Lancer un appel d’offres, attirer plusieurs fournisseurs à vous et choisir entre leurs propositions comme entre différents cadeaux… L’idée est séduisante ! Mais l’appel d’offres est un exercice difficile qui demande au commanditaire la rédaction d’un document presque procédural. Voilà ce que votre appel d’offres, ou RFP (Request for Proposal), doit contenir.
1/ Une description de la société
Réclamer un service ou un produit, c’est bien beau, mais vos fournisseurs doivent d’abord savoir qui vous êtes et ce que vous faites. Il faut présenter votre entreprise. Faites-le comme vous le sentez : court paragraphe ou titres en haut de la page, peu importe, tant que le commanditaire, c’est-à-dire vous, est bien identifié.
2/ Un objet
Après vous être présenté, vous pouvez dire ce que vous cherchez. Exprimez l’objet de votre requête et résumez-en les principales caractéristiques.
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3/ Vos exigences
Exigence n’est pas caprice. Il ne s’agit pas de demander l’impossible à vos fournisseurs mais seulement de compléter votre requête. Les exigences sont des précisions ajoutées à votre demande. Quels sont vos besoins précis ? Pour quel prix ? Quel volume ? Quelles quantités sont en jeu ? Quelles dates de livraisons ? Etc. Autant d’informations qui faciliteront votre recherche et votre collaboration.
4/ Critères de sélection
Ajoutez vos critères de sélection si vous en avez défini (productivité du fournisseur, taille de sa structure, proximité, etc.). Cela permettra au prestataire de comprendre encore mieux vos attentes ou de renoncer à répondre à votre appel d’offres s’il n’est pas en mesure de vous satisfaire. Attention toutefois à ne pas être trop difficile et à ne pas avoir des critères trop sélectifs voire absurdes. Indiquez également l’échéance à laquelle sera fixé votre choix, afin de rassurer les partenaires.
Cet exercice qui s’annonçait fastidieux l’est-il un peu moins ? Nous l’espérons. Bien sûr, la production de ce document n’est que l’étape finale de la longue préparation qui la précède. Étudier le marché, identifier vos besoins, faire une présélection des fournisseurs… et tout cela selon le respect d’un cahier des charges. Hé oui, c’est tout un métier !
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