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Configurer et envoyer des factures proportionnelles dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooks25Mis à jour il y a 2 semaines

Apprenez comment envoyer des factures au fur et à mesure que vous devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un devis en autant de factures nécessaires. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez le travail, ajoutez des éléments du projet initial devis aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Remarque : Cette option n’est pas encore disponible pour les nouveaux devis et la mise en page de la facture. Pour savoir quelle mise en page vous avez,

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

  1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
  3. Dans la section Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
  4. Activez le Créer plusieurs factures proportionnelles à partir d’un seul devis commutateur.
  5. Dans le Mettre à jour votre modèle de facture? fenêtre, sélectionnez Mise à jour,
  6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Vous pouvez désormais créer plusieurs factures à partir de votre devis,



Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Utilisez le style prédéfini Agréable pour créer un nouveau modèle de facture. Vous devriez choisir ce modèle chaque fois que vous créez une facture proportionnelle.

Note : Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
  2. Sélectionnez Nouveau style, puis Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
  3. Donnez à votre modèle un nom facile à mémoriser, comme « Modèle de facture proportionnelle ».
  4. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
    • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
  5. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
    • Assurez-vous que la case Ajuster pour enveloppe à fenêtre ou Insérez le formulaire imprimé avec le bulletin de paie dans l’enveloppe à fenêtre est décochée.
  6. Cliquez sur l’onglet Contenu.
  7. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec l’activité, le taux et le montant).
    • Sélectionnez le .Afficher plus d’options d’activité lien.
    • Cochez la case Afficher la progression sur les lignes de formulaire si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
  8. Sélectionnez Modifier ✎ dans le pied de page du formulaire (la troisième section avec le total et le solde à payer).
    • Sélectionnez le .Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant du devis, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
  9. Sélectionnez Terminé.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures. Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

  1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à Styles de formulaire personnalisés,
  2. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté du modèle. Sélectionnez ensuite Définir par défaut.
  3. Pour confirmer votre choix, sélectionnez Modifier le modèle,

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. À l’avenir, lorsque vous créerez une nouvelle facture, vous pourrez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser directement sur le formulaire de facture.



Étape 3 : Créer un devis

  1. Sélectionner + Nouveau puis Devis
  2. Sélectionnez votre client.
  3. Remplissez le reste des champs du devis.
  4. Sélectionnez Enregistrer et nouveauEnregistrer et fermer, ou Enregistrer et envoyer.

Notez que les totaux de la colonne restante de votre devis ne pas inclure taxe de vente, rabais ou frais d’expédition.

Conseil : Si vous utilisez la fonction Projets (QuickBooks en ligne Plus et Avancé) et que vous voulez ajouter des un devis à un projet, ajoutez-le avant de commencer à créer des factures proportionnelles.

Modifier une facture proportionnelle

Si vous devez modifier un poste d’une facture proportionnelle, apportez les modifications nécessaires au devis d’origine devis mais pas la facture elle-même. Il est possible d’apporter des modifications tant que vous n’avez pas facturé le total .devis montant.



Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir des devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Toutes les méthodes donnent les mêmes résultats.

Créez une facture proportionnelle à partir du devis

  1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
  2. Repérez le devis dans la liste.
  3. Sélectionnez Créer une facture dans la colonne Action. Vous pouvez aussi ouvrir le devis et sélectionnez Créer facture,
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Créer une facture. Vous pouvez indiquer un pourcentage ou un montant donné. Si vous choisissez Montant personnalisé pour chaque ligne, saisissez un montant pour chaque poste de la facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Lier un devis à une nouvelle facture

  1. Sélectionner + Nouv.  puis Facture,
  2. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant. Si ce dernier a un devis en cours, QuickBooks ouvrira la fenêtre Ajouter à la facture la barre latérale.
  3. Repérez le devis pertinent dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Votre d’origine devis ne seront pas modifiés lorsque vous créerez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Ne craignez pas d’envoyer accidentellement trop de factures

Une fois le montant total atteint, l’état du devis se met automatiquement à Fermé. Si vous tentez d’envoyer une facture et que ce montant dépasse le devis total, vous ne pourrez que facturer le solde restant avant d’atteindre 100 %.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

Si vous voulez déconnecter une facture proportionnelle de la facture d’origine devis, sélectionnez l’icône de la corbeille à côté de devis dans la facture. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Le cas échéant, sélectionnez Oui, séparez,



Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Révisez votre devis, les factures proportionnelles, les projets et les rapports pour rester organisé.

Vérifier le devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans l’onglet d’origine devis,

  1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
  2. Repérez le devis et ouvrez-le.
  3. Sélectionnez le bleu facture(s) liée(s) pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Vérifier les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un sommaire du devis avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis original et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures afin que vos clients puissent voir le solde restant. Cette option n’est pas activée par défaut.

Vérifier les projets

Si vous ajoutez devis aux projets, vous pouvez tout voir dans le Onglet Opérations de la page d’un projet,

Exécuter les rapports

Le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client vous permet de consulter la liste complète des devis et des factures proportionnelles connexes.

  1. Allez à Rapports (Accéder).
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client.

Les opérations sont classées par client. Devis ont des totaux positifs et les factures proportionnelles ont des totaux négatifs.

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