Configurer et gérer les échéanciers de paie

Aperçu

La configuration et la gestion des échéanciers de paie dans QuickBooks en ligne Paie ou QuickBooks Desktop Payroll peuvent se faire rapidement. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos employés sont payés avec exactitude et à temps. L’actualisation de vos échéanciers de paie peut vous aider à éviter tout problème lié au traitement de la paie.

En tant que propriétaire d’entreprise, la gestion des échéanciers de paie peut sembler une tâche ardue. Heureusement, QuickBooks en ligne Paie ou QuickBooks Desktop Payroll offrent une fonction de paie facile à utiliser qui simplifie le processus. Cet article vous guide à travers les étapes de configuration et de gestion des échéanciers de paie.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer et gérer les échéanciers de paie dans QuickBooks en ligne Paie
  • Configurer un échéancier de paie
  • Créer un nouvel échéancier de paie
  • Mettre à jour un échéancier de paie
  • Supprimer un échéancier de paie
• Configurer et gérer les échéanciers de paie dans QuickBooks Desktop Payroll
  • Configurer un nouvel échéancier de paie
  • Attribuer un échéancier de paie à un employé
  • Gérer les échéanciers de paie
  • Désactiver un échéancier de paie

Options de l’échéancier de paie

• Hebdomadaire : les employés reçoivent leur paie à une journée précise chaque semaine. De nombreuses entreprises choisissent de payer leurs employés tous les vendredis, pour un total de 52 paies par an.
• Une semaine sur deux ou toutes les deux semaines : Payez vos employés toutes les deux semaines. En programmant la paie un vendredi sur deux, vous obtenez un total de 26 paies par an.
• Deux fois par mois ou bimensuelle :Payez vos employés deux fois par mois. La première paie peut être versée au milieu du mois et la deuxième à la fin du mois. Les paiements les plus courants pour cet échéancier sont le 15 et le 30 du mois. Ce type d’échéancier produit 24 paies par an.
• Mensuelle : Payez vos employés une fois par mois à une date récurrente précise. Ce type d’échéancier produit 12 paies par an.

Configurer et gérer les échéanciers de paie dans QuickBooks en ligne Paie

Configurer un échéancier de paie

1. Aller à Paie et sélectionnez Employés (Aller à).
2. Sélectionnez l’employé pour lequel vous voulez créer un échéancier de paie.
3. Dans le Détails sur l’emploi, sélectionnez Modifier.
4. À partir du Échéancier de paie, vous pouvez sélectionner un échéancier de paie existant ou en créer un nouveau.

Créer un nouvel échéancier de paie

1. Sélectionner + Ajouter un échéancier de paie.
2. Sélectionner un Fréquence de paie dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez le Jour de paie suivant.
4. Sélectionnez le Fin de la prochaine période de paie.
5. Saisissez un(e) approprié(e) Échéancier de paie nom.
6. Facultatif : Sélectionnez Utiliser cet échéancier de paie pour les employés que vous ajoutez après celui-ci cochez la case si vous voulez appliquer cet échéancier de paie aux prochains employés que vous ajoutez.
7. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Note :Vous pourrez modifier la période de paie pour chaque employé à partir du Détails sur l’emploi page.

Mettre à jour un échéancier de paie

1. Le Détails sur l’emploi, sélectionnez la modifier ✎ icône à côté de Échéancier de paie liste déroulante.
2. Apportez les modifications requises.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un échéancier de paie

1. À partir du Échéanciers de paie, sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez supprimer.
2. Cliquez sur le Supprimer l’échéancier bouton.
3. Confirmez que vous voulez supprimer l’échéancier de paie.

Bon à savoir :

• Une fois qu’un nouvel échéancier de paie est créé, il peut être sélectionné pour les employés existants et les nouveaux employés.
• Si plusieurs employés utilisent le même échéancier de paie, mettez à jour le nouvel échéancier de paie pour chaque employé, au cas où vous n’auriez pas sélectionné l’option Utiliser cet échéancier de paie pour les employés que vous ajoutez après celui-ci à cocher.

