Réglez les problèmes la première fois que vous rapprochez un compte dans QuickBooks en ligne

Le rapprochement de vos comptes dans QuickBooks en ligne est une tâche essentielle pour assurer l’exactitude et la fiabilité de vos documents financiers. En comprenant le processus de rapprochement, en repérant et en corrigeant les erreurs, en rapprochant votre compte et en vérifiant votre rapprochement, vous pouvez corriger tous les problèmes que vous rencontrez lors de votre premier rapprochement. 

Il n’est pas rare que des problèmes surviennent au cours du processus de rapprochement, en particulier si c’est la première fois que vous rapprochez un compte. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes permettant de résoudre les problèmes que vous rencontrez lors de votre premier rapprochement, afin que vos registres restent exacts et fiables.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre le processus de rapprochement
• Réviser le solde d’ouverture
• Comparer le solde d’ouverture avec votre compte réel
• Passer en revue l’historique de votre compte
• Rapprocher votre compte
• Vérifier votre rapprochement

Étape 1 : Comprendre le processus de rapprochement

Avant de vous lancer dans le processus de rapprochement, il est important de comprendre son fonctionnement. Le rapprochement est le processus de comparaison de vos enregistrements QuickBooks avec vos relevés bancaires ou de carte de crédit pour s’assurer qu’ils correspondent. Lorsque vous rapprochez vos comptes, vous devez passer en revue chaque opération et la marquer comme étant compensée ou non compensée. Ce processus vous aide à repérer les écarts ou les erreurs dans vos dossiers.

Étape 2 : Réviser le solde d’ouverture

Revérifiez le solde d’ouverture du compte que vous rapprochez. Parfois, le solde d’ouverture n’inclut pas les opérations qui étaient encore en attente lorsque vous avez créé le compte. Le solde d’ouverture est le solde de votre compte bancaire à la date que vous choisissez pour commencer à faire le suivi des opérations.

Note : Si vous avez entré récemment des opérations antérieures à votre solde d’ouverture, voici comment les rapprocher. Si vous avez oublié de saisir un solde d’ouverture, voici comment saisir manuellement un solde d’ouverture plus tard.

1. Allez à Tenue des livres ou Comptabilité et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Repérez le compte dans la liste.
3. Sélectionnez Historique du compte.
4. Recherchez l’entrée du solde d’ouverture. Il devrait indiquer Capital d’ouverture dans la colonne Compte du bénéficiaire et Solde d’ouverture dans la colonne Mémo .
5. Prenez note de la date et du solde.

Étape 3 : Comparer le solde d’ouverture avec votre compte réel

Maintenant que vous connaissez la date et le montant du solde d’ouverture dans QuickBooks, vous pouvez le vérifier dans vos relevés bancaires :

1. Ouvrez une session sur le site Web de votre banque ou trouvez votre relevé de compte.
2. Vérifiez le solde du compte pour le même jour que le solde d’ouverture dans QuickBooks.
3. Comparez les deux soldes.
4. Si les soldes concordent, vous avez saisi le solde d’ouverture correctement. 

Si le solde d’ouverture dans QuickBooks ne correspond pas à vos relevés bancaires, corrigez-le :

1. Dans QuickBooks, sélectionnez l’entrée du solde d’ouverture pour développer l’affichage.
2. Dans la colonne Dépôt , modifiez le solde pour qu’il corresponde à vos relevés bancaires.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 4 : Passer en revue l’historique de votre compte

Lorsque vous rapprochez un compte pour la première fois, le solde d’ouverture est la seule entrée qui est rapprochée. Aucune autre opération ne devrait être rapprochée. Pour vérifier :

1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Repérez le compte dans la liste.
3. Sélectionnez Historique du compte pour obtenir plus de détails.
4. Recherchez l’entrée du solde d’ouverture. Il devrait indiquer Capital d’ouverture dans la colonne Compte du bénéficiaire et Solde d’ouverture dans la colonne Mémo .
5. Révisez la colonne de crochet. Il devrait y avoir un R dans la case.
6. Vérifiez le reste des opérations de la liste. Il devrait y avoir un C ou une case vide dans la colonne des coches.
7. S’il y a un R sur une autre opération, sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
8. Cochez la case dans la colonne. Continuez à la sélectionner jusqu’à ce que la case soit vide. Sélectionnez ensuite Enregistrer.

Note : Les opérations provenant directement de votre compte bancaire seront accompagnées d’une icône de case verte. Pour les opérations qui ont été ajoutées automatiquement dans QuickBooks à partir de votre connexion bancaire, vous verrez une case verte avec un signe +.

Étape 5 : Rapprocher votre compte

Une fois que vous avez repéré et corrigé les erreurs, il est temps de rapprocher votre compte. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. À partir de l’icône de la roue dentée ⚙ , sélectionnez Rapprocher (Aller à).
2. Choisissez le compte que vous voulez rapprocher et sélectionnez Commencer le rapprochement.
3. Saisissez le solde de fermeture de votre relevé de compte et la date de fin de la période du relevé de compte.
4. Cochez toutes les opérations qui apparaissent sur votre relevé bancaire et dans QuickBooks.
5. S’il y a des opérations qui n’apparaissent pas sur votre relevé de compte, mais qui apparaissent dans QuickBooks, marquez-les comme étant compensées pour les comptabiliser.
6. Sélectionnez Enregistrer pour terminer le rapprochement.

Étape 6 : Vérifier votre rapprochement

Après avoir rapproché votre compte, il est important de vérifier que le rapprochement a été effectué avec succès. Pour ce faire, exécutez un rapport de rapprochement et comparez-le à votre relevé de compte. 

Si tout correspond, vous êtes prêt. S’il y a encore des écarts, vous devrez peut-être répéter le processus ou demander l’aide d’un professionnel.