Intégrer QuickBooks Time et exporter des feuilles de temps dans Sage 50

Apprenez comment intégrer QuickBooks Time avec Sage 50 et importer vos feuilles de temps dans Sage.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Préparer l’intégration
• Mettre en place l’intégration
• Exporter les données des feuilles de temps vers Sage 50
• Modifier les données
• Comprendre la feuille de calcul exportée vers Sage 50

Avant l’intégration

Dans QuickBooks Time

• Dans Mon équipe, sélectionnez chaque membre de l’équipe et assurez-vous que le nom d’utilisateur ou l’identifiant de paie pour chaque membre correspond à son identifiant Sage.
  • Si aucun identifiant de paie n’est saisi dans QuickBooks Time, la colonne ID se remplit du nom d’utilisateur, de sorte que l’un ou l’autre puisse être configuré pour correspondre.
  • Les fournisseurs ne sont pas inclus; seuls les employés
• Les projets dans QuickBooks Time doivent correspondre aux ID de projets dans Sage.
  • L’exportation indique uniquement le code de projet secondaire le plus bas dans QuickBooks Time.
  • Les congés ne sont pas enregistrés. Tout code de congé sera étiqueté comme un numéro de projet et indiqué comme des heures « normales ».
• Le facturation L’addiciel doit être installé si vous voulez indiquer si les heures travaillées d’un projet sont facturables dans QuickBooks Time :
  • Le État de facturation La colonne est « 1 » (facturable) si la case Facturable pour ce code de projet est sélectionnée, « 2 » (non facturable) si elle n’est pas cochée.
  • Le Taux de facturation La colonne est remplie si le taux est indiqué pour le projet facturable dans QuickBooks Time
  • Si la fonction de facturation n’est pas installée, toutes les heures sont transférées non facturables (« 2 »), mais peuvent être rajustées une fois les heures travaillées dans Sage.
    • Si vous avez une intégration de QuickBooks, il n’est pas possible de marquer les feuilles de temps ou les projets comme étant facturables.

Dans Sage

• Dans Sage, un article en stock doit être créé appelé TRAVAILLEUR-QBTime et sa classe est réglée à Élément d’activité,
  • Ce champ est nécessaire, car le fichier CSV se remplit automatiquement le ID de l’élément d’activité colonne avec cette option, et elle doit être configurée pour correspondre à dans Sage.
  • Il ne peut y en avoir qu’un Main-d’œuvre article dans Sage.
• Assurez-vous que tout correspond aux étapes indiquées ci-dessus dans QuickBooks Time (numéros d’identification de la paie, numéros de projet, etc.).

Mettre en place l’intégration

Note : Cette intégration n’est pas compatible avec toutes les versions de Sage 50. Communiquez avec notre équipe de soutien technique pour voir si nous pouvons faire des rajustements pour répondre à vos besoins.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis sélectionnez Gérer les addiciels.
2. Dans la liste, trouvez Sage 50, et sélectionnez Installer.

Exporter les données des feuilles de temps vers Sage 50

Dans QuickBooks Time

1. Sélectionner Rapports, puis Exportation vers Sage 50,
2. À côté de Dates du rapport, sélectionnez une période de paie et une plage de dates.
3. Choisissez les employés que vous voulez inclure dans le rapport. 
4. Sélectionnez Télécharger le fichier CSV, et enregistrez le fichier.

Dans Sage

1. Sélectionner Fichier, puis sélectionnez Importer/Exporter,
2. Sélectionnez Heures/Dépenses, puis Registre des tickets horaires et Importer.
3. Sélectionnez l’onglet Options, puis sélectionnez le fichier .csv que vous avez exporté de QuickBooks Time.
4. Cochez la case La première rangée contient les entêtes, puis cliquez sur OK.

Modifier les données

Si vous devez modifier vos données, vous avez deux options :

Option 1 Nous vous recommandons d’importer votre fichier de nouveau dans Sage. Seule une feuille de calcul pour une période et des employés sélectionnés peut être importée.

1. Dans Sage, supprimez le Billets d’heures et de dépenses,
2. Dans QuickBooks Time, apportez les modifications nécessaires à la feuille de temps, et Télécharger le fichier CSV,
3. Importez de nouveau la feuille de calcul pour les mêmes employés et la même période. 

Option 2 :Vous pouvez modifier les feuilles de temps dans Sage après les avoir téléversées. Assurez-vous d’apporter également des modifications dans QuickBooks Time pour qu’elles correspondent aux modifications que vous avez apportées dans Sage.

Comprendre la feuille de calcul exportée vers Sage 50

• Employé ou fournisseur : 0 (zéro)
• Enregistré par ID : L’identifiant de paie QuickBooks Time de l’employé (par défaut). S’il n’y en a pas, le rapport utilisera le nom d’utilisateur de QuickBooks Time. Ils doivent correspondre à l’identification de l’employé dans Sage.
• Numéro de ticket : Un identifiant unique attribué par QuickBooks Time pour la feuille de temps
• Date du ticket : La date à laquelle le travail a été effectué.
• A été utilisé dans les ventes/facturation : Toujours « faux »
• Numéro de facture déjà utilisé : Vierge
• ID de l’élément d’activité : Toujours « HEURES DE TRAVAIL - QUICKBOOKS TIME ». Dans Sage, créez un nouvel article en stock avec l’ID d’élément nommé « HEURES DE TRAVAIL - QUICKBOOKS TIME » et définissez la classe d’élément à « élément d’activité ».
• Client/Projet/Adm. : Toujours 2, ce qui coïncide avec Projet.
• Complété pour ID : le code de projet dans QuickBooks Time. Doit correspondre à un ID de projet dans Sage.
• Niveau de rémunération : 1 = heure normale. 2 = heures supplémentaires et temps double.
• A été utilisé dans la paie : Salariés : Vrai; Sinon : Faux
• Option manuelle/chronométrée : 0 = saisie manuelle (total des heures), 1 = feuille de temps des arrivées et des départs pointés
• Heure de début : Heure d’arrivée; En blanc si les heures ont été saisies d’une autre manière
• Heure de fin : Heure de départ; En blanc si les heures ont été saisies d’une autre manière
• Pause : Pauses payées seulement
• Durée : Si les heures ont été saisies manuellement
• Mémo interne : Vierge
• Type de facturation : 2 : Correspond à la plage d’activité dans Sage.
• État de facturation : Dans QuickBooks Time, 1 : Si le code de projet est facturable; 2 : Non facturable
• Durée de l’unité : Vierge
• Montant de la facturation : 0,00 (calculé par Sage lors de l’importation)
• Description du ticket pour la facturation : Vierge