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Conversion des données de Sage 50 à QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne10Mis à jour il y a 1 mois

Si vous déplacez vos données de Sage 50 vers votre compte QuickBooks en ligne, nous sommes là pour vous aider. Vous trouverez ci-dessous des réponses aux questions fréquemment posées ainsi que des étapes pour commencer à convertir vos données.

Comment fonctionne le processus de conversion?

La liste suivante donne un aperçu du processus de conversion; Chaque étape est décrite dans les sections ultérieures de cet article pour en savoir plus :

  1. Consultez la section Liste de contrôle avant la migration du présent document.
  2. Préparez votre fichier Sage 50 actuel pour la conversion et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est configuré correctement.
  3. Remplissez un formulaire pour obtenir votre consentement pour la migration des données de Sage 50 vers QuickBooks en ligne.
  4. Sélectionnez le nombre d’années de données de Sage 50 que vous voulez convertir, ainsi que les modules complémentaires facultatifs, tels que l’inventaire, dont vous pourriez avoir besoin.
  5. Téléversez votre fichier Sage 50 par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé vers l’outil Dataswitcher pour la migration vers QuickBooks en ligne.
  6. Une fois vos données migrées,  passer en revue les résultats et effectuer certaines tâches à l’aide du liste de contrôle après la conversion.
  7. Une fois que vous avez confirmé les résultats, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.

Combien de temps faut-il pour transférer mes données?

Le processus de conversion de vos données prend, en moyenne, jusqu’à 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher.

Contacter le Équipe de soutien de QuickBooks en ligne s’il s’est écoulé plus de 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées des manières suivantes :

  • Tant que vous utilisez le formulaire en ligne pour le téléversement, nous protégerons vos données à l’aide du chiffrement SSL standard de l’industrie.
  • vos données sont gouvernées par les principes de gérance des données d’Intuit (en anglais seulement)

Les limites suivantes peuvent se produire lorsque vous transférez des données de Sage 50 à QuickBooks en ligne à l’aide de la fonction Dataswitcher.

Remboursements en espèces et par chèque

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge le remboursement d’un paiement en espèces ou d’un chèque d’un fournisseur. Ces entités seront inscrites comme des journaux réguliers sans lien avec le client ou le fournisseur.

Écritures de journal renversées

Les écritures de journal renversées ne seront pas affichées.

Problèmes de vérification de l’intégrité des données

Si votre fichier échoue à la vérification de l’intégrité des données (Entretien -> Vérification de l’intégrité des données), vous pourriez rencontrer plusieurs problèmes au cours de la conversion, notamment :

  • Soldes du client ou du fournisseur
  • Balances de vérification non appariées depuis plusieurs années

Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent ne pas être reportées comme prévu

Dataswitcher peut devoir utiliser un client ou un fournisseur « factice » pour aligner votre historique vos comptes clients et vos comptes fournisseurs.

Historique des migrations de comptes

Sage 50 Canada vous permet de transférer des soldes à de nouveaux comptes à la fin de l’année (transfert des soldes d’ouverture) : QuickBooks ne prend pas en charge cette option, car il ne prend pas en charge les exercices. Par conséquent, Dataswitcher ferme le compte au début de l’exercice.

Date de début financier

Dans Sage 50 Canada, il est possible de choisir un jour de début autre que le 1er janvier :  QuickBooks ne prend pas en charge cette fonction. Veuillez garder cela à l’esprit lorsque vous vérifiez votre balance de vérification, car les comptes de profits et pertes peuvent être inexacts.

Vérifiez vos bénéfices non répartis

Dans Sage 50, vous pouvez configurer un solde d’ouverture pour un compte. Dans certains cas, surtout lorsque le fichier est relativement nouveau.  ou si vous n’avez jamais exécuté de clôture de l’exercice, Dataswitcher ne peut pas reconstituer le compte utilisé pour créer ce solde d’ouverture. Dataswitcher créera l’opération de solde d’ouverture et enverra le résultat net au compte de bénéfices non répartis dans le système de destination. Il est nécessaire de vérifier vos bénéfices non répartis après la migration pour déterminer si cela vous convient.

Services et classes

Si vous sélectionnez des classes et des lieux (payant en sus) pendant la migration, la migration sera effectuée sous forme de journal seulement. De plus, les services et les classes peuvent ne pas correspondre aux bénéfices non répartis. Puisque vous pouvez supprimer les données de Sage 50 Canada pour les anciennes revues, les classes et les services pour les bénéfices non répartis peuvent être inexacts. En raison des limites de l’API de QBO, seuls les services sont convertis et non les projets.

Les journaux à reporter (année suivante) ne seront pas affichés

Les revues de l’année prochaine ne seront pas affichées dans QuickBooks en ligne. Ils doivent être ajoutés manuellement.

