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Catégoriser et apparier des opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne44Mis à jour il y a 3 jours

Apprenez comment réviser les opérations bancaires et de carte de crédit qui ont été téléchargées et comment les classer dans les comptes appropriés.

Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations. Il effectue une recherche pour essayer de les apparier avec des opérations que vous avez saisies dans QuickBooks. S’il ne trouve pas de correspondance, il crée un nouveau relevé d’opération pour vous.

Pour visionner d’autres vidéos d’instructions, visitez notre section vidéo.

Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit

Pour la plupart des banques, QuickBooks télécharge les dernières opérations disponibles tous les soirs vers 22 h (heure du Pacifique). Certaines peuvent prendre un peu plus de temps. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps pour obtenir les dernières opérations disponibles :

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez Mettre à jour.

Cette action met à jour tous vos comptes bancaires et de carte de crédit.

Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les étapes à l’écran pour poursuivre la mise à jour. Ce ne sont pas toutes les banques qui l’exigent, mais certaines le font pour plus de sécurité.

Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.

Étape 2 : réviser et catégoriser vos opérations téléchargées

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.

QuickBooks enregistre les opérations téléchargées sous l’onglet Pour révision.Passez-les en revue un par un.

Pour chaque opération, vous avez la possibilité d’apparier, d’ajouter ou d’afficher plusieurs correspondances. Suivez les étapes de la section relative à chaque option :

Apparier signifie que QuickBooks a apparié l’opération téléchargée avec celle que vous avez déjà saisie. Cela permet de les lier afin d’éviter les doublons.

Il ne vous reste qu’à vérifier que les opérations correspondent :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Apparier dans la colonne Action.
  2. Notez la date, la description, le bénéficiaire et le montant dépensé ou reçu.
  3. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  4. Révisez les Enregistrements appariés trouvés dans QuickBooks. Il s’agit de l’opération appariée possible que vous avez déjà saisie dans QuickBooks.
  5. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  6. Assurez-vous que les opérations correspondent. En particulier, passez en revue les Déposer surMode de paiement, ou Compte bancaire champs sur les formulaires pour l’opération existante dans QuickBooks.
    Note : Vous pourriez voir des champs différents selon l’opération à apparier.
  7. S’il s’agit de la bonne correspondance, fermez l’opération.
  8. Sélectionnez Apparier.

QuickBooks sait maintenant que l’opération téléchargée est bien celle que vous aviez déjà saisie. Il crée un lien entre les deux pour éviter les doublons. C’est tout ce que vous avez à faire.

Découvrir pourquoi certaines opérations n’ont pas d’appariement

Il arrive parfois que des opérations ne puissent pas être appariées à partir des enregistrements existants. Voici les raisons possibles :

  • Les bénéficiaires ne correspondent pas.
  • Les montants ne correspondent pas.
  • Les dates ne correspondent pas ou ne sont pas proches.
  • L’opération date de plus de 6 mois.
    Conseil : Vous pouvez toujours trouver une correspondance lorsque vous sélectionnez la section Trouver une correspondance.
  • Le compte bancaire du paiement n’est pas le même que celui de la banque associée à l’opération correspondante.
  • Le paiement a été rapproché.
  • L’opération est déjà appariée à autre chose.
  • Il y a un problème multidevise avec les taux de change.

Note : Les connexions bancaires ne chercheront que les correspondances des 180 derniers jours à partir de la date système actuelle. Si vous avez téléchargé des opérations datant de plus de 6 mois (180 jours), le système ne cherchera pas automatiquement une correspondance avec ces opérations. En outre, il ne doit pas y avoir plus de 30 jours entre les opérations appariées possibles.

L’appariement des virements bancaires permet de repérer les correspondances très fiables entre les comptes bancaires connectés. Lorsque vous en ajoutez une à QuickBooks en ligne, l’opération dupliquée est automatiquement appariée à l’opération ajoutée et marquée comme Révisée, ce qui automatise le travail manuel que vous effectuez habituellement vous-même et vous fait gagner du temps.

QuickBooks repère automatiquement les virements bancaires entrants et sortants entre deux de vos comptes bancaires liés en recherchant des correspondances dans les montants et les dates des virements.

Parfois, lorsqu’un virement est importé, QuickBooks en ligne vous propose un appariement d’opérations que vous pouvez confirmer ou annuler. Si l’appariement est confirmé, il marque l’opération comme étant révisée pour les deux connexions.

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Lorsque vous y serez invité, confirmez vos virements bancaires appariés :
    • Pour confirmer le jumelage : dans le Action colonne, sélectionnez Enregistrer le transfert.
    • Pour annuler l’appariement : sélectionnez les opérations pour afficher les détails, puis sélectionnez Dissocier. Ensuite, sélectionnez Catégoriser ou Trouver une correspondance.

