Primeiros passos do QuickBooks

Bem-vindo ao QuickBooks!

Este artigo ajudará você a se familiarizar com alguns dos principais recursos do QuickBooks. Você também encontrará links para outros artigos de instruções para que seu negócio comece a funcionar.

Neste artigo, você aprenderá como:

• Conheça o painel
• Personalize as informações da empresa
• Conecte suas contas bancárias e de cartão de crédito
• Importar seus dados
• Configurar imposto
• Personalizar e enviar faturas  
• Adicionar e gerenciar usuários
• Gerar e personalizar relatórios
• Obter mais ajuda

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Pronto para começar? Confira nosso vídeo de introdução ao QuickBooks.

Conheça o painel

Em primeiro lugar, vamos conhecer o painel.

O painel funciona como uma página inicial para todas as suas atividades do QuickBooks. Se desejar obter uma visão rápida do estado do seu negócio, pode obtê-la aqui.

O dashboard apresenta informação básica sobre o estado atual das suas receitas e despesas. Esses valores mudam em tempo real, exibindo uma visão geral atualizada das finanças da sua empresa.

Saiba mais sobre o painel do QuickBooks.

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Personalize as informações sobre a empresa e ative os recursos do produto

Acessar Configurações ⚙‒ e, em seguida, Conta e configurações para começar a adicionar informações sobre o seu negócio e ativar os recursos que podem ser úteis para seu negócio. Algumas das coisas que você pode ajustar incluem: informações da empresa, informações de cobrança, idioma do produto e formulários de venda. 

Saiba mais sobre a Conta e configurações no QuickBooks.

Dica: em Conta e configurações, agora é possível alterar as configurações de idioma do QuickBooks. Os idiomas com suporte são: inglês, chinês, francês, italiano, espanhol, Árabe, tailandês, português, Alemão, Japonês ou Coreano. 

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Conecte seu banco e contas de cartão de crédito

O feed bancário é um dos recursos mais úteis e que economizam tempo do QuickBooks.

Ao associar as suas contas bancárias e de cartão de crédito ao QuickBooks Online, as operações recentes são automaticamente transferidas e categorizadas para sua consulta. Beneficiará de informações atualizadas sobre as suas vendas e despesas sem necessidade de introduzir dados. 

Se desejar adicionar informações mais antigas, é possível fazer upload do histórico de transações manualmente. Isso será necessário se você desejar incluir informações existentes antes da vinculação de suas contas bancárias e de cartão de crédito ao QuickBooks.

Para vincular uma conta bancária ou de cartão de crédito:

1. Acessar Contabilidade, selecione Transações bancárias (Leve-me até lá)e clique em Adicionar conta.
2. Selecione o banco e acesse sua conta.

Siga nosso guia para conectar suas contas bancárias e de cartão de crédito ao QuickBooks para obter instruções passo a passo. 

Observação: se seu banco ainda não for compatível com o QuickBooks, você também pode importar suas transações bancárias manualmente. Depois de conectar sua conta bancária ou de cartão de crédito, você poderá configurar regras bancárias para ajudar a acelerar o processo de categorização.

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Importar seus dados

Se você tem listas de outra empresa do QuickBooks ou de outro software financeiro, como as de fornecedores, clientes, estoque ou um plano de contas, é possível importá-las para seu arquivo do QuickBooks.

Siga nosso guia para transferir listas para o QuickBooks ou importar dados de outro software para obter instruções passo-a-passo.

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Configurar imposto

É fácil adicionar imposto às suas faturas e recibos e monitorar o quanto você deve. Siga os passos abaixo para configurar imposto pela primeira vez:

Observação: a terminologia para imposto pode diferir dependendo do seu país de residência.

1. Acessar Impostos e selecione Configurar imposto.
2. Insira Nome do imposto, Descrição, Nome da autoridade fiscal.
3. Digite o Nº do ID comercial (opcional).
4. Selecione o Início do período fiscal atual.
5. Selecione a Frequência de declaração para seu imposto.
6. Selecione seu Método de relatórios.
   Dica: se tiver dúvidas, consulte seu contador.
7. Se aplicável, selecione Este imposto é cobrado sobre as vendase insira a Taxa de vendas.
8. Se aplicável, selecione Este imposto é cobrado sobre as comprase insira a Alíquota de compra. Se o imposto sobre compras for passível de restituição, marque a caixa de seleção.
9. Clique em Salvar.

Saiba mais sobre como configurar e usar o imposto sobre vendas no QuickBooks.

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Personalizar e enviar faturas

As faturas são uma parte importante do gerenciamento de um negócio. Personalizar sua fatura é uma maneira simples, mas eficiente, de aprimorar as comunicações de seu negócio.

Personalizar o modelo da fatura

Para personalizar a aparência de sua fatura, clique em Personalizar na parte inferior da fatura. Você pode editar o modelo existente ou criar um estilo completamente novo.

Saiba mais sobre como personalizar faturas no QuickBooks.

Criar uma fatura

1. Clique em + Novoe em Fatura.
2. No menu suspenso Cliente ▼ , selecione um cliente.
3. Revise a Data da fatura, a Data de vencimentoe os Prazos e altere-os se necessário.
4. Na coluna Produto/Serviço , selecione um produto ou serviço. Também é possível selecionar + Adicionar novo para criar um novo produto ou serviço diretamente da fatura.
5. Insira Qtde., Taxae Valor se necessário.
6. Selecione um aplicável Imposto opção.
7. Quando terminar, clique em Salvar.
   Observação: há diversas opções para salvar ou compartilhar a fatura. Você pode selecionar a opção apropriada.

Obtenha mais informações sobre como criar faturas no QuickBooks.

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Adicionar e gerenciar usuários

Adicionar utilizadores permite que estes o ajudem a gerir os seus registos, dependendo do nível de acesso que conceder.

O QuickBooks Online inclui cinco tipos de utilizador:

• Administrador principal
• Administrador da empresa
• Utilizadores padrão
• Utilizadores Relatórios apenas
• Utilizadores Registo de tempo apenas

Clique em Configurações ⚙. e, em seguida, Gerenciar usuários. Por predefinição, a pessoa que configura a conta QuickBooks Online será o Administrador principal, mas pode atribuir essa função a outro utilizador, se preferir.

Na maior parte dos casos, pode personalizar o utilizador e o respetivo nível de acesso. Você pode alterar ou ajustar o acesso concedido aos usuários a qualquer momento.

Você também tem acesso ao Registro de auditoria em Configurações ⚙. Este recurso é útil quando você deseja ver as ações realizadas por um usuário específico no QuickBooks. Para ver ações específicas do usuário:

1. Acessar Configurações ⚙. e selecione Gerenciar usuários.
2. Encontre o usuário cuja atividade você deseja ver.
3. Na coluna Ação, selecione Exibir atividade do usuário no menu suspenso.

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Gerar e personalizar relatórios

O QuickBooks é o lar de diversos relatórios financeiros que oferecem uma visão geral do seu negócio. Na guia Relatórios , é possível gerar relatórios financeiros básicos ou aplicar filtros que personalizam os relatórios, ajudando você a se concentrar em detalhes específicos. Saiba mais sobre como personalizar relatórios no QuickBooks.

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Guiaremos você por algumas etapas iniciais para ajudar você a configurar. Você também poderá tirar suas dúvidas e aprender mais sobre recursos do QuickBooks específicos para suas necessidades de negócios.

Para acessar guias do usuário, tutoriais em vídeo e muito mais, acesse o QuickBooks local aprendizado e suporte página.

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