindre un document
Au profil d'un fournisseur
- Cliquez sur Dépenses dans le menu de gauche, puis sur Fournisseurs (Accès direct).
- Choisissez un fournisseur, puis cliquez sur l'onglet Infos sur le fournisseur.
- Cliquez sur Pièces jointes.
- Dans vos documents, sélectionnez le fichier à joindre, puis cliquez sur Ouvrir.
Au profil d'un client
- Cliquez sur Mes clients et prospects, puis sélectionnez Clients (Accès direct).
- Choisissez un client, puis cliquez sur l'onglet Infos sur le client.
- Cliquez sur Pièces jointes.
- Dans vos documents, sélectionnez le fichier à joindre, puis cliquez sur Ouvrir.
À une opération
- Ouvrez l'opération de votre choix.
- Cliquez sur Pièces jointes.
- Dans vos documents, sélectionnez le fichier à joindre.
- Cliquez sur Ouvrir, puis sur Enregistrer et fermer.
Afficher, modifier ou supprimer des pièces jointes
Vous pouvez directement importer un fichier dans la liste des Pièces jointes sans le joindre à une opération ou une fiche infos. Dans la liste Pièces jointes, vous pouvez également modifier, télécharger, supprimer des pièces jointes, etc.
- Cliquez sur Paramètres ⚙.
- Sélectionnez Pièces jointes.
- Une fois la liste des pièces jointes ouverte, choisissez l'une des actions suivantes :
- Téléchargez une pièce jointe : cliquez sur Pièces jointes et choisissez le fichier que vous voulez télécharger, puis cliquez sur Ouvrir.
- Téléchargez : choisissez un fichier dans la liste et cliquez sur Télécharger.
- Modifier : Sélectionnez le Télécharger menu déroulant ▼ à côté d'un fichier et sélectionnez Modifier. Vous pouvez modifier le nom du fichier ou ajouter des notes.
- Supprimer : Sélectionnez le Télécharger menu déroulant ▼ à côté d'un fichier et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Oui pour confirmer.
- Créer une facture : Sélectionnez le Télécharger menu déroulant ▼ à côté d'un fichier et sélectionnez Créer une facture. Une nouvelle facture s'ouvre avec le fichier sélectionné déjà joint.
- Créer un achat comptant : Sélectionnez le Télécharger menu déroulant ▼ à côté d'un fichier et sélectionnez Créer un achat comptant. Un nouvel achat comptant s'ouvre avec le fichier sélectionné déjà joint.