Apprenez comment convertir un devis en facture dans QuickBooks en ligne.
Après qu’un client accepte votre devis, vous pouvez convertir ce devis directement en facture. Lorsque vous le convertissez en facture, le devis et la facture sont liés, ce qui assure l’exactitude de vos documents comptables. Vous gagnez également du temps parce que vous n’avez pas à saisir les renseignements deux fois. QuickBooks remplit automatiquement la facture à partir des renseignements figurant sur le devis.
Voici comment convertir un devis en facture.
Convertir un devis en facture
Les étapes pour convertir un devis en facture sont légèrement différentes selon que vous avez la nouvelle ou l’ancienne vue des devis et des factures.
Si vous utilisez l’ancienne vue des devis et des factures
- Allez à Tenue des comptes, puis Opérations, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder), ou allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
- Repérez et ouvrez le devis que vous voulez convertir.
- Vérifiez l’état du devis sous le nom du client. Vous ne pouvez convertir qu’un devis à l’état Accepté ou En attente. Si c’est le cas, sautez cette étape.
- Si l’état est Fermé ou Rejeté, sélectionnez la liste déroulante ▼.
- Sélectionnez soit l’état Accepté ou En attente, puis sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez Créer une facture.
- Apportez des modifications à la facture, au besoin.
- Si vous êtes prêt à envoyer la facture à votre client, sélectionnez Enregistrer et envoyer. Ou sélectionnez Enregistrer et fermer si vous voulez envoyer la facture à un autre moment.
Si vous voulez demander des paiements partiels sur la facture, voyez plutôt comment envoyer une facturation proportionnelle à votre client.
Si vous utilisez la nouvelle vue des devis et des factures
Si vous avez Paiements QuickBooks et que vous avez demandé un dépôt sur votre devis, le devis sera automatiquement converti en facture lorsque votre client paie le dépôt.
Ou voici comment convertir manuellement le devis en facture afin que vous puissiez facturer des montants à votre client :
- Allez à Tenue des comptes, puis Opérations, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder), ou allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
- Repérez le devis que vous voulez convertir.
- Si la colonne d’état porte la mention Refusé, vous devez mettre à jour l’état avant de pouvoir le convertir. (Si l’état n’est pas Refusé, passez à l’étape 4.)
- Sélectionnez le menu déroulant ▼ dans la colonne Action, puis sélectionnez Mettre à jour l’état.
- Dans le champ État, sélectionnez la liste déroulante ▼ et sélectionnez En attente ou Accepté.
- Cliquez sur OK. Ensuite, repérez le bon devis dans la liste Devis.
- Dans la colonne Action,
- Sélectionnez Convertir en facture, si l’état est Accepté.
- Sélectionnez le menu déroulant ▼, puis sélectionnez Convertir en facture, si l’état est En attente.
- Apportez les modifications nécessaires à la facture, au besoin, puis sélectionnez Enregistrer.
Note : Les devis importés à partir de QuickBooks Desktop portent la mention Fermé dans QuickBooks en ligne.
