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Configurer et envoyer des factures proportionnelles dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne9Mis à jour il y a 16 heures

Apprenez comment envoyer des factures au fur et à mesure que vous effectuez les travaux d’un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un devis en autant de factures nécessaires. Plutôt que de demander le paiement complet au tout début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez les travaux requis, vous ajoutez des éléments du devis initial aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Étape 1 : activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
  3. Dans le Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
  4. Activez le commutateur à Créer plusieurs factures partielles à partir d’un seul devis.
  5. Sélectionnez Save (enregistrer), puis Done (terminer).

Vous pouvez maintenant créer plusieurs factures à partir de vos devis.

Étape 2 : créer un modèle de facturation proportionnelle

Utilisez le style Avant-garde aéré pour créer un nouveau modèle de facture. Vous devriez choisir ce modèle chaque fois que vous créez une facture proportionnelle.

Remarque : Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
  2. Cliquez sur Nouveau style et choisissez Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, trouvez le modèle et sélectionnez Modifier.
  3. Donnez un nom facile à mémoriser à votre modèle, comme « Modèle de facture proportionnelle ».
  4. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Lancez-vous avec un modèle.
    • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
  5. Sélectionner Modifier les paramètres d'impression ou Dans le doute, imprimez..
    • Assurez-vous que la case à cocher pour Adapter à l’enveloppe à fenêtre ou Insérer le formulaire imprimé avec la fiche de paie dans l’enveloppe à fenêtre n’est pas cochée.
  6. Cliquez sur l’onglet Contenu.  
  7. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Tableau du formulaire (la deuxième section avec Activité, Taux et Montant).
    • Sélectionnez le Afficher plus d’options d’activité lien. 
    • Sélectionnez le Afficher la progression des lignes de formulaire case à cocher si vous voulez afficher les détails des articles sur la facture proportionnelle.
  8. Sélectionnez Modifier ✎ dans le pied de page du formulaire (la troisième section avec le total et le solde à payer).
    • Sélectionnez Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant du devis, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
  9. Sélectionnez Terminé. Vous serez redirigé vers la page Styles de formulaire personnalisés.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons de l’utiliser comme nouveau modèle pour toutes les factures. Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

  1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à Styles de formulaires personnalisés.
  2. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté du modèle. Sélectionnez ensuite Définir par défaut.

Remarque : Si vous voulez utiliser ce modèle seulement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. Ensuite, lorsque vous créez une nouvelle facture, vous pouvez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser directement sur le formulaire de facture.

Étape 3 : Créer un devis

  1. Sélectionnez Nouveau ⨁ puis Devis
  2. Sélectionnez votre client.
  3. Remplissez le reste des champs du devis.
  4. Sélectionnez Enregistrer et nouveauEnregistrer et fermer, ou Enregistrer et envoyer.

Veuillez noter que les totaux indiqués dans la colonne restante de votre devis n’incluent pas les taxes, les rabais ou les frais d’expédition.

Conseil : Si vous utilisez la fonction Projets (QuickBooks en ligne Plus) et que vous voulez ajouter un devis à un projet, ajoutez-le avant de commencer à créer des factures proportionnelles.

Vous avez besoin de modifier votre facture proportionnelle?

Si vous devez modifier un aspect d’une facture proportionnelle, apportez ces changements au devis d’origine plutôt qu’à la facture même. Il est possible d’apporter des modifications tant que vous n’avez pas facturé le montant total du devis.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Mais elles permettent d’arriver au même résultat.

Créer une facture proportionnelle à partir d’un devis

  1. Allez à Ventes et sélectionnez Tous Ventes.
  2. Repérez le devis dans la liste.
  3. Sélectionner Créer une facture de la colonne Actions. Vous pouvez aussi ouvrir le devis et sélectionner Créer une facture.
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Créer une facture. Vous pouvez indiquer un pourcentage ou un montant donné. Si vous choisissez Montant personnalisé pour chaque ligne, saisissez un montant spécifique pour chaque article sur la facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Lier un devis à une nouvelle facture

  1. Sélectionnez Nouveau ⨁ et puis Facture.
  2. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant. Si ce dernier a un devis en cours, QuickBooks ouvrira la barre latérale Ajouter à la facture.
  3. Repérez le devis pertinent dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Votre devis original ne changera pas au moment de créer une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Ne craignez pas d’envoyer accidentellement trop de factures

Une fois le montant total atteint, l’état du devis se met automatiquement à Fermé. Si vous tentez d’envoyer une facture et que ce montant dépasse le devis total, vous ne pourrez que facturer le solde restant avant d’atteindre 100 %.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

Si vous voulez dissocier une facture proportionnelle du devis original, cliquez sur l’icône de la corbeille au bout de la ligne du devis. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Si c’est le cas, sélectionnez Oui, séparez.

Étape 5 : Faites le suivi de vos factures proportionnelles

Passez en revue vos devis, vos factures proportionnelles, vos projets et vos rapports pour rester organisé.

Passer en revue un devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans le devis original.

  1. Allez à Ventes et sélectionnez Toutes les ventes.
  2. Trouvez et ouvrez votre devis.
  3. Sélectionnez les opérations liées bleues pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Passer en revue les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un sommaire du devis avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis original et toutes les factures proportionnelles.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures afin que vos clients puissent voir le solde restant. Cette option n’est pas activée par défaut.

Consulter des projets

Lorsque vous ajoutez des devis à des projets, vous pouvez les consulter dans l’onglet Opérations sur la page d’un projet.

Exécuter des rapports

Le Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client Ce rapport vous donne une liste complète de tous les devis et des factures proportionnelles.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client.

Les opérations sont classées par client. Les devis affichent des totaux positifs tandis que les factures proportionnelles montrent des totaux négatifs.

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