Gestionnaire de documents Dossiers de travail

QuickBooks en ligne Comptable comprend un nouvel onglet et une fonction appelée Documents, L’onglet Documents de Dossiers de travail est un point d’accès pratique qui permet aux comptables et aux aides-comptables de simplifier leur flux de travaux.

Les professionnels de la comptabilité ont maintenant une option de stockage de fichiers illimitée dans le nuage qui peut héberger toute la gamme de clients. Les comptables peuvent utiliser cette section pour recueillir, stocker et collaborer avec les membres du cabinet sur des documents importants qui mènent à la fin de l’exercice du client.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Accéder à la fonction Documents
• Ajouter un dossier dans la section Généralités
• Créer un sous-dossier
• Joindre un fichier à un dossier
• Reporter le gestionnaire de documents
• Télécharger un dossier ou un fichier

Accéder à la fonction Documents

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne Comptable.
2. Sélectionnez le fichier du client sur lequel vous voulez travailler dans le tableau de bord du client.
3. Sélectionner Dossiers de travail de Outils pour comptables, de Vos documents comptables, ou de Comptabilité à Impôts à partir du menu de navigation de gauche.
4. Sélectionnez l’onglet Documents.

Remarque : Pour savoir comment reporter vos documents de l’année d’imposition en cours ou précédente et les repousser à la suivante, consultez la section Reporter du gestionnaire de documents ci-dessous.

L’onglet Documents contient les sections suivantes :

• Généralités :Cet onglet permet une personnalisation complète - les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres dossiers personnalisés et les noms de dossiers associés. Copiez rapidement vos dossiers provenant d’autres clients vers votre client actuel sans avoir à les recréer chaque fois que vous configurez un nouveau client.
• Comptes : Cet onglet imite le plan comptable et est spécialement conçu pour refléter les comptes que vous avez déjà créés dans votre fichier client. Cela garantit que vos documents sont toujours à jour.

Ajouter un dossier dans la section Généralités

Note : Les dossiers et fichiers ajoutés à la section Généralités sont automatiquement classés par ordre alphabétique.

1. Sélectionnez l’onglet Généralités.
2. Sélectionnez l’option + Ajouter un dossier.
3. Saisissez un nom pour le nouveau dossier et sélectionnez Enregistrer. Le nouveau dossier s’affiche dans la liste des dossiers.

Créer un sous-dossier

Des sous-dossiers peuvent être ajoutés aux dossiers existants pour améliorer l’organisation des fichiers.

1. Sélectionnez le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier.
2. Sélectionnez Créer un sous-dossier à partir du menu déroulant Ajouter.
3. Nommez le sous-dossier.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Le nouveau sous-dossier s’affiche dans le dossier.

Joindre un fichier à un dossier

Le gestionnaire de documents Dossiers de travail prend en charge plusieurs types de fichiers :

• PDF
• Excel (XLS, XLSX)
• JPG
• PNG
• GIF
• DOC (DOC, DOCX)
• PowerPoint (PPT, PPTX)
• TXT

Chaque type de fichier est représenté par une couleur unique dans le gestionnaire de documents pour référence rapide. La capacité maximale des fichiers est de 300 Mo par fichier Vous ne pouvez pas joindre les fichiers volumineux.

1. Sélectionnez le dossier auquel joindre des fichiers.
2. Sélectionnez Ajouter dans le menu déroulant de droite.
3. Sélectionnez les fichiers à joindre et sélectionnez Ouvrir. Le fichier est joint au dossier.

Conseil : Vous pouvez glisser-déposer plusieurs fichiers directement de votre ordinateur dans un dossier.

Vous pouvez vérifier que le document est présent en cliquant sur l’onglet Compte.

Si vous avez ajouté le document justificatif au mauvais compte, vous pouvez régler rapidement le problème en glissant-déposant le document dans le bon dossier.

Renommer un fichier

Les utilisateurs peuvent renommer un fichier après qu’il a été joint à un dossier.

1. Sélectionnez le fichier individuel à renommer.
2. Sélectionner Renommer dans le menu déroulant Télécharger, puis sélectionnez Renommer,
3. Renommez le fichier au besoin.
4. Sur votre clavier, appuyez sur Entrer pour enregistrer le nouveau nom.

Reporter le gestionnaire de documents

Cette fonction vous permet de marquer un dossier pour reporter les fichiers d’une année à l’autre. Il transfère automatiquement les fichiers et les paramètres à l’année d’imposition suivante.

Pour marquer ou décocher un dossier des fins de report, repérez le dossier et sélectionnez Sélectionner les fichiers à reporter de la Ajouter liste déroulante sous Actions colonne.

Pour reporter l’ensemble du répertoire :

1. Sélectionnez l’année d’imposition courante.
2. Sélectionner Actions Comptabilité à impôts, puis sélectionnez Reporter les renseignements de l’année précédente,

Cette opération extrait toutes les données et tous les paramètres des dossiers des années d’imposition précédentes marquées pour le report. Ce processus peut prendre environ dix minutes. N’hésitez pas à passer à une autre section et le traitement continuera en arrière-plan. Vous recevrez une notification une fois le processus terminé.

Note : Ce processus extrait tous les dossiers marqués pour le report.

Télécharger un dossier ou un fichier

Vous pouvez télécharger un dossier ou un fichier à partir de l’onglet Documents vers un autre emplacement. En savoir plus sur télécharger un fichier .zip dans Dossiers de travail.

Télécharger un dossier

1. Sélectionnez le dossier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger dossier dans le menu déroulant Ajouter. Le dossier et tous les sous-dossiers qu’il contient sont téléchargés sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip.

Télécharger un fichier

1. Sélectionnez le fichier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger à partir du menu déroulant Télécharger. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur.