Gérer les comptes par défaut et les comptes spéciaux dans votre plan comptable de QuickBooks en ligne

Découvrez quels comptes par défaut ou spéciaux peuvent être supprimés, modifiés ou fusionnés dans QuickBooks en ligne.

Lorsque vous créez votre entreprise dans QuickBooks en ligne, des comptes par défaut spécifiques sont créés automatiquement dans votre plan comptable en fonction de l’entité commerciale que vous avez sélectionnée. D’autres comptes spéciaux sont créés lorsque certaines actions sont effectuées ou lorsque certaines fonctions sont activées dans les paramètres de QuickBooks.

Dans le plan comptable, il est important de comprendre que certains de ces comptes par défaut ne peuvent pas être modifiés. Nous vous montrerons quels comptes par défaut sont créés pour chaque entité commerciale et quels comptes vous pouvez modifier, fusionner ou rendre inactifs.

Remarque : Si vous devez supprimer un compte de votre plan comptable, apprenez comment désactiver les comptes que vous n’utilisez plus.

Comptes qui ne peuvent pas être désactivés

Les comptes par défaut suivants sont créés lorsque vous configurez QuickBooks ou lorsqu’un événement les déclenche, comme l’activation du taxe de vente paramètre. Vous ne pouvez pas rendre ces comptes inactifs ou les utiliser à d’autres fins.

• Fonds non déposés (appelé aussi Paiements à déposer) : Lorsque vous enregistrez un paiement à votre entreprise, les fonds sont ajoutés à ce compte jusqu’à ce que vous les déposiez dans votre compte bancaire.
• Capital d’ouverture : Il s’agit du compte par défaut pour les rajustements. Vous ne pouvez que modifier le nom du compte, au besoin.
• Bénéfices non répartis : Ce compte indique le revenu net de votre entreprise dans le rapport Bilan. Vous pouvez modifier le nom du compte de bénéfices non répartis, mais comme il s’agit d’un terme comptable courant et utilisé dans le bilan, ce n’est pas recommandé.
• Inventaire et Coût des marchandises vendues/Coût des ventes : Si vous essayez de modifier ou de désactiver ces comptes, toute modification apportée à vos produits/services les recréera.
• Revenu provenant de la vente de produits : Cette option est utilisée pour faire le suivi des ventes d’articles en stock. Ce compte est le compte par défaut créé pour faire le suivi des ventes d’articles en stock et ne doit pas être supprimé ou renommé. S’il est supprimé ou renommé, QuickBooks en ligne créera un nouveau compte pour le remplacer.
• Rapprocher/Ecarts de rapprochement : Ce compte est créé si vous rapprochez un compte et que les opérations dans QuickBooks en ligne ne correspondent pas aux opérations indiquées sur votre relevé de compte.
• Revenu non imputé d’un paiement en espèces : Ce compte est créé si vous enregistrez un paiement comptant d’un client sans l’appliquer à un formulaire de vente, comme une facture.
• (Nom de l’organisme de taxe de vente) À payer : Ce compte est créé si vous configurez taxe de vente pour une administration fiscale. Ensuite, il rapporte le taxe de vente pour chaque opération.

Comptes qui peuvent être modifiés, mais pas désactivés ou fusionnés

• Dépenses non catégorisées et revenus non catégorisés : Ces comptes sont créés automatiquement et font le suivi de l’argent gagné ou dépensé par votre entreprise qui doit encore être catégorisé.
• Actif non catégorisé : Ce compte enregistre tout actif qui ne peut pas être apparié à un compte.
• Capitaux propres (appelé aussi Propriétaire tire, Investissement du propriétaire, ou Rémunération du propriétaire et dépenses personnelles) : Ce compte représente l’argent comptant ou les actifs que vous avez investis dans l’entreprise.
• Services : Il s’agit du compte de revenus par défaut dans QuickBooks en ligne. Il fonctionne de la même manière que tout autre compte de revenus, mais ni lui ni le produit/service correspondant ne peuvent être supprimés. Cependant, vous pouvez modifier les noms des deux pour refléter votre type de revenu principal.

  Pour renommer le compte de revenus Services :

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
  2. Trouvez le Services compte dans la liste.
  3. Dans le Action ,sélectionnez le menu déroulant ▼. Sélectionnez ensuite Modifier.
  4. Mettre à jour le Nom (ou Nom de la catégorie) pour indiquer votre revenu principal.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comptes pouvant être supprimés par fusion

Si vous avez les comptes suivants, vous ne pouvez les supprimer qu’en les fusionnant avec le compte de revenus Services :

• Revenus de dépenses facturables : Ce compte permet de faire le suivi de l’argent que votre entreprise reçoit des clients pour couvrir les dépenses liées à leurs services.
• Majoration : Ce compte fait le suivi de la différence entre le coût d’un produit ou d’un service et le prix auquel vous le vendez.

N’oubliez pas qu’une fois fusionné, le compte original ne peut plus être utilisé. Pour fusionner ces comptes :

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
2. Dans la liste des comptes, trouvez le compte que vous voulez fusionner.
3. De la Action, sélectionnez le menu déroulant ▼, puis sélectionnez Modifier pour ouvrir la fenêtre Compte.
4. Dans le compte fenêtre, changez la Nom du compte à Services (ou au nom que vous avez donné au compte de revenus des services, si vous l’avez changé).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.
6. Lorsque le logiciel vous demande si vous voulez fusionner les comptes, sélectionnez Oui.