prévoir dépenses épisode 4

Épisode 4 : prévoir et gérer ses dépenses

 

Wahou ! Nous voilà déjà à l’épisode 4 de cette formation par email, cherchant encore et toujours à répondre à la même question lancinante : comment bien gérer sa tréso ? Aujourd’hui, on vous parle d’un sujet passionnant (oui oui !) : l’optimisation des flux financiers du compte en banque de votre entreprise. Autrement dit : la gestion des dépenses. Que pouvez-vous mettre en place pour prendre les bonnes décisions ? À quoi faut-il faire attention ? Que faire si vous dépensez plus que prévu ? Voyons cela !

 

Le petit mot de bienvenue de l’Expert Masqué

Bonjour, je suis là aussi ! Je reviendrai vous parler d’une solution qui pourrait vous aider à garder le contrôle des dépenses mensuelles pour vos déplacements : le leasing. À tout de suite !

    Entrepreneurs : qu’est-ce qui vous coûte des sous ?

 

Vous avez un local professionnel ? Vous allez devoir sortir votre carnet de chèque (ou faire des virements) assez régulièrement. Vous bossez de chez vous, donc votre entreprise ne vous coûte rien ? Erreur ! Commençons donc ce B.A.-BA par un point sur les sources de dépenses que connaîtront la (quasi) totalité des entreprises :

  • Le loyer. Eh oui, même si vous n’avez pas de bureau, vous payez sans doute un loyer. Donc, indirectement, votre bureau vous coûte de l’argent ! Si vous avez un local professionnel, c’est la première dépense à prendre en compte.
  • Internet et téléphonie. Il va bien falloir connecter votre entreprise au monde extérieur, grâce à internet et aux téléphones professionnels évidemment. Pour internet, le coût de l’abonnement est variable selon le fournisseur, mais il faut tabler sur 350 à 700 € HT par an.
  • Les charges sociales. Vous le savez : URSSAF et RSI sont les compagnons des entrepreneurs. Vous payez donc des charges sociales tous les mois ou tous les trimestres, qui dépendent de vos revenus de l’année précédente – avant la régularisation annuelle.
  • Les prêts. Vous avez fait financer votre fonds de roulement ou l’équipement de vos employés en tablettes tactiles pour faciliter les présentations en clientèle ? Il va falloir rembourser la banque, pendant X années.
  • Les frais bancaires. À propos de banque, celle-ci vous coûte de l’argent. Vous payez en effet un abonnement professionnel, ainsi que des frais sur vos mouvements d’argent.
  • Les salaires de vos collaborateurs. Vous employez ? Vous payez, bien sûr !
  • Les sommes avancées pour vos clients. Vous devez achetez les radiateurs qui seront installés chez vos clients ? Une dépense en plus ! Elle sera certes considérée comme un débours et donc remboursée par la suite mais, en attendant, elle pèse sur votre tréso.
  • Sans oublier les frais de déplacement (trajets en voiture, en avion, en train…), les repas et cadeaux d’affaires…

   Ô tableau, mon beau tableau, dis-moi comment gérer ma tréso

 

Votre objectif, en tant qu’entrepreneur responsable et efficace, est d’être en mesure, à tout moment, de savoir combien il vous restera sur votre compte en banque à la fin du mois. Pour cela, il faut anticiper.

Comment ? Construisez ce que l’on appelle un « tableau de dépenses ». Il s’agit de noter la nature de la dépense, son montant et sa périodicité. Grosso modo, voici à quoi ça ressemble :

 Dépense  Montant  Périodicité  Prochaine échéance 
 Loyer 1600 € Mensuelle 10/01/2017
 Internet 45 € Mensuelle 17/01/2017
 URSSAF 1200 € Trimestrielle 10/04/2017

 

Vous pourrez ainsi, à tout moment, relever le montant disponible sur votre compte en banque et y soustraire, en quelques pressions de touches sur votre calculatrice, les sommes qu’il vous reste à payer. Vous saurez ainsi de quelle marge de manœuvre vous disposez… et si les temps qui s’annoncent seront difficiles ou non.

   À quel moment s’inquiéter ?

 

Plusieurs situations doivent vous faire tirer la sonnette d’alarme :

  • Lorsque vous dépensez plus que vous n’encaissez sur une trop longue période ;
  • Lorsque vous passez sous la barre du mois de charges d’avance ;
  • Lorsque votre besoin en fonds de roulement (BFR) augmente plus vite que vos encaissements ;
  • Lorsque de grosses dépenses s’annoncent, sans que des encaissements suffisants ne se profilent…

 

Avec un tableau de dépenses, vous devriez pouvoir anticiper ce genre de situation. Faites donc le point régulièrement. En revanche, si ces difficultés se présentent, réagissez vite ! Réduisez la voilure, pressez les clients qui ne vous ont pas payés (retournez faire un tour sur notre épisode 3 : « apprendre à se faire payer »), limitez vos dépenses exceptionnelles (repas d’affaires, déplacements…). En cas de panne sèche, allez voir votre banquier et/ou votre expert-comptable. Mais nous en reparlerons la semaine prochaine !

Et si vous souhaitez toujours garder un oeil sur votre tréso, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion comme Quickbooks. Directement connecté à votre (ou vos) compte(s) bancaire(s), tous vos flux entrants/sortants sont quotidiennement centralisés : fini les surprises !

l'expert

L’astuce de l’Expert Masqué : vive le leasing !

 

Le leasing, c’est la solution idéale pour disposer d’une ou de plusieurs voitures de fonction sans trop dépenser mensuellement.

Le principe ? Au lieu de payer beaucoup chaque mois (pour un remboursement de crédit par exemple), vous versez un apport puis un loyer qui dépend du kilométrage prévu et de la durée du contrat. Autre avantage : contrairement au crédit dont on ne déduit que les intérêts, vous pouvez déduire les loyers en frais généraux si vous êtes assujetti aux frais réels. Et vous récupérez aussi la TVA sur les frais d’entretien et de réparation bien sûr !

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