La gestion des stocks est un challenge pour de nombreux clients des cabinets d’expertise comptable. Souvent laissée dans les seules mains des clients, cette gestion des stocks gagne à être gérée sous forme de travail collaboratif avec l’expert-comptable.
C’est possible autant pour les clients traditionnels qui peuvent y trouver leur compte que pour les clients en forte croissance. Dans ce dernier cas et avec les bons outils, le cabinet d’expertise comptable peut aider son client à optimiser ses stocks sans contrainte supplémentaire. La gestion des stocks se transforme alors en une véritable opportunité d’accompagnement et de conseil.
Découvrez les témoignages d’Arnaud Gabaudan, cofondateur d’Erplain, et de Laurent Blanchet, expert-comptable chez Advanced Conseil.
Gestion des stocks : l’intérêt d’implémenter le bon outil pour anticiper au maximum
La gestion des stocks est un enjeu majeur dans les TPE et PME, surtout lorsqu’elles sont en forte croissance. Seule une bonne gestion des stocks permet alors d’assurer leur succès.
Les dirigeants d’entreprise sont alors confrontés à un enjeu de taille. Il s’agit de trouver le bon équilibre entre le maintien d’un stock suffisant pour répondre à la demande et le fait de ne pas avoir un stock trop important, source de coûts et de besoins de financement supplémentaires.
Dans les entreprises en forte croissance et les activités saisonnières, par exemple, la gestion des stocks se doit d’être dynamique pour répondre aux variations de la demande et éviter les ruptures de stock.
Trop souvent, surtout si l’entreprise est récente, le système de gestion des stocks est un simple tableur, un outil obsolète et même du papier avec un comptage de temps en temps.
Il faut donc trouver un outil, parfois avec l’aide de l’expert-comptable, qui permet d’optimiser les niveaux de stock, de minimiser les coûts de stockage et d’augmenter la rentabilité de l’entreprise sans coûts de stockage et frais de transport supplémentaires. C’est ce que propose Erplain, un logiciel de gestion des stocks qui se connecte avec le logiciel Intuit QuickBooks.
« Notre logiciel autorise la création d’une facture ou d’un bon de commande, directement à partir du devis. Une fois que le bon de commande est créé, le stock est réservé. L’outil permet en effet de distinguer le stock réel, le stock disponible et le stock réservé. Ce dernier comprend les éléments vendus, mais non encore livrés aux clients », explique Arnaud Gabaudan.
« L’outil offre aussi la possibilité d’afficher les quantités à venir en cas de commande auprès des fournisseurs qui n’ont pas encore été livrées ».
Ici, l’expert-comptable a un véritable rôle à jouer pour conseiller les bons outils à ses clients et toujours mieux les accompagner.
Gestion des stocks et accompagnement par l’expert-comptable
Laurent Blanchet est un expert-comptable qui prend aussi la casquette de DAF externalisé lorsque c’est nécessaire. Il conseille ses clients en matière de financement, mais aussi pour la gestion de leurs stocks. Sur ce dernier point, il estime avoir un rôle à jouer dans l’implémentation des bons outils pour toujours mieux les accompagner.
L’un de ses clients, une société en forte croissance, avait besoin d’un outil pour mieux gérer ses stocks. L’objectif était de trouver « un outil simple à utiliser et à paramétrer, 100 % SaaS sans devoir changer tous les outils qui avaient déjà été mis en place ».
La solution a été trouvée dans la complémentarité entre les logiciels Erplain et QuickBooks.
La solution a été mise en place comme en témoigne Laurent Blanchet « pour la gestion de stock avec des problématiques de stocks réservés, de stocks disponibles, et de réapprovisionnement régulier sans surstockage ».
« En 10 jours, tout le paramétrage a été effectué en fonction des besoins du client et la gestion de son millier de références n’est plus un problème, et ce, malgré la forte explosion de son niveau de commande ».
Les commerciaux peuvent réserver un stock dès la conclusion de la vente et la connexion entre les deux systèmes permet à l’entreprise de s’occuper du rapprochement des flux et du lettrage dans QuickBooks.
De son côté, le cabinet d’expertise comptable « valide les interactions au moment de la déclaration de TVA. Il peut proposer des situations régulières qui donnent une idée de l’EBITDA, du besoin de financement, de la croissance du chiffre d’affaires avec son impact sur les stocks » par exemple. Il apporte aussi son « analyse sur la marge et il fait régulièrement le point avec le client » poursuit Laurent Blanchet.
Enfin, il rappelle qu’avec ces outils, « le partage d’informations en quelques clics permet à l’expert-comptable d’avoir une vision globale et de transmettre sa vision au client tout en ayant un véritable rôle de conseil, un rôle de suivi de l’activité, et même une vision prospective en collaboration avec le client ».
Vous voulez aider vos clients à optimiser leur gestion de stock ? Faites comme Laurent Blanchet : essayez QuickBooks !
