Ajouter et gérer des immobilisations corporelles dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment ajouter, gérer, disposer et supprimer Immobilisations corporelles (Aller à) dans QuickBooks en ligne Avancé.

Les immobilisations corporelles sont des actifs physiques qu’une entreprise possède et qu’elle utilise pour générer des revenus. Les immobilisations corporelles ont une « durée de vie utile » d’un an ou plus. Les exemples d’immobilisations corporelles comprennent les bâtiments, la machinerie, les véhicules et les fournitures.

Il est important de noter que les produits ou les biens vendus régulièrement dans le cadre de vos activités commerciales n’entrent pas dans la catégorie des immobilisations corporelles. Toutefois, une immobilisation corporelle appartenant à votre entreprise, comme un véhicule, peut être vendue à la fin de sa vie utile. Cette vente ne change pas sa classification en tant qu’immobilisation corporelle pendant la période où elle était utilisée par l’entreprise.

QuickBooks en ligne Avancé automatise la gestion et le suivi de vos immobilisations corporelles, calcule la dépréciation comptable et génère des rapports.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Ajouter une seule immobilisation corporelle
• Ajouter plusieurs immobilisations corporelles
• Créer des brouillons d’immobilisations corporelles
• Afficher le plan d’amortissement et les opérations publiées
• Dépréciation cumulée des actifs ayant une dépréciation antérieure
• Options de disposition et de suppression pour les immobilisations corporelles
• Afficher les rapports d’immobilisations corporelles

Ajouter une seule immobilisation corporelle

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Aller à).
2. Sélectionnez Ajouter un actif.
3. Remplissez les détails pour votre immobilisation corporelle :
   • Nom de l’actif
   • Prix d’achat
   • Vie utile
   • Méthode de dépréciation
   • Date de début de la dépréciation
   • Montant de la dépréciation cumulée si vous ajoutez une immobilisation corporelle qui a déjà commencé à déprécier. Vous pouvez ajouter manuellement le montant de la dépréciation cumulée ou cocher la case Utiliser la dépréciation générée automatiquement si vous voulez que QuickBooks calcule le montant cumulé pour vous depuis la date de début de la dépréciation. Dans les deux cas, assurez-vous que ce montant correspond aux entrées manuelles que vous avez déjà effectuées pour comptabiliser la dépréciation.
   • Compte d’actif
   • Compte de charges de dépréciation
   • Compte de dépréciation cumulée
4. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks crée automatiquement le plan d’amortissement et les entrées d’amortissement sont reportées automatiquement le premier jour de chaque mois. (Par exemple : Les écritures de dépréciation pour avril sont reportées au 1er mai)

Ajouter plusieurs immobilisations corporelles

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Aller à).
2. Sélectionnez Ajouter des actifs.
3. Sélectionnez l’un des champs de la ligne 1 pour commencer. Il s’agit de votre première immobilisation corporelle.
4. Saisissez les détails de l’actif dans les champs ou copiez-les à partir d’une feuille de calcul existante :
   • Nom de l’actif
   • Prix d’achat
   • Date d’achat
   • Vie utile
   • Méthode de dépréciation
   • Date de début de la dépréciation 
   • Montant de la dépréciation cumulée si vous ajoutez une immobilisation corporelle qui a déjà commencé à déprécier. QuickBooks calcule le plan d’amortissement en fonction de ce montant.
   • Compte d’actif
   • Compte de charges de dépréciation
   • Compte de dépréciation cumulée
5. Répétez l’étape 4 pour saisir autant d’immobilisations corporelles que nécessaire sur des lignes distinctes.
6. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer. QuickBooks importera vos actifs vers la page des immobilisations corporelles.

Note : Laissez la page des immobilisations corporelles ouverte pendant que QuickBooks téléverse toutes vos immobilisations.

Créer des brouillons d’immobilisations corporelles

Vous pouvez créer manuellement un brouillon pour une immobilisation corporelle. Vous ou un comptable pouvez réviser le brouillon et l’approuver ou le supprimer.

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Accéder).
2. Créez une nouvelle ébauche d’immobilisation corporelle.
3. Sélectionnez Réviser pour le brouillon d’actif.
4. Passez en revue les détails du brouillon qui ont été extraits de l’opération de dépense. Changez ou saisissez d’autres détails, comme la méthode de dépréciation et les détails du compte. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.
5. Le bien commence à se déprécier immédiatement. Le calendrier s’affiche pour vous montrer le cycle de vie complet de l’actif. Sélectionnez l’une des flèches pour obtenir des détails sur une période de dépréciation. Sélectionnez Fermer lorsque vous avez terminé.

