Intégrer QuickBooks Time et exporter des feuilles de temps dans Sage 50

Apprenez comment intégrer QuickBooks Time à Sage 50 et importer vos feuilles de temps dans Sage.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Préparation pour l’intégration
• Mettre en place l’intégration
• Exporter les données des feuilles de temps vers Sage 50
• Modifier les données
• Comprendre la feuille de calcul exportée vers Sage 50

Avant l’intégration

Dans QuickBooks Time

• Dans Mon équipe, sélectionnez chaque membre de l’équipe et assurez-vous que le nom d’utilisateur ou le numéro d’identification de la paie correspond à son identifiant Sage.
  • Si un numéro d’identification de la paie n’est pas entré dans QuickBooks Time, la colonne ID est remplie avec le nom d’utilisateur, de sorte que l’un ou l’autre peut être configuré pour correspondre.
  • Les fournisseurs ne sont pas inclus, seuls les employés
• Les projets dans QuickBooks Time doivent correspondre aux numéros de projet dans Sage
  • L’exportation ne lit que le code de projet enfant de niveau le plus bas dans QuickBooks Time.
  • Les congés ne sont pas suivis. Tout code de congé sera étiqueté comme un ID de projet et indiqué comme des heures « normales ».
• La facturation L’addiciel doit être installé si vous voulez indiquer si les heures travaillées d’un projet sont facturables dans QuickBooks Time :
  • La colonne État de la facturation indique « 1 » (facturable) si la case facturable associée à ce code de projet est cochée et « 2 » (non facturable) si elle n’est pas cochée. 
  • La colonne Taux de facturation est remplie si le taux est rempli pour le projet facturable dans QuickBooks Time.
  • Si la fonction de facturation n’est pas installée, toutes les heures travaillées sont transférées comme non facturables (« 2 »), mais peuvent être rajustées une fois les heures travaillées dans Sage.
    • Si vous avez une intégration de QuickBooks, il n’est pas possible de marquer des feuilles de temps ou des projets comme étant facturables.

Dans Sage

• Dans Sage, il faut créer un article en stock appelé MAIN-D’ŒUVRE-QBTimeet sa classe doit être réglée à Activité.
  • Cette étape est nécessaire, car l’exportation au format CSV remplit automatiquement la colonne ID d’élément d’activité avec cette option, et elle doit être configurée pour correspondre dans Sage.
  • Il ne peut y avoir qu’un seul élément de main-d’œuvre dans Sage.
• Assurez-vous que tous les éléments sont identiques pour les étapes de QuickBooks Time ci-dessus (ID de la paie, ID de projet, etc.).

Mettre en place l’intégration

Note : Cette intégration n’est pas compatible avec toutes les versions de Sage 50. Communiquez avec notre équipe de soutien technique pour voir si nous pouvons faire des rajustements pour répondre à vos besoins.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis sélectionnez Gérer les addiciels.
2. Dans la liste, trouvez Sage 50, et sélectionnez Installer.

Exporter les données des feuilles de temps vers Sage 50

Dans QuickBooks Time

1. Sélectionnez Rapports, puis Sage 50 Exporter.
2. À côté de Dates du rapport, sélectionnez une période de paie et une plage de dates.
3. Choisissez les employés que vous voulez inclure dans le rapport. 
4. Sélectionnez Télécharger le fichier CSV, et enregistrez le fichier.

Dans Sage

1. Sélectionnez Fichier, puis Importer/Exporter.
2. Sélectionnez Heures/Dépenses, puis Registre des bulletins horaireset Importer.
3. Sélectionnez l’onglet Options, puis sélectionnez le fichier .csv que vous avez exporté de QuickBooks Time.
4. Cochez la case La première ligne contient des en-têtes , puis cliquez sur OK.

Modifier les données

Si vous devez modifier vos données, vous avez deux options :

Option 1 : Nous vous recommandons d’importer votre fichier de nouveau dans Sage. Une seule feuille de calcul pour une période et des employés sélectionnés peut être importée.

1. Dans Sage, supprimez les fiches d’heures et de dépenses.
2. Dans QuickBooks Time, apportez les modifications nécessaires à la feuille de temps et téléchargez le fichier CSV.
3. Importez de nouveau la feuille de calcul pour les mêmes employés et la même période. 

Option 2 : Vous pouvez modifier les feuilles de temps dans Sage après les avoir téléversées. Assurez-vous d’apporter les modifications dans QuickBooks Time afin qu’elles correspondent aux modifications que vous avez apportées dans Sage.

Comprendre la feuille de calcul exportée vers Sage 50

• Employé/Fournisseur : 0 (zéro)
• Enregistré par ID : Le numéro d’identification QuickBooks Time Paie de l’employé (par défaut). S’il n’y en a pas, le rapport utilisera le nom d’utilisateur de QuickBooks Time. Ils doivent correspondre à l’identification de l’employé dans Sage.
• Numéro du billet : Un identifiant unique attribué par QuickBooks Time pour la feuille de temps
• Date du billet : La date à laquelle le travail a été effectué.
• A été utilisé dans Ventes/Facturation : Toujours « faux »
• Numéro de facture utilisé : Vide
• ID de l’activité : Toujours « HEURES TRAVAILLÉES-QUICKBOOKS » Dans Sage, créez un nouvel article en stock avec l’ID d’élément nommé « HEURES DE TRAVAIL - QUICKBOOKS TIME » et définissez la classe d’élément à « élément d’activité ».
• Client/Projet/Adm : Toujours 2, ce qui coïncide avec Job.
• Complété pour ID : Le code de projet dans QuickBooks Time. Doit correspondre à un ID de projet dans Sage.
• Niveau de rémunération : 1 = heures normales. 2 = heures supplémentaires et temps double.
• A été utilisé dans Paie : Employés salariés : Vrai; Sinon : faux
• Option manuelle/chronométrée : 0 = saisie manuelle (total des heures), 1 = feuille de temps d’arrivée/départ
• Heure de début : Heure d’arrivée; Vide si les heures ont été saisies d’une autre manière
• Heure de fin : Heure de départ; Vide si les heures ont été saisies d’une autre manière
• Pause : Pauses payées seulement
• Durée : Si les heures ont été saisies manuellement
• Mémo interne : Vide
• Type de facturation : 2 : Correspond à la gamme d’activités dans Sage
• État de la facturation : Dans QuickBooks Time, 1 : Si le code de projet est facturable; 2 : Non facturable
• Durée de l’unité : Vide
• Montant de la facturation : 0,00 (calculé par Sage lors de l’importation)
• Description du ticket pour la facturation : Vide