Configurer et envoyer des factures proportionnelles dans QuickBooks en ligne

Apprenez à envoyer des factures au fur et à mesure que vous établissez un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un devis en autant de factures nécessaires. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez les travaux requis, vous ajoutez des postes du devis initial aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Activer la facturation proportionnelle
• Créer un modèle de facture proportionnelle
• Créer un devis
• Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis
• Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

1. Allez au menu Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Dans la section Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez l’option Créer plusieurs factures proportionnelles à partir d’un seul devis.
5. Dans le champ Mettre à jour votre modèle de facture? , sélectionnez Mettreà jour.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Vous pouvez maintenant créer plusieurs factures à partir de votre devis.

Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Une fois cette fonction activée, QuickBooks crée un modèle de facturation proportionnelle par défaut. Utilisez le modèle prédéfini Nouveau style aéré chaque fois que vous créez une facture proportionnelle. Pour créer un nouveau modèle, suivez ces étapes :

1. Aller à Paramètres , puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
2. Sélectionnez Nouveau style , puis Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
3. Donnez à votre modèle un nom facile à mémoriser, comme « Modèle de facture proportionnelle ».
4. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
   • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
5. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
   • Assurez-vous que la case Ajuster pour enveloppe à fenêtre ou Insérez le formulaire imprimé avec le bulletin de paie dans l’enveloppe à fenêtre est décochée.
6. Cliquez sur l’onglet Contenu. 
7. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec l’activité, le taux et le montant).
   • Sélectionnez le lien Afficher plus d’options d’activité. 
   • Cochez la case Afficher la progression sur les lignes de formulaire si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
8. Sélectionnez Modifier ✎ dans le pied de page du formulaire (la troisième section avec le total et le solde à payer).
   • Cochez la case Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant du devis, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
9. Sélectionnez Terminer.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures. Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à Styles de formulaire personnalisés.
2. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté du modèle. Sélectionnez ensuite Définir par défaut.
3. Pour confirmer votre choix, sélectionnez Changer le modèle.

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. À l’avenir, lorsque vous créerez une nouvelle facture, vous pourrez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser directement sur le formulaire de facture.

Étape 3 : Créer un devis

1. Sélectionnez + Nouveau, puis Devis.
2. Sélectionnez votre client.
3. Remplissez le reste des champs du devis.
4. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et fermer, ou Enregistrer et envoyer.

Notez que les totaux de la colonne restante de votre devis ne pas inclure taxe de vente, rabais ou frais d’expédition.

Modifier la facturation proportionnelle

Si vous devez modifier un poste d’une facture proportionnelle, apportez les modifications en question au devis d’origine plutôt qu’à la facture même. Il est possible d’apporter des modifications tant que vous n’avez pas facturé le montant total du devis.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Toutes les méthodes produisent les mêmes résultats.

Créer une facture proportionnelle à partir du devis

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouver le devis dans la liste.
3. Sélectionnez Convertir en facture .
4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Créer une facture. Vous pouvez indiquer un pourcentage ou un montant précis. Si vous choisissez Montant personnalisé pour chaque ligne, saisissez un montant précis pour chaque poste de la facture.
5. Remplissez le reste des champs de la facture.
6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Se connecter un devis à une nouvelle facture

1. Sélectionnez + Nouveau, puis Facture.
2. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant. Si ce dernier a un devis en cours, QuickBooks ouvrira la barre latérale Ajouter à la facture.
3. Repérez le devis pertinent dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
5. Remplissez le reste des champs de la facture.
6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien ou Enregistrer et fermer.

Votre devis original ne changera pas au moment où vous créerez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

Si vous voulez dissocier une facture proportionnelle de la facture originale devis, sélectionnez l’icône de la corbeille à côté de devis dans la facture. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Le cas échéant, sélectionnez Oui, séparez.

Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Passez en revue vos devis, vos factures proportionnelles, vos projets et vos rapports pour rester organisé.

Vérifier devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans le devis original.

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Repérez le devis et ouvrez-le.
3. Sélectionnez la ou les factures liées en bleu pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Passer en revue les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles comprennent un devis sommaire avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis original et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures afin que vos clients puissent voir le solde restant. Cette option est désactivée par défaut.

Consulter des projets

Si vous ajoutez devis aux projets, vous pouvez tout voir dans l’ onglet Opérations d’une page de projet.

Exécuter les rapports

Le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client vous permet de consulter la liste complète des devis et des factures proportionnelles connexes.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Recherchez et ouvrez le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client.

Les opérations sont classées par client. Les devis affichent des totaux positifs tandis que les factures proportionnelles montrent des totaux négatifs.