Configurer et envoyer des factures proportionnelles

Apprenez comment envoyer des factures au fur et à mesure d’un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un devis en autant de factures qu’il est nécessaire. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez les travaux requis, vous ajoutez des postes du devis d’origine aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Activer la facturation proportionnelle
• Créer un modèle de facture proportionnelle
• Créer un devis
• Créer des factures proportionnelles à partir du devis
• Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Dans la section Facturation proportionnelle, cliquez sur l’icône de crayon .
4. Activez l’option Créer plusieurs factures proportionnelles à partir d’un seul devis.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermez la fenêtre.

Vous pouvez maintenant créer plusieurs factures à partir de votre devis.

Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Une fois cette fonction activée, QuickBooks crée un modèle de facturation proportionnelle par défaut. Utilisez le modèle prédéfini Nouveau style Agréable chaque fois que vous créez une facture proportionnelle. Pour créer un nouveau modèle, suivez ces étapes :

1. Allez à Paramètres ⚙.
2. Sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
3. Sélectionnez la liste déroulante Nouveau style ▼, puis sélectionnez Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
4. Ajoutez le nom de votre modèle, par exemple « Modèle de facture proportionnelle ».
5. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
   • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
6. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
   • Assurez-vous que la case Ajuster pour enveloppe à fenêtre ou Insérer le formulaire imprimé avec la fiche de paie dans l’enveloppe à fenêtre n’est pas cochée.
7. Sélectionnez l’onglet Contenu. 
8. Sélectionnez l’icône de crayon dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec Activité, Taux et Montant).
   • Sélectionnez le lien Afficher plus d’options d’activité. 
   • Cochez la case Afficher la progression sur les postes si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
9. Sélectionnez l’icône de crayon dans la section pied de page du formulaire (la troisième section avec Total et Solde à payer).
   • Cochez la case Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant estimé, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
10. Sélectionnez Terminé. Vous serez redirigé vers la page Styles de formulaire personnalisés.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures.

Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à la page Styles de formulaire personnalisés.
2. Dans la colonne Action, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Définir par défaut.
3. Pour confirmer votre choix, sélectionnez Changer le modèle.

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. Lorsque vous créez une nouvelle facture, sélectionnez ⚙️ Gérer , puis sélectionnez Conception , puis sélectionnez le modèle de facture proportionnelle sur le formulaire de facture.

Étape 3 : Créer un devis

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Devis.
3. Sélectionnez votre client.
4. Remplissez le reste du devis.
5. Sélectionnez Réviser et envoyer, Enregistrer et nouveauou Enregistrer et fermer.

Notez que le total partiel n’inclut pas les taxes de vente, les rabais ou les frais d’expédition.

Astuce : Si vous utilisez la fonction Projets (QuickBooks en ligne Plus et Avancé) et que vous voulez ajouter un devis à un projet, ajoutez-le avant de commencer à créer des factures proportionnelles.

Modifier la facturation proportionnelle

Si vous devez modifier un article sur une facture proportionnelle, apportez vos modifications au devis original lui-même, et non à la facture. Vous pouvez apporter des changements tant que vous n’avez pas facturé le montant total estimé.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir d’un devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Toutes les méthodes produisent les mêmes résultats.

Créer une facture proportionnelle à partir d’un devis

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et se faire payer, puis sélectionnez Opérations de vente (Accéder).
2. Sélectionnez le devis que vous voulez utiliser pour créer une facture proportionnelle.
3. Dans la liste déroulante Plus d’actions ▼, sélectionnez Convertir en facture.
4. Sélectionnez le montant que vous voulez facturer, puis sélectionnez Créer une facture.
5. Remplissez le reste des champs de la facture.
6. Sélectionnez Réviser et envoyer, Enregistrer et nouveauou Enregistrer et fermer.

Associer un devis à une nouvelle facture

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez votre client.
4. Repérez le devis en cours lié au client dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
5. Sélectionnez le montant que vous voulez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
6. Remplissez le reste des champs de la facture.
7. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et fermer ou Enregistrer.

Votre devis original ne changera pas lorsque vous créerez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve une trace des deux.

Ne craignez pas d’envoyer accidentellement trop de factures.

Une fois que vous avez facturé le devis total, l’état du devis passe automatiquement à Fermé. Si vous tentez d’envoyer une facture et que ce montant dépasse le devis total, vous ne pourrez que facturer le solde restant avant d’atteindre 100 %.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et se faire payer, puis sélectionnez Factures (Accéder).
2. Repérez la facture et sélectionnez Afficher/Modifier dans la colonne Action.
3. Sélectionnez Opérations liées.
4. À côté du devis que vous voulez dissocier, sélectionnez Supprimer.

Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Passez en revue vos devis, vos factures proportionnelles, vos projets et vos rapports pour rester organisé.

Réviser le devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans le devis d’origine.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et se faire payer, puis sélectionnez Opérations de vente (Accéder).
2. Trouvez et ouvrez votre devis.
3. Sélectionnez la ou les factures liées en bleu pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Réviser les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un sommaire du devis avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis d’origine et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures pour que vos clients puissent voir leur solde restant. Cette option est désactivée par défaut.

Consulter des projets

Si vous ajoutez des devis à des projets, vous pouvez afficher toutes les opérations dans l’onglet Opérations d’une page de projet.

Liens connexes

• Créer et envoyer des devis dans QuickBooks en ligne
• Envoyer une facture à un client dans QuickBooks en ligne
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• Ajouter des sommaires de devis de projet à une facture proportionnelle dans QuickBooks en ligne