Faites le suivi des coûts horaires de main-d’œuvre et de la rentabilité par projet dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment utiliser les projets pour faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre et de votre rentabilité dans tous les produits.

Une fois que vous avez configuré votre projet, vous pouvez faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de l’une des deux façons suivantes.

1. Vous pouvez utiliser les charges salariales, qui s’affichent après l’exécution de la paie.
2. Vous pouvez utiliser les coûts horaires estimés, qui s’affichent tout de suite. Mais ils pourraient être moins précis.

Les deux méthodes fonctionnent, que vous utilisiez QuickBooks en ligne Paie ou une autre option de paie. De plus, vous pouvez passer de l’une à l’autre au besoin. Nous vous montrerons comment les configurer pour faire le suivi des dépenses de main-d’œuvre pour votre projet.

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Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Étape 1 : En savoir plus sur les charges salariales et les devis coûts horaires
• Étape 2 : Configurer les charges salariales dans le plan comptable
• Étape 3 : Saisir les coûts horaires pour chaque employé
• Étape 4 : Ajouter les feuilles de temps du projet
• Étape 5 : Afficher les coûts de main-d’œuvre
• Étape 6 : Comprendre la rentabilité du projet

Étape 1 : En savoir plus sur les charges salariales et les devis coûts horaires

Les charges salariales représentent le coût total du traitement de la paie. Cela comprend les salaires des employés et les autres coûts directs comme les cotisations sociales et l’assurance contre les accidents du travail. Gardez à l’esprit que si vous avez QuickBooks en ligne Paie, les charges salariales ne seront reportées dans votre projet qu’après l’exécution de la paie.

Les coûts horaires estimés multiplient les heures travaillées par un taux fixe par employé, ce qui est utile si vous n’avez pas de solution de paie, mais que vous voulez quand même estimer vos coûts de main-d’œuvre pour chaque projet. Les coûts horaires estimés peuvent inclure les coûts directs de la paie et les frais généraux qui ne sont pas payés par la paie, comme l’électricité au bureau ou les collations sur le chantier. Ils sont également une bonne estimation de la façon dont votre projet se déroule entre les traitements de la paie, puisque les coûts de la paie ne sont reportés à votre projet qu'après avoir exécuté la paie.

Une fois que vous avez configuré vos charges salariales et vos coûts horaires, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre pour voir les coûts de main-d’œuvre de votre projet.

Note : Le rapport de rentabilité du projet n’inclura que les charges salariales qui ont déjà été engagées, tandis que l’onglet Opérations inclura également les opérations non reportées. Pour obtenir les données de rentabilité exactes du projet, veuillez consulter le rapport de rentabilité du projet.

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Étape 2 : Configurer les charges salariales dans le plan comptable

Si vous utilisez l’application, vos charges salariales sont configurées automatiquement dans votre plan comptable, donc tout est prêt. Les projets utiliseront les données de votre paie la plus récente pour calculer vos coûts de main-d’œuvre.

Si vous n’utilisez pas l’application, vous pouvez quand même configurer votre plan comptable pour faire le suivi de vos charges salariales. Vous n’aurez qu’à saisir les dépenses manuellement chaque fois que vous traitez la paie.

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Étape 3 : Saisir les coûts horaires pour chaque employé

Puisque vous pouvez utiliser les coûts horaires ou les charges salariales pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre, vous pouvez décider si vous voulez configurer des coûts horaires ou non. Si vous utilisez l’application, vous pouvez simplement utiliser vos charges salariales pour voir vos coûts de main-d’œuvre. Mais rappelez-vous que vous ne verrez pas les coûts dans les projets avant le traitement de la paie. Si vous voulez estimer vos coûts de main-d’œuvre entre les calculs de la paie ou si vous n’avez pas de paie, vous pouvez utiliser les coûts horaires estimés.

Pour estimer votre coût horaire entièrement facturé pour chaque employé, vous pouvez saisir le salaire de l’employé et d’autres coûts, comme les impôts, en tant que coût unitaire à l’heure. Vous pouvez ensuite utiliser ces taux pour estimer vos coûts de main-d’œuvre.

Voici comment configurer les coûts horaires :

Important : Configurez vos coûts horaires avant de commencer à faire le suivi des heures travaillées dans l’application. Le coût horaire s’applique uniquement aux heures qui font l’objet d’un suivi après la définition du coût horaire.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Allez au menu déroulant Gérer les paramètres ▼ et sélectionnez Définir le coût unitaire.
   Note : Si c’est la première fois que vous créez un projet, vous devrez peut-être sélectionner Commencer un projet pour voir cette option.
3. Trouvez l’employé.
   Note : Vous pouvez sélectionner Ajouter un employé pour ajouter un nouvel employé.
4. Ajoutez le taux de rémunération de votre employé.
5. Saisissez les cotisations sociales, les avantages sociaux, les assurances ou les frais généraux supplémentaires pour obtenir des coûts horaires encore plus précis.
6. Répétez pour chaque employé. Sélectionnez ensuiteEnregistreret fermerpour fermer la fenêtre Coût unitaire de l’employé.