Configurer et gérer les échéanciers de paie dans QuickBooks Desktop Payroll

Configurer un nouvel échéancier de paie

1. Aller à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Sélectionnez l’onglet Pay Employees.
3. À partir du Échéanciers de paie menu déroulant, sélectionnez Nouveau.
4. Dans le champ What do you want to name this payroll schedule? ,donnez un nom descriptif à l’échéancier.
5. Dans le champ How often will you pay your employees on this schedule?, sélectionnez la fréquence à laquelle vous voulez payer vos employés.
6. Dans le champ What is the pay period end date? ,sélectionnez la période pour laquelle vous payez vos employés.
7. Dans le champ What date should appear on pay cheques for this pay period?, sélectionnez le jour où vous voulez que les chèques soient émis.
8. Une fois que vous aurez ajouté les renseignements requis, sélectionnez OK.

Attribuer un échéancier de paie à un employé

1. Aller à Employés et sélectionnez Centre employés.
2. Double-cliquez sur le nom de l’employé.
3. Sélectionnez l’onglet Payroll Info.
4. Sélectionnez le Échéancier de paie liste déroulante.
5. Sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez attribuer à cet employé.

Gérer les échéanciers de paie

Note : Si vous changez les dates du Saisir l’info sur la paie, les changements affectent uniquement la période de paie courante. Ils n’auront aucune incidence sur les dates de la prochaine période de paie à venir. L’échéancier de paie est accessible à partir de l’onglet Pay Employees du Payroll Centre.

Si vous voulez mettre à jour tous les échéanciers de paie à venir, modifiez-les ou mettez-les à jour à partir du Modifier l’échéancier de paie fenêtre :

1. Aller à Employés menu, puis sélectionnez Centre de paie.
2. Sous le tableau Create Pay Cheques, sélectionnez l’échéancier de paie à mettre à jour.
3. À partir du Échéanciers de paie menu déroulant, sélectionnez Modifier l’échéancier.
4. Effectuez les mises à jour nécessaires dans le Modifier l’échéancier de paie fenêtre.
5. Sélectionnez OK.

La prochaine fois que vous allez à Opérations dans le Centre employés et sélectionnez Chèques de paie, vous verrez les nouvelles périodes de paie en fonction du nouvel échéancier de paie. QuickBooks rajustera la rémunération et les cotisations sociales de vos employés pour la nouvelle période de paie.

Désactiver un échéancier de paie

Au lieu de supprimer un échéancier de paie, vous pouvez le rendre inactif. De cette façon, vous pouvez toujours le réactiver au besoin sans avoir à configurer un nouvel échéancier de paie. Pour désactiver un échéancier de paie :

1. Aller à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Sous le tableau Create Paycheques (créer des chèques de paie), sélectionnez l’échéancier de paie à mettre à jour.
3. À partir du Échéanciers de paie menu déroulant, sélectionnez Modifier l’échéancier.
4. Cochez Schedule is inactive, puis sélectionnez OK.

Si vous décidez de supprimer complètement une paie, il y a deux étapes à suivre. Tout d’abord, supprimez tous les employés qui figurent sur l’échéancier de paie que vous voulez supprimer :

1. Aller à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Double-cliquez sur le nom de l’employé.
3. Allez à l’onglet Payroll Info.
4. Assurez-vous que le calendrier dans le Échéancier de paie n’est pas celui que vous devez supprimer. Le cas échéant, décochez-le ou sélectionnez un autre échéancier de paie pour l’employé.
5. Répétez ces étapes pour sélectionner l’échéancier de paie de chacun de vos employés.

Ensuite, supprimez l’échéancier de paie.

1. Aller à Employés menu, puis sélectionnez Centre de paie.
2. Allez à l’onglet Pay Employees.
3. Sous le tableau Create Pay Cheques, sélectionnez l’échéancier de paie à supprimer.
4. À partir du Échéanciers de paie menu déroulant, sélectionnez Supprimer l’échéancier. Si vous voyez une invite indiquant que vous ne pouvez pas supprimer ou désactiver un horaire, c’est que des employés y sont encore inscrits. Suivre Étape 1 pour vérifier tous vos employés.
5. Sélectionnez OK.