Configurer et gérer les champs personnalisés dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et gérer les champs personnalisés, et comment attribuer ou restreindre des éléments de champ dans QuickBooks Time.

L’utilisation des champs personnalisés permet :

• De faire le suivi des détails supplémentaires sur les feuilles de temps, comme le kilométrage, l’équipement et les tâches.
• D’assigner des champs particuliers aux projets ou aux clients.
• De déterminer si les champs sont requis ou facultatifs.
• Aux membres de saisir les renseignements sous forme de texte ou de sélectionner les options à partir de la liste déroulante.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Installer des champs personnalisés
• Créer un champ
• Ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans un champ
• Assigner et restreindre des champs et des éléments
• Archiver un champ
• Restaurer un champ

Notes :

• Certaines intégrations importent les options de suivi comme les champs personnalisés qui sont activés ou désactivés dans le menu des préférences de l’intégration dans QuickBooks Time. Modifiez ces champs dans le logiciel intégré, au besoin. 
• Si les membres de l’équipe utilisent un appareil Android, les champs personnalisés ne fonctionnent correctement que sous Android 5.1 ou une version ultérieure.

Installer des champs personnalisés

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Manage Add-ons.
2. Trouver Champs personnalisés et sélectionnez Installer,

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Créer un champ

Remarque : Seuls 6 champs personnalisés peuvent être actifs à la fois.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez + Ajouter un champ.
3. Ajoutez un nom et, sous Le type, choisissez l’une des options suivantes :
   • Liste : Utilisez cette option lorsque vous avez une liste d’options parmi lesquelles les membres de l’équipe peuvent choisir sur leur fiche de présence. Cela peut être utilisé pour des listes d’équipements ou de tâches.
     • Au moins un élément doit être ajouté avant d’enregistrer ce type de champ. Sélectionnez + Add Item, puis saisissez le nom de l’élément et sélectionnez Save.
     • Des éléments individuels peuvent être assignés de façon à apparaître uniquement pour des travaux, des clients ou des membres d’équipe précis.
   • Texte : Utilisez cette option lorsque vous avez besoin d’un champ de texte libre pour que les membres de l’équipe puissent saisir leur propre texte. Cela peut être utilisé pour fournir des descriptions ou des explications.
   • Nombre entier : à utiliser pour des valeurs numériques entières (p. ex., 42, 7, 10). Cela peut être utilisé pour inscrire le kilométrage ou des montants.
   • Nombre décimal : à utiliser si vous voulez des valeurs numériques avec des décimales (p. ex., 3,14, 10,5, 34,06). Cela peut être utilisé pour inscrire des dépenses ou des mesures.
4. Autres options :
   • Afficher pour tous les projets/clients : Si vous voulez que le champ soit visible sur toutes les fiches de présence, sélectionnez cette option. Si vous la décochez, vous pouvez attribuer les projets plus tard dans Projets ou Clients fenêtre.
   • Required : Cochez si ce champ doit être rempli avant de pointer son départ. Décochez si ce champ est facultatif.
     Note : Si un champ List est requis et qu’un seul élément de la liste ou un seul élément est assigné à un client, à un projet ou à un membre de l’équipe, ce champ se remplit automatiquement sur les fiches de présence.

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Ajouter, modifier ou supprimer des éléments sur une liste

Une liste d’éléments pour un champ personnalisé nommé « Equipment » pourrait être : excavatrice, bouteur et chargeuse.

Ajouter un élément

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionner + Article +,
4. Saisissez le nom et retournez ensuite à l’écran, puis sélectionnez Enregistrer,

Ajouter plusieurs articles

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Importer/Exporter pour mettre à jour ou changer le nom d’un article existant. Si vous changez le nom d’un article, le système le reconnaît comme un nouvel article. Il ne sera ignoré lors de l’importation que s’il correspond exactement à un code existant, sensible à la casse.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionner Plus, puis Importer ou exporter des éléments,
   • Il doit y avoir un élément ajouté et enregistré dans une liste pour Plus s’affichera.
4. Allez à Aide pour vérifier les exigences de format et pour vous assurer que vos données sont saisies correctement.
5. Le Importer sous l’onglet, sélectionnez Choisir un fichier, accédez au fichier CSV que vous voulez importer, puis sélectionnez Ouvert,
6. Cochez la case à côté de Mode de test pour effectuer une importation test, puis Importer pour détecter les erreurs potentielles.
   • S’il y a des erreurs dans le fichier, vous verrez quelles lignes auraient échoué.
7. Une fois que vous avez corrigé les erreurs dans votre fichier CSV, téléversez votre fichier de nouveau et Importer sans Mode de test coché.