Articles et stock

Dataswitcher n'enregistre pas tous les champs pour les articles et le stock. Seuls le code, le code de stock, le lieu, le nom et la description sont affichés. Le stock courant et le prix d’achat et de vente sont également affichés. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas enregistrés dans QuickBooks. Dataswitcher est en mesure de fournir un ensemble de fichiers (les tables de base de données de Sage 50 Canada) que vous pouvez importer manuellement dans QuickBooks en ligne.

Positions pour les numéros de plan comptable

QuickBooks ne prend pas en charge les numéros de plan de compte qui dépassent la longueur de sept chiffres. La migration échouera si des comptes dans votre plan comptable comportent sept chiffres ou plus.

Renommer les comptes système de Sage 50

Dataswitcher peut prendre en charge le changement de nom des comptes de bilan normaux, mais en renommant les comptes système (par exemple, Bénéfices non répartis, Comptes clients, Comptes fournisseurs, etc.) peut causer des problèmes après la conversion. Rétablissez les paramètres d’origine de tout changement de nom des comptes système avant de tenter la migration.

Données de Sage 50 qui ne seront pas transférées

Les types de données suivants ne peuvent pas être transférés pour le moment :

  • budgets;
  • multidevise
  • opérations mémorisées;
  • modèle de facture et autres modèles
  • bulletins de vente
  • dossiers de paie
  • projets
  • pièces jointes
  • entrées non reportées (devis)

Ces étapes sont requises avant de téléverser votre fichier pour la migration :

  • Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé d’une façon ou d’une autre, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Vous ne pouvez pas procéder à la migration de données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.
  • Créez une sauvegarde de votre fichier Sage 50. Enregistrez le fichier de sauvegarde dans un emplacement facile à trouver, car il sera utilisé pour le téléversement à une étape ultérieure.
  • Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de cartes de crédit jusqu’au relevé le plus récent. Après le rapprochement, notez les soldes de votre compte bancaire, car ils seront utilisés lors de la préparation du rapprochement post-conversion dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
  • Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le dernier trimestre. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, il est conseillé d’effectuer la migration directement après la clôture (et le rapprochement) d’une période d’impôt. Sinon, le travail de post-conversion dans QuickBooks en ligne peut être important.  (compte tenu des factures payées partiellement).

Pour lancer ce processus :

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Rapports (Accéder).
  2. Choisissez l’option Déclaration de revenus.
  3. Cliquez sur Afficher sous Vous voulez voir les opérations avec TVA / TPS pour votre propre période?
  4. Sélectionnez la plage de données. C’est le début du trimestre jusqu’à la date du jour (c.-à-d. La date de conversion).
  5. Cliquez sur Affichage.
  6. Exportez le rapport au format PDF.

Après la conversion, cette information sera utilisée pour créer un rapport complet. Cela se fait en additionnant les montants dans les cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Extrayez les rapports suivants pour vérifier vos données après la conversion :

  • État des résultats jusqu’à la date de conversion
  • Balance de vérification jusqu’à la date de conversion
  • Soldes de vos comptes bancaires.
  • Imprimez une liste des factures impayées de vos clients et fournisseurs par date de conversion

Extrayez les données suivantes à des fins de vérification :

  • Rapport de taxe de vente;
  • Rapport de taxe d’achat
  • Opérations du compte.

Vérifiez votre dossier :

  • Vérifiez votre fichier Sage 50 par Entretien- > Vérifier l’intégrité des données. S’il y a des incohérences, celles-ci doivent être résolues avant de publier le fichier dans Dataswitcher.

Exigences relatives aux comptes clients et fournisseurs :

Il est possible de configurer plusieurs comptes de comptes clients et de comptes fournisseurs dans Sage 50, mais QuickBooks en ligne utilise un seul compte de comptes clients / fournisseurs. Cela entraîne une erreur s’il n’y a pas de comptes clients et fournisseurs liés dans votre fichier. Il est recommandé de vérifier vos paramètres avant de les soumettre. Dans Sage 50, allez à Configuration -> Assistants -> Comptes liés.

Si vous en avez plusieurs dans votre fichier Sage 50, ces comptes seront fusionnés dans votre fichier QuickBooks en ligne pendant le processus de conversion.

Il est également recommandé d’exécuter une vérification du Sommaire d’intégrité sur le fichier.

Prenez note en particulier des comptes CC / CF par rapport aux comptes débiteurs / créditeurs impayés, car ces éléments génèrent une exception pendant la conversion.

S’il y a des journaux manuels utilisant les comptes CC et CF, ces opérations seront affichées aux comptes clients / fournisseurs d’attente.

