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Résoudre les problèmes liés aux comptes rapprochés dans QuickBooks en ligne

by Intuit Dernière mise à jour : 27 mars 2023

Aperçu

Si vous rencontrez des problèmes avec des comptes que vous avez déjà rapprochés dans QuickBooks en ligne, ne paniquez pas. Ces problèmes peuvent souvent être résolus en quelques étapes simples. Dans cet article, nous vous guiderons étape par étape dans le processus de résolution de ces problèmes afin que vous puissiez recommencer à utiliser QuickBooks en toute confiance.

Note : Si vous n’avez jamais rapproché ce compte auparavant, ne suivez pas ces étapes. Voici ce qu’il faut vérifier pour la première fois que vous rapprochez un compte. Si le processus est tout à fait nouveau pour vous, commencez avec notre guide de rapprochement.

Étape 1 : Vérifier le solde d’ouverture original

Le solde d’ouverture est le point de départ des comptes dans QuickBooks. S’il est incorrect, il affecte tous les rapprochements suivants. Assurez-vous que votre solde d’ouverture est correct avant de vérifier votre solde initial.

Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte

Assurez-vous de rapprocher le bon compte pour le bon mois :

  1. Dans QuickBooks, allez à Tenue de livres ou Comptabilité puis sélectionnez Rapprocher (Amenez-moi là-bas).
  2. Vérifiez le compte que vous avez sélectionné dans le Compte menu déroulant.

Si vous avez plusieurs comptes à la même banque ou plusieurs comptes du même type, assurez-vous de rapprocher le bon compte.

Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, appariez et catégorisez toutes vos opérations téléchargées avant de commencer le rapprochement. Vous devrez tout catégoriser pour obtenir votre solde initial exact.

Étape 4 : Examiner tout rapport d’écarts

Si quelqu’un a apporté un changement qui a une incidence sur votre solde initial, vous recevrez un message avant de commencer le rapprochement.

  1. Sélectionnez le lien Nous pouvons vous aider à résoudre ce problème pour ouvrir votre rapport d’écarts.
  2. Passez le rapport en revue. À partir des données qu’il contient, déterminez si vous devez apporter des modifications et, le cas échéant, lesquelles.
  3. Avant de modifier quoi que ce soit, parlez-en à la personne qui a apporté les modifications - elles peuvent être intentionnelles.

Une fois que vous savez que vous devez apporter des corrections, révisez chaque opération dans le rapport une à la fois :

  1. Sélectionner Afficher pour voir l’historique des modifications apportées à l’opération.
  2. Passez en revue la colonne Changer le type. Vous y verrez les changements apportés.
  3. Apportez des modifications en fonction du message de la colonne Changer le type :
  • Montant modifié :Cela signifie que quelqu’un a modifié une opération rapprochée ou l’a déplacée vers un autre compte. Pour le corriger, sélectionnez l’opération pour développer l’affichage, puis sélectionnez Modifier pour ouvrir le formulaire. Rajustez le total ou modifiez le compte au besoin, puis Enregistrer et fermer.
  • Non rapproché dans le registre :Cela signifie que quelqu’un a annulé le rapprochement de l’opération. Pour rapprocher de nouveau, sélectionnez l’opération pour développer l’affichage. Cochez la case dans la colonne à cocher jusqu’à ce qu’un R apparaisse. Cette opération rapproche manuellement l’opération. Sélectionnez Enregistrer.
  • Rapproché par erreur :Cela signifie que quelqu’un a déjà rapproché l’opération par accident. Pour la supprimer et l’ajouter à votre prochain rapprochement, sélectionnez l’opération pour développer l’affichage. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce qu’elle soit vide ou que vous voyiez un C. Cette action supprime l’opération du rapprochement. Sélectionnez Enregistrer.
  • Supprimé :Cela signifie que quelqu’un a supprimé l’opération. S’il s’agit d’une erreur, recréez l’opération exactement comme elle apparaît sur votre rapport d’écarts.
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez le bon formulaire (facture, reçu de vente, dépense, etc.).
  3. Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer et fermer.
  4. Aller à Tenue de livres et sélectionnez Plan comptable (Amenez-moi là-bas).
  5. Trouvez le compte dans lequel vous avez placé l’opération et sélectionnez Historique du compte.
  6. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
  7. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cette opération rapproche manuellement l’opération.
  8. Sélectionnez Enregistrer. Si vous voyez toujours une alerte la prochaine fois que vous effectuez un rapprochement, ouvrez le rapport d’écarts. L’opération supprimée peut encore figurer sur la liste, mais la différence devrait être de 0,00 $ CA. Cela n’aura aucune incidence sur votre rapprochement.

Une fois que vous avez passé en revue l’ensemble du rapport d’écarts, le Différence totale de l’écart sur le rapport doit être CA .0,00 $. Vérifiez de nouveau le solde initial dans QuickBooks. Il devrait correspondre au solde initial de votre relevé de compte. Sélectionnez Reprendre le rapprochement pour continuer.

Étape 5 : Rapprocher de nouveau

Une fois que vous avez apporté toutes les corrections nécessaires, il est temps de rapprocher votre compte de nouveau. Pour ce faire, suivez ces étapes :

  1. De la Icône de roue dentée menu, sélectionnez Rapprocher (Amenez-moi là-bas).
  2. Choisissez le compte que vous voulez rapprocher et sélectionnez Rapprocher maintenant.
  3. Saisissez le solde de fermeture de votre relevé de compte et la date de fin de la période du relevé de compte.
  4. Cochez toutes les opérations qui apparaissent sur votre relevé de compte et dans QuickBooks.
  5. S’il y a des opérations qui n’apparaissent pas sur votre relevé de compte, mais qui apparaissent dans QuickBooks, marquez-les comme compensé pour les comptabiliser.
  6. Sélectionner Terminer maintenant pour terminer le rapprochement.

Étape 6 : Vérifier votre rapprochement

Après avoir rapproché votre compte de nouveau, il est important de vérifier que le rapprochement a réussi. Pour ce faire, exécutez un rapport de rapprochement et comparez-le à votre relevé de compte. Si tout concorde, vous êtes prêt à partir. S’il y a encore des écarts, vous devrez peut-être répéter le processus.

Vous devriez être en mesure de résoudre tous les problèmes avec ces étapes, mais si vous avez des doutes ou si vous n’êtes pas en mesure de corriger les écarts par vous-même, n’hésitez pas à demander l’aide d’un professionnel.

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