Gestionnaire de documents Dossiers de travail

QuickBooks en ligne Comptable inclut un nouvel onglet et une fonction appelé Documents. L’onglet Documents de Dossiers de travail est un point d’accès pratique qui permet aux comptables et aux aides-comptables de simplifier leur flux de travaux.

Les professionnels de la comptabilité ont maintenant une option de stockage de fichiers illimitée dans le nuage qui peut héberger toute la gamme de clients. Les comptables peuvent utiliser cette section pour recueillir, stocker et collaborer avec les membres du cabinet sur des documents importants qui mènent à la fin de l’exercice du client.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Accéder à la fonction Documents
• Ajouter un dossier dans la section Généralités
• Créer un sous-dossier
• Joindre un fichier à un dossier
• Reporter le gestionnaire de documents
• Télécharger un dossier ou un fichier

Accéder à la fonction Documents

Si vous utilisez QuickBooks en ligne Comptable :

1. Sélectionnez Outils pour comptables et sélectionnez Dossiers de travail.
2. Sélectionnez l’onglet Documents.

Si vous utilisez Intuit Accountant Suite :

1. Allez à Documents comptables du cabinet, sélectionnez Impôt d’entreprise, puis sélectionnez Dossiers de travail ou allez à Mon menu et sélectionnez Dossiers de travail sous Outils.
2. Sélectionnez l’onglet Documents.

Note : Pour savoir comment reporter vos documents de l’année d’imposition en cours ou de l’année précédente et les reporter à la suivante, consultez Reporter le gestionnaire de documents.

L’onglet Documents contient les sections suivantes :

• Généralités : Cette section permet une personnalisation complète - les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres dossiers personnalisés et les noms de dossiers associés. Copiez rapidement vos dossiers provenant d’autres clients vers votre client actuel sans avoir à les recréer chaque fois que vous configurez un nouveau client.
• Comptes : Cette section imite le plan comptable et est spécialement conçue pour refléter les comptes que vous avez déjà créés dans votre fichier client. Cela garantit que vos documents sont toujours à jour.

Ajouter un dossier dans la section Généralités

Note : Les dossiers et fichiers ajoutés à la section Généralités sont automatiquement classés par ordre alphabétique.

1. Dans la section Général, sélectionnez l’option + Ajouter un dossier.
2. Saisissez un nom pour le nouveau dossier dans le champ Nom du dossier et sélectionnez Enregistrer. Le nouveau dossier s’affiche dans la liste des dossiers.

Créer un sous-dossier

Des sous-dossiers peuvent être ajoutés aux dossiers existants pour améliorer l’organisation des fichiers.

1. Allez au dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier.
2. Sélectionnez Créer un sous-dossier à partir de la liste déroulante Ajouter ▼.
3. Saisissez le nom du sous-dossier dans le champ Nom du dossier.
4. Sélectionnez Enregistrer.

 Le nouveau sous-dossier s’affiche dans le dossier.

Joindre un fichier à un dossier

Dossiers de travail Le gestionnaire de documents prend en charge plusieurs types de fichiers :

• PDF
• Excel (XLS, XLSX)
• JPG
• PNG
• GIF
• DOC (DOC, DOCX)
• PowerPoint (PPT, PPTX)
• TXT

Chaque type de fichier est représenté par une couleur unique dans le gestionnaire de documents pour référence rapide. La capacité maximale des fichiers est de 300 Mo par fichier Vous ne pouvez pas joindre les fichiers volumineux.

1. Accédez au dossier pour joindre les fichiers.
2. Sélectionnez la liste déroulante ▼ sous Actions, puis sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
3. Sélectionnez les fichiers à joindre et sélectionnez Ouvrir. Le fichier est joint au dossier.

 Conseil : Vous pouvez glisser-déposer plusieurs fichiers directement de votre ordinateur dans un dossier.

Vous pouvez vérifier que le document est là en sélectionnant la section Général ou Comptes.

Si vous avez ajouté le document justificatif au mauvais compte, vous pouvez régler rapidement le problème en glissant-déposant le document dans le bon dossier.

Renommer un fichier

Les utilisateurs peuvent renommer un fichier après qu’il a été joint à un dossier.

1. Accédez au fichier individuel pour le renommer.
2. Sélectionnez Renommer dans la liste déroulante ▼ sous Actions.
3. Renommez le fichier au besoin.
4. Sur votre clavier, appuyez sur Entrée pour enregistrer le nouveau nom.

Reporter le gestionnaire de documents

Cette fonction vous permet de marquer un dossier pour reporter les fichiers d’une année à l’autre. Il transfère automatiquement les fichiers et les paramètres à l’année d’imposition suivante.

Pour reporter l’ensemble du répertoire :

1. Sélectionnez l’année d’imposition courante.
2. Sélectionnez la liste déroulante Actions Comptabilité à impôts ▼, puis sélectionnez Reporter les années précédentes.

Cette opération extrait toutes les données et tous les paramètres des dossiers des années d’imposition précédentes marquées pour le report. Ce processus peut prendre environ dix minutes. N’hésitez pas à passer à une autre section et le traitement continuera en arrière-plan. Vous recevrez une notification lorsque le processus sera terminé.

Note : Ce processus extrait tous les dossiers marqués pour le report.

Télécharger un dossier ou un fichier

Vous pouvez télécharger un dossier ou un fichier à partir de l’onglet Documents vers un autre emplacement. En savoir plus sur télécharger un fichier .zip dans Dossiers de travail.

Télécharger un dossier

1. Accédez au dossier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger dossier dans la liste déroulante ▼ sous Actions. Le dossier et tous les sous-dossiers qu’il contient sont téléchargés sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip.

Télécharger un fichier

1. Sélectionnez le fichier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger dans la liste déroulante ▼ sous Actions. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur.