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Catégoriser et apparier des opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooks109Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment réviser les opérations bancaires et de carte de crédit qui ont été téléchargées et comment les classer dans les comptes appropriés.

Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations. Il effectue une recherche pour essayer de les apparier avec des opérations que vous avez saisies dans QuickBooks. S’il ne trouve pas de correspondance, il crée un nouveau relevé d’opération pour vous. Il vous suffit d’approuver l’appariement ou l’opération nouvellement créée.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

Note : QuickBooks en ligne ne télécharge pas les opérations en attente. Les opérations ne sont téléchargées que lorsqu’elles ne sont plus en attente et qu’elles sont officiellement publiées sur le site de la banque.



Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit

Pour la plupart des banques, nous essayons d’actualiser les dernières opérations disponibles toutes les 24 heures. Certaines peuvent prendre un peu plus de temps. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps :

  1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez Mettre à jour.

Cette action met à jour tous vos comptes bancaires et de carte de crédit.

Conseil : Si vous voyez un message concernant une authentification supplémentaire, suivez les instructions pour poursuivre la mise à jour. Les banques n’appliquent pas toutes cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande sécurité.

Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.



Étape 2 : réviser et catégoriser vos opérations téléchargées

Si vous ne voulez pas ajouter automatiquement les fournisseurs courants

L’option est activée par défaut, mais elle pourrait créer des fournisseurs inutiles si elle n’est pas désactivée.

Le commutateur se trouve dans le À vérifier paramètres dans Opérations bancaires,

  1. Sélectionner ⚙️ (Paramètres).
  2. Désactiver Ajoutez de nouveaux fournisseurs,

Les nouvelles opérations que vous avez téléchargées ne devraient pas être créées automatiquement par un fournisseur. Réactivez la création automatique des fournisseurs pour les opérations récemment téléchargées.

Remarque : Le Activer les suggestions de catégorie dans ⚙️ permet de catégoriser automatiquement les opérations ayant des renseignements bancaires similaires.

  1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.

QuickBooks enregistre les opérations téléchargées sous l’onglet Pour révision. Révisez-les individuellement :

  • Si le champ Catégorie est vide :
    • Choisissez une catégorie dans la liste déroulante.
    • Ajoutez une nouvelle catégorie à la liste déroulante.
  • Si le champ Catégorie contient une catégorie suggérée par QuickBooks :
    • Confirmer cette catégorie
    • Changez cette catégorie en choisissant une autre catégorie dans la liste déroulante ou en ajoutant une nouvelle.  

Pour simplifier le processus, vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement vos opérations pour vous.



Comment choisir la catégorie appropriée

  • Catégorisez les revenus (argent qui vous a été versé) pour indiquer d’où provient l’argent, comme les ventes, les paiements des clients et les remboursements. L’entreprise peut également recevoir de l’argent si vous vendez une immobilisation corporelle, avez obtenu un prêt bancaire ou si vous avez investi dans l’entreprise.
  • Catégorisez les dépenses (argent payé à d’autres) pour expliquer comment l’argent a été dépensé, par exemple, pour les fournitures de bureau, les repas, les salaires, les impôts et les immobilisations corporelles. Si vous vous payez vous-même (appelé paiement par le propriétaire ou retrait du propriétaire), cette « opération de capitaux propres » est aussi considérée comme une dépense pour l’entreprise.


Afficher les images des opérations de chèque

QuickBooks s’est associé à plusieurs banques pour inclure automatiquement des images de chèques du recto et du verso pour toutes les opérations de chèque en attente de vérification. ce qui facilite la révision, la catégorisation et l’appariement des opérations.

Si vous avez déjà connecté QuickBooks à une banque participante, les images du chèque sont chargées automatiquement et aucune autre mesure n’est nécessaire.

Pour afficher les images du chèque :

  1. Dans le À vérifier sélectionnez une opération téléchargée qui affiche un numéro dans l’onglet Pièce jointe Attachments paper clip icon colonne. (Dans la vue Entreprise, vous ne verrez que Attachments paper clip icon. )
  2. Dans les détails de l’opération, sélectionnez l’une des options Image de chèque pièces jointes pour afficher l’image.
  3. Dans le panneau d’image qui s’affiche, vous pouvez voir le recto et le verso du chèque et agrandir l’image en mode plein écran.
  4. Vérifiez l’opération comme d’habitude. Si vous appariez ou ajoutez l’opération, vous pourrez retrouver les images dans Pièces jointes liste, sous Paramètres ⚙, Ils seront également joints directement au formulaire d’opération.

