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Configurer et envoyer des factures proportionnelles dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne14Mis à jour le 01 décembre, 2022

Apprenez comment envoyer des factures au fil du temps pendant que vous travaillez à partir d’un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un devis en autant de factures nécessaires. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous terminez le travail, ajoutez des éléments de la devis pour faire progresser les factures. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
  3. Dans la section Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
  4. Activez le Créer plusieurs factures partielles à partir d’un seul devis commutateur.
  5. Dans le Mettre à jour votre modèle de facture? fenêtre, sélectionnez Mise à jour.
  6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Vous pouvez maintenant créer plusieurs factures à partir de votre devis.

Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Utilisez le style prédéfini Agréable pour créer un nouveau modèle de facture. Vous devriez choisir ce modèle chaque fois que vous créez une facture proportionnelle.

Note : Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
  2. Sélectionnez Nouveau style, puis Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
  3. Donnez à votre modèle un nom facile à mémoriser, comme « Modèle de facture proportionnelle ».
  4. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
    • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
  5. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
    • Assurez-vous que la case Ajuster pour enveloppe à fenêtre ou Insérez le formulaire imprimé avec le bulletin de paie dans l’enveloppe à fenêtre est décochée.
  6. Cliquez sur l’onglet Contenu.
  7. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec l’activité, le taux et le montant).
    • Sélectionnez le Afficher plus d’options d’activité lien.
    • Cochez la case Afficher la progression sur les lignes de formulaire si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
  8. Sélectionnez Modifier ✎ dans le pied de page du formulaire (la troisième section avec le total et le solde à payer).
    • Sélectionnez le Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant du devis, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
  9. Sélectionnez Terminer.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures. Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

  1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à Styles de formulaire personnalisés.
  2. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté du modèle. Sélectionnez ensuite Définir par défaut.

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. À l’avenir, lorsque vous créerez une nouvelle facture, vous pourrez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser directement sur le formulaire de facture.

Étape 3 : Créer un devis

  1. Sélectionner + Nouveau et ensuite Devis
  2. Sélectionnez votre client.
  3. Remplissez le reste des champs du devis.
  4. Sélectionnez Enregistrer et nouveauEnregistrer et fermer, ou Enregistrer et envoyer.

Notez que les totaux dans la colonne restante de votre devis ne pas inclure taxe de vente, rabais ou frais d’expédition.

Astuce : Si vous utilisez la fonction Projets (QuickBooks en ligne Plus) et que vous désirez ajouter un devis à un projet, ajoutez-le avant de commencer à créer des factures proportionnelles.

Vous devez modifier votre facture proportionnelle?

Si vous devez modifier un article sur une facture proportionnelle, apportez vos modifications sur la facture originale .devis, et non la facture elle-même. Vous pouvez apporter des modifications tant que vous n’avez pas facturé le montant total .devis montant.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Mais elles permettent d’arriver au même résultat.

Créer une facture proportionnelle à partir du devis

  1. Aller à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
  2. Trouvez le devis sur la liste.
  3. Sélectionnez Créer une facture dans la colonne Action. Vous pouvez également ouvrir le devis et sélectionnez Créer facture.
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Créer une facture. Vous pouvez indiquer un pourcentage ou un montant donné. Si vous choisissez Montant personnalisé pour chaque ligne, saisissez un montant pour chaque poste de la facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Lier un devis à une nouvelle facture

  1. Sélectionner + Nouveau  et ensuite Facture.
  2. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant. Si le client a un devis ouvert, QuickBooks ouvrira le Ajouter à la facture barre latérale.
  3. Repérez le devis pertinent dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
  4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
  5. Remplissez le reste des champs de la facture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Votre original devis ne changera pas lorsque vous créez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Ne craignez pas d’envoyer accidentellement trop de factures

Une fois le montant total atteint, l’état du devis se met automatiquement à Fermé. Si vous tentez d’envoyer une facture et que ce montant dépasse le devis total, vous ne pourrez que facturer le solde restant avant d’atteindre 100 %.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

Si vous voulez déconnecter une facture proportionnelle de la facture originale devis, sélectionnez l’icône de la corbeille à côté du devis poste dans la facture. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Si c’est le cas, sélectionnez Oui, dissocier.

Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Passez en revue vos devis, vos factures proportionnelles, vos projets et vos rapports pour rester organisé.

Passer en revue un devis

Vous pouvez voir toutes vos factures proportionnelles sur la facture originale .devis.

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Opérations, puis Toutes les ventes (Accéder).
  2. Repérez le devis et ouvrez-le.
  3. Sélectionnez les opérations liées bleues pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Passer en revue les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un sommaire du devis avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis original et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures afin que vos clients puissent voir le solde restant. Cette option n’est pas activée par défaut.

Consulter des projets

Si vous ajoutez devis aux projets, vous pouvez tout voir dans le Onglet Opérations d’une page de projet.

Production de rapports

Le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client vous permet de consulter la liste complète des devis et des factures proportionnelles connexes.

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Rapports (Accéder).
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client.

Les opérations sont classées par client. Devis ont des totaux positifs et les factures proportionnelles ont des totaux négatifs.

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