Enregistrer des paiements anticipés ou des dépôts de fournisseurs dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment enregistrer les paiements anticipés ou les dépôts des fournisseurs dans QuickBooks Desktop.

Faites le suivi de vos paiements anticipés avec précision afin de maintenir des opérations sans heurts et des paiements à temps. Vous pouvez les enregistrer de deux façons : par l’intermédiaire des comptes fournisseurs ou d’un compte d’actif. Voici comment procéder.

Conseil : Consultez votre comptable pour trouver la meilleure option pour votre entreprise.

Enregistrer un paiement anticipé à l’aide des comptes fournisseurs

Faites des chèques à vos fournisseurs et faites-en le suivi dans les comptes fournisseurs. Cela réduit votre solde jusqu’à ce que vous soyez prêt à saisir la facture finale et à la traiter.

1. Créer un chèque pour le fournisseur.
   1. Allez à Banque et sélectionnez Faire des chèques, ou appuyez sur Ctrl + W.
   2. Sélectionnez le nom du fournisseur, la date et le montant du paiement.
   3. Accédez à l’onglet Dépenses. Dans la colonne Compte, sélectionnez Comptes fournisseurs.
   4. Dans la colonne Client : Projet, sélectionnez le nom du fournisseur dans la liste déroulante.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
2. Saisir la facture à payer.
   1. Allez à Fournisseurs et sélectionnez Saisir des factures à payer ou Recevoir des articles (si vous voulez enregistrer la facture à payer plus tard).
   2. Saisissez les renseignements nécessaires.
   3. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
3. Appliquer le paiement anticipé à une facture à payer.
   1. Allez à Fournisseurs et sélectionnez Payer les factures.
   2. Sélectionnez la facture à payer que vous voulez associer au paiement anticipé.
   3. Sélectionnez Définir des crédits.
   4. Le paiement anticipé s’affichera dans l’écran Définir des crédits. Assurez-vous qu’elle est cochée, puis sélectionnez Terminer.
      Note : S’il y a un solde à payer sur la facture, QuickBooks créera un chèque de paiement de facture.

Enregistrer un paiement anticipé à l’aide d’un compte d’actif

Faites des chèques à vos fournisseurs et faites-en le suivi dans un compte Autre actif à court terme. Cela permet d’enregistrer les paiements anticipés pour des produits ou des services futurs. Cela augmente également votre solde jusqu’à ce que vous soyez prêt à payer la facture finale et à traiter la facture.

1. Créer un compte Autre actif à court terme pour faire le suivi des paiements anticipés.
   1. Allez à Listes et sélectionnez Plan comptable, ou appuyez sur Ctrl + A.
   2. Sélectionnez la liste déroulante Compte ▼, puis sélectionnez Nouveau, ou appuyez sur les touches Ctrl + N.
   3. Dans la liste déroulante Autres types de comptes ▼, choisissez Autre actif à court terme. Sélectionnez Continuer.
   4. Saisissez Stock prépayé comme Nom du compte.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
2. Faire un chèque à votre fournisseur.
   1. Allez à Banque et sélectionnez Faire des chèques, ou appuyez sur Ctrl + W.
   2. Saisissez le nom du fournisseur, la date et le montant du paiement.
   3. Accédez à l’onglet Dépenses. Dans la colonne Compte, sélectionnez le compte Autre actif à court terme.
   4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
3. Saisir la facture à payer lorsque les articles arrivent.
   1. Allez à Fournisseurs et sélectionnez Saisir des factures à payer.
   2. Allez à l’onglet Dépenses, puis sélectionnez le compte Autre actif à court terme.
   3. Saisissez le montant du paiement anticipé en tant que valeur négative.
   4. Sous l’onglet Articles, saisissez les articles. 
      Note : Lorsque vous enregistrez la facture à payer, elle réduit le compte d’actif pour correspondre au montant que vous devez après le paiement anticipé.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
4. Payer le solde de la facture.
   1. Allez à Fournisseurs et sélectionnez Payer les factures.
   2. Sélectionnez la facture à payer que vous avez entrée, puis sélectionnez Payer les factures sélectionnées. Cela crée un chèque de paiement de facture pour le solde.

Afficher les paiements anticipés existants

1. Allez à Rapports et sélectionnez Fournisseurs et comptes fournisseurs, puis Détails du solde des fournisseurs.
2. Sélectionnez Personnaliser le rapport, puis allez à l’onglet Afficher.
3. Sélectionnez la période du rapport.
4. Sélectionnez l’onglet Filtres, puis sélectionnez Compte dans la liste.
5. Dans la liste déroulante Compte ▼, sélectionnez le compte d’actif créé pour faire le suivi des paiements anticipés.
6. Sélectionnez OK.