L’appel d’offres est un exercice difficile qui demande au commanditaire la rédaction d’un document presque procédural. QuickBooks vous explique comment rédiger un appel d’offres (ou RFP : request for proposal) en 4 étapes simples.
Première étape pour rédiger un appel d’offres : la description de la société
Pour lancer votre appel d’offres, avant de préciser le contenu, vous devez d’abord expliquer qui vous êtes. Vos potentiels fournisseurs doivent d’abord savoir la nature de vos services et de votre activité. La forme importe peu, l’essentiel est de présenter votre entreprise. Le but de cette première étape est d’identifier le commanditaire de l’appel d’offres !
Étape #2 : un objet
Sur quoi porte cet appel d’offres ? Pour que les dossiers de candidature soient de qualité, il faut que l’objet du document commercial soit identifiable sans équivoque. Cette deuxième étape vous permettra d’exprimer l’objet de votre requête et de résumer ses principales caractéristiques. Précisez également les échéances de l’appel d’offres :
- la date limite pour répondre ;
- la date à laquelle sera fixé votre choix.
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Étape #3 de l’appel d’offres : vos exigences
Les exigences doivent être explicitées pour compléter la requête. Autant d’informations qui faciliteront votre recherche et votre collaboration avec votre futur fournisseur. Elles correspondent à toutes les précisions ajoutées à votre demande :
- Quels sont vos besoins précis ?
- Pour quel prix ?
- Quel volume ?
- Quelles quantités sont en jeu ?
- Quelles dates de livraisons ?
- Etc.
Dernière étape de la rédaction de l’appel d’offres : les critères de sélection
Cette 4e étape est facultative. Avez-vous établi des critères de sélection quant à vos fournisseurs ? Doivent-ils par exemple être dans une zone géographique particulière (région, pays, Union européenne…) ? Doivent-ils avoir une certaine taille ?
Ajouter ces critères de sélection permettra à un éventuel prestataire de comprendre encore mieux vos attentes ou de renoncer à répondre à votre appel d’offres s’il n’est pas en mesure de vous satisfaire. Ces quelques précisions vous permettront de gagner un temps précieux en éliminant les candidatures qui ne correspondraient pas en amont.
Appel d’offres : ne soyez pas trop exigeant non plus !
Attention à ne pas être trop difficile et à ne pas avoir des critères trop sélectifs voire absurdes et de décourager des fournisseurs qui auraient pourtant la capacité de satisfaire vos besoins !
La rédaction de l’appel d’offres n’est que l’étape finale d’un long processus (étude de marché, identification des besoins, présélection des fournisseurs…). Pour avoir une idée précise de vos besoins et établir un cahier des charges sur mesure (un mémoire technique), il est d’abord essentiel de bien piloter votre activité. Avec une solution de gestion et de comptabilité en ligne, vous garderez un œil sur votre activité en temps réel et pourrez prendre les meilleures décisions, au bon moment. Et si c’était le moment d’essayer QuickBooks ?
Daniel Antoni
Expert QuickBooks
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