Catégoriser des opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

Télécharger les dernières opérations bancaires et de cartes de crédit

Pour la plupart des banques, nous essayons d’actualiser les opérations toutes les 24 heures. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes à tout moment :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez Mettre à jour.

Cette action met à jour les opérations de tous vos comptes.

Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les invites pour poursuivre la mise à jour. Les banques n’appliquent pas toutes cette exigence, mais certaines le font pour une sécurité accrue.

Si vous avez de la difficulté à télécharger vos opérations, vous pouvez essayer d’autres options.

Note : QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants à partir de vos opérations bancaires et ajoute automatiquement les nouveaux fournisseurs à votre compte. Désactivez cette option si vous ne voulez pas ajouter de nouveaux fournisseurs. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et désactivez l’option Ajouter des fournisseurs.

Réviser et catégoriser les opérations téléchargées

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez le compte que vous voulez vérifier.
3. Sélectionnez l’onglet Pour révision.

QuickBooks affiche les opérations téléchargées dans l’onglet Pour révision et suggère des catégories pour chaque opération. Passez-les en revue une par une :

• Si l’opération indique Ajouter :
  1. Sélectionnez Ajouter si la catégorie suggérée est la bonne.
  2. Pour changer la catégorie, choisissez-en une dans la liste déroulante ou ajoutez-en une nouvelle.
• Si l’opération existe déjà dans QuickBooks, vous pourriez avoir la possibilité de l’apparier ou d’afficher plusieurs appariements.

Note : Vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement les opérations pour vous. Vous pouvez également désactiver les suggestions si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et décochez Activer les suggestions de catégorie.

Choisir la bonne catégorie

Catégoriser les revenus

Montant qui vous a été versé relativement à ce qui suit :

• Ventes
• Paiements des clients
• Remboursements
• Immobilisations corporelles vendues
• Prêts bancaires reçus 
• Argent investi

Catégoriser les dépenses

Argent versé à d’autres personnes. Par exemple, l’argent dépensé pour ce qui suit :

• Fournitures de bureau 
• Repas
• Paie 
• Taxes et impôts
• Immobilisations corporelles

Configurer QuickBooks pour faire le suivi des dépenses par article

Dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé, vous pouvez faire le suivi de vos dépenses par article. Vous pouvez l’utiliser si vous faites le suivi de vos stocks ou si vous avez besoin du suivi des articles pour vos rapports sur le coût de revient d’un projet. Voici comment l’activer :

1. Aller à Paramètres , puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Dépenses.
3. Sélectionnez Factures et dépenses icône de crayon. Ensuite, activez l’option Afficher le tableau des articles sur les formulaires des dépenses et d’achats.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Note : Pour utiliser la fonction Devis vs. rapport des dépenses réelles dans QuickBooks en ligne Avancé, vous devez faire le suivi de vos dépenses par article. Si vous n’êtes pas certain de devoir utiliser le suivi des articles, parlez-en à votre comptable.

Enregistrer des dépenses liées à un produit ou à un service

Vous pouvez enregistrer une dépense dans votre connexion bancaire en utilisant un compte de votre plan comptable, en utilisant un produit ou un service, ou en utilisant les deux. 

Note : Si vous voulez l’enregistrer avec les deux, vous devez répartir l’opération. 

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires.
2. Sous l’onglet Pour révision, recherchez l’opération de dépense que vous voulez enregistrer et sélectionnez-la.
3. Dans la liste déroulante Produit/service ▼, sélectionnez un produit ou des services dans la liste d’articles.
   Note : Vous devez répartir l’opération si vous voulez utiliser la liste déroulante Produit/service et la liste déroulante Compte pour la même opération.
4. Sélectionnez Ajouter.

Enregistrer les opérations de rentrée d’argent sous forme de dépôts bancaires ou de reçus de vente

QuickBooks enregistre automatiquement les opérations de rentrée d’argent dans la connexion bancaire en tant que dépôts bancaires. Si l’opération est une vente, utilisez un formulaire de vente comme une facture ou un reçu de vente.

Lorsque votre client paie la facture, vous devez apparier l’opération dans votre connexion bancaire. Si vous recevez un paiement pour une vente et qu’il apparaît dans votre connexion bancaire, mais pas dans QuickBooks, vous pouvez l’enregistrer en tant que reçu de vente. Pour ce faire, sélectionnez un article dans la liste déroulante Produit/service ▼ lorsque vous enregistrez l’opération. 

