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Catégoriser et apparier des opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne28Mis à jour il y a 5 jours

Apprenez comment réviser les opérations bancaires et de carte de crédit qui ont été téléchargées et comment les classer dans les comptes appropriés.

Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations. Il effectue une recherche pour essayer de les apparier avec des opérations que vous avez saisies dans QuickBooks. S’il ne trouve pas de correspondance, il crée une nouvelle opération pour vous.

Il vous suffit d’approuver l’appariement ou l’opération nouvellement créée. Voici comment commencer

Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit

Pour la plupart des banques, QuickBooks télécharge les dernières opérations disponibles tous les soirs vers 22 h (heure du Pacifique). Certaines peuvent prendre un peu plus de temps. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps pour obtenir les dernières opérations disponibles :

  1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
  2. Allez à l’onglet Banque .
  3. Sélectionnez Mettre à jour

Cette action met à jour tous vos comptes bancaires et de cartes de crédit.

Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les étapes à l’écran pour poursuivre la mise à jour. Toutes les banques n’appliquent pas cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande tranquillité d’esprit.

Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.

Étape 2 : réviser et catégoriser vos opérations téléchargées

  1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.

QuickBooks enregistre les opérations téléchargées sous l’onglet Pour révision. Révisez chacune d’entre elles individuellement.

Pour chaque opération, vous avez la possibilité d’apparier, d’ajouter ou d’afficher plusieurs correspondances. Suivez les étapes de la section relative à chaque option :

Apparier signifie que QuickBooks a apparié l’opération téléchargée à celle que vous aviez déjà saisie. Cela permet de les lier afin d’éviter les doublons.

Tout ce que vous devez faire, c’est de vérifier que les opérations correspondent :

  1. Trouvez une opération téléchargée avec l’option Apparier dans la colonne Action.
  2. Notez bien l’information indiquée dans les champs  DateDescription et Bénéficiaire, ainsi que le montant dépensé ou perçu.
  3. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  4. Passez en revue les Enregistrements correspondants trouvés dans QuickBooks. Il s’agit de l’opération possiblement correspondante que vous avez déjà saisie dans QuickBooks.
  5. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  6. Assurez-vous que les opérations correspondent. Portez une attention particulière aux champs Déposer surMode de paiement et Compte bancaire dans les formulaires pour l’opération existante dans QuickBooks.
  7. Si les opérations correspondent, fermez l’opération.
  8. Sélectionnez Apparier.

QuickBooks sait maintenant que l’opération téléchargée est la même que celle que vous aviez déjà saisie. Il crée un lien entre les deux pour éviter les doublons. Vous avez terminé.

Remarque : Les connexions bancaires ne chercheront que les correspondances des 180 derniers jours de la date système actuelle. Si vous avez téléchargé des opérations datant de plus de 6 mois (180 jours), le système ne cherchera pas automatiquement une correspondance avec ces opérations. De plus, la date des opérations appariées possibles doit être dans les 30 jours suivant l’opération.

Ajouter signifie que QuickBooks n’a pas trouvé d’opération correspondante. Il a plutôt créé une nouvelle opération pour vous en utilisant vos renseignements bancaires ou de carte de crédit.

Vous devez tout simplement vous assurer qu’il n’y a aucune opération correspondante et approuver le travail.

  1. Trouvez une opération téléchargée avec l’option Ajouter dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
  3. Passez en revue la catégorie recommandée. Il s’agit du compte dans lequel QuickBooks doit catégoriser l’opération. Par exemple, pour une dépense en carburant, QuickBooks peut suggérer de la classer sous Frais de déplacement. Vous pouvez toujours modifier la catégorie et la placer dans un autre compte.
  4. Changez le fournisseur ou le client au besoin. Conseil : Si vous pensez avoir déjà saisi cette opération dans QuickBooks, sélectionnez l’option Trouver une correspondance. Passez en revue la liste des appariements possibles et sélectionnez l’élément qui correspond, le cas échéant.
  5. Lorsque tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter.

QuickBooks utilise ces renseignements pour créer et ajouter une nouvelle opération à vos comptes.

Note : Parfois, QuickBooks classe les opérations dans les comptes de revenu non catégorisé ou de dépense non catégorisée. Il s’agit de comptes temporaires. Dans la mesure du possible, classez toujours les opérations directement dans les comptes de revenus ou de dépenses.

Afficher signifie que QuickBooks a détecté plus d’un appariement potentiel.

Vous devez tout simpement choisir celui qui convient :

  1. Trouvez une opération téléchargée avec l’option Afficher dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez Afficher.
  3. Passez en revue les Enregistrements correspondants trouvés dans QuickBooks.  Ce sont les opérations d’appariements que vous avez déjà saisies dans QuickBooks.
  4. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  5. Assurez-vous que l’un d’eux est un appariement. Portez une attention particulière aux champs Déposer surMode de paiement et Compte bancaire dans les formulaires pour l’opération existante dans QuickBooks.
  6. Comparez les appariements potentiels.
  7. Lorsque vous trouvez l’opération correspondante, fermez les opérations ouvertes.
  8. Sélectionnez l’opération correspondante, puis cliquez sur Apparier

Étape 3 : réviser les opérations appariées ou ajoutées

Une fois que vous avez apparié ou ajouté des opérations téléchargées, elles sont enregistrées dans QuickBooks. Vous pouvez vérifier le travail effectué et pour vous assurer que tout est exact sous les onglets Catégorisées ou Révisées.

Il est préférable d’effectuer la vérification dès votre révision terminée :

  1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Allez à l’onglet Catégorisées ou Révisées.
  4. Sélectionnez le lien dans la colonne Ajout ou Appariement pour réviser l’opération.

Si vous devez modifier ou déplacer une opération vers un autre compte, suivez les étapes ci-dessous pour l’annuler ou annuler l’appariement. Conseil : effectuez toutes vos modifications avant vos rapprochements mensuels.

Vous pouvez répartir les opérations, comme celles qui sont liées aux frais importants de déplacements d’affaires, entre plusieurs comptes afin de faciliter le suivi.

  1. Allez au onglet Pour révision.
  2. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  3. Si l’option dans la colonne Action est Apparier, changez Trouver une correspondance à Catégoriser.
  4. Sélectionnez Répartir à côté du bouton Ajouter.

Cela ouvrira la fenêtre Répartir l’opération.

  1. Sélectionnez les Catégories (comptes) entre lesquelles sera répartie l’opération.
  2. Saisissez un montant pour chaque répartition.
  3. Sélectionnez un client pour chaque répartition.
  4. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Appliquer et fermer.

Vous pouvez exclure des opérations personnelles ou en double pour assurer l’exactitude de vos comptes :

  1. Allez à l’onglet Pour révision.
  2. Cochez la case à côté de chaque opération que vous voulez exclure.
  3. Sélectionnez Exclure.

Les opérations exclues se déplacent vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau.

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