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Gestionnaire de documents Dossiers de travail

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne: Comptable1Mis à jour le 08 juin, 2022

QuickBooks en ligne Comptable comprend un nouvel onglet et une fonction nommés « Documents ». L’onglet Documents de Dossiers de travail est un point d’accès pratique qui permet aux comptables et aux aides-comptables de simplifier leur flux de travaux.

Les professionnels de la comptabilité ont maintenant une option de stockage de fichiers illimitée dans le nuage qui peut héberger toute la gamme de clients. Les utilisateurs peuvent utiliser cette section pour recueillir, stocker et collaborer avec les membres du cabinet sur des documents importants qui mènent à la fin de l’exercice du client.

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne Comptable.
  2. Sélectionnez le fichier du client sur lequel vous voulez travailler dans le tableau de bord du client.
  3. Sélectionnez Dossiers de travail à partir de la section Outils pour comptables  ou dans la section Comptabilité à Impôts du menu de navigation de gauche.
  4. Sélectionnez l’onglet Documents.
  5. Le report de documents n’est pas disponible actuellement, il est donc important de sélectionner l’année d’imposition sur laquelle vous voulez travailler, car tous les documents que vous joignez seront ajoutés à l’année d’imposition correspondante. Les fichiers de l’année d’imposition 2015 peuvent être ajoutés à l’année d’imposition courante.

 
L’onglet Documents contient les sections suivantes :

Généralités : cet onglet permet une personnalisation complète - les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres dossiers personnalisés et les noms de dossiers associés. Copiez rapidement vos dossiers provenant d’autres clients vers votre client actuel sans avoir à les recréer chaque fois que vous configurez un nouveau client.

Comptes : cet onglet imite le plan comptable et est spécialement conçu pour refléter les comptes que vous avez déjà créés dans votre fichier client. Cela garantit que vos documents sont toujours à jour.

Note : Les dossiers et fichiers ajoutés à la section Généralités sont automatiquement classés par ordre alphabétique.

  1. Sélectionnez l’onglet Généralités.
  2. Sélectionnez l’option + Ajouter un dossier.
  3. Saisissez un nom pour le nouveau dossier et sélectionnez Enregistrer. Le nouveau dossier s’affiche dans la liste des dossiers.

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers aux dossiers existants pour améliorer l’organisation des fichiers.

  1. Sélectionnez le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier.
  2. Sélectionnez Créer un sous-dossier à partir du menu déroulant Ajouter.
  3. Nommez le sous-dossier.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

 Le nouveau sous-dossier s’affiche dans le dossier.

Le gestionnaire de documents Dossiers de travail prend en charge plusieurs types de fichiers :

  • PDF
  • Excel (XLS, XLSX)
  • JPG
  • PNG
  • GIF
  • DOC (DOC, DOCX)
  • PowerPoint (PPT, PPTX)
  • TXT

 Chaque type de fichier est représenté par une couleur unique dans le gestionnaire de documents pour référence rapide. La capacité maximale des fichiers est de 300 Mo par fichier. Vous ne pouvez pas joindre les fichiers volumineux.

  1. Sélectionnez le dossier auquel joindre des fichiers.
  2. Sélectionnez Ajouter dans le menu déroulant de droite.
  3. Sélectionnez les fichiers à joindre et sélectionnez Ouvrir. Le fichier est joint au dossier.

 Conseil : Vous pouvez glisser-déposer plusieurs fichiers directement de votre ordinateur dans un dossier.

Vous pouvez vérifier que le document est présent en cliquant sur l’onglet Compte.
 
Si vous avez ajouté le document justificatif au mauvais compte, vous pouvez régler rapidement le problème en glissant-déposant le document dans le bon dossier.

Renommer un fichier

Les utilisateurs peuvent renommer un fichier après qu’il a été joint à un dossier.

  1. Sélectionnez le fichier individuel à renommer.
  2. Sélectionnez Renommer dans le menu déroulant.
  3. Renommez le fichier au besoin.
  4. Sur votre clavier, appuyez sur Entrer pour enregistrer le nouveau nom.

Cette fonction vous permet de marquer un dossier pour reporter les fichiers d’une année à l’autre. Il transfère automatiquement les fichiers et les paramètres à l’année d’imposition suivante.

Vous pouvez choisir de cocher ou de décocher un dossier pour le report en cliquant sur le menu déroulant sous Actions.

Pour reporter les données :

  1. Sélectionnez l’année d’imposition courante.
  2. Sélectionnez Outils, puis Report des données de l’année précédente

Cette opération extrait toutes les données et tous les paramètres des dossiers des années d’imposition précédentes marquées pour le report. Ce processus peut prendre environ dix minutes. N’hésitez pas à passer à une autre section et le traitement continuera en arrière-plan. Vous recevrez une notification une fois le processus terminé.

Note : Ce processus extrait tous les dossiers marqués pour le report.

Vous pouvez télécharger un dossier ou un fichier à partir de l’onglet Documents vers un autre emplacement. En savoir plus sur télécharger un fichier .zip dans Dossiers de travail.

Télécharger un dossier

  1. Sélectionnez le dossier que vous voulez télécharger.
  2. Sélectionnez Télécharger dossier dans le menu déroulant Ajouter. Le dossier et tous les sous-dossiers qu’il contient sont téléchargés sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip.

Télécharger un fichier

  1. Sélectionnez le fichier que vous voulez télécharger.
  2. Sélectionnez Télécharger à partir du menu déroulant Télécharger. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur.

 

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