[Podcast] Épisode 1 – Comment faire une facture ? Règles, mentions légales et astuces

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QuickBooks a le plaisir de vous présenter son podcast audio "Le compte est bon" ! Nous aborderons dans ce 1er épisode le thème de la facturation, ses règles et obligations. Nous vous invitons à découvrir ce sujet en écoutant notre podcast, qui est également retranscrit par écrit ci-dessous si vous le souhaitez. Bonne écoute !

Aujourd’hui pour ce premier podcast nous allons aborder le thème de la facturation, ses fonctions, règles et obligations. Pour aborder cette grande thématique j’ai à mes côtés Céline Vieira, diplômée d’expertise comptable, qui travaille aujourd’hui en tant que responsable produit pour la solution de facturation en ligne QuickBooks.

 

1)  Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services, mais est-ce obligatoire ?

Une facture est strictement obligatoire dans deux cas de figures :

-        Lors d’une prestation de service ou vente de bien entre deux professionnels

-        Lors d’une prestation de service supérieure à 25€ entre un professionnel et un particulier

A l’inverse, une facture n’est pas systématiquement obligatoire, mais peut être demandée :

-        Lors d’une vente de bien entre une professionnel et un particulier

-        Lors d’une prestation de service inférieure à 25€ entre un professionnel et un particulier

 

2)  On connait tous le caractère commercial de la facture mais a-t-elle d’autres fonctions et si oui quelles sont-elles ?

 En plus de son caractère commercial connu de tous, la facture a surtout une fonction juridique, comptable et fiscale.

La fonction commerciale de la facture fait office d’accord entre les deux parties sur les conditions de vente: Le montant unitaire, le nombre d’unités, mais aussi les délais de paiements et autres pénalités en cas de paiement en retard.

Ces caractéristiques se retrouvent aussi dans le cadre de la fonction juridique de la facture. En effet, une facture est également le document officiel qui acte la réalité d’une vente ou prestation de service, notamment afin d’officialiser les termes de celle-ci (définissant la chose et le prix vendu) et la créance sur le client identifié née de l’opération, c’est à dire l’argent que le client doit à son fournisseur.

 

Et qu’en est-il vis à vis de la compta ?

Sur le plan comptable, une opération sera enregistrée sur la base du document officiel qui fait foi, autrement dit, la facture ! Toutes les informations nécessaires à la création de l’écriture comptable proviennent de la facture. Il est donc indispensable de la conserver et la transmettre à votre comptable.

 

Ça veut donc dire que toutes les informations nécessaires à la compta sont obligatoirement sur la facture ?

Tout à fait. Si une information n’est pas sur la facture, elle ne peut pas être estimée. Autrement dit, par exemple, si vous allez au restaurant et que la TVA n’est pas mentionnée sur votre ticket/reçu, vous ne pouvez pas la comptabiliser et donc la déduire lors de votre prochaine déclaration de TVA. Pensez-y !

 

Ok donc si je résume bien, la facture a une fonction commerciale, juridique, comptable et est-ce qu’on en a oublié une ?

Dernière fonction qui n’est pas des moindres, celle fiscale. En effet, si vous êtes soumis à des obligations déclaratives en matière fiscale, vous devez être en mesure de justifier vos opérations de l’année. Si vous demandez un remboursement de TVA par exemple, l’administration fiscale vous demandera très probablement de leur transmettre les justificatifs à l’appuie de votre demande, autrement dit les factures sur lesquelles le montant de la TVA sera indiqué notamment.

 

3) La question qui se pose naturellement ensuite concerne le format de conservation des factures. Est-ce que je dois la garder sous format papier, numérisée ou électronique ? On en reparle dans quelques minutes car j’aimerai tout d’abord aborder le sujet des numéros de factures. Est-ce que la numérotation des factures est obligatoire et réglementé par la loi ?

 La facture doit comporter un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue sans rupture : on parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1.

Concrètement pour bien respecter la législation :

  • Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro (chaque facture doit avoir un numéro unique).
  • Pas de trou dans votre numérotation : on ne passe pas de la facture 1 à la facture 3. Sinon forcément en cas de contrôle fiscal on va vous demander la facture n°2 !
  • La numérotation doit respecter la chronologie. Une facture 2 ne peut pas avoir été émise à une date plus ancienne que la facture 1 par exemple. Il existe toutefois une tolérance sur le sujet.
  • Le numéro de la facture doit être mentionné sur toutes les pages de la factures
  • Une facture remise à un client est considérée comme définitive et ne peut pas être ni modifiée ni supprimée. Si vous avez besoin de modifier un élément important de la facture ainsi transmise (suite à une erreur ou une remise a posteriori) voire de la supprimer, il faut d’abord émettre un avoir qui va juridiquement et comptablement annuler ladite facture. Vous devrez impérativement remettre cet avoir au client.

 

On voit souvent des factures avec des préfixes (une lettre et/ou l’année), c’est donc possible ?

  • Il est tout à fait possible d’associer un préfixe alphanumérique à la numérotation continue. Ainsi, il est courant de voir des numéros de factures qui commencent par la lettre F ou l’année (suivie du mois par exemple). Le compteur doit cependant être continu, pour éviter tout litige dans la possible disparition d’une facture.

 

Si je reformule, ça veut dire que la séquence de numérotation des factures ne doit pas repartir à 1 à chaque nouvelle période ?

Tout à fait. Vous ne remettez pas les compteurs à zéro en début de mois ni en début d’année.

 

Pour ce qui concerne le séquençage de la numérotation, il faut aussi qu’il soit unique ? autrement dit est-ce que les avoirs et les factures doivent suivre la même séquence ?

  • Certains entrepreneurs utilisent deux séquences distinctes pour les factures et les avoirs afin de bien les distinguer. C’est effectivement une possibilité à condition qu’elles soient bien différenciées (en ayant un préfixe FA ou AV par exemple). Vous pouvez également choisir d’avoir une séquence commune. Quel que soit votre choix, il faut en revanche s’en tenir à la règle choisie.

 

Dernière question pratique sur la numérotation des factures qui va concerner tous les créateurs… doit-on commencer sa numérotation à 1 ?

  • Rien ne vous oblige à démarrer la numérotation de votre facturation à 1 (notamment lorsque l’on démarre une activité pour des raisons de crédibilité). Votre première facture peut donc porter le numéro 54 ou 101 par exemple.

 

4) OK donc on y voit plus clair sur comment numéroter ses factures désormais, on sait qu’il faut porter ce numéro sur toutes les pages de la facture. Je sais qu’il y a plusieurs autres mentions qu’il faut indiquer sur les factures. Est-ce que tu peux nous en dire un peu plus sur les mentions légales ?

Effectivement, outre son numéro, pour être valable, une facture doit également comporter plusieurs autres informations qui sont obligatoires.

Certaines mentions sont communes à toutes les factures quelle que soit la forme de l’entreprise ou la typologie du client, d’autres sont spécifiques en fonction de l’activité entre autre. Il est donc important de vérifier, avec votre conseil ou votre expert-comptable, que vous avez bien ajouté toutes les mentions lors de la création de votre modèle de facture.

 

Tu peux nous en citer quelques unes ?

Une facture doit notamment mentionner obligatoirement le nom des parties et leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ainsi que toute réduction de prix liée directement à la vente ou le service.

 

On doit aussi mentionner la somme totale à payer HT et TTC ?

Tout à fait, ces deux montants font partie de la longue liste des mentions obligatoires.

Depuis 2013, si la facture est adressée à un professionnel, une mention relative à l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard (fixée à 40 euros) est elle aussi obligatoire.

 

Concernant les données de sa propre entreprise, que doit-on mentionner ?

La facture doit faire figurer des éléments d’identification précis du vendeur, cela inclut le numéro SIREN, le numéro d'identification à la TVA en cas d’opérations intracommunautaires, l’adresse du siège social ainsi que la forme juridique et le capital social s’il s’agit d’une société.

 

Et concernant la TVA, des mentions particulières ?

En matière fiscale, il est important de mentionner le taux et le montant de TVA applicable sur la facture.

Si la vente est exonérée ou soumise à un régime spécifique de TVA, il faut également le préciser en mentionnant l’article justifiant cette exonération.

 

Donc si je suis auto entrepreneur, j’ai donc une mention particulière à ajouter ?

Tout à fait. C’est vrai aussi si vous bénéficiez d’un régime spécifique qui vous exonère de TVA ou que vous êtes sous certains seuils.

 

Et si je suis entrepreneur dans le BTP par exemple, dois-je ajouter une mention particulière ?

Et oui, pour certains artisans (notamment du BTP) il faut obligatoirement mentionner l’assurance professionnelle souscrite.

 

En résumé, Soyez vigilants car j’imagine qu’il y a des sanctions en cas d’omission !

Et oui ! En plus d’une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75.000 euros, l'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte pour chaque facture. Bien que plafonnée, l’amende peut vite être conséquente.

 

Dernière partie de ce post cast, maintenant qu’on y voit plus clair sur tout ce qu’il faut mentionner sur une facture et comment la numéroter, peux-tu nous parler des modalités de conservation des factures émises ?

Sur le plan fiscal, les factures étant des pièces comptables, leur durée de conservation est de 6 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Toutefois, juridiquement, l’article L123-22 du code de commerce prévoit de les conserver pendant 10 ans.

 

Comment je fais si j’ai émis des factures au format papier ?

Les factures transmises au format papier doivent être stockées en France sous le même format. Autrement dit, vous ne pouvez pas vous débarrasser de vos archives trop vite.

