Utiliser les flux de travaux dans QuickBooks en ligne Avancé pour envoyer des rappels

Apprenez comment configurer des flux de travaux pour envoyer des rappels à vos clients ou à votre équipe.

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez utiliser les flux de travaux pour envoyer des rappels aux bonnes personnes au bon moment. Grâce aux flux de travaux, vous pouvez automatiser des tâches courantes dans QuickBooks, comme l’envoi de rappels de paiement aux clients. Vous pouvez également envoyer des rappels à votre équipe pour qu’elle accomplisse certaines tâches, comme la vérification des factures impayées.

Vous définissez les conditions pour indiquer à QuickBooks quand envoyer des rappels et à qui. Chaque fois que les conditions sont remplies, nous enverrons un rappel. Voici comment créer un nouveau flux de travaux pour vos clients ou votre équipe. Nous vous donnerons également quelques exemples d’utilisation des flux de travaux.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• En savoir plus sur les types de flux de travaux
• Créer un nouveau flux de travaux
• Passer en revue les tâches actives de votre équipe
• Gérer vos flux de travaux

Flux de travaux courants

Certains flux de travaux envoient automatiquement des rappels aux clients pour que vous n’ayez pas à le faire. D’autres envoient des rappels à votre équipe pour qu’elle accomplisse une tâche.

Vous pouvez utiliser plusieurs flux de travaux du même type en même temps. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs flux de travaux Paiement reçu pour différents groupes de clients.

Voici quelques utilisations courantes des flux de travaux :

Flux de travaux pour les clients

• Envoyer automatiquement les factures non envoyées : Envoyez à vos clients les factures qui n’ont pas encore été envoyées.
• Informer les clients de la réception de leur paiement : Envoyez automatiquement un courriel aux clients pour les informer que vous avez reçu leur paiement.
• Envoyer un rappel de paiement dû : Envoyez automatiquement un courriel aux clients pour les informer qu’ils devront bientôt payer leur facture.
• Mémo de facture en souffrance : Utilisez un tampon de facture en souffrance ou un tampon personnalisé pour mettre automatiquement à jour un message de facture.

Flux de travaux pour votre équipe

• Approbation de facture : Créez automatiquement une tâche et envoyez une notification à votre équipe lorsqu’une nouvelle facture doit être approuvée.
• Rappel de facture non envoyée : Rappelez-vous ou rappelez à votre équipe d’envoyer les factures non envoyées aux clients.
• Rappel de paiement d’une facture de fournisseur : Rappelez-vous ou rappelez à votre équipe le moment où une facture de fournisseur doit être payée.
• Configurer un rappel de dépôt bancaire : Rappelez-vous ou rappelez à votre équipe d’enregistrer les dépôts bancaires.

Étape 1 : Créer un flux de travaux à l’aide d’un modèle

Pour créer un nouveau flux de travaux, vous pouvez utiliser un modèle de flux de travaux QuickBooks. Vous pouvez aussi apprendre comment créer votre propre flux de travaux personnalisé.

Pour créer des flux de travaux à partir des modèles QuickBooks :

1. Sélectionnez le menu Flux de travaux. Ou encore, sélectionnez Paramètres ⚙, puis Gérer les flux de travaux.
2. Sélectionnez l’onglet Modèles.
3. Trouvez et sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser.
4. Donnez un nom au flux de travaux ou utilisez le nom par défaut.
5. Dans la section Conditions, sélectionnez les conditions. L’activation des rappels se fait en fonction de ces conditions. Note : Vous pouvez définir plusieurs conditions pour certains flux de travaux. Pour en ajouter d’autres, sélectionnez l’icône plus (+) ou + Ajouter une condition. Toutes les conditions doivent être remplies pour démarrer le flux de travaux.
6. Dans Actions ou Comment voulez-vous effectuer cette action? , sélectionnez les actions que QuickBooks effectuera lorsque les conditions seront remplies. Cela détermine ce qui se passera après l’activation du modèle.
7. Cochez la case Envoyer un courriel ou courriel pour envoyer les rappels sous forme de courriels. Dans certains flux de travaux, vous pouvez également cocher la case Envoyer une notification poussée pour envoyer une notification poussée à un utilisateur par l’intermédiaire de l’appli mobile QuickBooks en ligne.
8. Modifiez le message dans les sections Objet et Message au besoin.
9. Les champs en surbrillance sont des variables. Les variables remplissent le message de rappel avec les infos sur votre entreprise ou sur le client. Pour changer la variable, saisissez #, puis sélectionnez la variable que vous voulez utiliser comme le fournisseur, le nom, la date d’échéance ou le montant. Note : L’effacement ou l’écrasement des champs en surbrillance aura une incidence sur tous les rappels.
10. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et activer pour activer votre flux de travaux.