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Étape 4 : Ajouter les feuilles de temps du projet

Maintenant que vous avez configuré les charges salariales ou les coûts horaires, vous pouvez ajouter les heures de vos employés à votre projet.

Note : Pour attribuer des charges salariales à un projet, vos employés salariés devront également faire le suivi de leurs heures travaillées dans des feuilles de temps.

Si vous utilisez le coût horaire pour faire le suivi de vos dépenses, l’application calculera les coûts de main-d’œuvre des employés à l’aide de leurs feuilles de temps qui sont suivies dans votre projet. Gardez à l’esprit que les coûts horaires calculent uniquement les coûts sur les nouvelles feuilles de temps à partir de maintenant. Les feuilles de temps qui ont été créées avant la saisie du coût horaire ne seront pas calculées dans l’aperçu du projet ou les rapports.

Voici comment ajouter des feuilles de temps d’employés à un projet.

Note : Si vous avez QuickBooks Time, vos employés peuvent faire le suivi des heures travaillées sur le projet. Ensuite, vous pouvez approuver et exporter les heures vers l’application.

Conseil : Si vous prévoyez facturer à votre client les heures du projet, assurez-vous d’activer les dépenses facturables pour créer des factures à partir des feuilles de temps.

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Étape 5 : Afficher les coûts de main-d’œuvre

Maintenant que vous avez configuré les charges salariales ou les coûts horaires et que vous avez ajouté les feuilles de temps des employés, vous pouvez afficher vos coûts de main-d’œuvre avec l’une ou l’autre méthode.

Passer de l’affichage des charges salariales aux coûts horaires

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et sélectionnez le projet que vous voulez afficher.
3. Sélectionnez la liste déroulante Charges salariales ou Coûts horaires ▼ et sélectionnez celle que vous voulez afficher. Note : Sélectionnez l’onglet Aperçu pour voir cette option. La modification de ce paramètre dans un projet aura une incidence sur tous les projets.

Si les heures travaillées ne sont pas calculées comme prévu dans votre projet, vérifiez si vous utilisez votre type préféré de coût de la main-d’œuvre (coûts horaires ou charges salariales).

Note : Bien que ce changement modifie le coût de la main-d’œuvre que vous voyez dans l’aperçu de votre projet et la liste des projets, il n’affectera pas vos documents comptables.

Comprendre les données et les rapports du projet

Les affichages et rapports suivants calculeront les coûts de main-d’œuvre en fonction des charges salariales ou des coûts horaires (selon l’option sélectionnée dans le menu déroulant) :

• Le graphique à barres des revenus et des coûts sur la liste de tous les projets
• Le graphique à barres des revenus et des coûts se trouve au-dessus de chaque onglet d’un projet dans l’onglet Aperçu .
• Rapport de rentabilité du projet (dans l’onglet Rapports de projet ) et tout rapport lié au projet en dehors de l’onglet Rapports de projet .
  Note : Après avoir ouvert ces rapports, vous pouvez les personnaliser pour utiliser les coûts horaires ou les charges salariales en utilisant Personnaliser.

Les affichages et les rapports suivants utilisent uniquement les coûts horaires pour calculer les coûts de main-d’œuvre (même si vous sélectionnez Charges salariales dans le menu déroulant) :

• Onglet Activité chronométrée
• Rapport sur le coût des heures par employé ou par fournisseur

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Étape 6 : Comprendre la rentabilité du projet

Une fois que votre projet est configuré pour faire le suivi des revenus, des dépenses, des feuilles de temps et du coût de la main-d’œuvre, vous êtes prêt à réviser vos profits.

• Vous verrez un aperçu de vos revenus, de vos coûts et de votre marge de profit dans l’onglet Aperçu . Cet instantané est basé sur les coûts horaires ou les charges salariales, selon l’option sélectionnée dans le menu déroulant.
• Vous pouvez obtenir plus de détails dans l’onglet Aperçu . C’est ici que vous pouvez voir vos coûts de main-d’œuvre séparés des autres coûts du projet. Ces coûts de main-d’œuvre sont calculés en fonction des coûts horaires ou des charges salariales, selon l’option sélectionnée dans le menu déroulant.
• Si vous faites le suivi des charges salariales, vous pouvez exécuter un rapport de rentabilité du projet à partir de l’onglet Rapports de projet pour obtenir une vue détaillée de vos comptes de projet et de vos opérations. Ce rapport utilise uniquement les données des charges salariales. Par conséquent, si vous faites uniquement le suivi des coûts horaires, ce rapport ne vous fournira pas d’information exacte.

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