 

Et quid des factures transmises par mail au format pdf par exemple ?

Les factures transmises par voie électronique sont-elles considérées comme des factures électroniques. Elles devront être conservées sous ce format pendant au moins 3 ans. La réglementation en vigueur ne prévoit pas de condition particulière en terme de lieu ni de support de stockage pour la conservation au format électronique.

Depuis 2017, une nouvelle disposition fiscale permet désormais de scanner ses factures (sous réserve de respecter certains critères spécifiques liés au format et à la qualité de l’image) afin de pouvoir les conserver au format électronique. Dans ce cadre là uniquement, vous pouvez alors jeter vos justificatifs papier.

 

Ainsi, si vous prenez en photo ou numérisez vos factures afin d’en extraire les informations pour les comptabiliser, il est important de vous assurer que le fichier informatique ainsi créé respecte bien tous les critères prévus par l’administration fiscale avant de mettre vos factures à la poubelle !

Là encore, des amendes sont prévues en cas de manquements aux règles applicables. Donc pensez à faire un point sur votre procédure d’archivage.

 

OK c’est clair, merci pour ses explications. Dernière partie de ce podcast, est-ce que tu peux nous parler brièvement des dernières évolutions en matière de facturation ? Je pense notamment à la loi anti-TVA qui a beaucoup fait parler d’elle en janvier 2018 dernier.

Les deux dernières évolutions majeures concernent :

  • Les entreprises qui facturent des établissements publics
  • Les entreprises qui font de la vente/prestation auprès de particuliers

 

  1. Pour les marchés publics

L’usage de la facture au format électronique est obligatoire pour toutes les entreprises intervenant dans le cadre de marchés publics selon un calendrier de déploiement de cette nouvelle disposition. Ainsi,

  • les grandes entreprises sont concernées par le nouveau dispositif depuis 2017,
  • les entreprises de taille intermédiaire depuis 2018,
  • en 2019 c’est le tour des PME de 10 à 250 salariés
  • et enfin les TPE de moins de 10 salariés entreront dans le dispositif à partir de 2020.

 

  1. Pour les entreprises qui vendent à des particuliers

L’autre nouveauté en date concerne la mise en place de la loi dite “anti-fraude” de son petit nom. Cette loi vise toutes les entreprises soumises à la TVA qui comptent des particuliers parmi ses clients. Depuis le 1er janvier 2018, si ces entreprises utilisent un logiciel pour enregistrer les paiements, celui-ci doit être conforme à la réglementation. Le logiciel utilisé doit permettre de tracer tous les paiements reçus et donc les reçus/factures afférents.

 

Ça veut donc dire que je ne peux plus utiliser Excel ou word si j’émets des factures pour des particuliers ?

C’est bien ça. Depuis 2018, votre logiciel ne doit pas être permissif en traçant toutes les transactions ce qui n’est pas possible avec ces outils de bureautique. Ainsi, vous ne devez plus être en mesure de revenir sur un paiement ni un reçu/facture pour le supprimer sans trace.

Là encore, en l’absence de logiciel ou de caisse conforme alors que vous êtes concernés par l’application de cette loi, vous encourez une amende de 7 500€ par logiciel.

Pensez donc bien à demander un certificat ou une attestation de conformité à votre éditeur afin de pouvoir la fournir en cas de contrôle fiscal.

 

QuickBooks, la solution de facturation en ligne pour laquelle tu travailles est-elle conforme à cette loi ?

Tout à fait, QuickBooks répond à l'ensemble de ces obligations légales en garantissant que les données de votre compte sont à la fois :

  • Inaltérables : Vous pouvez supprimer ou modifier des factures et des paiements. Toutefois, conformément aux dispositions applicables, ces modifications sont tracées. En outre, si vous souhaitez apporter une modification à une facture finalisée, QuickBooks gère pour vous le respect de la réglementation en émettant automatiquement un avoir (pour annuler la facture initiale) et en créant une nouvelle facture de remplacement.
  • Sécurisées : QuickBooks effectue un chiffrement de niveau bancaire qui protège vos données lorsqu'elles sont stockées et transférées.
  • Conservées : QuickBooks conserve vos données pendant une durée de 6 ans minimum.
  • Archivées : QuickBooks vous permet d'exporter toutes vos données à tout moment afin que vous puissiez les archiver.

 

On arrive à la fin de ce podcast, est-ce que tu as un message à faire passer aux entrepreneurs ?

Les règles relatives à la facturation sont assez denses. Je vous conseille donc de penser à demander conseil à votre expert-comptable afin de valider votre modèle de facture et éviter ainsi de désagréables surprises !

Et dernière chose, n’hésitez pas à choisir un outil de facturation qui saura vous guider lors du paramétrage de vos factures.