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Ajouter votre nouvel employé à QuickBooks Paie

by Intuit•12• Dernière mise à jour : 31 janvier 2026

Apprenez comment configurer votre nouvel employé dans QuickBooks en ligne Paie et QuickBooks Desktop Payroll.

Félicitations pour l’embauche d’un nouvel employé!

Avant d’ajouter votre employé dans QuickBooks Paie, obtenez les renseignements de votre employé, notamment les renseignements sur le formulaire TD 1 et les renseignements bancaires.

Si vous devez modifier les renseignements d’un employé existant, consultez plutôt Modifier les renseignements d’un employé dans QuickBooks Paie.



Étape 1 : Ajouter votre employé

Note : Vous ne savez pas quel service de paie vous avez? Voici comment trouver votre service de paie.

Vous pouvez ajouter tous les renseignements sur votre employé vous-même ou configurer certains renseignements, puis inviter votre employé à ajouter le reste.

Configurez et ajoutez tous les renseignements sur l’employé.

Inviter vos employés à ajouter leurs renseignements peut vous faire gagner beaucoup de temps, surtout si vous avez beaucoup d’employés. Ils pourront également consulter leurs fiches de paie et leurs feuillets T4 et relevés 1 en ligne en tout temps.
Note : Cette option n’est disponible qu’après avoir terminé la configuration initiale de la paie.

Ajouter un employé à la paie

  1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit Ouvrir ce lien dans une nouvelle fenêtre
  2. Sélectionnez Ajouter un employé.
  3. Ajoutez le nom, l’adresse courriel et la date d’embauchede votre employé. Si vous voulez qu’il saisisse ses renseignements personnels, fiscaux et bancaires lui-même, sélectionnez Intégration autonome de l’employé. QuickBooks lui enverra automatiquement une invitation par courriel QuickBooks Main-d’œuvre. Votre employé peut saisir son adresse, son numéro d’assurance sociale, son formulaire TD1 et ses renseignements bancaires.
  4. Sélectionnez Ajouter un employé.
  5. Pour continuer à ajouter des renseignements :
    1. Sélectionnez Terminer l’info sur la paie.
    2. Sélectionnez Commencer ou Modifier dans n’importe quelle section pour ajouter les renseignements sur les employés restants.
      Note : Si la configuration automatique de l’employé est activée, vous ne pourrez pas modifier certains champs dans les champs Info personnelle ou Retenues d’impôt.
    3. Une fois que vous avez terminé d’ajouter des renseignements à un onglet, sélectionnez Enregistrer.

Configurer les paramètres par défaut des employés

Vous pouvez configurer les paramètres par défaut des employés dans QuickBooks Desktop pour les éléments qui s’appliquent à l’ensemble ou à la majorité de vos employés. Chaque fois que vous ajoutez un employé, les paramètres par défaut s’affichent automatiquement dans le profil de l’employé pour vous faire gagner du temps. Ces paramètres peuvent comprendre :

  • L’échéancier ou la fréquence de paie
  • Les politiques relatives aux congés de maladie ou aux congés annuels
  • Province de travail/Impôt fédéral
  • Les gains ou les retenues

Pour accéder aux paramètres par défaut de l’employé, vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur QuickBooks :

  1. Sélectionnez Modifier, puis Préférences.
  2. Sélectionnez Paie et employés, puis Préférences de l’entreprise.
  3. Sélectionnez Paramètres par défaut de l’employé, puis saisissez les modifications voulues.
  4. Sélectionnez OK deux fois pour enregistrer les modifications.

Ajouter un employé à la paie

Pour ajouter votre employé à la paie :

  1. Allez à Employés et sélectionnez Centre des employés.
  2. Sélectionnez Nouvel employé et saisissez les renseignements sur l’employé. Voici une liste des champs obligatoires dans chaque onglet :
    • Personnel : Prénom, nom et NAS.
    • Adresse et coordonnées : Adresse personnelle et adresse courriel si vous voulez inviter vos employés à consulter leurs fiches de paie et leurs feuillets T4/Relevés-1 en ligne.
    • Renseignements supplémentaires : Aucun champ requis.
    • Info sur la paie : Échéancier de paie ou fréquence de paie, type de paie et taux de rémunération, impôt fédéral et autres impôts. Ajoutez les retenues, les politiques relatives aux congés de maladie ou aux congés annuels et les renseignements sur le dépôt direct, au besoin.
    • Info sur l’emploi : Date d’embauche.
  3. Sélectionnez OK.


Étape 2 : Terminez la configuration de la nouvelle province si vous avez ajouté un employé qui vit ou travaille dans une autre province

Si vous avez reçu un courriel concernant les nouveaux renseignements nécessaires pour la configuration des impôts de l’entreprise, ou si l’employé vit ou travaille dans une province différente de celle où se trouve votre entreprise, vous devrez peut-être configurer et payer des impôts dans cette province.

Obtenir les renseignements sur l’employé

  • Formulaire TD-1 : Déclaration des crédits d’impôt personnels de données personnelles telles que le nom, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, les personnes à charge et les rajustements. Vos employés peuvent saisir ces renseignements lorsque vous leur envoyez une invitation. Vous devez toutefois garder une copie de ces renseignements dans vos dossiers.
  • Adresse courriel : Envoyez à vos employés une invitation pour qu’ils ajoutent leurs renseignements personnels et qu’ils aient accès à leurs fiches de paie et feuillets T4/Relevés-1 en ligne.
  • Lieu de travail : l’adresse où l’employé travaille.
  • Info sur la paie : Salaire ou taux de rémunération de l’employé, autres types de paie, ainsi que l’échéancier de paie (la fréquence à laquelle vous les paierez).
  • Renseignements sur le dépôt direct : le numéro d’acheminement bancaire de l’employé et son numéro de compte. Les employés peuvent ajouter jusqu’à deux comptes bancaires.
  • Historique de paie : Cela ne s’applique que si vous configurez votre service QuickBooks en ligne Paie. Si tel est le cas et que vous avez déjà payé vos employés cette année, vous aurez besoin du cumul annuel de leurs fiches de paie afin d’avoir les totaux de fin d’année exacts pour l’impôt, etc. Nous allons vous guider à travers les étapes, mais assurez-vous d’avoir ces renseignements en main.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.