Voici quelques exemples de flux de travaux que vous pouvez utiliser pour vos clients ou votre équipe et comment les configurer :

Créer un flux de travaux Rappel de paiement dû pour les clients

Voici un exemple de flux de travaux à utiliser pour informer vos clients qu’ils doivent payer leur facture dans trois jours.

1. Sélectionnez le menu Flux de travaux. Ou encore, sélectionnez Paramètres ⚙, puis Gérer les flux de travaux.
2. Sélectionnez l’onglet Modèles.
3. Trouvez et sélectionnez le modèle Envoyer un rappel de paiement .
4. Dans le champ Nom du flux de travaux, saisissez Paiement dû dans trois jours.
5. Utilisez la liste déroulante Quand ▼ pour ajouter des conditions de flux de travaux.
   • Condition 1 : Le Montant de la facture est Supérieur à 0 (dollar).
   • Condition 2 : Le Client est dans Tous, ou vous pouvez sélectionner les clients qui recevront ce rappel.
   • Condition 3 : Le Solde à payer de la facture est Inférieur à 3 jour(s).
6. Utilisez les listes déroulantes Comment voulez-vous effectuer cette action? ▼ pour configurer les actions du flux de travaux.
   • Dans la liste déroulante Créer une tâche de rappel dans Tâches ▼, sélectionnez le membre de l’équipe à qui vous voulez attribuer la tâche.
   • Cochez la case Envoyer un courriel au client pour envoyer les rappels sous forme de courriels. Vous pouvez également cocher la case Envoyer une notification poussée pour envoyer une notification poussée à un utilisateur par l’intermédiaire de l’appli mobile QuickBooks en ligne.
   • Utilisez les champs Objet et Message pour personnaliser le rappel.
   • Les champs en surbrillance sont des variables. Les variables remplissent le message de rappel avec les infos sur votre entreprise ou sur le client. Pour changer la variable, saisissez #, puis sélectionnez la variable que vous voulez utiliser comme le nom du client, le solde ou le montant. Note : L’effacement ou l’écrasement des champs en surbrillance aura une incidence sur tous les rappels.
7. Si vous voulez continuer de modifier le flux de travaux, sélectionnez Enregistrer. Si vous voulez lancer le flux de travaux, sélectionnez Enregistrer et activer.

Créer un flux de travaux Approbation de facture pour votre équipe

Vous pouvez utiliser un modèle pour créer un flux de travaux pour l’approbation des factures créées par votre équipe.

Chaque fois qu’un non-administrateur crée une nouvelle facture, QuickBooks vérifie si elle répond aux conditions d’un modèle. Le cas échéant, l’état de la facture devient Approbation requise. Les non-administrateurs ne peuvent pas envoyer de factures aux clients tant que celles-ci n’ont pas été approuvées.

Pour créer un nouveau flux de travaux pour l’approbation des factures :

1. Allez à Flux de travaux. Ou, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les flux de travaux.
2. Sélectionnez l’onglet Modèles.
3. Trouvez et sélectionnez le modèle Approbation multi-conditionnelle de facture à payer.
4. Donnez un nom à votre flux de travaux.
5. Dans la section Événement, définissez les conditions. Vous pouvez définir le montant, le client, le lieu ou une combinaison de ces options. Cela active le processus d’approbation. Sélectionnez +Ajouter une condition si vous voulez ajouter plus d’une condition.
6. Dans la section Action, sélectionnez l’approbateur qui doit approuver les factures dans la liste déroulante Approbateur ▼. Note : Si une facture n’est pas vérifiée après 30 jours, elle sera automatiquement refusée.
   • Dans la section Courriel à votre équipe, sélectionnez l’icône Modifier✎.
     • Dans la liste déroulante Envoyer à ▼, sélectionnez la personne à laquelle vous voulez que QuickBooks envoie une notification lorsqu’une facture doit être approuvée. Note : Vous pouvez choisir plus d’une personne dans le champ Envoyer à.
   • Vous pouvez également cocher la case Notification poussée pour envoyer une notification poussée à un utilisateur par l’intermédiaire de l’appli mobile QuickBooks en ligne.

