Configurez et gérez les champs personnalisés dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et gérer les champs personnalisés, et assigner ou restreindre les éléments de champ dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

L’utilisation des champs personnalisés permet :

• Faites le suivi de détails supplémentaires sur les feuilles de temps, comme le kilométrage, l’équipement et les tâches.
• Attribuer des champs spécifiques aux projets ou aux clients.
• De déterminer si les champs sont requis ou facultatifs.
• Permettre aux membres de l’équipe de saisir les renseignements sous forme de texte libre ou de sélectionner des options dans une liste déroulante.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Installer les champs personnalisés
• Créer un champ personnalisé
• Gérer votre champ personnalisé
• Assigner et restreindre des champs et des éléments

Installer les champs personnalisés dans QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Gérer les addiciels de fonction.
2. Repérez Champs personnaliséset sélectionnez Installer.

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Créer un champ personnalisé 

QuickBooks en ligne

Vous pouvez configurer jusqu’à 12 champs personnalisés actifs pour le suivi des heures travaillées avec QuickBooks Time Premium ou QuickBooks Time les abonnements Elite ou QuickBooks Paie Premium et QuickBooks Paie Elite.

1. Aller à Paramètres ​​⚙ et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez Time.
3. À partir de Champs personnalisés, sélectionnez l’icône de modification .
4. Sélectionnez Ajouter des champs personnalisés. Si vous avez déjà créé un champ, vous verrez une liste de tous les champs personnalisés que vous avez configurés
5. Saisissez le nom du champ personnalisé dans le champ Nom .
6. Sélectionnez le type de données dans la liste déroulante Type de données ▼ qui ira dans votre champ personnalisé : Texte et nombre, Nombreou Liste déroulante. Si vous sélectionnez la liste déroulante, saisissez les éléments dans la liste.
7. Sélectionnez la catégorie : Client ou Opération.
   • Le champ personnalisé des heures travaillées permet d’afficher toutes les entrées de suivi des heures travaillées pour les administrateurs et les employés.
   • Vous n’avez pas besoin de sélectionner les formulaires où vous voulez que le champ personnalisé s’affiche pour l’heure.
8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
9. Si vous voulez que l’administrateur et les employés remplissent toujours le champ, marquez-le comme obligatoire dans les paramètres des champs des heures travaillées de la feuille de temps.
   Note : Si un champ de liste est requis et que celui-ci ne contient qu’un seul élément ou qu’un seul élément est attribué à un client, à un projet ou à un membre de l’équipe, le champ se remplit automatiquement sur les feuilles de temps.

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QuickBooks Time

Note : Seuls six champs personnalisés peuvent être actifs à la fois.

Ajouter un champ personnalisé

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez + Ajouter un champ.
3. Sélectionnez l’option appropriée dans la liste, puis suivez les étapes suivantes pour ajouter le champ.
4. Ajoutez un nom, un code courtet, dans le menu déroulant Type ▼, sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Liste : Utilisez cette option lorsque vous avez une liste d’options parmi lesquelles les membres de l’équipe peuvent choisir sur leur fiche de temps. Cela peut être utilisé pour des listes d’équipements ou de tâches.
     • Au moins un élément doit être ajouté avant d’enregistrer ce type de champ. Sélectionnez + Ajouter un élément, puis saisissez le nom de l’élément et cliquez sur Enregistrer.
     • Des éléments individuels peuvent être assignés de façon à apparaître uniquement pour des travaux, des clients ou des membres d’équipe précis.
   • Texte : Utilisez cette option lorsque vous avez besoin d’un champ de texte libre pour permettre aux membres de l’équipe de saisir leur propre texte. Cela peut être utilisé pour fournir des descriptions ou des explications.
   • Nombre entier : à utiliser pour les nombres entiers (p. ex. 42, 7, 10). Cela peut être utilisé pour inscrire le kilométrage ou des montants.
   • Nombre décimal : Utilisez cette option si vous voulez des valeurs numériques avec des décimales (par exemple, 3,14, 10,5, 34,06). Cela peut être utilisé pour inscrire des dépenses ou des mesures.
5. Autres options
   • Afficher pour tous les projets/clients : Si vous voulez que le champ soit visible sur toutes les fiches de présence, sélectionnez cette option. Si vous décochez cette case, vous pouvez attribuer les projets plus tard dans la fenêtre Projets ou Clients. 
   • Required : Cochez si ce champ doit être rempli avant de pointer son départ. Décochez si ce champ est facultatif.
     Note : Si un champ de liste est requis et qu’un seul élément de la liste ou un seul élément est attribué à un client, à un projet ou à un membre de l’équipe, le champ se remplit automatiquement sur les feuilles de temps.

Ajouter plusieurs éléments

Note : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’importation/exportation pour mettre à jour ou modifier le nom d’un article existant. Si vous changez le nom d’un article existant, le système le reconnaîtra comme un nouvel article. Il ne sera ignoré à l’importation que s’il correspond exactement à un code existant (sensible à la casse).

