Résoudre les problèmes liés aux comptes rapprochés dans QuickBooks en ligne

Aperçu

Si vous rencontrez des problèmes avec des comptes que vous avez déjà rapprochés dans QuickBooks en ligne, ne paniquez pas. Ces problèmes peuvent souvent être résolus en quelques étapes simples. Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas dans le processus de correction de ces problèmes afin que vous puissiez recommencer à utiliser QuickBooks en toute confiance.

Note : Si vous n’avez jamais rapproché ce compte, ne suivez pas ces étapes. Voici ce qu’il faut vérifier la première fois que vous rapprochez un compte. Ou, si le processus est tout à fait nouveau pour vous, commencez avec notre guide de rapprochement.

Étape 1 : Vérifier le solde d’ouverture original

Le solde d’ouverture est le point de départ des comptes dans QuickBooks. S’il est incorrect, il affecte tous les rapprochements suivants. Assurez-vous que votre solde d’ouverture est correct avant de vérifier votre solde initial.

Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte

Assurez-vous de rapprocher le bon compte pour le bon mois :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit.
2. Passez en revue le compte que vous avez sélectionné dans le menu déroulant Compte .

Si vous avez plusieurs comptes à la même banque ou plusieurs comptes du même type, assurez-vous de rapprocher le bon compte.

Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, appariez et catégorisez toutes vos opérations téléchargées avant de commencer le rapprochement. Vous devrez tout catégoriser pour obtenir votre solde initial correct.

Étape 4 : Examiner tout rapport d’écarts

Si quelqu’un a apporté une modification qui a une incidence sur votre solde initial, vous recevrez un message avant de commencer le rapprochement.

1. Sélectionnez le lien Nous pouvons vous aider à y remédier pour ouvrir votre rapport d’écarts.
2. Passez le rapport en revue. À partir des données qu’il contient, déterminez si vous devez apporter des modifications et, le cas échéant, lesquelles.
3. Avant de modifier quoi que ce soit, parlez-en à la personne qui a apporté les modifications - elles peuvent être intentionnelles.

Une fois que vous savez que vous devez apporter des corrections, passez en revue chaque opération dans le rapport une à la fois :

1. Sélectionnez Afficher pour voir l’historique des modifications apportées à l’opération.
2. Passez en revue la colonne Changer le type. Vous y verrez les changements apportés.  
3. Apportez des modifications en fonction du message de la colonne Changer le type :

• Montant modifié : Cela signifie qu’une personne a modifié une opération rapprochée ou l’a déplacée vers un autre compte. Pour y remédier, sélectionnez l’opération pour développer l’affichage, puis sélectionnez Modifier pour ouvrir le formulaire. Rajustez le total ou modifiez le compte au besoin, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
• Non rapproché dans le registre : Cela signifie qu’une personne n’a pas rapproché l’opération. Pour la rapprocher de nouveau, sélectionnez l’opération pour développer la vue. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cette opération rapproche manuellement l’opération. Sélectionnez Enregistrer.
• Rapproché par erreur : Cela signifie que quelqu’un a déjà rapproché l’opération par mégarde. Pour la supprimer et l’ajouter à votre prochain rapprochement, sélectionnez l’opération pour développer la vue. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce qu’elle soit vide ou que vous voyiez un C. Cette action supprime l’opération du rapprochement. Sélectionnez Enregistrer.
• Supprimé : Cela signifie que quelqu’un a supprimé l’opération. S’il s’agit d’une erreur, recréez l’opération exactement comme elle apparaît sur votre rapport d’écarts.
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez le bon formulaire (facture, reçu de vente, dépense, etc.).
  3. Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer et fermer.
  4. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
  5. Repérez le compte dans lequel vous placez l’opération et sélectionnez Historique du compte.
  6. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour afficher tout le contenu.
  7. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cette opération rapproche manuellement l’opération.
  8. Sélectionnez Enregistrer. Si vous voyez toujours une alerte lors du prochain rapprochement, ouvrez le rapport sur les écarts. L’opération supprimée figure peut-être encore dans la liste, mais la différence devrait être de 0,00 $ CA. Cet écart n’aura aucune incidence sur votre rapprochement.

Une fois que vous avez révisé toutes les données du rapport d’écarts, le total de l’écart d’écart devrait être de 0,00 $ CA. Vérifiez de nouveau le solde initial dans QuickBooks. Il devrait correspondre au solde initial de votre relevé de compte. Sélectionnez Reprendre le rapprochement pour continuer.

Étape 5 : Rapprocher de nouveau

Une fois que vous avez effectué toutes les corrections nécessaires, il est temps de rapprocher votre compte de nouveau. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de la roue dentée , sélectionnez Rapprocher (Aller à cette section).
2. Choisissez le compte que vous voulez rapprocher et sélectionnez Rapprocher maintenant.
3. Saisissez le solde de fermeture de votre relevé de compte et la date de fin de la période du relevé de compte.
4. Cochez toutes les opérations qui apparaissent sur votre relevé bancaire et dans QuickBooks.
5. S’il y a des opérations qui n’apparaissent pas sur votre relevé de compte, mais qui apparaissent dans QuickBooks, marquez-les comme étant compensées pour les comptabiliser.
6. Sélectionnez Finir maintenant pour terminer le rapprochement.

Étape 6 : Vérifier votre rapprochement

Après avoir rapproché votre compte de nouveau, il est important de vérifier que le rapprochement a été effectué avec succès. Pour ce faire, exécutez un rapport de rapprochement et comparez-le à votre relevé de compte. Si tout correspond, vous êtes prêt. S’il y a encore des écarts, vous devrez peut-être répéter le processus.

Vous devriez être en mesure de résoudre tous les problèmes en suivant ces étapes, mais si vous avez des doutes ou si vous n’êtes pas en mesure de résoudre vous-même les écarts, n’hésitez pas à demander l’aide d’un professionnel.