May 5, 2020 Experts Comptables fr_FR Comme tous les ans, la période fiscale revient. Pour vous préparer au mieux et bien gérer la période de clôture en cabinet : voici nos astuces. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A7NWhZg1V/periode-fiscale.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/experts-comptables/periode-fiscale-astuces-gerer-rush-final/ Période fiscale : 3 astuces pour bien gérer le rush final
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Période fiscale : 3 astuces pour bien gérer le rush final

By L'Equipe QuickBooks May 5, 2020

C’est un classique de l’expertise comptable : la campagne fiscale est une période passionnante, que l’on termine souvent au dernier moment par un rush éreintant pour produire tous les documents destinés à l’administration fiscale dans les temps impartis. Prenez de bonnes résolutions et organisez efficacement pour ne pas tout faire à la dernière minute. Voici nos 3 astuces pour boucler la période fiscale !

#1 De l’importance de savoir s’organiser pour la saison fiscale

Un délai supplémentaire pour le dépôt de la liasse fiscale par les experts-comptables a été accordé jusqu’au 31 mai 2020. Si le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables donne plus de temps pour clôturer la campagne fiscale, ce n’est pas un hasard. C’est tout simplement parce qu’il est bien conscient des difficultés légitimes des cabinets à s’organiser pour cette période.

Il faut dire qu’il est parfois difficile d’anticiper les aléas du quotidien. Ainsi, l’adoption de nouveaux logiciels, aussi prometteuse qu’elle soit, n’aura pas toujours l’effet escompté sur le chiffre d’affaires du cabinet d’expertise comptable et sur sa productivité, si :

  • les clients mettent du temps à transmettre les précieuses pièces comptables ;
  • les clients se trompent dans les pièces transmises finalement, imposant un aller-retour fastidieux et peu utile ;
  • l’administration fiscale prend elle aussi du retard sur la livraison de nouvelles liasses (et cela n’est pas rare) ;
  • un mouvement de personnel impose une réorganisation, voire le recrutement de nouveaux collaborateurs

À ces impondérables s’ajoutent le temps passé par les collaborateurs sur les missions et le budget alloué à chaque production comptable, deux éléments pour lesquels il est facile de se tromper !

#2 La clé d’une période fiscale menée avec brio reste l’anticipation

Le mot d’ordre en prévision de la campagne fiscale ? An-ti-ci-per ! Bien sûr cela peut paraître évident, mais gardez bien en tête que sans anticipation, votre cabinet sera obligé de recourir à des moyens coûteux pour éviter de voir ses performances baisser de manière déraisonnable : heures supplémentaires des collaborateurs (avec le risque d’épuisement que cela implique et donc d’erreurs), sous-traitance (là, ce sont plus les erreurs que l’on peut craindre), embauches excessives, glissements de fonctions amenant à des productions en-dessous des niveaux de compétences…

#3 La méthode ultime pour éviter le rush en pleine période fiscale

Vous l’aurez compris, pour éviter le mal de crâne en sortie de période fiscale, il convient de s’organiser. Les logiciels de gestion et de comptabilité vous permettront certes de gagner du temps, mais ils ne peuvent se suffire à eux-mêmes. Ils doivent, pour booster comme il se doit les performances du cabinet, être couplés à de meilleures méthodes organisationnelles.

Une astuce ? La célèbre méthode des 5 P, prônée par tous les apôtres de la productivité, qui peut devenir un véritable mantra au sein du cabinet d’expertise comptable :

  • Processus. Chaque mission, chaque rapport et contact avec le client, doivent être décomposés en petites tâches, que plusieurs collaborateurs peuvent être amenés à accomplir.
  • Planification. Ces missions doivent être intégrées à un rétroplanning, afin que le cabinet dispose, à tout moment, d’une vue globale sur les projets et missions en cours… et que les collaborateurs aient les armes pour se forcer à respecter les délais !
  • Pilotage. Il ne suffit pas de planifier, il faut aussi surveiller. L’avancement de chaque tâche doit être suivi, afin de ne pas être pris de court par un impondérable — que l’on ne peut, par définition, que difficilement voir venir. Il vous sera ainsi bien plus facile d’anticiper les éventuels points de blocage.
  • Productivité. Les collaborateurs qui font plusieurs choses à la fois ne sont pas efficaces. Pour restaurer la productivité globale du cabinet, il convient de fonctionner en mode « mono-tâche ». Cela permet de passer plus rapidement d’une mission, d’un rôle, à l’autre.
  • Performance. Résultat des 4 P précédents ? Les délais de livraison sont respectés, voire plus rapides que prévu et dans la qualité attendue, en évitant les erreurs de précipitation. Les clients sont satisfaits, et le cabinet d’expertise comptable réduit ses coûts en même temps !

La méthode vous intéresse ? Parlez-en avec vos collaborateurs. Discutez des points de ralentissement, voire de blocage. Montrez une réelle volonté d’améliorer les choses. Et prenez les décisions qui s’imposent !

Chaque cabinet d’expertise comptable constitue un cas particulier. À vous de retenir les éléments d’organisation qui vous font actuellement défaut et que vous pourriez améliorer en prenant le temps de faire le point sur votre méthodologie. Voyez cela comme un défi : et si, pour une fois, vous parveniez à ne pas compter sur les jours « bonus » pour boucler votre campagne fiscale ?

Matthieu Messiet

Expert QuickBooks

✉️ matthieu_messiet@intuit.com – 📞 06 15 59 68 97

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