Remarque : Si les images des chèques ne sont pas jointes automatiquement à vos opérations bancaires connectées, votre banque n’est pas prise en charge. Toutefois, il pourrait être pris en charge plus tard, puisque nous travaillons en partenariat avec d’autres institutions financières.



Apparier avec une opération existante

Apparier signifie que QuickBooks a apparié l’opération téléchargée à celle que vous avez déjà saisie. Cela permet de les lier afin d’éviter les doublons.

Il ne vous reste qu’à vérifier que les opérations correspondent :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Apparier dans la colonne Action.
  2. Notez la date, la description, le bénéficiaire et le montant dépensé ou reçu.
  3. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  4. Révisez les Enregistrements appariés trouvés dans QuickBooks. Il s’agit de l’opération appariée possible que vous avez déjà saisie dans QuickBooks.
  5. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  6. Assurez-vous que les opérations correspondent. Portez une attention particulière aux champs Déposer surMode de paiement ou Compte bancaire dans les formulaires pour l’opération existante dans QuickBooks.
    Note : Les champs que vous voyez peuvent varier selon l’opération à apparier.
  7. S’il s’agit de la bonne correspondance, fermez l’opération.
  8. Sélectionnez Apparier.

QuickBooks sait maintenant que l’opération téléchargée est bien celle que vous aviez déjà saisie. Il crée un lien entre les deux pour éviter les doublons. C’est tout ce que vous avez à faire.



Découvrir pourquoi certaines opérations n’ont pas d’appariement

Il arrive parfois que des opérations ne puissent pas être appariées à partir des enregistrements existants. Voici les raisons possibles :

  • Les montants ne correspondent pas.
  • Les dates ne correspondent pas ou ne sont pas proches
  • L’opération date de plus de 6 mois.
    Conseil : Vous pouvez toujours trouver une correspondance lorsque vous sélectionnez la section Trouver une correspondance.
  • Le compte bancaire du paiement n’est pas le même que celui de la banque associée à l’opération correspondante.
  • Le paiement a été rapproché.
  • L’opération est déjà appariée à autre chose.
  • Il y a un problème multidevise avec les taux de change.

Note : Les connexions bancaires ne chercheront que les correspondances des 180 derniers jours à partir de la date système actuelle. Si vous avez téléchargé des opérations datant de plus de 6 mois (180 jours), le système ne cherchera pas automatiquement une correspondance avec ces opérations. En outre, il ne doit pas y avoir plus de 30 jours entre les opérations appariées possibles.



Utiliser l’appariement automatique des virements bancaires

L’appariement des virements bancaires permet de repérer les correspondances très fiables entre les comptes bancaires connectés. Lorsque vous en ajoutez une à QuickBooks en ligne, l’opération dupliquée est automatiquement appariée à l’opération ajoutée et marquée comme Révisée, ce qui automatise le travail manuel que vous effectuez habituellement vous-même et vous fait gagner du temps.

QuickBooks repère automatiquement les virements bancaires entrants et sortants entre deux de vos comptes bancaires liés en recherchant des correspondances dans les montants et les dates des virements.

Parfois, lorsqu’un virement est importé, QuickBooks en ligne vous propose un appariement d’opérations que vous pouvez confirmer ou annuler. Si l’appariement est confirmé, il marque l’opération comme étant révisée pour les deux connexions.

  1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Lorsque vous y serez invité, confirmez vos virements bancaires appariés :
    • Pour confirmer l’appariement : dans la colonne Action, sélectionnez Enregistrer le virement
    • Pour annuler l’appariement : sélectionnez les opérations pour afficher les détails, puis sélectionnez Dissocier. Sélectionnez ensuite Catégoriser ou Trouver une correspondance

Pour afficher les opérations réglées :

  1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez Catégorisées et rechercher l’opération dans la liste. 
  3. Dans la colonne Ajout ou appariement, sélectionnez Virement [...] pour afficher les détails de l’opération. 

Pour modifier une opération réglée :

  1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez Catégorisées et rechercher l’opération dans la liste. 
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Annuler
  4. L’opération retourne à l’onglet Pour révision et peut être révisée comme d’habitude. 


