Catégoriser les opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit

QuickBooks essaie de mettre à jour automatiquement vos opérations bancaires toutes les 24 heures, mais vous pouvez les mettre à jour manuellement.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Mettre à jour. Cette action met à jour les opérations de tous vos comptes.
   Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les invites pour poursuivre la mise à jour.
3. QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants à partir de vos opérations bancaires et ajoute automatiquement de nouveaux fournisseurs à votre compte.
4. Désactivez cette option si vous ne voulez pas ajouter de nouveaux fournisseurs. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres. ⚙ et désactivez Ajouter de nouveaux fournisseurs.

Si vous avez de la difficulté à télécharger vos opérations, vous pouvez essayer d’autres options.

Étape 2 : Réviser et catégoriser les opérations téléchargées

Suivez les étapes ci-dessous en fonction de l’appareil que vous utilisez.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez le compte que vous voulez vérifier.
3. Sélectionnez l’ongletEn attente .
4. QuickBooks envoie les opérations téléchargées à l’onglet En attente et suggère des catégories pour chaque opération. Passez en revue chaque opération et effectuez l’une des tâches suivantes :
   • Si l’opération indique Report :
     • Sélectionnez Publier si la catégorie suggérée est correcte.
     • Vous pouvez aussi modifier la catégorie à l’aide de la liste déroulante ou en ajouter une nouvelle.
   • L’opération existe déjà dans QuickBooks, vous pouvez avoir la possibilité d’ apparier ou d’afficher plusieurs appariements.

Note : Vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement les opérations pour vous.  Vous pouvez également désactiver les suggestions si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations.

Étape 3 : Choisir la bonne catégorie

Catégoriser les revenus

Argent qui vous a été versé. Par exemple, cela pourrait provenir de :

• Ventes
• Paiements des clients
• Remboursements
• Immobilisations corporelles vendues
• Prêts bancaires reçus 
• Argent investi

Catégoriser les dépenses

Argent versé à d’autres personnes. Par exemple, l’argent dépensé pour ce qui suit :

• Fournitures de bureau 
• Repas
• Paie 
• Impôts
• Immobilisations corporelles

Étape 4 : Autres actions de catégorisation

Il existe d’autres options pour vous aider à catégoriser correctement vos opérations.

Configurer QuickBooks pour faire le suivi des dépenses par article

Pour l’instant, le suivi des dépenses par article est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé.

Enregistrer des dépenses liées à un produit ou à un service

Vous pouvez enregistrer une dépense dans votre connexion bancaire en utilisant un compte de votre plan comptable, en utilisant un produit ou un service, ou en utilisant les deux. 

Note : Si vous voulez l’enregistrer avec les deux, vous devez répartir l’opération. 

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans l’onglet En attente , recherchez et sélectionnez l’opération de dépense requise.
3. Dans la liste déroulante Produit/service ▼, sélectionnez le produit ou l’article dans la liste d’articles.
   Note : Vous devez répartir l’opération si vous voulez utiliser la liste déroulante Produit/service et la liste déroulante Compte pour la même opération.
4. Sélectionnez Publier.

Enregistrer les opérations de rentrée d’argent sous forme de dépôts bancaires ou de reçus de vente

QuickBooks enregistre automatiquement les opérations de rentrée d’argent dans la connexion bancaire en tant que dépôts bancaires. Si l’opération est une vente, utilisez un formulaire de vente comme une facture ou un reçu de vente.

Lorsque votre client paie la facture, vous devez apparier l’opération dans votre connexion bancaire. Si vous recevez un paiement pour une vente et qu’il apparaît dans votre connexion bancaire, mais pas dans QuickBooks, vous pouvez l’enregistrer en tant que reçu de vente. Pour ce faire, sélectionnez un article dans la liste déroulante Produit/service ▼ lorsque vous enregistrez l’opération. 

Répartir un reçu de vente

Vous pouvez répartir le reçu de vente à partir de votre connexion bancaire entre différents produits et services.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans l’onglet En attente , sélectionnez l’opération, puis sélectionnez Répartir.
3. Saisissez le montant dans le champ Montant .
4. Sélectionnez Répartition et report.

Ajouter un compte d’achat ou de vente s’il manque des articles dans la liste déroulante

Pour enregistrer avec précision vos opérations comptables, QuickBooks doit savoir quelle catégorie est associée à chaque produit ou service que vous achetez et vendez. Par exemple, vous pourriez utiliser « Frais de contrat » pour votre compte d’achat et « Heures facturables » pour votre compte de ventes. Lorsque vous configurez ou modifiez un produit ou un service, vous indiquez les comptes d’achat et de ventes.

• S’il manque un compte d’achat, le produit ou service ne s’affichera pas dans le menu déroulant Produit/service des dépenses. 
• S’il manque un compte de ventes, le produit ou le service n’apparaîtra pas dans la liste déroulante Produit/service pour les reçus de vente.

Voici comment ajouter un compte d’achat ou de ventes :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez le produit ou le service dont vous avez besoin, puis sélectionnez Modifier.
3. Dans les sections Ventes et Achat, configurez les comptes de revenus ou de dépenses, respectivement.
   Note : Ces champs sont nécessaires pour suivre avec précision vos ventes et vos achats détaillés.

Répartir les opérations entre plusieurs catégories

Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories pour en faciliter le suivi.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans l’onglet En attente , sélectionnez l’opération.
   Note : Si l’option est Apparier, changez-la pour Catégoriser.
3. Sélectionnez Répartir pour ouvrir la fenêtre Répartition des opérations .
4. Dans la liste déroulante Catégorie  ▼, sélectionnez les catégories à répartir.
5. Saisissez un montant pour chaque catégorie afin que la différence s’affiche. $ CA0.
6. Saisissez tous les renseignements nécessaires.
   Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération.
7. Sélectionnez Répartition et report.

Exclure les opérations en double

Des doublons peuvent parfois être créés lorsque des opérations sont mises à jour automatiquement à partir de votre banque après que vous les avez téléversées manuellement. Dans ce cas, vous voudrez peut-être les exclure.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans l’onglet En attente , cochez la case correspondant à chaque opération que vous voulez exclure.
3. Sélectionnez Exclure.

Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau. Si vous avez exclu une opération par erreur, allez à l’onglet Exclues, trouvez l’opération et sélectionnez Annuler.

Catégoriser les opérations personnelles dans un compte d’entreprise

Si vous dépensez de l’argent pour une opération personnelle dans un compte d’entreprise, il s’agit d’un retrait du propriétaire. Si vous ajoutez de l’argent personnel à un compte d’entreprise, il s’agit d’un investissement de propriétaire.

Afficher les images de chèques

QuickBooks s’est associé à certaines banques pour inclure des images de chèques pour les opérations de chèques.

Pour afficher les images des chèques :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans l’onglet En attente , sélectionnez le numéro dans les pièces jointes. pour l’opération pour laquelle vous voulez afficher l’image du chèque.
   Note : Les opérations comportant une image jointe auront un nombre dans les pièces jointes. Colonne .
3. Sélectionnez le nom de l’image pour afficher l’image du chèque dans la barre latérale Explorer.

Note :

• L’image du chèque se déconnecte lorsque les chèques sont appariés à une facture et convertis en paiement de facture.
• Si vos opérations bancaires connectées ne sont pas accompagnées d’images de chèques automatiquement jointes, votre banque n’est pas prise en charge. Cependant, elle pourrait être prise en charge plus tard puisque nous travaillons à établir des partenariats avec d’autres institutions financières.