Configurer la gestion des dépenses des employés dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment configurer vos employés qui n’ont pas encore de compte QuickBooks en ligne afin qu’ils puissent soumettre leurs demandes de remboursement de dépenses pour que vous puissiez passer en revue et enregistrer les opérations correspondantes.

Ensuite, les employés peuvent apprendre comment soumettre des dépenses pour leur entreprise.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Permettre aux employés de soumettre des demandes de remboursement de dépenses
• Activer les notifications de soumission de dépenses
• Gérer les catégories de dépenses
• Réviser les demandes et créer des dépenses
• Soumettre des dépenses en tant qu’employé

Note : Pour assigner des demandes de remboursement de dépenses à un employé, elles doivent être configurées avec un nouvel utilisateur de QuickBooks en ligne.

Permettre à vos employés de demander des remboursements de dépenses

Il y a deux façons d’autoriser vos employés à soumettre des demandes de remboursement de dépenses dans QuickBooks en ligne :

Attribuer l’accès à partir de l’option Gérer les utilisateurs en utilisant un rôle qui donne accès aux demandes de remboursement de dépenses

1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
2. Sélectionner Ajouter un utilisateur, puis saisissez le nom et l’adresse courriel de l’employé.
   Note : Les caractères spéciaux autres qu’un point dans le nom de l’utilisateur ne sont pas autorisés. Pour le champ Courriel, vous pouvez utiliser un point et le symbole @.
3. Sélectionnez le Rôles ▼, puis sélectionnez le rôle ,Faire le suivi des heures travaillées et soumettre des demandes de remboursement de dépenses.
4. Passez en revue les fonctions auxquelles ce rôle donne accès. Vous pouvez développer chaque section.
5. Dans le suivi des heures travaillées section ,sélectionner synchroniser un membre de l’équipe pour lier cet utilisateur à un dossier d’employé ou de fournisseur dans QuickBooks.
6. Choisissez parmi les employés et les fournisseurs présents dans votre QuickBooks ou choisissez d’en ajouter un nouveau en sélectionnant + Ajouter.
7. Un tiroir de droite s’ouvre à l’endroit où vous ajoutez le nouveau fournisseur ou employé. Passez de l’ajout d’un fournisseur ou d’un employé à l’aide de la type de contact dans le haut du tiroir.
8. Saisissez les coordonnées du fournisseur ou de l’employé, puis sélectionnez Enregistrer.
9. Une fois les détails sur l’employé ou le fournisseur entrés, ils apparaîtront maintenant dans la fenêtre contextuelle synchroniser les membres de votre équipe et sélectionnez Synchronisation.
10. Sélectionnez Envoyer une invitation.

Note :Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, vous devez ajouter un employé ici d’abord, puis sélectionnez-les dans la fenêtre contextuelle synchroniser les membres de l’équipe à l’étape 6.

Attribuer l’accès à partir de la page Demandes de remboursement de dépenses

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
2. Sélectionnez Gérer les paramètres.
3. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
4. Ici, vous pouvez voir une liste des employés auxquels l’accès aux demandes de remboursement de dépenses a été assigné.
5. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
6. Vous serez redirigé vers la page Ajouter un utilisateur où vous pourrez saisir le nom et l’adresse courriel de l’employé.
   Note : Les caractères spéciaux autres qu’un point dans le nom de l’employé ne sont pas autorisés. Pour le champ Courriel, vous pouvez utiliser un point et le symbole @.
7. Le faire le suivi des heures travaillées et soumettre des demandes de remboursement de dépenses Le rôle sera présélectionné.
8. Passez en revue les fonctions auxquelles ce rôle donne accès. Vous pouvez développer chaque section.
9. Dans le suivi des heures travaillées ,cliquez sur synchroniser un membre de l’équipe pour lier cet utilisateur à un dossier d’employé ou de fournisseur dans QuickBooks.
10. Vous pouvez choisir parmi les employés et les fournisseurs présents dans votre QuickBooks ou choisir d’en ajouter un nouveau en cliquant sur + Ajouter.
11. Un tiroir de droite s’ouvre pour vous permettre d’ajouter le nouveau fournisseur ou employé. Vous pouvez basculer entre l’ajout d’un fournisseur ou d’un employé à l’aide de la type de contact dans le tiroir.
12. Saisissez les coordonnées du fournisseur ou de l’employé, puis sélectionnez Enregistrer .
13. Une fois les détails sur l’employé ou le fournisseur entrés, ils apparaîtront maintenant dans la fenêtre contextuelle synchroniser les membres de votre équipe et sélectionnez Synchronisation.
14. Sélectionnez Envoyer une invitation.