Pour afficher les opérations réglées :

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionner Catégorisé et recherchez l’opération dans la liste.
  3. Dans le Ajouté ou apparié colonne, sélectionnez Transfert [...] pour afficher les détails de l’opération.

Pour modifier une opération réglée :

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionner Catégorisé et recherchez l’opération dans la liste.
  3. Dans le Action colonne, sélectionnez Annuler.
  4. L’opération retournera au Pour révision onglet et peuvent être révisés comme d’habitude.

Ajouter signifie que QuickBooks n’a pas trouvé d’opération correspondante. Il a plutôt créé une nouvelle opération pour vous en utilisant vos renseignements bancaires ou de carte de crédit.

Vous devez tout simplement vous assurer qu’il n’y a aucune opération correspondante et approuver le travail :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Ajouter dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
  3. Révisez la Catégorie recommandée. Il s’agit du compte dans lequel QuickBooks veut catégoriser l’opération. Par exemple, QuickBooks peut suggérer de catégoriser une dépense en carburant dans les dépenses liées aux déplacements. Vous pouvez toujours modifier la catégorie et la placer dans un autre compte.
  4. Changez de fournisseur ou de client au besoin.
    Conseil : Si vous pensez avoir déjà saisi cette opération dans QuickBooks, sélectionnez le Trouver une correspondance option. Révisez la liste des appariements possibles et sélectionnez le bon, si vous le trouvez.
  5. Révisez et ajoutez tout autre renseignement obligatoire ou manquant.
  6. Si tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter.

QuickBooks utilise ces renseignements pour créer et ajouter une nouvelle opération à vos comptes.

Note : QuickBooks catégorise parfois les opérations dans les comptes Revenu non catégorisé ou Dépense non catégorisée. Il s’agit de comptes temporaires. Dans la mesure du possible, catégorisez toujours les opérations directement dans les comptes de revenus ou de dépenses.

Afficher signifie que QuickBooks a détecté plus d’un appariement potentiel.

Vous devez tout simplement choisir le bon :

  1. Repérez une opération téléchargée avec l’option Afficher dans la colonne Action.
  2. Sélectionnez Afficher.
  3. Révisez les Enregistrements appariés trouvés dans QuickBooks.  Ce sont les opérations d’appariements que vous avez déjà saisies dans QuickBooks.
  4. Sélectionnez le lien à côté de chaque appariement pour obtenir plus de détails.
  5. Assurez-vous que l’un de ces enregistrements correspond à l’opération. En particulier, passez en revue les Déposer surMode de paiement, ou Compte bancaire champs sur les formulaires pour les opérations existantes dans QuickBooks.
    Note : Vous pourriez voir des champs différents selon l’opération à apparier.
  6. Comparez les appariements potentiels.
  7. Une fois que vous aurez trouvé l’opération correspondante, fermez les opérations ouvertes.
  8. Sélectionnez l’opération correspondante, puis sélectionnez Apparier.

Étape 3 : Réviser les opérations appariées ou ajoutées

Une fois que vous avez apparié ou ajouté des opérations téléchargées, elles sont enregistrées dans QuickBooks. Vous pouvez vérifier le travail effectué et vous assurer que tout est exact dans l’onglet Catégorisées ou Révisées.

Il est recommandé d’effectuer une vérification rapide après votre révision :

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
  2. Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
  3. Allez à l’onglet Catégorisées ou Révisées.
  4. Sélectionnez le lien dans la colonne Ajout ou appariement pour réviser l’opération.

Conseil : Si vous devez modifier ou déplacer une opération vers un autre compte, suivez les étapes ci-dessous pour l’annuler ou la dissocier. Apportez toutes vos modifications avant de faire vos rapprochements mensuels.

Vous pouvez répartir les opérations, comme celles liées aux frais de déplacement importants, entre plusieurs comptes afin d’en faciliter le suivi.

  1. Allez à l’onglet Pour révision.
  2. Sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
  3. Si l’option dans le Action colonne est Apparier, changez le Trouver une correspondance à Catégoriser.
  4. Sélectionnez Répartition à côté du bouton Ajouter.

La fenêtre Répartir l’opération s’ouvre.

  1. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez les catégories (les comptes) entre lesquelles vous voulez répartir l’opération.
  2. Saisissez un Montant pour chaque répartition.
  3. Sélectionnez un client pour chaque répartition.
  4. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Appliquer et fermer.

Vous pouvez exclure des opérations personnelles ou en double pour assurer l’exactitude de vos comptes :

  1. Allez à l’onglet Pour révision.
  2. Cochez les cases correspondant aux opérations à exclure.
  3. Sélectionnez Exclure.

Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau.

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