Importare le fatture di acquisto in QuickBooks Online

Scopri come importare le fatture di acquisto in batch in QuickBooks Online.

Devi importare rapidamente un batch di fatture di acquisto in QuickBooks Online? Gli utenti di QuickBooks Online Essentials o Plus possono farlo facilmente.

Che cosa è possibile importare in QuickBooks Online?​

• Le fatture di acquisto possono essere importate con più voci o come valore totale per ogni fattura.
• Multivaluta supportata.
• Il imposta I codici sono associati, quindi non è necessario modificarli in QuickBooks Online imposta formati di codice prima dell'importazione.

Nota: si consiglia di importare al massimo 100 fatture di acquisto contemporaneamente.

Passaggio 1: prepara il file CSV

Prima di importare i dati, è necessario preparare accuratamente il file CSV (o Excel).

Le colonne seguenti sono obbligatorie:

• N. fattura di acquisto
• Fornitore
• Data fattura di acquisto
• Scadenza
• Conto
• Importo riga
• Codice d'imposta riga

Durante il flusso di importazione potrai associare ogni intestazione di colonna ai campi della fattura di QuickBooks. È inoltre disponibile un esempio di file di dati per il download.

Nota: se il file CSV contiene nuovi fornitori e conti, è necessario importare o aggiungere nuovi fornitori, conti o clienti prima di caricare il file CSV.

Passaggio 2: carica il file CSV

1. Vai a Impostazioni ⚙️ e seleziona Importa dati.
2. Selezionare Fatture.
3. È disponibile anche un esempio di file di dati.
4. Una volta che tutti i campi sono obbligatori, seleziona Sfoglia, quindi seleziona il tuo file .csv.
5. Selezionare Apri.
   Nota: è necessario compilare il campo Riga conto anche se si stanno importando solo i totali delle fatture.
6. Se desideri creare automaticamente i fornitori, seleziona la casella di controllo accanto a Aggiungi nuovi fornitori che non esistono ancora in QuickBooks.
7. Selezionare Successivo.

Passaggio 3: mappa le intestazioni delle colonne

Nota: i campi obbligatori sono contrassegnati come *.

1. Selezionare il formato della data utilizzato, ad esempio G/M/AAAA.
2. Seleziona il imposta opzione (se applicabile);Esclusivo oIncluso (opzione non disponibile se imposta non è configurato in QuickBooks Online).
3. Eseguire il mapping di tutti i campi obbligatori e quindi selezionare Successivo.
4. Nella pagina di mappatura finale, eseguire il mapping di imposta codici a quelli di QuickBooks Online, quindi selezionare Successivo. Eventuali problemi di mappatura verranno evidenziati in modo che tu possa tornare indietro e risolverli. 

Passaggio 4: avvia l'importazione e rivedi i risultati

1. Verrà visualizzato un riepilogo dell'importazione.
2. Per avviare il processo di importazione, seleziona Avvia importazione.
3. Una volta completata, verrà visualizzato un riepilogo dell'importazione.
4. Seleziona OK per terminare.

Attiva la numerazione delle transazioni personalizzata

Per mantenere la numerazione delle fatture di acquisto nel file CSV, assicurati che la numerazione delle transazioni personalizzata sia attiva. Per attivarla:

1. Vai a Impostazioni ⚙️ e seleziona Account e impostazioni.
2. Selezionare Vendite.
3. Nella sezione Contenuto del modulo di vendita selezionare l'icona di modifica ✎e attivare Numeri transazione personalizzati.
4. Seleziona Salva, quindi seleziona Fine.

Funzionalità e limitazioni

Cosa è necessario sapere?​

• Se si dispone di un volume elevato di nuovi fornitori, è consigliabile prendere in considerazione i seguenti metodi di importazione: Importare i contatti dei clienti o dei fornitori da Outlook, Excel o Gmail.
• Gli sconti e le note di credito non sono supportati.
• L'importo totale della fattura deve essere 0 o maggiore di 0.
• Quando vengono importati nuovi fornitori, se non viene specificata alcuna valuta, QuickBooks Online presuppone la valuta locale.
• Le fatture richiedono almeno una voce.
• Riga [item] I conti devono essere presenti in QuickBooks Online prima dell'importazione.
• Quando le fatture di acquisto contengono più voci, assicurarsi che ogni voce di riga specifichi il numero della fattura, il fornitore e la data della fattura, come mostrato nel file .csv di esempio.
• La sezione Dettagli articolo non è stata importata, pertanto non è possibile importare la sezione Prodotto/Servizio. Per questo motivo, non è possibile importare articoli che aumenterebbero automaticamente le scorte.
• Assicurarsi di abilitare imposta in QuickBooks Online per importare le transazioni con imposta importi.
• Se imposta non è applicabile/attivato in QuickBooks Online in quel momento imposta codici e imposta gli importi non sono obbligatori, più il file di esempio non conterrà imposta colonne.
• Se imposta è applicabile/attivato in QuickBooks Online, quindi imposta di codice, e conterrà il file di esempio imposta colonne.
• QuickBooks eseguirà il calcolo imposta in base al imposta codice se n imposta importo è specificato.
• Quando a imposta importo è specificato, l'importo sostituirà qualsiasi calcolo normalmente eseguito da QuickBooks Online. Ciò tiene conto delle eventuali differenze di arrotondamento tra QuickBooks Online e applicazioni di terze parti.