Maintenant que votre flux de travaux pour l’approbation de facture est configuré, chaque fois qu’un non-administrateur créera une facture, une demande d’approbation sera envoyée automatiquement à l’approbateur.

Note : Si une facture ne répond pas aux conditions de votre modèle, elle n’aura pas besoin d’être approuvée. Le créateur pourra alors l’envoyer directement au client.

Approuver les factures

Voici ce qui se passe lorsqu’un non-administrateur crée une facture :

1. Un non-administrateur qui remplit une facture et sélectionne Enregistrer ou Enregistrer et envoyer recevra un message d’approbation.
2. Il devra sélectionner Envoyer pour approbation. La facture sera alors envoyée à l’administrateur spécifié pour qu’il l’approuve.
3. L’administrateur pourra ensuite aller au menu Tâches et consulter ses tâches en cours pour approuver la facture.

Le créateur de la facture pourra vérifier l’état d’approbation en ouvrant la facture :

• Approbation requise : Le créateur a enregistré la facture et ne l’a pas encore envoyée pour approbation. L’état de la facture sera « Approbation requise » si elle répond aux conditions du modèle.
• Approbation en attente : Le créateur a déjà envoyé la facture à l’approbateur, mais celle-ci n’a pas encore été approuvée.
• Approbation refusée : L’approbateur a refusé la facture. Toutefois, si le créateur apporte des modifications à la facture refusée, il pourra présenter une nouvelle demande d’approbation.
• Approuvée : L’approbateur a approuvé la facture. Celle-ci devient alors une facture normale sans restrictions.

Si une facture est modifiée après avoir été approuvée et qu’elle ne répond plus aux conditions du modèle, son état pourrait changer. Vous pourrez alors simplement présenter une nouvelle demande d’approbation.

Note : Si vous passez de QuickBooks Avancé à un abonnement de niveau inférieur, vous ne pourrez plus utiliser les flux de travaux. Vous devrez approuver tout ce qui est en attente d’approbation avant de pouvoir modifier votre abonnement.

Vous pouvez maintenant facilement faire le suivi des factures en fonction de leur état d’approbation. Le filtre État d’approbation a été ajouté à la page de la liste des factures. Ce filtre déroulant à sélection multiple inclut les états d’approbation (Approbation requise, En attente d’approbation, Approuvée, ou Approbation refusée) et n’est visible que si un flux de travaux d’approbation de facture est activé. Suivez ces étapes pour faire le suivi des factures en fonction de leur état d’approbation.

Étape 2 : Passer en revue les tâches actives de votre équipe

Si un flux de travaux demande à l’un des membres de votre équipe de vérifier ou d’approuver un travail, QuickBooks créera une tâche.

Allez au menu Tâches à tout moment pour voir le travail qui reste à faire. Suivez ces étapes pour passer en revue les tâches en cours.

Étape 3 : Gérer vos flux de travaux

1. Allez à Flux de travaux, puis sélectionnez Historique d’exécution.
2. Passez en revue vos flux de travaux terminés.

Pour modifier, désactiver ou supprimer un flux de travaux :

1. Allez à Flux de travaux, puis sélectionnez Mes flux de travaux.
2. Sélectionnez l’option ACTIONS ⋮, puis sélectionnez une action.

Désactiver les flux de travaux de rappel par défaut

Note importante : Les rappels de paiement de facture et les rappels de facture non envoyée sont déjà configurés pour toutes les nouvelles entreprises de QuickBooks en ligne Avancé. Si vous devez les modifier :

1. Allez à Flux de travaux, puis sélectionnez Mes flux de travaux.
2. Dans la colonne ACTIVÉ/DÉSACTIVÉ sélectionnez le flux de travaux que vous voulez désactiver. Ensuite, sélectionnez DÉSACTIVÉ.