Gestionnaire de documents Dossiers de travail

QuickBooks en ligne Comptable comprend un nouvel onglet et une nouvelle fonction appelés Documents. L’onglet Documents de Dossiers de travail est un point d’accès pratique qui permet aux comptables et aux aides-comptables de simplifier leur flux de travaux.

Les professionnels de la comptabilité ont désormais accès à une option illimitée de stockage de fichiers dans le nuage qui leur permet de prendre en charge l’ensemble des tâches liées aux clients. Les comptables peuvent utiliser cette section pour recueillir, stocker et collaborer avec les membres du cabinet sur des documents importants qui mènent à la fin de l’exercice des clients.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Accéder à la fonction Documents
• Ajouter un dossier dans la section Généralités
• Créer un sous-dossier
• Joindre un fichier à un dossier
• Report du gestionnaire de documents
• Télécharger un dossier ou un fichier

Accéder à la fonction Documents

1. Connectez-vous à QuickBooks en ligne Comptable.
2. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
3. Sélectionnez le fichier du client sur lequel vous voulez travailler.
4. Sélectionnez Dossiers de travail dans Outils pour comptables, dans Vos documents comptablesou dans le menu de navigation de gauche Comptabilité à Impôt .
5. Sélectionnez l’onglet Documents.

Note : Pour savoir comment reporter vos documents de l’année d’imposition en cours ou de l’année d’imposition précédente et les reporter à l’année d’imposition suivante, reportez-vous à la section Report du gestionnaire de documents ci-dessous.

L’onglet Documents contient les sections suivantes :

• Général : Cet onglet permet une personnalisation complète - les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres dossiers personnalisés et les noms de dossiers associés. Copiez rapidement les dossiers d’autres clients vers votre client actuel sans avoir à recréer des dossiers chaque fois que vous configurez un nouveau client.
• Comptes : Cet onglet imite le plan comptable et est spécialement conçu pour refléter les comptes que vous avez déjà créés dans votre fichier client. Cela garantit que vos documents sont toujours à jour.

Ajouter un dossier dans la section Généralités

Note : Les dossiers et fichiers ajoutés à la section Généralités sont automatiquement classés par ordre alphabétique.

1. Sélectionnez l’onglet Généralités.
2. Sélectionnez l’option + Ajouter un nouveau dossier.
3. Saisissez un nom pour le nouveau dossier et sélectionnez Enregistrer. Le nouveau dossier s’affiche dans la liste des dossiers.

Créer un sous-dossier

Des sous-dossiers peuvent être ajoutés aux dossiers existants pour améliorer l’organisation des fichiers.

1. Sélectionnez le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier.
2. Sélectionnez Créer un sous-dossier à partir du menu déroulant Ajouter.
3. Nommez le sous-dossier.
4. Sélectionnez Enregistrer.

 Le nouveau sous-dossier s’affiche dans le dossier.

Joindre un fichier à un dossier

Le gestionnaire de documents Dossiers de travail prend en charge plusieurs types de fichiers :

• PDF
• Excel (XLS, XLSX)
• JPG
• PNG
• GIF
• DOC (DOC, DOCX)
• PowerPoint (PPT, PPTX)
• TXT

Chaque type de fichier est représenté par une couleur unique dans le gestionnaire de documents pour référence rapide. La capacité maximale est de 300 Mo par fichier. Vous ne pouvez pas joindre les fichiers volumineux.

1. Sélectionnez le dossier auquel joindre des fichiers.
2. Sélectionnez Ajouter dans le menu déroulant de droite.
3. Sélectionnez les fichiers à joindre et sélectionnez Ouvrir. Le fichier est joint au dossier.

 Conseil : Vous pouvez glisser-déposer plusieurs fichiers directement de votre ordinateur dans un dossier.

Vous pouvez vérifier que le document est présent en cliquant sur l’onglet Compte.

Si vous avez ajouté la pièce justificative au mauvais compte, vous pouvez la modifier rapidement en la faisant glisser et en la déposant dans le bon dossier.

Renommer un fichier

Les utilisateurs peuvent renommer un fichier après qu’il a été joint à un dossier.

1. Sélectionnez le fichier individuel à renommer.
2. Sélectionnez Renommer dans le menu déroulant Télécharger, puis Renommer.
3. Renommez le fichier au besoin.
4. Sur votre clavier, appuyez sur Entrer pour enregistrer le nouveau nom.

Report du gestionnaire de documents

Cette fonction vous permet de marquer un dossier pour reporter des fichiers d’une année à l’autre. Il transfère automatiquement les fichiers et les paramètres à l’année d’imposition suivante.

Pour marquer ou décocher un dossier pour le report, trouvez le dossier et sélectionnez Marquer les fichiers pour le report dans le menu déroulant Ajouter, sous la colonne Actions .

Pour reporter le répertoire complet :

1. Sélectionnez l’année d’imposition courante.
2. Sélectionnez Actions Comptabilité à impôt, puis sélectionnez Reporter l’ exercice précédent. 

Cette opération extrait toutes les données et tous les paramètres des dossiers des années d’imposition précédentes marqués pour le report. Ce processus peut prendre environ dix minutes. N’hésitez pas à passer à une autre section et le traitement continuera en arrière-plan. Vous recevrez une notification lorsque le processus sera terminé.

Note : Ce processus extrait tous les dossiers marqués pour le report.

Télécharger un dossier ou un fichier

Vous pouvez télécharger un dossier ou un fichier à partir de l’onglet Documents vers un autre emplacement. En savoir plus sur télécharger un fichier .zip dans Dossiers de travail.

Télécharger un dossier

1. Sélectionnez le dossier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger dossier dans le menu déroulant Ajouter. Le dossier et tous les sous-dossiers qu’il contient sont téléchargés sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip.

Télécharger un fichier

1. Sélectionnez le fichier que vous voulez télécharger.
2. Sélectionnez Télécharger à partir du menu déroulant Télécharger. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur.