Utiliser les flux de travaux pour automatiser vos processus d’affaires

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser.
3. Saisissez un nom pour votre flux de travaux ou conservez le nom par défaut.
4. Définir les actions (quelles QuickBooks devrait faire) et les conditions (quand cela devrait se produire).
   Note : Les noms des champs d’action et de condition peuvent varier selon le modèle que vous utilisez.
5. Pour ajouter d’autres conditions, sélectionnez + Ajouter une autre condition.
   Note : Cette option est disponible à l’étape Quand cela se produit et n’est pas disponible dans tous les modèles.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et activer.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Recherchez le modèle d’approbation dans le champ Rechercher par nom de modèle .
3. Sélectionnez le modèle d’approbation que vous voulez utiliser.
4. Saisissez un nom pour votre flux de travaux ou conservez le nom par défaut.
5. Définissez les conditions auxquelles les approbations sont requises.
6. Pour ajouter d’autres conditions, sélectionnez + Ajouter une condition, puis Enregistrer.
   Note : Vous trouverez cette information à l’étape Quand cela se produit . Cette option n’est pas disponible dans tous les modèles.
7. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et activer.

• Si vous créez des opérations à l’aide d’applications tierces, de saisies groupées, d’importations, de la saisie de reçus ou de la synchronisation de feuilles de calcul, QuickBooks les envoie maintenant directement dans Approbation en attente.
• Vous n’avez pas besoin de les envoyer manuellement pour approbation.
• Vous pouvez également définir des conditions en fonction de la source de l’opération (par exemple, si elle provient d’une application, d’une importation ou QuickBooks lui-même).

Note : Si vous modifiez une opération dans une application tierce après son approbation, QuickBooks ne commencera pas une nouvelle approbation.

• Les approbateurs peuvent approuver plusieurs opérations en même temps.
• Vous pouvez le faire dans Tâches ou à partir des pages de liste.
• Si des opérations nécessitent une confirmation supplémentaire (forcer l’approbation), QuickBooks vous demandera avant d’approuver.

Note : Lorsque vous utilisez l’approbation en lot avec l’approbation forcée, on vous demandera toujours de confirmer avant qu’elle soit traitée.

• Certaines opérations, comme celles provenant de la saisie de reçus ou d’applications tierces, seront maintenant soumises au processus d’approbation dès que vous les enregistrerez.
• Cela signifie que vous n’avez pas à revenir en arrière et à les envoyer pour approbation plus tard.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez + Flux de travaux personnalisé.
3. Sélectionnez l’enregistrement de votre flux de travaux et l’action à effectuer.
4. Sélectionnez Suivant.
5. Donnez un nom au flux de travaux.
6. Définissez les actions (ce que vous voulez faire) et les conditions (quand cela se produit) pour votre modèle.
   Note : L’action peut être Rappel, Approbation, Notification, Envoyer ou Mettre à jour.
7. Sélectionnez + Ajouter une condition si vous voulez ajouter d’autres conditions.
   Note : Cette option est disponible à l’étape Quand cela se produit et n’est pas disponible dans tous les modèles. Par exemple, elle est disponible pour l’action Notification .
8. À l’étape Exécuter , sélectionnez Demander une approbation de ---.
   Note : Cette option n’est pas disponible dans tous les modèles. Par exemple, elle est disponible pour l’action Approbation .
9. Ajouter des approbateurs à la liste. Vous verrez généralement cette option à l’étape Action lorsque vous sélectionnez l’action Approbation .
   Note :
   • Vous pouvez ajouter un ou plusieurs groupes d’approbateurs (jusqu’à cinq par groupe).
   • Vous pouvez préciser le nombre minimum d’approbateurs requis pour approuver l’opération. 
   • Sous Aviser par, sélectionnez les options Tâche, Courriel ou Notification poussée.
10. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et activez pour activer votre flux de travaux personnalisé.

Notes :

• Si une opération est soumise à un processus d’approbation, toutes les approbations de cette étape recevront un courriel et une tâche leur sera créée.
• Dès que le nombre minimum d’approbateurs approuve une opération, celle-ci est considérée comme approuvée.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le flux de travaux que vous voulez modifier.
3. Dans la colonne Actions , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis Modifier.
4. Apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et activer.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le flux de travaux que vous voulez copier.
3. Dans la colonne Actions , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Copier.
4. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et activer.

Certains flux de travaux, comme les rappels de paiement de facture à payer et les rappels de facture non envoyée, sont déjà configurés pour les nouvelles entreprises. Si vous devez en désactiver un :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le flux de travaux que vous voulez désactiver.
3. Dans la colonne Activé/Désactivé , désactivez le commutateur.
4. Sélectionnez Désactiver.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le flux de travaux que vous voulez supprimer.
3. Dans la colonne Actions , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer de nouveau.