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez Plus  ▼ dans la liste déroulante, puis Importer/exporter des éléments.
   • Un élément doit avoir été ajouté et enregistré dans une liste pour que l’option Plus s’affiche. 
4. Allez à l’onglet Aide pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement. 
5. Sous l’onglet Importer , sélectionnez Choisir un fichier, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Ouvrir.
6. Cochez la case à côté de Mode de test pour exécuter une importation de test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   • S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué. Consultez Résoudre les problèmes d’erreurs d’importation de fichiers CSV dans QuickBooks Time pour vous aider à corriger ces erreurs.

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Gérer votre champ personnalisé 

QuickBooks en ligne

Modifier un champ personnalisé

1. Aller à Paramètres ​​⚙ et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez Time.
3. Dans Champs personnalisés, sélectionnez Gérer tous les champs personnalisés.
4. Dans la colonne Actions , sélectionnez Modifier pour renommer le champ ou mettre à jour la catégorie et les valeurs du formulaire. 
5. Sélectionnez Enregistrer.

Rendre le champ personnalisé actif ou inactif

Assurez-vous que le commutateur Inclure les inactifs est activé pour afficher tous les champs personnalisés actifs et inactifs.

1. Aller à Paramètres ​​⚙ et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez Time.
3. Dans Champs personnalisés, sélectionnez Gérer tous les champs personnalisés.
4. Dans la colonne Actions , sélectionnez Rendre actif ou sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Modifier, puis sélectionnez Rendre inactif. 
5. Si vous sélectionnez Rendre inactif, sélectionnez Oui pour confirmer.

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QuickBooks Time

Mettre à jour un champ personnalisé

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez un article, apportez la modification et revenez en arrière.
4. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Archiver un article

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Dans la fenêtre Champ , sélectionnez l’icône des points de suspension., puis Archiver l’élément.
   1. Pour archiver plusieurs éléments, cochez la case à côté de chaque élément, puis sélectionnez Archive.
4. Sélectionnez Archiver l’élément de toute façon ou Archiver les éléments de toute façon si vous y êtes invité.
5. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Ou articles d’archives en lot

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3.  Sélectionnez Plus, puis Importer/Exporter des éléments.
4. Allez à l’onglet Aide pour passer en revue les exigences de format et vous assurer que vos données sont saisies correctement. 
5. Sous l’onglet Importer , sélectionnez Choisir un fichier, naviguez jusqu’au fichier .csv que vous voulez importer, puis sélectionnez Ouvrir.
6. Sélectionnez Archiver pour le mode d’importation.
   1. Votre liste ne devrait contenir que les éléments que vous voulez archiver au moment de l’importation. Pour ce faire, vous pouvez exporter la liste existante et supprimer les rangées d’éléments indésirables. 
7. Cochez la case à côté de Mode de test pour exécuter une importation de test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   1. S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué. Consultez Résoudre les problèmes d’erreurs d’importation de fichiers CSV dans QuickBooks Time pour vous aider à corriger ces erreurs.
8. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et cochez la case Importer sans mode de test .

Désarchiver un élément

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Dans la fenêtre Champ , sélectionnez la liste déroulante Afficher ▼, puis Archived (count).
4. À côté du nom de l’article, sélectionnez les points de suspension, puis Désarchiver l’élément.
   1. Pour désarchiver plusieurs éléments, cochez la case à côté de chaque élément et sélectionnez Désarchiver.
5. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

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Attribuer et restreindre des champs et des éléments dans QuickBooks Time 

À titre d’exemple, si des membres de l’équipe travaillent à la résidence des Smith, ils ne devraient voir que les champs « Equipment », et seuls « Bulldozer » et « Excavator » devraient être des options sélectionnables dans ce champ. Cela permet d’éviter de sélectionner accidentellement le mauvais élément ou de devoir remplir des champs inutiles.

Attribuer et restreindre les champs personnalisés aux projets ou aux clients

1. Allez à Projets ou à Clients.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté du projet ou du client.
3. Sous Custom fields, sélectionnez le ou les champ(s) souhaité(s) pour que ce champ apparaisse sur une feuille de temps pour ce projet, puis sélectionnez Save.

Attribuer et restreindre des éléments aux projets ou aux clients

1. Allez à Projets ou à Clients.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté du projet ou du client.
3. Sous Champs personnalisés, à côté du champ de liste que vous voulez sélectionner, sélectionnez Tous les éléments.
4. Éléments assignés ou non assignés :
   • Sélectionnez les flèches droites pour déplacer des options de la case Éléments non assignés à la case Éléments assignés .
   • Sélectionnez les flèches de gauche pour déplacer des options de la case Éléments assignés à la case Éléments non assignés .
   • Les projets de niveau inférieur reflètent automatiquement les affectations de tout projet de niveau supérieur. Si vous voulez que les projets de niveau inférieur soient différents, vous devez les assigner ou désassigner manuellement.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Note : Assurez-vous d’assigner des membres de l’équipe au projet ou au client et les éléments assignés à ce projet ou à ce client. 

Attribuer et restreindre des éléments de champ aux membres de l’équipe

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez un champ, puis un élément.
3. Décochez membres de l’équipe pour retirer leur assignation de cet élément, ou sélectionnez les membres de l’équipe pour les assigner.
4. Revenez en arrière et sélectionnez Enregistrer.

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