June 12, 2020 fr_FR Tarifs, normes, méthodes, logiciels, applis… Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la facturation des indépendants dans un article exhaustif ! https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A7TtBNkQU/reussir-facturation-independant.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/facturation/reussir-facturation-independant/ Réussir sa facturation quand on est indépendant

Réussir sa facturation quand on est indépendant

Par L'Equipe QuickBooks June 12, 2020

Sommaire

  1. Pourquoi la facturation est essentielle pour les indépendants ?
  2. Que mettre dans une facture ?
  3. Comment fixer ses tarifs et se faire payer ?

Vous êtes devenu indépendant ! Vous en rêviez… et vous avez franchi le cap ! Maintenant que vous êtes à la tête de votre propre petite entreprise, vous n’avez plus de compte à rendre à un supérieur. Le capitaine du bateau, c’est vous !

Cependant, pour réussir votre carrière d’indépendant, vous allez devoir tout gérer par vous-même. Votre première mission ? Faire de la prospection. Il vous faut, à présent, vous faire connaître et trouver vos premiers clients. Ensuite, vous pourrez commencer à émettre des factures et vous faire payer… Mais comment vous y prendre ? La facturation est un passage obligé pour les entrepreneurs et les consultants indépendants. Pour vous faciliter la tâche (et être efficace), vous pouvez utiliser des solutions numériques, comme un logiciel de comptabilité. Vous gagnerez alors un temps précieux ! Suivez les conseils des experts QuickBooks pour établir des factures rapidement, obtenir vos paiements, faire des relances mais aussi fixer vos tarifs.

Pourquoi la facturation est essentielle pour les indépendants ?

Qu’est-ce qu’un indépendant ?

Être travailleur indépendant (ou freelance), c’est exercer une activité professionnelle à votre compte, sous votre nom et votre responsabilité. Vous n’êtes ainsi pas subordonné à un supérieur hiérarchique qui vous confie des missions, qui vous contrôle, et qui peut vous sanctionner en cas de manquement. Cependant, vous êtes tenu de respecter les conditions du contrat que vous passez avec vos clients.

Vous êtes alors amené à réaliser des tâches externalisées pour des entreprises, des sociétés, des associations… Il peut s’agir de prestation de service, de prestations artistiques, etc., selon votre domaine d’activité. Beaucoup de professions peuvent s’exercer en tant qu’indépendant, comme les métiers du web (développeur, référenceur, rédacteur) ou les métiers de consultant (coach, graphiste). Il s’agit souvent de professions libérales, mais les artisans ou les commerçants peuvent aussi devenir freelance !

Si vous souhaitez vous installer comme consultant indépendant, vous avez le choix entre plusieurs statuts juridiques :

  • le statut de micro-entrepreneur ;
  • l’EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée) ;
  • l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;
  • la SASU (société par actions simplifiées unipersonnelle).

En tant qu’indépendant, vous allez prospecter vos clients vous-même… Mais vous avez aussi la possibilité de les choisir librement ! Attention, toutefois, à vérifier que vos prestations répondent à leurs exigences. Bien que vous n’ayez aucune subordination juridique avec vos clients, vous devez respecter les deadlines. Organisez bien vos horaires pour être sûr d’avoir le temps de réaliser toutes vos tâches dans le temps imparti.

Comme vous êtes rémunéré sous forme d’honoraires, vous devez réaliser un contrat et une facture pour chacune de vos prestations vendues. Vos clients n’ont pas à s’acquitter des cotisations sociales : vous payez ces dernières directement au régime de protection sociale qui vous concerne.

Facturation obligatoire pour les indépendants

La facturation, qui constitue un justificatif officiel de transaction, est une pièce comptable obligatoire. Lorsqu’aucun autre document n’existe, elle exprime les modalités de réalisation de la prestation. C’est pourquoi la facture est un document essentiel pour les indépendants, à la fois pour l’aspect comptabilité, mais aussi parce qu’elle représente une forme de protection contre les impayés.

La facturation comme moyen de protection

La facture vous protège contre les retards de paiement, voire les défauts de règlement ! Les impayés représentent environ 25 % des faillites d’entreprises. Alors pensez bien à éditer une facture à chaque fois que vous signez un contrat avec un client ! Avant la crise liée à la pandémie du Covid-19, le retard de paiement était en moyenne de 10,9 jours pour les PME en France. À l’échelle nationale, cela ferait environ 56 millions d’euros de créances passées en perte chaque année. Le non-respect des délais de paiement constitue un frein à la croissance des entreprises, selon Bruno Le Maire, ministre de l’Économie et des Finances.

Préparez-vous donc à devoir effectuer des relances de factures ! Pour contrer les retards et les impayés, l’État a mis en place certaines mesures. Par exemple, la publication du nom des entreprises sanctionnées pour retard de paiement dans la presse locale mais aussi sur le site internet de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes).