Après la migration, vous trouverez un rapport dans votre fichier QBE qui fournit des détails sur le succès de votre migration. Le rapport compare les Bilans, État des résultats, et Classement chronologique des comptes clients et des comptes fournisseurs rapports sommaires pour votre fichier source et QBE. Il comprend une liste de comptes détaillée pour tous les comptes dans le fichier ainsi que leur solde dans le fichier source et QBE. Il contient également des informations sur les écarts qui se sont produits pendant la migration que vous pouvez modifier manuellement.

Ce rapport se trouve dans le Dépenses sous un fournisseur appelé Dataswitcher. Cliquez sur le icône de roue dentée, puis Pièces jointes pour trouver le Rapport.pdf pièce jointe.

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Si vous avez des questions sur l’une de ces tâches, communiquez avec le Équipe de soutien de QuickBooks en ligne.

Même si nous essayons d’effectuer la conversion de données la plus complète possible, il vous reste encore quelques tâches à effectuer avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de les terminer dès que possible avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Étape 1 - Saisissez les renseignements sur l’entreprise (y compris l’adresse, le téléphone, le courriel, etc.)

  1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis cliquez sur Compte et paramètres.
  2. Dans l’onglet Entreprise, saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
  3. Mettez à jour ou vérifiez les adresses courriel pour vous assurer que les communications relatives à la facturation et aux clients sont correctes.
  4. Dans la case Courriel de l’entreprise, saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez recevoir des factures mensuelles de la part d’Intuit au sujet de votre abonnement à QuickBooks en ligne.
  5. Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez l’adresse courriel dans la boîte de courriel destinée aux clients.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Configurer le mois de début de l’exercice

  1. Sélectionnez le Onglet Avancé.
  2. Dans le Comptabilité dans le menu déroulant à droite de Premier mois de l’exercice sélectionnez le premier mois de votre exercice.
  3. Sélectionner Enregistrer dans cette section, puis sélectionnez Terminé en bas à droite.

Nous vous suggérons de comparer les rapports ci-dessous dans QuickBooks en ligne et dans Sage 50 pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement. Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports par « Cet exercice ou cette année » dans QuickBooks en ligne :

  •  Rapport de bilan - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
  • Balance de vérification – sélectionnez Cette année fiscaleou Cette année
  • Sommaire du classement chronologique des comptes clients - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
  • Sommaire du classement chronologique des CF - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
  • État des résultats - sélectionnez Cet exercice ou Cette année

Il est important que la taxe de vente soit activée dans QuickBooks en ligne et que le numéro d’entreprise de l’ARC et la fréquence de déclaration soient configurés avant de commencer à l’utiliser. Vous pouvez sauter les étapes ci-dessous si votre entreprise n’est pas inscrite pour la taxe de vente.

  1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Taxe de vente dans le menu de navigation de gauche.
  2. Suivez les instructions pour activer la taxe de vente pour votre province. Note : sélectionnez correctement votre province de résidence, car elle ne peut pas être exacte après coup.
  3. Saisissez votre Numéro d’entreprise de l’ARC et Fréquence de déclaration. Note : Assurez-vous que votre méthode comptable est réglée à Exercice, sauf si votre comptable vous a dit le contraire.

Sage 50 Canada utilise deux comptes (quatre au Québec) pour faire le suivi de la taxe de vente et les étapes postérieures à la migration pour consolider la taxe de vente dans le compte de TPS/TVH à payer dans QuickBooks sont requises.

Suivez les étapes indiquées dans la vidéo ci-dessous pour consolider vos comptes d’impôt.

Veuillez noter que cette vidéo n’est disponible qu’en anglais pour le moment.

Rapprochez les écarts de vos comptes clients (clients) et de vos comptes fournisseurs (fournisseurs) qui pourraient exister après la conversion.

Note : Il est obligatoire de terminer cette étape avant de connecter vos comptes bancaires / de carte de crédit aux services bancaires en ligne.

Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel présume que toutes les opérations bancaires n’ont pas été rapprochées.

Vous devez indiquer à QuickBooks en ligne de marquer toutes les opérations qui ont eu lieu avant la date de conversion comme étant rapprochées, afin qu’il ne prenne en compte que les opérations futures pour le rapprochement :

  1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis sélectionnez Rapprocher.
  2. Sélectionnez le compte bancaire pertinent dans la liste déroulante, puis Rapprocher maintenant.
  3. Un Commencer le rapprochement boîte s’ouvre. Saisissez votre dernière date de rapprochement dans le champ Date de fin du relevé de compte et consignez le Solde compensé de votre dernier rapprochement dans le champ Solde de fermeture.
  4. N’inscrivez rien dans le reste du formulaire et sélectionnez OK.
  5. Vous verrez une liste d’opérations. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes. Ensuite, décochez la case des opérations non compensées. Quand la différence qui s’affiche est nulle, vous avez terminé ces étapes.
  6. Sélectionnez Terminer maintenant.

Note : il est important de répéter ce processus pour tous les comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks en ligne.

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