Facturer des dépenses de projet aux clients

Apprenez comment créer des factures à partir des dépenses de projet dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.

Après avoir configuré la fonction Projets, vous pourrez facturer au client des dépenses particulières liées à un projet (y compris les feuilles de temps). Suivez les étapes ci-dessous pour facturer les heures travaillées et le matériel, ou encore pour facturer un prix fixe, à votre client.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Décidez comment vous allez facturer les projets
• Activer les dépenses facturables
• Rendre les dépenses de projet facturables
• envoyer au client une facture pour les dépenses facturables

Étape 1 : Déterminer la méthode de facturation du projet

Si vous facturez les heures travaillées et le matériel, vous enverrez généralement une facture au client pour les heures travaillées et les dépenses particulières liées à un projet. Vous devrez marquer les dépenses et les feuilles de temps liées au projet comme facturables afin de pouvoir les ajouter aux factures.

Si vous facturez des frais fixes, vous ne facturez généralement pas les dépenses spécifiques du projet. Vous envoyez plutôt à vos clientsun devis pour l’ensemble du projet. Une fois le projet lancé, vous pourrez convertir le devis en facture.

Cependant, vous pourriez à l’occasion devoir facturer des dépenses particulières liées à un projet. Par exemple, un client pourrait vous demander d’effectuer des tâches supplémentaires qui ne sont pas comprises dans le plan initial du projet.

Étape 2 : Activer les dépenses facturables

Si ce n’est pas déjà fait, activez l’option des dépenses facturables.

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Dépenses.
3. Dans la section Dépenses , sélectionnez Modifier .
4. Dans la section Factures et dépenses , activez Rendre les dépenses et les articles facturables .
   Note : Si c’est la première fois que vous activez le commutateur, sélectionnez OK .
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé pour fermer la fenêtre des paramètres.

Vous pouvez maintenant faire n’importe quelle dépense ou feuille de temps dans QuickBooks facturable.

Étape 3 : Rendre des dépenses de projet facturables

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Projets , puis sélectionnez Projets ( Aller à ).
2. Sélectionnez ensuite votre projet .

Conseil : Vous pouvez personnaliser votre menu en sélectionnant ⚙ Menu Paramètres, puis sélectionnez les onglets que vous voulez rendre facilement accessibles.

Dépenses de projet

1. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter au projet ▼ , puis sélectionnez Dépense.
2. Ajoutez des dépenses au formulaire.
3. Cochez la case Facturable à côté de chaque article.
4. Sélectionnez le projet dans la liste déroulante Client/Projet (différent du bénéficiaire de la dépense).
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Feuilles de temps du projet

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Feuille de temps hebdomadaire.
3. Sélectionnez un employé.
4. Rajustez la période au besoin.
5. Ajoutez le nombre d’heures travaillées pour cette journée ou cette semaine.
6. Dans la section Détails, sélectionnez un client ou un projet pour ajouter le projet.
7. Sélectionnez Facturable (/h) pour rendre la feuille de temps facturable.
8. Ajoutez d’autres détails au besoin, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si vous utilisez QuickBooks Time, vos employés peuvent faire le suivi de leurs heures travaillées directement par rapport au projet que vous configurez. Assurez-vous d’approuver et d’exporter ces feuilles de temps pour qu’elles apparaissent dans votre projet.

Maintenant que l’ensemble de vos dépenses et de vos feuilles de temps liées au projet sont facturables, retournez à l’onglet Aperçu du projet.

Étape 4 : Facturer les dépenses facturables au client

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Projets , puis sélectionnez Projets ( Aller à ).
2. Sélectionnez ensuite votre projet .
3. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter au projet ▼ , puis sélectionnez Facture.
4. Sélectionnez le client à qui vous voulez envoyer une facture dans la liste déroulante Clients  ▼ .
5. Vos dépenses facturables et vos feuilles de temps s’afficheront dans le volet Ajouter à la facture . Ajoutez toutes les heures ou dépenses facturables que vous voulez facturer.
6. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Si vous voulez facturer des feuilles de temps ou des dépenses individuelles :

1. Ouvrez votre projet.
2. Allez à l’onglet Opérations.
3. Repérez la feuille de temps ou la dépense facturable pertinente dans la liste.
4. Sélectionnez Créer une facture dans la colonne Action .
5. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Lorsque vous suivez ces étapes, QuickBooks associe automatiquement la dépense facturable et la facture à votre projet.