Configurer et gérer les champs personnalisés dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et gérer les champs personnalisés, et assigner ou restreindre des éléments de champ dans QuickBooks Time.

L’utilisation des champs personnalisés permet :

• Faites le suivi de détails supplémentaires sur les feuilles de temps, comme le kilométrage, l’équipement et les tâches.
• Attribuer des champs spécifiques aux projets ou aux clients.
• De déterminer si les champs sont requis ou facultatifs.
• Permettre aux membres de l’équipe de saisir les renseignements sous forme de texte libre ou de sélectionner des options dans une liste déroulante.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Installer les champs personnalisés
• Créer un champ
• Ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans un champ
• Assigner et restreindre des champs et des éléments
• Archiver un champ
• Restaurer un champ

Notes :

• Certaines intégrations importent des options de suivi sous forme de champs personnalisés qui sont activés ou désactivés dans le menu des préférences de l’intégration dans QuickBooks Time. Modifiez ces champs dans le logiciel intégré, au besoin. 
• Si les membres de l’équipe utilisent un appareil Android, les champs personnalisés ne fonctionnent correctement que sous Android 5.1 ou une version ultérieure.

Installer les champs personnalisés

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Manage Add-ons.
2. Repérez Champs personnaliséset sélectionnez Installer.

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Créer un champ

Note : Seuls six champs personnalisés peuvent être actifs à la fois.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez + Ajouter un champ.
3. Ajoutez un nom et, sous Type, choisissez l’une des options suivantes :
   • Liste : Utilisez cette option lorsque vous avez une liste d’options parmi lesquelles les membres de l’équipe peuvent choisir sur leur fiche de temps. Cela peut être utilisé pour des listes d’équipements ou de tâches.
     • Au moins un élément doit être ajouté avant d’enregistrer ce type de champ. Sélectionnez + Add Item, puis saisissez le nom de l’élément et sélectionnez Save.
     • Des éléments individuels peuvent être assignés de façon à apparaître uniquement pour des travaux, des clients ou des membres d’équipe précis.
   • Texte : Utilisez cette option lorsque vous avez besoin d’un champ de texte libre pour permettre aux membres de l’équipe de saisir leur propre texte. Cela peut être utilisé pour fournir des descriptions ou des explications.
   • Nombre entier : Utilisez cette option pour les valeurs numériques entières (p. ex. 42, 7, 10). Cela peut être utilisé pour inscrire le kilométrage ou des montants.
   • Nombre décimal : Utilisez cette option si vous voulez des valeurs numériques avec des décimales (par exemple, 3,14, 10,5, 34,06). Cela peut être utilisé pour inscrire des dépenses ou des mesures.
4. Autres options :
   • Afficher pour tous les projets/clients : Si vous voulez que le champ soit visible sur toutes les fiches de présence, sélectionnez cette option. Si vous décochez cette case, vous pouvez attribuer les projets plus tard dans la fenêtre Projets ou Clients . 
   • Required : Cochez si ce champ doit être rempli avant de pointer son départ. Décochez si ce champ est facultatif.
     Note : Si un champ de liste est requis et qu’un seul élément de la liste ou un seul élément est attribué à un client, à un projet ou à un membre de l’équipe, le champ se remplit automatiquement sur les feuilles de temps.

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Ajouter, modifier ou supprimer des éléments sur une liste

Exemples de liste d’articles pour un champ personnalisé nommé « Matériel » : pelle, bouteur et chargeuse.

Ajouter un article

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez + Ajouter un élément.
4. Saisissez le nom et revenez en arrière, puis sélectionnez Enregistrer. 

Ajouter plusieurs éléments

Note : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’importation/exportation pour mettre à jour ou modifier le nom d’un article existant. Si vous changez le nom d’un article existant, le système le reconnaîtra comme un nouvel article. Il ne sera ignoré à l’importation que s’il correspond exactement à un code existant (sensible à la casse).

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez Plus, puis Importer/Exporter des éléments.
   • Un élément doit avoir été ajouté et enregistré dans une liste pour que l’ option Plus s’affiche. 
4. Allez à l’onglet Aide pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement. 
5. Sous l’onglet Importer , sélectionnez Choisir un fichier, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Ouvrir.
6. Cochez la case à côté de Mode de test pour exécuter une importation de test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   • S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué.
7. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et cochez la case Importer sans mode de test .