Cette pratique de dénonciation, appelée « name and shame », qui frappe les mauvais payeurs au cœur de leur réputation, est déjà très répandue aux États-Unis.

Selon l’étude de KPMG et Sidetrade parue en mai 2020, « Culture cash : enjeux et perspectives de la direction financière », le montant des factures impayées, défini comme échues à plus de dix jours, était de 2 sur 10 (1,9) jusqu’au début de l’année 2020. Depuis la crise sanitaire, il a augmenté à 3,5 sur 10.

Vous avez cependant la possibilité, en tant qu’indépendant, d’avoir recours au tribunal de commerce. Ce dernier peut utiliser le contrat et la facture liés à la prestation concernée pour ordonner une injonction de payer au client débiteur. N’oubliez pas d’éditer une facture pour chacun de vos services vendus, car elle est essentielle en cas de litige !

Vous pouvez émettre des factures dès le moment où vous avez créé votre entreprise. Toutefois, la facturation doit se faire dans les règles, en suivant une législation stricte pour éditer et transmettre les factures.

Que mettre dans une facture ?

La facture est la preuve qu’une opération commerciale a eu lieu. Elle répond à certaines contraintes de contenu, définies par le code de commerce. Une facture, pour être conforme, doit respecter certaines obligations :

  • être rédigée en français ;
  • être établie en deux exemplaires (format papier ou numérique) ;
  • avoir toutes les mentions obligatoires.

Deux nouvelles mentions sont indispensables depuis le 1er octobre 2019 : l’adresse de facturation, si elle est différente de celle du client, et le numéro du bon de commande le cas échéant.

Les mentions obligatoires à mettre dans une facture

Les mentions obligatoires des factures sont précisées dans l’article L441-9 du code de commerce. Les principales sont le nom et l’adresse des deux parties : les vôtres mais aussi celles du client, avec sa raison sociale. Il faut aussi faire figurer la date de la vente, la quantité et la dénomination précise des produits ou services vendus, avec le prix unitaire, les différents totaux (TVA et montant TTC), les totaux hors taxe et les réductions éventuellement consenties, la date d’échéance du règlement et des pénalités en cas de retard.

Ce qui doit figurer dans une facture

  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Vos coordonnées et votre numéro SIREN
  • Les coordonnées du client et son numéro SIREN
  • La désignation, le volume et la date de réalisation de la prestation
  • Votre TJM (taux journalier moyen)
  • Le prix unitaire et le prix total hors taxes (HT)
  • Le prix unitaire et le prix final toutes taxes comprises (TTC)
  • Les éventuelles réductions de prix
  • La date limite de paiement (ou les délais de paiement)
  • Les intérêts de retard, le taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement
  • Vos mentions légales

Vous vous apprêtez à créer votre première facture ? Retrouvez notre checklist pour être sûr de n’avoir rien oublié !

Les règles de base d’une facture d’indépendant

Pour qu’aucune facture ne soit identique, elle doit être marquée d’un numéro unique (composé d’une séquence chronologique continue et sans rupture). Il est ainsi impossible de confondre la confondre avec une autre ! À noter que vous ne pouvez pas émettre une facture après avoir réalisé la prestation.

N’oubliez pas d’archiver vos factures ! Il est indispensable de conserver vos documents commerciaux qui peuvent servir de preuve en cas de litige avec un client, un fournisseur, voire l’administration fiscale (fisc).

Les documents à conserver

#1 Factures et pièces commerciales

  • Contrat et correspondance avec un fournisseur ou un client : 5 ans
  • Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros : 10 ans

#2 Pièces fiscales

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l’année d’imposition.

  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés : 3 ans
  • BIC, BNC et BA en régime réel : 2 ans
  • Impôts locaux : 1 an
  • CFE, CVAE : 3 ans
  • TVA : 3 ans

#3 Pièces comptables

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l’exercice.

  • Factures émises ou reçues : 10 ans
  • Bons de commande, bons de livraison, bons de réception : 10 ans
  • Livre et registre comptable : 10 ans

#4 Pièces RH

Tous les justificatifs liés à ces éléments doivent être conservés pendant cette durée.

  • Registre unique du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié
  • Bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte) : 5 ans
  • Données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.) : illimité, en cas de litige devant les prud’hommes
  • Charges sociales et taxe sur les salaires : 3 ans
  • Documents liés aux accidents du travail : 10 ans

#5 Pièces administratives, judiciaires et d’assurance

La durée de conservation est illimitée.

Pour plus d’informations, retrouvez notre article sur les papiers à conserver. L’équipe QuickBooks vous explique tout ce que vous devez savoir sur la conservation des factures et autres documents comptables.

Comment fixer ses tarifs et se faire payer ?

Le juste prix pour des honoraires de consultant

Fixer des tarifs n’est facile pour personne. Il faut trouver un juste milieu pour être rentable, tout en proposant des tarifs compétitifs face à la concurrence. N’oubliez pas qu’il vous faudra aussi couvrir vos charges, et vous dégager un salaire.

