Gemeinsame Dokumente verwenden in QuickBooks Online Rechnungsführer

QuickBooks Online Rechnungsführer Unternehmen und derenQuickBooks Online Kunden können mit wenigen Klicks Dokumente zueinander senden und empfangen.

Zu den Funktionen geteilter Dokumente gehören:

• Verschieben und/oder löschen Sie mehrere Dokumente.
• Erstellen Sie kontextbezogene Notizen zu Dokumenten und teilen Sie sie für die Buchhalter.
• Legen Sie einen Dokumenttyp zur einfacheren Organisation fest.
• Verwenden Sie Anfrage anzeigen, die mit einem Dokument aus der Liste „Geteilte Dokumente“ verbunden ist.

Geteilte Dokumente von Kunden hinzufügen

Ein Buchhalter kann eine Kundenanfrage erstellen, um Dokumente anzufordern, die sie von ihrem Kunden benötigen. Sobald die Dokumente in hochgeladenQuickBooks , befinden sie sich auf der Registerkarte Gemeinsame Dokumente .
Hinweis : Wenn dieQuickBooks Online Kunde nicht hinzugefügt wird, wird die Registerkarte Dokumente angezeigt.

So laden Sie gemeinsame Dokumente hoch:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Wählen Sie den Kundennamen aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte Geteilte Dokumente .
4. Wählen Sie die Dropdown-Liste „ Dokumente hinzufügen “ und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   1. Von diesem Gerät hochladen : Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten.
   2. Von Mobilgerät hinzufügen : Scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Handy, um das Dokument/die Dokumente von Ihrem Mobilgerät hochzuladen.
5. Wählen Sie die Registerkarte „Hinweise“ .
6. Wählen Sie + Notiz hinzufügen und geben Sie eine Notiz in das Feld Notiz hinzufügen ein.
7. Wählen Sie „Posten“.

Einzelne Dokumente können heruntergeladen, umbenannt, gelöscht oder verschoben werden, indem Sie die Optionen Symbol für mehr in der Spalte Aktionen und wählen Sie die entsprechende Aktion aus.

Typen zu Dokumenten zuordnen

Die Festlegung von Dokumenttypen (zum Beispiel Kontoauszug , Rechnung und Beleg ) hilft bei der Organisation der Dokumente. Wenn ein Dokument hinzugefügt wird, ist sein Standardtyp Sonstige .

So ändern Sie den Typ:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Gemeinsam genutzte Dokumente“ die Dropdownliste ▼ in der Spalte „Typ “ in derselben Zeile wie das Dokument aus.
2. Wählen Sie den Typ, der am besten zum Dokument passt.

Folgende Optionen stehen für den Dokumenttyp zur Verfügung:

• Kontoauszug
• Rechnung
• Beleg
• Sonstige
• Unbekannt

Kontextbezogene Anmerkungen zu Dokumenten hinzufügen

Sie können Notizen für nur einen Kunden gleichzeitig erstellen und anzeigen, auch wenn Sie das Dokument hochgeladen haben:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Geteilte Dokumente“ das Symbol für Notizen in der Spalte „Hinweise“ in derselben Zeile wie das Dokument.
2. Geben Sie Ihre Notiz ein und wählen Sie „Buchen“. Sobald eine Notiz hinzugefügt wurde, wird dies durch einen gelben Punkt vor dem Notizen-Symbol angezeigt um Dokumente mit Anmerkungen leicht zu identifizieren.
3. Nachfolgende Kommentare können durch Auswahl des Notizen-Symbols hinzugefügt werden erneut und geben Sie einen neuen Kommentar ein.

Hinweis: Notizen und Kommentare nach der Veröffentlichung können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Anfragen anzeigen

Sobald ein Buchhalter von seinem Kunden ein Dokument angefordert hat, wird die Anfrage an das Dokument angehängt. Der Buchhalter kann auf der Registerkarte Gemeinsame Dokumente in der Spalte Aktionen die Option Anfrage anzeigen auswählen, um die Details der Anfrage anzuzeigen.

Ordner erstellen und verwenden

Optimieren Sie die Freigabe von Dokumenten und die Buchführung mit Ordnerstrukturen, um Dokumente zu organisieren:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Geteilte Dokumente“ die Option „Ordner erstellen“ .
2. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Ordnernamen ein und wählen Sie Erstellen.
3. Wenn Sie einem vorhandenen Ordner einen Unterverzeichnis hinzufügen möchten, wählen Sie den Ordner aus und wählen Sie „Ordner erstellen“ . Geben Sie den Ordnernamen ein und wählen Sie Erstellen .
4. Wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste Dokumente hinzufügen ▼ aus, um ein neues Dokument in den neu erstellten Ordner hochzuladen.
5. Um ein vorhandenes Dokument in den neuen Ordner zu verschieben, navigieren Sie zur Kopfzeile Dokumente um die zu verschiebenden Posten auszuwählen.

Sie können auf Unterverzeichnisse zugreifen, indem Sie den übergeordneten Ordner auswählen.

Buchhalter können Dateien einzeln oder in großen Mengen verschieben, um sie in Ordnern und Unterverzeichnissen zu organisieren.

Einzelne Ordner können mit der entsprechenden Option in der Spalte Aktionen umbenannt oder gelöscht werden.

Bulk-Aktionen durchführen

Die Funktionen Massen -Download, Verschiebenund Löschen ermöglichen die Massenverwaltung, die Zeit und Mühen spart.

Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der Registerkarte „Gemeinsame Dokumente“ , um mehrere oder alle Ordner und Dokumente zum Herunterladen, Verschiebenoder Löschen auszuwählen.

Sobald die Posten ausgewählt wurden, wählen Sie die entsprechende Aktion aus, um die Massenaktion abzuschließen.

Wählen Sie im Fenster „Verschieben“ den übergeordneten Ordner aus, um untergeordnete Ordner anzuzeigen. Nachrichten können in einen vorhandenen Ordner verschoben werden oder Sie wählen + Ordner erstellen, um einen neuen Ordner zu erstellen. Wählen Sie den neuen Ordner aus und wählen Sie „Verschieben“ , um das Objekt in diesen Ordner zu verschieben.

Zugriff auf Dokumente und Ordner