Ajouter une nouvelle opération

Ajouter signifie que QuickBooks n’a pas trouvé d’opération correspondante. Il a plutôt créé une nouvelle opération pour vous en utilisant vos renseignements bancaires ou de carte de crédit.

Vous devez tout simplement vous assurer qu’il n’y a aucune opération correspondante et approuver le travail :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Ajouter dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
  3. Révisez la Catégorie recommandée. Il s’agit du compte dans lequel QuickBooks veut catégoriser l’opération. Par exemple, pour une dépense d’essence, QuickBooks peut suggérer de la catégoriser dans les dépenses liées aux voyages. Vous pouvez toujours modifier la catégorie et la placer dans un autre compte.
  4. Changez de fournisseur ou de client au besoin.
    Conseil : Si vous pensez avoir déjà saisi cette opération dans QuickBooks, sélectionnez le Trouver une correspondance Option. Révisez la liste des appariements possibles et sélectionnez le bon, si vous le trouvez.
  5. Révisez et ajoutez tout autre renseignement obligatoire ou manquant.
  6. Si tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter.

QuickBooks utilise ces renseignements pour créer et ajouter une nouvelle opération à vos comptes.

Note : QuickBooks catégorise parfois les opérations dans les comptes Revenu non catégorisé ou Dépense non catégorisée. Il s’agit de comptes temporaires. Dans la mesure du possible, catégorisez toujours les opérations directement dans les comptes de revenus ou de dépenses.


Afficher et réviser plusieurs appariements

Afficher signifie que QuickBooks a trouvé plus d’un appariement potentiel.

Vous devez tout simplement choisir le bon :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Afficher dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez Afficher.
  3. Révisez les Enregistrements appariés trouvés dans QuickBooks. Ce sont les opérations d’appariements que vous avez déjà saisies dans QuickBooks.
  4. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  5. Assurez-vous que l’un de ces enregistrements correspond à l’opération. Portez une attention particulière aux champs Déposer surMode de paiement, ou Compte bancaire dans les formulaires pour l’opération existante dans Quickbooks.
    Note : Les champs que vous voyez peuvent varier selon l’opération à apparier.
  6. Comparez les appariements potentiels.
  7. Une fois que vous aurez trouvé l’opération correspondante, fermez les opérations ouvertes.
  8. Sélectionnez l’opération correspondante, puis sélectionnez Apparier.


Étape 3 : Réviser les opérations appariées ou ajoutées

Une fois que vous avez apparié ou ajouté des opérations téléchargées, elles sont enregistrées dans QuickBooks. Vous pouvez vérifier le travail effectué et vous assurer que tout est exact dans l’onglet Catégorisées ou Révisées.

Il est recommandé d’effectuer une vérification rapide après votre révision :

  1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Allez à l’onglet Catégorisées ou Révisées.
  4. Sélectionnez le lien dans la colonne Ajout ou appariement pour réviser l’opération.

Conseil : Si vous devez modifier ou déplacer une opération vers un autre compte, suivez les étapes ci-dessous pour l’annuler ou la dissocier. Apportez toutes vos modifications avant de faire vos rapprochements mensuels.



Répartir des opérations entre plusieurs comptes

Vous pouvez répartir les opérations, comme celles liées aux frais de déplacement importants, entre plusieurs comptes afin d’en faciliter le suivi.

  1. Allez à l’onglet Pour révision.
  2. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  3. Si l’option dans la colonne Action est Apparier, changez Trouver une correspondance pour Catégoriser.
  4. Sélectionnez Répartition à côté du bouton Ajouter.

La fenêtre Répartir l’opération s’ouvre.

  1. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez les catégories (les comptes) entre lesquelles vous voulez répartir l’opération.
  2. Saisissez un Montant pour chaque répartition.
  3. Sélectionnez un Client ou Reçu de pour chaque répartition.
    Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération.
  4. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Appliquer et accepter.


Exclure les opérations personnelles ou en double

Vous pouvez exclure des opérations personnelles ou en double pour assurer l’exactitude de vos comptes :

  1. Allez à l’onglet Pour révision.
  2. Cochez les cases correspondant aux opérations à exclure.
  3. Sélectionnez Exclure.

Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau.

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