Dématérialisation du système de facturation : le guide

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Que ce soit en termes de stratégie de réduction de coûts, de gain de productivité, ou d’obligation légale à anticiper, la dématérialisation des factures est incontournable. Si ses avantages sont indéniables, sa mise en œuvre demeure délicate et strictement cadrée. Faisons ensemble le point sur la mise en place d'un dispositif de facturation électronique.

 

Pourquoi sauter le pas ?

D’abord pour réaliser des économies. Une facture papier coûte environ 15€, tandis qu’une facture dématérialisée, qu’elle soit entrante ou sortante, revient à environ 3€. CQFD !

Ensuite parce que vous allez augmenter votre productivité : un traitement plus rapide, un archivage électronique qui permet de retrouver facilement une facture, la suppression des délais de transmission et l’accélération des encaissements.

 

Deux types de factures électroniques

Première sorte de facture dématérialisée : la facture “structurée”. Ce genre de facture est émis selon certaines normes d'échanges de données informatisés, reconnues par l'administration fiscale. Elles correspondent à des formats respectant la norme EDI (EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou autres formats similaires comme IDoc de SAP.

Ces formats permettent aux utilisateurs de retrouver des informations assez précises comme : nom du client, numéro de commande, montant de la TVA, notamment sur demande de l'administration fiscale.

Deuxième sorte de facture électronique, celle dite “non structurée”. Celle-ci peut être envoyée dans un format électronique non modifiables (PDF, JPEG). En revanche, contrairement aux factures structurées, celles-ci ne permettent pas toujours de retrouver les informations contenues sur le document. Attention, les formats Word ou Excel sont dits non structurées mais doivent pourtant être fuits comme la peste. En effet, il est tout à fait possible de les modifier… De quoi rendre ce genre de documents quelque peu douteux dans le cadre d’une facturation.

 

Signature électronique

La signature électronique de factures vous est fournie par un tiers certificateur. Pour chacune des factures créées, il faut faire appel soit à un prestataire de services de certification électronique soit à une Autorité de certification pour apposer « un certificat électronique ». Ce certificat électronique, faisant foi comme une signature, authentifie la facture aux yeux du destinataire.

 

Archivage

Qu’elles soient électroniques ou papier, les entreprises doivent conserver leurs factures pendant dix ans. Un double électronique de la facture est tout à fait valable à condition que l’entreprise puisse en garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité pendant ce délai. Pour ce faire, vous devez faire appel à un prestataire fournissant des services de stockage ou de coffre-fort électronique.

 

Deux pièges à éviter

  • Se limiter à un envoi par mail

Dématérialiser ne signifie pas seulement envoyer par mail. Entre les spams, les erreurs d’adresses et les suppressions de mails involontaires, cette solution risque fort d’être plus contraignante que le papier, notamment lorsqu’il vous faudra récupérer les factures manquantes en période de TVA ou de clôture des comptes. Une solution qui sécurise les transmissions est indispensable pour traiter les problèmes de types bounces, retours et anti-spams. Vous pouvez aussi utiliser des protocoles fiabilisés et compléter vos mails par le dépôt de la facture dans un espace web sécurisé dédié au client récepteur.

  • Dématérialiser dans son coin

La dématérialisation du système de facturation implique tous les services de votre entreprise du commercial à la comptabilité en passant par la production, le SAV et le système informatique bien sûr. L’implication et l’acceptation de chacun est nécessaire pour réussir ce passage. De même, veillez à informer vos clients et fournisseurs en amont de votre réflexion sur le sujet ; leur expérience et leurs demandes particulières seront susceptibles de vous aider à améliorer votre système. Vous en ferez ainsi un véritable levier de progression pour votre entreprise.

 

Vous en savez désormais suffisamment pour vous lancer dans la dématérialisation de votre système de facturation, alors pensez-vous vous y mettre ? Dites-nous tout sur les réseaux sociaux :

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