Gérer les comptes par défaut et les comptes spéciaux dans votre plan comptable de QuickBooks en ligne

Découvrez quels comptes par défaut ou spéciaux peuvent être supprimés, modifiés ou fusionnés dans QuickBooks en ligne.

Lorsque vous créez votre entreprise dans QuickBooks en ligne, des comptes par défaut spécifiques sont créés automatiquement dans votre plan comptable en fonction de l’entité commerciale que vous avez sélectionnée. D’autres comptes spéciaux sont créés lorsque certaines actions sont effectuées ou lorsque certaines fonctions sont activées dans les paramètres de QuickBooks.

Dans le plan comptable, il est important de comprendre que certains de ces comptes par défaut ne peuvent pas être modifiés. Nous vous montrerons quels comptes par défaut sont créés pour chaque entité commerciale et quels comptes vous pouvez modifier, fusionner ou rendre inactifs.

Remarque : Si vous devez supprimer un compte de votre plan comptable, apprenez comment désactiver les comptes que vous n’utilisez plus.

Comptes qui ne peuvent pas être désactivés

Les comptes par défaut suivants sont créés lorsque vous configurez QuickBooks ou lorsqu’un événement les déclenche, comme l’activation du paramètretaxe de vente Vous ne pouvez pas rendre ces comptes inactifs ou les utiliser à d’autres fins.

• Fonds non déposés (appelés aussi Paiements à déposer) : Lorsque vous enregistrez un paiement à votre entreprise, les fonds sont ajoutés à ce compte jusqu’à ce que vous les déposiez dans votre compte bancaire.
• Capital d’ouverture : Il s’agit du compte par défaut pour les rajustements. Vous ne pouvez que modifier le nom du compte, au besoin.
• Bénéfices non répartis : Ce compte indique le revenu net de votre entreprise dans le rapport Bilan. Vous pouvez modifier le nom du compte de bénéfices non répartis, mais comme il s’agit d’un terme comptable courant et utilisé dans le bilan, ce n’est pas recommandé.
• Stock/Actif du stock et Coût des produits vendus/Coût des ventes : Si vous essayez de modifier ou de désactiver ces comptes, toute modification apportée à vos produits/services les créera de nouveau.
• Revenus provenant de la vente de produits : Cette option est utilisée pour faire le suivi des ventes d’articles en stock. Il s’agit du compte par défaut créé pour faire le suivi des ventes d’articles en stock et ne doit pas être supprimé ou renommé. S’il est supprimé ou renommé, QuickBooks en ligne créera un nouveau compte pour le remplacer.
• Rapprocher/Écarts de rapprochement : Ce compte est créé si vous rapprochez un compte et que les opérations dans QuickBooks en ligne ne correspondent pas aux opérations indiquées sur votre relevé de compte.
• Revenu non imputé d’un règlement comptant : Ce compte est créé si vous enregistrez un règlement comptant d’un client sans l’appliquer à un formulaire de vente, comme une facture.
• (Nom de l’administration fiscale pour la taxe de vente) À payer : Ce compte est créé si vous configurez taxe de vente pour une administration fiscale. Ensuite, il rapporte le taxe de vente pour chaque opération.

Comptes qui peuvent être modifiés, mais pas désactivés ou fusionnés

• Dépenses non catégorisées et revenus non catégorisés : Ces comptes sont créés automatiquement et font le suivi de l’argent gagné ou dépensé par votre entreprise qui doit encore être catégorisé.
• Actif non catégorisé : Ce compte enregistre tout actif qui ne peut pas être apparié à un compte.
• Capitaux propres (appelés aussi Retraits du propriétaire, Investissement du propriétaire ou Rémunération du propriétaire et dépenses personnelles) : Ce compte représente l’argent comptant ou les actifs que vous avez investis dans l’entreprise.
• Services : Il s’agit du compte de revenus par défaut dans QuickBooks en ligne. Il fonctionne de la même manière que tout autre compte de revenus. Il ne peut pas être supprimé, tout comme le produit ou service correspondant. Cependant, vous pouvez modifier les noms des deux pour refléter votre type de revenu principal.

  Pour modifier le nom du compte Services :

  1. Allez à Paramètres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
  2. Rechercher te compte de Services dans la liste.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼. Ensuite, sélectionnez Modifier.
  4. Mettez à jour le Nom (ou le Nom de la catégorie) pour indiquer votre revenu principal.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comptes pouvant être supprimés par fusion

Si vous avez les comptes suivants, vous ne pouvez les supprimer qu’en les fusionnant avec le compte de revenus Services :

• Revenus de dépenses facturables : Ce compte permet de faire le suivi de l’argent que votre entreprise reçoit des clients pour couvrir les dépenses liées à leur service.
• Majoration : Ce compte fait le suivi de la différence entre le coût d’un produit ou d’un service et le prix auquel vous le vendez.
  Remarque : Vous pouvez fusionner un article hors stock ou un produit et un service,

N’oubliez pas qu’une fois fusionné, le compte d’origine ne peut plus être utilisé. Pour fusionner ces comptes :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Dans la liste des comptes, trouvez le compte que vous voulez fusionner.
3. À partir de la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ et sélectionnez ensuite Modifier pour ouvrir la fenêtre Compte.
4. Dans la fenêtre Compte, changez le Nom du compte à Services (ou au nom que vous avez donné au compte de revenus Services, si vous l’avez changé).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.
6. Lorsque le logiciel vous demande si vous voulez fusionner les comptes, sélectionnez Oui.