Pour estimer vos tarifs, suivez ces quatre étapes :

  1. Déterminer le gain net (charges sociales déduites).
  2. Calculer le prix de revient en incluant les frais annexes, comme les transports, le loyer, le matériel et le temps non facturé pour la préparation.
  3. Évaluer le nombre de jours facturables dans l’année.
  4. Établir le tarif journalier minimum en divisant le montant total des charges par le nombre de jours facturables.

Vous avez ensuite la possibilité de revoir votre tarif à la hausse, mais faites attention de ne pas trop en demander (à moins de pouvoir le justifier) !

N’hésitez pas à regarder les tarifs pratiqués par vos concurrents : si vos honoraires sont bien plus élevés que les leurs, vous risquez de faire fuir vos prospects, qui se tourneront alors vers d’autres consultants plus abordables. Cependant, ne tombez pas dans l’excès inverse et ne vous dévalorisez pas avec des tarifs trop bas !

Trouvez le montant idéal pour vos honoraires. Trop élevé, vous n’aurez pas de clients, mais trop bas, et vous devrez alors travailler bien plus que prévu pour atteindre un salaire décent à la fin du mois. Au final, vous serez trop occupé avec vos nombreuses missions en cours pour prospecter. Choisissez le bon tarif ! Vous vous assurerez une clientèle fidèle et une expertise renforcée. Ne négligez pas la qualité de vos prestations pour accepter plus de tâches !

Le taux journalier moyen pour un consultant junior tourne autour de 260 €, alors qu’il grimpe à 390 € pour un consultant avec 2 à 7 ans d’expérience. Il varie aussi selon votre domaine d’expertise et la ville où vous exercez.

Pour fixer vos tarifs de consultant, vous pouvez suivre les indicateurs clés de performance (KPI) avec des tableaux de bord intuitifs et mis à jour le plus régulièrement possible. Faire appel aux tableaux de bord d’une solution de gestion en ligne, comme QuickBooks, constitue l’option la plus simple pour bien suivre vos indicateurs. Ces données en disent beaucoup sur l’état de votre activité, mais elles vous aident aussi à définir vos tarifs avec précision et vous permettent de prendre les bonnes décisions.

Vous souhaitez établir vos honoraires, mais vous avez un doute ? Retrouvez tous nos conseils pour fixer votre tarif de consultant.

Choisir le bon outil de comptabilité

Maintenant, il vous reste à choisir l’outil de comptabilité que vous utiliserez au quotidien. Microsoft Word ou Microsoft Excel sont des solutions à portée de main, mais certainement pas les plus pratiques. Comme vous devez entrer toutes les données manuellement, le risque d’erreurs est bien plus élevé que si vous vous tourniez vers une solution plus adaptée. Le must-have ? Les logiciels de comptabilité, qui sont idéaux pour réaliser un devis ou une facture.

Toutes les informations sont centralisées dans un seul et même outil : vous pouvez ainsi suivre plus facilement votre comptabilité. Fini les documents qui se perdent !

Comment se faire payer

Vous avez émis votre première facture ? Félicitations ! L’idée, maintenant, c’est de vous faire payer (et dans les temps si possible). Avec un logiciel de comptabilité, vous pourrez suivre l’évolution de la vente de vos prestations avec facilité. Enregistrez vos factures en un clic et suivez les mouvements de votre trésorerie en temps réel ! Vous procurer un logiciel de comptabilité est l’un des investissements clés des consultants indépendants qui démarrent une activité.

Saviez-vous que vous pouvez facilement automatiser les facturations récurrentes de vos clients directement dans le logiciel de comptabilité ? Avec QuickBooks, vous pouvez suivre tous vos paiements, mais aussi gérer les retards et les impayés, et voir les relances que vous avez faites. D’ailleurs, ces dernières aussi peuvent être totalement automatisées !

QuickBooks est un logiciel de facturation et de comptabilité en ligne qui vous permet de gérer votre facturation et toutes vos opérations comptables très facilement. Il est multifonction et simple à prendre en main. En outre, grâce au rapprochement bancaire QuickBooks, vous avez accès au suivi de votre trésorerie en temps réel. Vous gagnez également un temps précieux sur la gestion de vos dépenses et notes de frais puisqu’il vous suffit de les prendre en photo avec votre smartphone pour qu’elles soient automatiquement intégrées à votre comptabilité. Avec les bons outils, facturer devient beaucoup plus simple ! Et si vous testiez les solutions QuickBooks pour votre activité d’indépendant ?

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Expert QuickBooks

Mélanie Drouet

Expert QuickBooks

✉️ melanie_drouet@intuit.com – 📞 0805 220 189

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QuickBooks est le logiciel de comptabilité intuitif pour les entrepreneurs français. QuickBooks offre aux TPE, micro-entrepreneurs et indépendants un logiciel de facturation en ligne complet pour gérer en ligne la trésorerie, la gestion commerciale et la tenue de tableaux de bord. Lire plus