Verwenden gemeinsamer Dokumente in QuickBooks Online Accountant

QuickBooks Online Accountant-Unternehmen und ihre QuickBooks Online-Kunden können mit wenigen Klicks Dokumente zueinander senden und empfangen.

Zu den Funktionen geteilter Dokumente gehören:

# Mehrere Dokumente verschieben und/oder löschen
# kontextbezogene Notizen zu Dokumenten erstellen und für die Buchhalter freigeben
# Legen Sie einen Dokumenttyp fest, um die Organisation zu vereinfachen
# Anfrage anzeigen verwenden, die mit einem Dokument aus der Liste „Geteilte Dokumente“ verbunden ist

Gemeinsame Dokumente des Kunden hinzufügen

Ein Buchhalter kann eine Kundenanfrage erstellen, um Dokumente anzufordern, die sie von ihrem Kunden benötigen. Sobald die Dokumente in QuickBooks hochgeladen wurden, befinden sie sich auf der Registerkarte Geteilte Dokumente .

So laden Sie gemeinsame Dokumente hoch:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Wählen Sie den Kundennamen aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte Geteilte Dokumente .
4. Wählen Sie unter „ Dokumente hinzufügen“ eine der folgenden Optionen aus:
   1. Von diesem Gerät hochladen: Navigieren Sie zu der Datei(en), die Sie hochladen möchten.
   2. Von einem Mobilgerät hinzufügen: Scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Handy, um das Dokument/die Dokumente von Ihrem Mobilgerät hochzuladen.
5. Geben Sie eine Notiz in das Feld Notiz hinzufügen ein.
   Hinweis: Sie können ein Teammitglied mit @[name] nennen, um es per E-Mail zu benachrichtigen.
6. Wählen Sie „Posten“.

Sie können einzelne Dokumente herunterladen, umbenennen, löschen oder verschieben, indem Sie auf das Auslassungssymbol in der Spalte „Aktionen“ klicken und die entsprechende Aktion auswählen.

Typen mit Dokumenten verknüpfen

Die Festlegung von Dokumenttypen (zum Beispiel Kontoauszug, Rechnungund Beleg) hilft bei der Organisation der Dokumente. Wenn ein Dokument hinzugefügt wird, ist sein Standardtyp Sonstige.

So ändern Sie den Typ:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Gemeinsam genutzte Dokumente“ das Dropdown-Menü in der Spalte „Typ“ in derselben Zeile wie das Dokument aus.
2. Wählen Sie den Typ , der am besten zum Dokument passt.

Folgende Optionen stehen für den Dokumenttyp zur Verfügung:

# Kontoauszug
# Rechnung
# Beleg
# Sonstige
# Unbekannt

Kontextbezogene Anmerkungen zu Dokumenten hinzufügen

Sie können Notizen für nur einen Kunden gleichzeitig erstellen und anzeigen, auch wenn Sie das Dokument hochgeladen haben:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Gemeinsam genutzte Dokumente“ das Symbol in der Spalte „Hinweise“ in derselben Zeile wie das Dokument.
2. Geben Sie Ihre Notiz ein und wählen Sie „Buchen“. Sobald eine Notiz hinzugefügt wurde, wird ein gelben Punkt zum Notizen -Symbol hinzugefügt, damit Dokumente mit Notizen leicht erkannt werden können.
3. Nachfolgende Kommentare können Sie hinzufügen, indem Sie erneut auf das Notizen -Symbol klicken und einen neuen Kommentar eingeben.

Hinweis: Notizen und Kommentare nach der Veröffentlichung können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Anfragen anzeigen

Sobald ein Buchhalter von seinem Kunden ein Dokument angefordert hat, wird die Anfrage an das Dokument angehängt. Der Buchhalter kann auf der Registerkarte Gemeinsame Dokumente in der Spalte Aktionen die Option Anfrage anzeigen auswählen, um die Details der Anfrage anzuzeigen.

Ordner erstellen und verwenden

Optimieren Sie die Freigabe von Dokumenten und die Buchführung mit Ordnerstrukturen, um Dokumente zu organisieren:

1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „ Ordner verwalten“ die Option „Ordner erstellen“ .
2. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Ordnernamen ein und wählen Sie Erstellen.
3. Wenn Sie einem vorhandenen Ordner einen Unterverzeichnis hinzufügen möchten, wählen Sie den Ordner aus und wählen Sie unter Ordner verwalten die Option „Ordner erstellen“ . Geben Sie den Ordnernamen ein und wählen Sie Erstellen.
4. Wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste Dokumente hinzufügen aus, um ein neues Dokument in den neu erstellten Ordner hochzuladen.
5. Um ein vorhandenes Dokument in den neuen Ordner zu verschieben, navigieren Sie zur Kopfzeile Dokumente um die zu verschiebenden Posten auszuwählen.

Sie können auf Unterverzeichnisse zugreifen, indem Sie den übergeordneten Ordner auswählen.

Buchhalter können Dateien einzeln oder in großen Mengen verschieben, um sie in Ordnern und Unterverzeichnissen zu organisieren.

Einzelne Ordner können mit der entsprechenden Option in der Spalte Aktionen umbenannt oder gelöscht werden.

Bulk-Aktionen

Die Funktionen Massen -Download, Verschiebenund Löschen ermöglichen die Massenverwaltung, die Zeit und Mühen spart.

Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der Registerkarte „Gemeinsame Dokumente“ , um mehrere oder alle Ordner und Dokumente zum Herunterladen, Verschiebenoder Löschen auszuwählen.

Sobald die Posten ausgewählt wurden, wählen Sie die entsprechende Aktion aus, um die Massenaktion abzuschließen.

Wählen Sie im Fenster „Verschieben“ den übergeordneten Ordner aus, um untergeordnete Ordner anzuzeigen. Nachrichten können in einen vorhandenen Ordner verschoben werden oder Sie wählen + Ordner erstellen, um einen neuen Ordner zu erstellen. Wählen Sie den neuen Ordner aus und wählen Sie „Verschieben“ , um das Objekt in diesen Ordner zu verschieben.

Zugriff auf Dokumente und Ordner