Modifier un article

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez un élément, effectuez le changement et fermez.
4. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Archiver un article

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Dans la fenêtre Champ, sélectionnez Plus d’options , puis Article d’archive,
   1. Pour archiver plusieurs éléments, cochez la case à côté de chaque élément, puis Archiver,
4. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

Désarchiver un élément

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ que vous voulez modifier.
3. Dans le Champ fenêtre, sélectionnez le Afficher liste déroulante, puis Archivé,
4. À côté du nom de l’article, sélectionnez Plus d’options , puis Désarchiver l’élément,
   1. Pour désarchiver de multiples éléments, cochez la case à côté de chaque élément et sélectionnez Désarchiver,
5. Une fois tous les changements effectués, sélectionnez Save.

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Assigner et restreindre des champs et des éléments

À titre d’exemple, si des membres de l’équipe travaillent à la résidence des Smith, ils ne devraient voir que les champs « Equipment », et seuls « Bulldozer » et « Excavator » devraient être des options sélectionnables dans ce champ. Cela permet d’éviter de sélectionner accidentellement le mauvais élément ou de devoir remplir des champs inutiles.

Assigner et restreindre des champs personnalisés aux projets ou aux clients

1. Allez à Modules complémentaires de fonction, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Allez au champ que vous voulez restreindre et sélectionnez-le.
3. Effacer Afficher pour tous les projets/clients,
4. Sélectionner Aucune sélection,
5. Cochez les projets ou les clients souhaités.
6. Sélectionner OK, Le champ s’affichera pour les projets ou les clients sélectionnés.

Ou

1. Allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionner Modifier à côté du projet ou du client.
3. Sous Custom fields, sélectionnez le ou les champ(s) souhaité(s) pour que ce champ apparaisse sur une feuille de temps pour ce projet, puis sélectionnez Save.

Assigner et restreindre des éléments aux projets ou aux clients

1. Allez à Jobs ou à Customers.
2. Sélectionner Modifier à côté du projet ou du client.
3. Sous Custom fields, à côté du champ de la liste que vous voulez choisir, sélectionnez All items.
4. Éléments assignés ou non assignés :
   • Sélectionnez pour déplacer des options de la case Éléments non assignés vers la case Éléments assignés.
   • Sélectionnez pour déplacer des options de la case Éléments assignés vers la case Éléments non assignés.
   • Les projets de niveau intermédiaire reflètent automatiquement les affectations de tout projet de niveau supérieur. Si vous voulez que les projets de niveau inférieur soient différents, vous devez les assigner manuellement ou les annuler.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Remarque : Assurez-vous d’attribuer les membres de l’équipe au projet ou au client et les articles assignés à ce projet ou à ce client.

Assigner et restreindre des éléments de champ aux membres de l’équipe

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez un champ, puis un élément.
3. Décochez des membres de l’équipe pour les assigner à un élément ou cochez les membres de l’équipe pour les assigner à un projet.
4. Revenez en arrière et sélectionnez Enregistrer,

Ou

1. Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sélectionnez Champs personnalisés , puis le lien bleu sous les éléments.
3. Décochez des éléments pour annuler l’attribution d’un membre de l’équipe ou cochez les éléments à assigner, puis Enregistrer,
   1. Vous ne pourrez pas modifier les articles ici que vous avez assignés au niveau de l’entreprise. Vous devez d’abord cesser de les attribuer à partir de Modules complémentaires, puis Champs personnalisés,

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Archiver un champ

Remarque : Lorsque vous archivez un champ, il ne s’affiche plus sur aucune feuille de temps.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. À côté d’un champ, sélectionnez Plus d’options, puis Archiver Champ de,

Masquer le champ sur toutes les fiches de présence

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez le champ.
3. Décocher Afficher tous les projets, puis Enregistrer,

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Restaurer un champ

Note : Lorsque vous désarchivez un champ, le système restaure toutes les affectations et les restrictions.

1. Allez à Feature Add-ons, puis sélectionnez Custom Fields.
2. Sélectionnez Archived dans la liste déroulante Show.
3. À côté d’un champ, sélectionnez le Plus d’options, puis Désarchiver,

Afficher un champ

Si le champ était masqué sur les fiches de présence et qu’il doit figurer sur toutes les fiches de présence :

1. Allez à Feature Add-ons, puis à Custom Fields et sélectionnez le champ.
2. Sélectionnez Show on all Jobs, puis Save.

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