Configurer et envoyer des factures proportionnelles

Apprenez comment envoyer des factures au fil du temps lorsque vous êtes en congé un devis dans QuickBooks.

La facturation proportionnelle vous permet de répartir un un devis en autant de factures qu’il est nécessaire. Plutôt que de demander le paiement intégral au début du projet, vous pouvez facturer des paiements partiels à vos clients. Au fur et à mesure que vous effectuez les travaux requis, vous ajoutez des postes du devis initial aux factures proportionnelles. Cela permet de garder de l’ordre dans les paiements et de faire le suivi du projet du début à la fin.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Activer la facturation proportionnelle
• Créer un modèle de facture proportionnelle
• Créer un devis
• Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis
• Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Étape 1 : Activer la facturation proportionnelle

Si ce n’est pas déjà fait, activez la facturation proportionnelle.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Dans la section Facturation proportionnelle, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez l’option Créer plusieurs factures proportionnelles à partir d’un seul devis.
5. Dans le champ Mettre à jour votre modèle de facture?, sélectionnez Mettre à jour.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Vous pouvez maintenant créer plusieurs factures à partir de votre devis.

Étape 2 : Créer un modèle de facture proportionnelle

Une fois cette fonction activée, QuickBooks crée un modèle de facturation proportionnelle par défaut. Utilisez le modèle prédéfini Nouveau style aéré chaque fois que vous créez une facture proportionnelle. Pour créer un nouveau modèle, suivez ces étapes :

1. Allez à Paramètres ⚙.
2. Sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
3. Sélectionnez Nouveau style dans la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Facture pour créer un nouveau modèle de facture. Ou, pour mettre à jour l’un de vos modèles existants, repérez le modèle et sélectionnez Modifier.
4. Ajoutez le nom de votre modèle, par exemple « Modèle de facture proportionnelle ».
5. Dans l’onglet Conception , sélectionnez Modifier le modèle ou Commencer avec un modèle.
   • Sélectionnez Nouveau modèle aéré . C’est le seul modèle qui fonctionne pour les factures proportionnelles.
6. Sélectionnez Modifier les paramètres d’impression ou Dans le doute, imprimez.
   • Assurez-vous que la case Ajuster dans l’enveloppe à fenêtre ou Ajuster le formulaire imprimé avec la fiche de paie dans l’enveloppe à fenêtre n’est pas cochée.
7. Cliquez sur l’onglet Contenu. 
8. Sélectionner ✎ dans la section Table du formulaire (la deuxième section avec Activité, Taux et Montant).
   • Sélectionnez le lien Afficher plus d’options d’activité . 
   • Cochez la case Afficher la progression sur les lignes de formulaire si vous voulez afficher les détails des postes sur la facture proportionnelle.
9. Sélectionner ✎ dans la section pied de page du formulaire (la troisième section avec Total et Solde à payer).
   • Cochez la case Sommaire du devis si vous voulez que la facture affiche le montant estimé, les montants des factures proportionnelles individuelles et le montant total facturé jusqu’à présent.
10. Sélectionnez Terminé. Vous serez redirigé vers la page Styles de formulaire personnalisés .

Si vous envoyez beaucoup de factures proportionnelles, nous vous recommandons d’utiliser ce nouveau modèle pour toutes les factures.

Pour ajouter le modèle que vous venez de créer comme modèle par défaut :

1. Si vous n’y êtes pas déjà, retournez à la page Styles de formulaire personnalisés .
2. Dans la colonne Action , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Définir par défaut.
3. Pour confirmer votre choix, sélectionnez Changer le modèle.

Note : Si vous voulez utiliser ce modèle uniquement pour quelques factures proportionnelles, vous pouvez avoir un modèle par défaut différent pour les factures régulières. Ensuite, lorsque vous créez une nouvelle facture, vous pouvez utiliser le modèle de facture proportionnelle en sélectionnant Personnaliser sur le formulaire de facture.
Pour la mise en page mise à jour, sélectionnez ⚙️ Gérer, puis sélectionnez Conception.

Étape 3 : Créer un devis

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Devis.
3. Sélectionnez votre client.
4. Remplissez le reste du devis.
5. Sélectionnez Réviser et envoyer, Enregistrer et nouveauou Enregistrer et fermer.

Notez que les totaux dans la colonne restante de votre devis n’incluent pas la taxe de vente, le rabais ou les frais d’expédition.

Conseil : Si vous utilisez la fonction Projets (QuickBooks en ligne Plus et Avancé) et que vous voulez ajouter un devis à un projet, ajoutez-le avant de commencer à créer des factures proportionnelles.

Modifier la facturation proportionnelle

Si vous devez modifier un poste d’une facture proportionnelle, apportez les modifications en question au devis d’origine plutôt qu’à la facture même. Vous pouvez apporter des changements tant que vous n’avez pas facturé le montant total estimé.

Étape 4 : Créer des factures proportionnelles à partir du devis

Il y a plusieurs façons de créer des factures proportionnelles. Toutes les méthodes produisent les mêmes résultats.

Créer une facture proportionnelle à partir du devis

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez le devis que vous voulez utiliser pour créer une facture proportionnelle.
3. Dans la liste déroulante Plus d’actions ▼, sélectionnez Convertir en facture.
4. Remplissez le reste des champs de la facture.
5. Sélectionnez Réviser et envoyer, Enregistrer et nouveauou Enregistrer et fermer.

Associer un devis à une nouvelle facture

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez votre client.
4. Repérez le devis en cours lié au client dans la barre latérale et sélectionnez Ajouter.
5. Déterminez le montant que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez Copier sur une facture.
6. Remplissez le reste des champs de la facture.
7. Sélectionnez Enregistrer et nouveau, Enregistrer et fermerou Enregistrer.

Votre devis original ne changera pas au moment où vous créerez une facture proportionnelle. QuickBooks conserve un registre des deux.

Ne craignez pas d’envoyer accidentellement trop de factures.

Une fois le montant total atteint, l’état du devis se met automatiquement à Fermé. Si vous tentez d’envoyer une facture et que ce montant dépasse le devis total, vous ne pourrez que facturer le solde restant avant d’atteindre 100 %.

Besoin de dissocier une facture proportionnelle?
Si vous voulez dissocier une facture proportionnelle du devis original, sélectionnez l’icône de la corbeille à côté du poste du devis dans la facture. QuickBooks vous demandera si vous souhaitez dissocier la facture au complet. Si vous le faites, sélectionnez Dissocier.

Si vous avez la nouvelle mise en page, sélectionnez Opérations liées, puis sélectionnez Supprimer.

Étape 5 : Faire le suivi de vos factures proportionnelles

Passez en revue vos devis, vos factures proportionnelles, vos projets et vos rapports pour rester organisé.

Vérifier le devis

Vous pouvez consulter toutes vos factures proportionnelles dans le devis original.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et ouvrez votre devis.
3. Sélectionnez la ou les factures liées en bleu pour voir les factures que vous avez déjà créées.

Passer en revue les factures proportionnelles

Les factures proportionnelles incluent un sommaire du devis avec le total facturé. Il y a également des liens vers le devis original et toutes les factures proportionnelles pertinentes.

Vous pouvez ajouter des sommaires de devis aux factures pour que vos clients puissent voir leur solde restant. Cette option est désactivée par défaut.

Consulter des projets

Si vous ajoutez des devis à des projets, vous pouvez afficher toutes les opérations dans l’onglet Opérations d’une page de projet.