Répartir un reçu de vente

Vous pouvez répartir le reçu de vente à partir de votre connexion bancaire entre différents produits et services. 

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires.
2. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez l’opération que vous voulez répartir. Sélectionnez Répartir.
3. Dans la liste déroulante Produit/service ▼, sélectionnez le produit ou les services dans lesquels vous voulez répartir l’opération.
4. (Facultatif) Dans la colonne QTÉ, saisissez la quantité de l’article. Saisissez ensuite le montant dans le champ Montant.
5. Sélectionnez Appliquer et accepter.

Ajouter un compte d’achat ou de ventes s’il manque des articles dans la liste déroulante

Pour enregistrer avec précision vos opérations comptables, QuickBooks doit savoir quelle catégorie est associée à chaque produit ou service que vous achetez et vendez. Par exemple, vous pourriez utiliser « Frais de contrat » pour votre compte d’achat et « Heures facturables » pour votre compte de ventes. Lorsque vous configurez ou modifiez un produit ou un service, vous indiquez les comptes d’achat et de ventes.

• S’il manque un compte d’achat, le produit ou service ne s’affichera pas dans le menu déroulant Produit/service des dépenses. 
• S’il manque un compte de ventes, le produit ou le service n’apparaîtra pas dans la liste déroulante Produit/service pour les reçus de vente.

Voici comment ajouter un compte d’achat ou de ventes :

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Produits et services.
2. Trouvez le produit ou le service dont vous avez besoin, puis sélectionnez Modifier.
3. Dans les sections Ventes et Achat, configurez les comptes de revenus ou de dépenses, respectivement.
   Note : Ces champs sont nécessaires pour faire le suivi de vos ventes et de vos achats détaillés avec précision.

Répartir les opérations entre plusieurs catégories

Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories pour en faciliter le suivi.

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez l’opération que vous voulez répartir. Sélectionnez dans la colonne Description et non dans la colonne Case à cocher.
   Note : Si l’option est Apparier, changez-la pour Catégoriser.
3. Sélectionnez Répartir. La fenêtre Répartir l’opération s’ouvre.
4. Dans la liste déroulante Catégorie▼, sélectionnez les catégories entre lesquelles vous voulez répartir l’opération.
5. Saisissez un montant pour chaque répartition afin que la différence s’affiche. $ CA0.
6. Sélectionnez un nom de fournisseur ou de client pour chaque répartition.
   Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération.
7. Sélectionnez Appliquer et accepter.

Exclure les opérations en double

Des doublons peuvent parfois être créés lorsque des opérations sont mises à jour automatiquement à partir de votre banque après que vous les avez téléversées manuellement. Dans ce cas, vous voudrez peut-être les exclure.

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Dans l’onglet Pour révision, cochez la case correspondant à chaque opération que vous voulez exclure.
3. Sélectionnez Exclure.

Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau. Si vous avez exclu une opération par erreur, allez à l’onglet Exclues, trouvez l’opération et sélectionnez Annuler.

Catégoriser les opérations personnelles dans un compte d’entreprise

Si vous dépensez de l’argent pour une opération personnelle dans un compte d’entreprise, il s’agit d’un retrait de propriétaire. Si vous ajoutez de l’argent personnel à un compte d’entreprise, il s’agit d’un investissement de propriétaire.

Afficher les images de chèques

QuickBooks s’est associé à certaines banques pour inclure des images de chèques pour les opérations de chèques.

Note : L’image du chèque se déconnecte lorsque les chèques sont appariés à une facture et convertis en paiement de facture.

Pour afficher les images des chèques :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez l’opération pour laquelle vous voulez afficher l’image du chèque.
   Note : Les opérations comportant une image jointe auront un nombre dans les pièces jointes. Colonne .
3. Sélectionnez le nom de l’image pour afficher l’image du chèque dans la barre latérale Explorer.

Note : Si vos opérations provenant de votre banque connectée ne sont pas accompagnées d’images de chèques automatiquement jointes, cela signifie que votre banque n’est pas prise en charge. Cependant, elle pourrait être prise en charge plus tard puisque nous travaillons à établir des partenariats avec d’autres institutions financières.