Configurer et envoyer des factures proportionnelles dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment envoyer des factures au fil du temps pendant les congés du travail un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir une devis en autant de factures nécessaires. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez le travail, ajoutez des éléments du projet initial devis aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Activer la facturation proportionnelle
• Créer un modèle de facture proportionnelle
• Créer un devis
• Créer des factures proportionnelles à partir du devis
• Faites le suivi de vos factures proportionnelles

Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

1. Allez au menu Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Dans la section Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez le Créer plusieurs factures proportionnelles à partir d’un seul devis commutateur.
5. Dans le Mettre à jour votre modèle de facture? fenêtre, sélectionnez Mise à jour,
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Vous pouvez désormais créer plusieurs factures à partir de votre devis,

Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Une fois que vous avez activé cette fonction, QuickBooks crée un modèle de facturation proportionnelle par défaut. Utilisez le modèle prédéfini Nouveau style Agréable chaque fois que vous créez une facture proportionnelle. Pour créer un nouveau modèle, suivez les étapes présentées ci-dessous :

1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés,
2. Sélectionner Nouveau style ▼ liste déroulante, puis Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
3. Donnez à votre modèle un nom facile à mémoriser, comme « Modèle de facture proportionnelle ».
4. Dans l’onglet Conception, sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
   • Sélectionnez le modèle Nouveau style Agréable. C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
5. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
   • Assurez-vous que la case Ajuster pour enveloppe à fenêtre ou Insérez le formulaire imprimé avec le bulletin de paie dans l’enveloppe à fenêtre est décochée.
6. Cliquez sur l’onglet Contenu.
7. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec l’activité, le taux et le montant).
   • Sélectionnez le .Afficher plus d’options d’activité lien.
   • Cochez la case Afficher la progression sur les lignes de formulaire si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
8. Sélectionnez Modifier ✎ dans le pied de page du formulaire (la troisième section avec le total et le solde à payer).
   • Sélectionner devis sommaire si vous voulez que la facture affiche le montant estimé, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
9. Sélectionnez Terminer. Vous serez redirigé vers la page Styles de formulaire personnalisés.

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures. Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à Styles de formulaire personnalisés,
2. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté du modèle. Sélectionnez ensuite Définir par défaut.
3. Pour confirmer votre choix, sélectionnez Modifier le modèle,

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. À l’avenir, lorsque vous créerez une nouvelle facture, vous pourrez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser directement sur le formulaire de facture.

Étape 3 : Créer un devis

1. Sélectionner + Nouveau puis Devis,
2. Sélectionnez votre client.
3. Remplissez le reste des champs du devis.
4. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et fermer, ou Enregistrer et envoyer.

Notez que les totaux de la colonne restante de votre devis ne pas inclure taxe de vente, rabais ou frais d’expédition.

Modifier une facture proportionnelle

Si vous devez modifier un poste d’une facture proportionnelle, apportez les modifications nécessaires au devis d’origine devis mais pas la facture elle-même. Il est possible d’apporter des modifications tant que vous n’avez pas facturé le total .devis montant.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir des devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Toutes les méthodes donnent les mêmes résultats.

Créez une facture proportionnelle à partir du devis

Connecter un devis à une nouvelle facture

1. Sélectionner + Nouv., puis sélectionnez Facture,
2. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant. Si ce dernier a un devis en cours, QuickBooks ouvrira la fenêtre Ajouter à la facture la barre latérale.
3. Repérez le devis pertinent dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
4. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
5. Remplissez le reste des champs de la facture.
6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et partager le lien, ou Enregistrer et fermer.

Votre d’origine devis ne seront pas modifiés lorsque vous créerez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?

Si vous voulez déconnecter une facture proportionnelle de la facture d’origine devis, sélectionnez l’icône de la corbeille à côté de devis dans la facture. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Le cas échéant, sélectionnez Oui, séparez,

Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Révisez votre devis, les factures proportionnelles, les projets et les rapports pour rester organisé.

Réviser devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans l’onglet d’origine devis,

Vérifier les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un devis sommaire avec le total facturé. Il y a aussi des liens vers la déclaration d’origine devis et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures afin que vos clients puissent voir le solde restant. Ce paramètre est désactivé par défaut.

Vérifier les projets

Si vous ajoutez devis aux projets, vous pouvez tout voir dans le Onglet Opérations de la page d’un projet,

Exécuter les rapports

Le rapport Sommaire des devis et de la facturation proportionnelle par client vous permet de consulter la liste complète des devis et des factures proportionnelles connexes.

Les opérations sont classées par client. Devis ont des totaux positifs et les factures proportionnelles ont des totaux négatifs.