Modifier un article

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez un article, apportez la modification et revenez en arrière.
4. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Archiver un article

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Dans la fenêtre Champ, sélectionnez Options supplémentaires., puis Archiver l’élément.
   1. Pour archiver plusieurs éléments, cochez la case à côté de chaque élément, puis sélectionnez Archive.
4. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Désarchiver un élément

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3.  Dans la fenêtre Champ , sélectionnez la liste déroulante Afficher , puis Archived.
4. À côté du nom de l’élément, sélectionnez Options supplémentaires., puis Désarchiver l’élément.
   1. Pour désarchiver plusieurs éléments, cochez la case à côté de chaque élément et sélectionnez Désarchiver.
5. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

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Assigner et restreindre des champs et des éléments

À titre d’exemple, si des membres de l’équipe travaillent à la résidence des Smith, ils ne devraient voir que les champs « Equipment », et seuls « Bulldozer » et « Excavator » devraient être des options sélectionnables dans ce champ. Cela permet d’éviter de sélectionner accidentellement le mauvais élément ou de devoir remplir des champs inutiles.

Attribuer et restreindre les champs personnalisés aux projets ou aux clients

1. Allez à Modules complémentaires de fonction, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Allez au champ que vous voulez restreindre et sélectionnez-le.
3. Effacer Afficher tous les projets/clients.
4. Sélectionnez Aucune sélection.
5. Cochez les projets ou les clients voulus.
6. Sélectionnez OK. Le champ s’affichera uniquement pour les projets ou les clients sélectionnés.

Ou

1. Allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez Modifier . à côté du projet ou du client.
3. Sous Custom fields, sélectionnez le ou les champ(s) souhaité(s) pour que ce champ apparaisse sur une feuille de temps pour ce projet, puis sélectionnez Save.

Attribuer et restreindre des éléments aux projets ou aux clients

1. Allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionnez Modifier . à côté du projet ou du client.
3. Sous Custom fields, à côté du champ de la liste que vous voulez choisir, sélectionnez All items.
4. Éléments assignés ou non assignés :
   • Sélectionnez les flèches droites pour déplacer des options de la case Éléments non assignés à la case Éléments assignés .
   • Sélectionnez les flèches de gauche pour déplacer des options de la case Éléments assignés à la case Éléments non assignés .
   • Les projets de niveau inférieur reflètent automatiquement les affectations de tout projet de niveau supérieur. Si vous voulez que les projets de niveau inférieur soient différents, vous devez les assigner ou désassigner manuellement.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Note : Assurez-vous d’assigner des membres de l’équipe au projet ou au client et les éléments assignés à ce projet ou à ce client. 

Attribuer et restreindre des éléments de champ aux membres de l’équipe

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez un champ, puis un élément.
3. Décochez membres de l’équipe pour les désassigner de cet élément, ou cochez membres de l’équipe pour les assigner.
4. Revenez en arrière et sélectionnez Enregistrer.

Ou

1. Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sélectionnez Champs personnalisés , puis le lien bleu sous les éléments.
3. Décochez les éléments pour les désassigner du membre de l’équipe ou cochez les éléments pour les assigner, puis cliquez sur Enregistrer.
   1. Vous ne pourrez pas modifier ici les éléments que vous avez assignés au niveau de l’entreprise. Vous devez d’abord retirer leur assignation des modules complémentaires de fonction, puis Champs personnalisés.

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Archiver un champ

Note : Lorsque vous archivez un champ, il ne s’affiche plus sur aucune carte de temps.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. À côté d’un champ, sélectionnez Options supplémentaires, puis ChampArchiver .

Masquer le champ de toutes les fiches de présence

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ.
3. Décochez Afficher tous les projets, puis Enregistrer.

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Restaurer un champ

Note : Lorsque vous désarchivez un champ, le système restaure toutes les affectations et restrictions.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez Archived dans la liste déroulante Show.
3. À côté d’un champ, sélectionnez Options supplémentaires, puis Désarchiver.

Démasquer un champ

Si le champ a été masqué sur les fiches de temps et doit apparaître sur toutes les fiches de présence :

1. Allez à Feature Add-ons, puis à Custom Fields et sélectionnez le champ.
2. Sélectionnez Show on all Jobs, puis Save.

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