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Experts-Comptables

Organiser votre cabinet pour maîtriser vos outils digitaux

Outils de production, logiciels collaboratifs, bureautique… À l’ère de la transformation digitale, le numérique devient indispensable au bon fonctionnement de votre cabinet Mais quelle organisation interne adopter pour maîtriser vos outils digitaux ? Zoom sur ce qu’il faut savoir.

Organiser votre équipe pour maîtriser vos outils digitaux

Anticiper lors du recrutement

Mettre en place une bonne culture du numérique est indispensable dans votre cabinet. Tous vos collaborateurs doivent savoir maîtriser vos outils digitaux pour que vos clients soient bien accompagnés.

L’idéal serait donc que vos futures recrues aient déjà un pied dans le milieu. En ce sens, vous pouvez, dès le recrutement, cibler des profils intéressés par le sujet, pour tous les postes à pourvoir.

Désigner un responsable digitalisation

Votre équipe est déjà formée ? Il vous faut un responsable digitalisation. Ses missions ? Rechercher des outils digitaux efficaces sur le marché et former les collaborateurs du cabinet, ainsi que les clients, à leur utilisation.

Pour cela, vous devez, bien entendu, désigner une personne ayant une certaine appétence pour le numérique, étant déjà formée et intéressée par le rôle de responsable digitalisation.

Sensibiliser vos collaborateurs

Partager ses connaissances sur les nouveaux outils

Côté communication, il est primordial que toute votre équipe possède le même niveau d’information. Pour cela, vous disposez de deux options :

  • Vous pouvez rédiger et envoyer des mails ou des fiches récapitulatives indiquant les principaux points d’intérêt de chaque outil (pour les experts-comptables et/ou leurs clients) et leur mode d’emploi ;
  • Vous pouvez proposer la démonstration des outils et un temps d’échange entre collaborateurs, à la manière des éditeurs de logiciels.

Encourager à prendre part à la digitalisation du cabinet

Pour tirer profit du numérique, chaque membre du cabinet doit prendre le temps de se cultiver sur le sujet. C’est pourquoi vous gagnerez à faire participer vos collaborateurs au mouvement. Comment ? Voici quelques idées :

  • Proposer à chacun de suivre une formation, en ligne ou en présentiel, sur les logiciels utilisés par votre cabinet ;
  • Organiser des temps d’échange en interne pour créer de l’émulation – et lever les éventuelles barrières psychologiques et autres idées reçues ;
  • Encourager votre équipe à faire une veille sur les outils numériques disponibles sur le marché.

Tirer profit des services des éditeurs de logiciels

S’informer via le service client et les newsletters

Les éditeurs de logiciels peuvent partager de nombreuses informations intéressantes avec les experts-comptables. N’hésitez pas à faire appel à leur service client et leur poser des questions. Vous pourrez également affiner vos connaissances sur les différentes fonctionnalités de leurs outils, et aller jusqu’à leur suggérer de nouvelles idées de fonctionnalités grâce à votre expérience.

Dans l’optique de vous faire gagner du temps, chez QuickBooks, un responsable des partenariats se tient à votre disposition. Son rôle ?

  • Faire le point avec vous sur les solutions disponibles ;
  • Proposer des formations (gratuites) pour la prise en main d’un outil ;
  • Accompagner les utilisateurs (experts-comptables et clients) au déploiement des logiciels.

Et si vous souhaitez être à jour sur les dernières fonctionnalités, vous pouvez demander à recevoir des informations dans votre boîte mail. Pensez également à vous abonner à la newsletter de ces éditeurs.

Échanger avec d’autres utilisateurs

Pour mieux gérer vos logiciels, vous pouvez également chercher de l’aide du côté des utilisateurs. Ces derniers se réunissent souvent sur diverses plateformes mises à disposition par les éditeurs. Parmi elles, vous trouverez :

  • Des forums de discussions sur les sites internet respectifs des éditeurs, pour échanger sur les bonnes pratiques ;
  • Des réunions mensuelles organisées pour discuter avec vos pairs, découvrir des nouveautés, suggérer des améliorations et poser vos questions.

Si vous décidez de participer aux rencontres physiques, notez qu’il est important de préparer vos points à l’avance. Pourquoi ? Pour faire progresser la réflexion au moment venu. C’est aussi l’occasion d’aménager un planning en interne pour partager les questions de vos clients, qui demeurent en suspens.

Que faire si on est indépendant ?

Si vous travaillez seul ou au sein d’un petit cabinet (à deux, par exemple), vous avez l’avantage de la flexibilité ! Votre contexte vous impose d’être en veille permanente et de vous intéresser aux outils numériques et à leurs fonctionnalités. Cela ne peut que vous réussir.

Attention toutefois à ne pas en faire trop. Prenez le temps de maîtriser deux ou trois outils indispensables au bon fonctionnement de votre activité, avant de chercher à tout connaître.

Du recrutement à la veille en équipe, la cohésion numérique est un souci de tous les instants. Avec un peu d’organisation, et en affûtant votre curiosité et votre sens de l’écoute, vous devriez maîtriser vos outils digitaux à la perfection… Tout cela, pour la sérénité de votre cabinet et celle de vos clients !


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