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Créer et envoyer des bons de commande dans QuickBooks

Découvrez comment créer des bons de commande et les envoyer aux fournisseurs.

Dans QuickBooks, vous disposez des outils nécessaires pour exécuter toutes les étapes du cycle de vente, y compris les achats. Vous pouvez créer et envoyer par e-mail des bons de commande directement aux fournisseurs lorsque vous êtes prêt à acheter d'autres produits. Les bons de commande informent les fournisseurs de votre intention de procéder à un achat.

Sur les bons de commande, vous pouvez entrer des articles spécifiques que vous voulez acheter ainsi que la quantité. Lorsque votre fournisseur accepte le bon de commande et accepte les conditions indiquées, vous pouvez l'ajouter rapidement à une opération de dépense ou de facture dans QuickBooks. Cela permet de garder toutes les opérations connectées et d'équilibrer vos comptes.

Étape 1 : Activer la fonctionnalité de bon de commande

Si vous ne l'avez pas encore fait, activez la fonction de bon de commande :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez le Dépenses l'onglet.
  3. Dans la section Bons de commande, sélectionnez le modifier ✎ icône.
  4. Activez Utiliser des bons de commande options.
  5. Si vous le souhaitez, entrez jusqu'à trois champs personnalisés et un message par défaut pour les fournisseurs. Ceux-ci sont facultatifs.
  6. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
Note : Les formats des bons de commande sont définis. Vous ne pouvez pas les personnaliser.

Étape 2 : Créer et envoyer un bon de commande

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Bon de commande.
  3. À partir de Fournisseur Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant.
  4. Réviser les Adresse postale.
  5. Si vous expédiez les produits directement à un client, sélectionnez le Adresse d'expédition ▼ menu déroulant, puis le nom du client. Vérifiez la Adresse d'expédition pour vous en assurer.
  6. Entrez le Date du bon de commande.
  7. Entrez le Expédition viaReprésentant commercial et des champs personnalisés au besoin.
  8. Dans le Détails de l'article, entrez les produits que vous voulez acheter.Note : Vous pouvez uniquement ajouter les produits ou services que vous avez marqués comme «J'achète ce produit / service auprès d'un fournisseur». .
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Si vous êtes prêt à l'envoyer, sélectionnez le Enregistrer et fermer ▼ menu déroulant, puis Enregistrer et envoyer.

Si vous décidez d'envoyer le bon de commande plus tard, allez à la Dépenses menu. Recherchez votre bon de commande et sélectionnez Envoyer dans la colonne Action.

Étape 3 : Mettre à jour l'état d'un bon de commande et l'ajouter à une facture fournisseur

Lorsque vous créez un bon de commande, l'état est Ouvrir.Une fois que votre fournisseur accepte le bon de commande, vous pouvez l'ajouter à un achat comptant ou une facture fournisseur pour rendre l'opération officielle.

Suivez ces étapes pour ajouter des bons de commande aux dépenses ou aux factures.QuickBooks change automatiquement l’état en Fermé.

Étape 4 : Voir vos bons de commande en cours

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports.
  2. Recherchez et exécutez un Liste des bons de commande ouverts rapport ,Détail des bons de commande en cours rapport ,Détail des achats par produit / service rapport, ou un Détail des achats par fournisseur rapport.

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