Note :Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, vous devez ajouter un employé ici, d’abord, puis sélectionnez-le dans la fenêtre contextuelle synchroniser un membre de l’équipe à l’étape 9.

Activer les notifications de soumission de dépenses

Note : Tous les administrateurs de votre compte recevront une notification par courriel.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
2. Sélectionnez Gérer les paramètres.
3. Sélectionnez Avisez-moi lorsqu’un employé soumet une dépense.
4. Sélectionnez Terminer.

Gérer les catégories de dépenses

Configurez des surnoms de catégorie pour permettre à vos employés d’attribuer plus facilement la bonne catégorie à une dépense.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
2. Sélectionnez Gérer les paramètres.
3. Sélectionnez Gérer les catégories pour modifier les catégories que les employés peuvent sélectionner.
4. Saisissez un surnom, puis choisissez la catégorie à laquelle il appartient.
   1. Par exemple : Utilisez le surnom « Repas de clients » pour la catégorie « Repas et divertissements » pour simplifier les choses.
5. Sélectionnez Enregistrer. 
6. Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier si vous devez apporter des modifications à cette catégorie.
   1. Sélectionnez Rendre inactif pour supprimer cette catégorie de la vue des employés.
   2. Pour masquer ou afficher des catégories précédemment désactivées, sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis Afficher les inactifs ou Masquer les inactifs.

Réviser les demandes et créer des dépenses

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
2. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez un reçu.
3. Révisez les détails, ajoutez des renseignements, sélectionnez/saisissez les taxes de vente et apportez les rajustements nécessaires. 
4. Sélectionnez Enregistrer et Suivant, puis Créer une dépense.

Soumettre des dépenses en tant qu’employé

Tout d’abord, acceptez l’invitation par courriel pour accéder au compte QuickBooks en ligne de votre entreprise. Ensuite, vous pouvez soumettre les dépenses sur un appareil mobile ou un ordinateur aux fins de suivi ou de remboursement.  

Sur appareil mobile

1. Sur votre appareil mobile, ouvrez un navigateur Web* et ouvrez une session dans QuickBooks.
2. *Note : Les demandes de remboursement de dépenses ne peuvent pas être soumises par l’intermédiaire de l’appli mobile QuickBooks. Vous pouvez utiliser un navigateur Web mobile.
3. Allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
4. Sélectionnez Nouvelle demande de remboursement de dépense.
5. Effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour prendre une photo ou choisir une image dans votre photothèque, sélectionnez Utiliser la capture des reçus.
     1. Assurez-vous que la photo est belle, puis sélectionnez Suivant.
     2. Assurez-vous que les renseignements tirés du reçu sont exacts et apportez les rajustements nécessaires*. 
        *Note : Le montant de la dépense doit inclure les taxes de vente payées.
     3. (facultatif) Sélectionnez Je demande un remboursement.
     4. Ajoutez le fournisseur, la catégorie et la fonction commerciale.
     5. Sélectionnez Soumis pour vérification.
   • Si vous n’avez pas de reçu, sélectionnez Saisir la dépense à la main.
     1. Saisissez le montant.
     2. (facultatif) Sélectionnez Je demande un remboursement.
     3. Au besoin, ajoutez la date de l’opération.
     4. Ajoutez le fournisseur, la catégorie et la fonction commerciale.
     5. Sélectionnez ensuite Soumis pour vérification.

Sur un ordinateur

1. Connectez-vous à QuickBooks en ligne, allez à Dépenses ou Ventes et dépenses, puis Demandes de remboursement de dépenses.
2. Sélectionnez Nouvelle demande de remboursement de dépense.
3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour choisir un fichier ou une photo, allez à Téléverser le reçu.
     1. Sélectionnez le reçu à téléverser.
     2. Assurez-vous que la photo ou le fichier est correct, puis sélectionnez Téléverser.
     3. Assurez-vous que les renseignements tirés du reçu sont exacts et apportez les rajustements nécessaires*.
        *Note : La dépense Montant' devrait inclure les taxes de vente payées.
     4. (facultatif) Sélectionnez Je demande un remboursement.
     5. Ajoutez le fournisseur, la catégorie et la fonction commerciale.
     6. Sélectionnez Soumis pour vérification.
   • Si vous n’avez pas de reçu, sélectionnez Saisir la dépense à la main.
     1. Saisissez le montant.
     2. (facultatif) Sélectionnez Je demande un remboursement.
     3. Au besoin, ajoutez la date de l’opération.
     4. Ajoutez le fournisseur, la catégorie et la fonction commerciale.
     5. Sélectionnez ensuite Soumis pour vérification.