Afficher le plan d’amortissement et les opérations publiées

Nous créerons automatiquement le plan d’amortissement et les écritures d’amortissement seront reportées automatiquement le 1er jour de chaque mois. (Par exemple : Les écritures d’amortissement pour avril seront affichées le 1er mai)

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Aller à).
2. Trouvez l’actif pour lequel vous voulez voir l’échéancier et les opérations et sélectionnez Afficher.
3. Allez à Échéancier et sélectionnez la flèche pour chaque année afin de voir l’échéancier en détail.
4. Sélectionnez le mois pour afficher les opérations reportées. 

Dépréciation cumulée des actifs ayant une dépréciation antérieure

QuickBooks utilise la date d’achat, la durée de vie utile et la méthode de dépréciation pour calculer le montant de la dépréciation cumulée. Il applique la convention du milieu de mois à la fois pour l’année au cours de laquelle une immobilisation corporelle est acquise et pour l’année au cours de la disposition de l’actif.

Par exemple :

• La dépréciation commence le premier jour du même mois pour les actifs dont la date de début de la dépréciation se trouve dans la première moitié du mois (jours 1 à 15).
• La dépréciation commence le premier jour du mois suivant pour les actifs dont la date de début de la dépréciation se situe dans la seconde moitié du mois (du 16e jour jusqu’à la fin du mois).

Note : Il est important de contre-vérifier ce montant calculé par rapport à vos dossiers existants. S’il y a un écart, vous devrez faire une écriture de rajustement pour vous assurer que vos documents comptables correspondent à la dépréciation calculée.

Options de disposition et de suppression pour les immobilisations corporelles

En plus d’ajouter et de gérer des immobilisations corporelles, QuickBooks en ligne Avancé vous permet de disposer et de supprimer des immobilisations corporelles qui ne sont plus utilisées.

Option de disposition

Cette option vous permet d’enregistrer la disposition d’une immobilisation corporelle et de calculer tout gain ou toute perte sur la vente de l’actif. Lorsque vous vendez une immobilisation corporelle, cela signifie que l’actif ne sert plus à générer des revenus et qu’il a été vendu ou abandonné.

Note : Une fois qu’une immobilisation corporelle est aliénée, vous ne pouvez pas la modifier ou la restaurer.

Pour utiliser l’option de disposition :

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Aller à).
2. Trouvez l’actif que vous voulez supprimer et sélectionnez la liste déroulante Actions ▼.
3. Sélectionnez Disposer.
4. Saisissez la date de disposition, le prix de vente et les frais de vente. Sélectionnez Afficher le sommaire.
5. Vérifiez tous les calculs, y compris l’état des résultats, et confirmez que vous voulez disposer de l’actif.
6. Reportez manuellement les écritures de journal requises pour enregistrer la disposition de votre actif, y compris :
   • Effacer l’actif et sa dépréciation cumulée de votre bilan
   • Enregistrer le produit de la vente de l’actif
   • Enregistrer un gain ou une perte dans votre état des résultats

Note : QuickBooks utilise la convention du milieu de mois lorsqu’une immobilisation corporelle est vendue (la dépréciation pour le mois complet sera enregistrée si l’immobilisation est vendue après le 15 et aucune dépréciation ne sera enregistrée si une immobilisation est vendue avant le 15).

Option Supprimer

Sachez que l’option de suppression est différente de l’option de disposition. Lorsque vous supprimez une immobilisation corporelle, vous l’enlevez complètement de la liste des immobilisations corporelles, ainsi que toutes les opérations connexes. Cette fonction est utile si vous ajoutez une immobilisation par inadvertance.

Note : Une fois que vous supprimez une immobilisation corporelle, vous ne pouvez plus la récupérer. Par conséquent, nous vous recommandons d’utiliser l’option de suppression avec prudence et seulement lorsque cela est nécessaire.

Pour utiliser l’option de suppression :

1. Allez à Comptabilité avancée, puis sélectionnez Immobilisations corporelles (Aller à).
2. Trouvez l’actif que vous voulez supprimer et sélectionnez la liste déroulante Actions ▼.
3. Sélectionnez Supprimer.
4. Confirmez que vous voulez supprimer définitivement l’actif et toutes les opérations connexes dans l’invite.

Afficher les rapports d’immobilisations corporelles

Vous ou un autre utilisateur, comme un responsable financier, pouvez passer en revue les rapports d’immobilisations corporelles afin de mieux planifier les dépenses en capital à venir ou la déclaration de revenus.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la barre de recherche, trouvez et ouvrez la Liste des immobilisations corporelles ou le rapport Détails sur la dépréciation des immobilisations.

Personnalisez ou filtrez le rapport au besoin.