Faire le suivi des coûts horaires de la main-d’œuvre et de la rentabilité par projet dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment utiliser la fonction Projets pour faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre et de votre rentabilité dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.

Une fois que vous avez configuré votre projet, vous pouvez faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de l’une des deux façons suivantes.

1. Vous pouvez utiliser les charges salariales, qui s’affichent après le traitement de la paie.
2. Vous pouvez utiliser les coûts horaires estimés, qui s’affichent tout de suite. Mais elles pourraient être moins précises.

Les deux méthodes fonctionnent, que vous utilisiez QuickBooks en ligne Paie ou une autre option de paie. De plus, vous pouvez passer de l’une à l’autre au besoin. Nous vous montrerons comment les configurer pour faire le suivi des dépenses de main-d’œuvre pour votre projet.

• Étape 1 : En savoir plus sur les charges salariales et les devis horaires
• Étape 2 : Configurer les charges salariales dans le plan comptable
• Étape 3 : Saisir les coûts horaires pour chaque employé
• Étape 4 : Ajouter les feuilles de temps du projet
• Étape 5 : Afficher les coûts de main-d’œuvre
• Étape 6 : Comprendre la rentabilité du projet

Étape 1 : En savoir plus sur les charges salariales et les devis horaires

Les charges salariales représentent le coût total du traitement de la paie. Elles comprennent les salaires des employés et les autres coûts directs comme les cotisations sociales et l’indemnisation des accidentés du travail. N’oubliez pas que si vous avez QuickBooks en ligne Paie, les charges salariales ne seront reportées dans votre projet qu’après l’exécution de la paie.

Les coûts horaires estimés multiplient les heures travaillées par un taux fixe par employé, ce qui est utile si vous n’avez pas de solution de paie, mais que vous voulez quand même estimer vos coûts de main-d’œuvre pour chaque projet. Les coûts horaires estimés peuvent inclure les coûts directs de la paie et vos frais généraux qui ne sont pas payés par la paie, comme l’électricité au bureau ou les collations sur le chantier. Ils sont également une bonne estimation de la façon dont votre projet se déroule entre les traitements de la paie, puisque les coûts de la paie ne sont reportés à votre projet qu'après avoir exécuté la paie.

Une fois que vous avez configuré vos charges salariales et vos coûts horaires, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre pour voir les coûts de main-d’œuvre de votre projet.

Note : Le rapport de rentabilité du projet n’inclura que les charges salariales qui ont déjà été engagées, tandis que l’onglet Opérations inclura également les opérations non reportées. Pour obtenir les données de rentabilité exactes du projet, veuillez consulter le rapport de rentabilité du projet.

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Étape 2 : Configurer les charges salariales dans le plan comptable

Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, vos charges salariales sont configurées automatiquement dans votre plan comptable, donc tout est prêt. Les projets utiliseront les données de votre paie la plus récente pour calculer vos coûts de main-d’œuvre.

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne Paie, vous pouvez toujours configurer votre plan comptable pour faire le suivi de vos charges salariales. Vous n’aurez qu’à saisir les dépenses manuellement chaque fois que vous traitez la paie.

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Étape 3 : Saisir les coûts horaires pour chaque employé

Puisque vous pouvez utiliser les coûts horaires ou les charges salariales pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre, vous pouvez décider si vous voulez configurer des coûts horaires ou non. Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, vous pouvez simplement utiliser vos dépenses de paie pour voir vos coûts de main-d’œuvre. Mais rappelez-vous que vous ne verrez pas les coûts dans les projets avant le traitement de la paie. Si vous voulez estimer vos coûts de main-d’œuvre entre les calculs de la paie ou si vous n’avez pas de paie, vous pouvez utiliser les coûts horaires estimés.

Pour estimer votre coût horaire entièrement facturé pour chaque employé, vous pouvez saisir les salaires des employés et d'autres coûts, comme les cotisations sociales et l’indemnisation des accidentés du travail. Vous pouvez ensuite utiliser ces taux pour estimer vos coûts de main-d’œuvre.

Voici comment configurer les coûts horaires :

Important : Configurez vos coûts horaires avant de commencer à faire le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks Time. Le coût horaire s’applique uniquement aux heures qui font l’objet d’un suivi après la définition du coût horaire.

1. Allez à Projets (Accéder).
2. Sélectionnez Taux horaire de l’employé. La fenêtre correspondante s’ouvre alors.
3. Trouvez l’employé et sélectionnez Ajouter. Ou pour modifier le coût d’un employé, sélectionnez l’icône du crayon ✎.
4. Sélectionnez l’icône de calculatrice pour ouvrir la calculatrice de coût horaire.
5. Ajoutez le salaire horaire de votre employé et les cotisations sociales de l’employeur. Note : Si votre employé est rémunéré à l’heure, QuickBooks remplit son salaire horaire et les cotisations sociales de l’employeur pour vous. Si votre employé est salarié, saisissez un coût horaire en divisant son salaire annuel (y compris les cotisations sociales de l’employeur) par le nombre de semaines dans une année. Ensuite divisez le résultat par le nombre moyen d’heures travaillées par semaine.
6. Saisissez également les cotisations sociales de l’employeur, les indemnisations des accidentés du travail ou les frais généraux pour des coûts horaires encore plus précis.
7. Sélectionnez Ajouter pour fermer la calculatrice.
8. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer le coût horaire de l’employé.
9. Répétez pour chaque employé. Sélectionnez ensuite Terminer pour fermer la fenêtre des coûts horaires.

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Étape 4 : Ajouter les feuilles de temps du projet

Maintenant que vous avez configuré les charges salariales ou les coûts horaires, vous pouvez ajouter les heures de vos employés à votre projet.

Si vous utilisez le coût horaire pour faire le suivi de vos dépenses, QuickBooks calculera les coûts de main-d’œuvre des employés à l’aide de leurs feuilles de temps qui sont suivies dans votre projet. Gardez à l’esprit que les coûts horaires calculent uniquement les coûts sur les nouvelles feuilles de temps à partir de maintenant. Les feuilles de temps qui ont été créées avant la saisie du coût horaire ne seront pas calculées dans la vue d’ensemble du projet ou les rapports.

Apprenez comment ajouter les feuilles de temps de vos employés au projet. Note : Si vous utilisez QuickBooks Time, vous pouvez simplement faire le suivi des heures travaillées pour le projet, puis les approuver et les exporter vers QuickBooks en ligne.

Conseil : Si vous prévoyez facturer à votre client les heures du projet, assurez-vous d’activer les dépenses facturables pour créer des factures à partir des feuilles de temps.

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Étape 5 : Afficher les coûts de main-d’œuvre

Maintenant que vous avez configuré les charges salariales ou les coûts unitaires horaires et que vous avez ajouté les feuilles de temps des employés, vous pouvez afficher vos coûts de main-d’œuvre avec l’une ou l’autre méthode.

Basculez entre l'affichage des charges salariales ou des coûts horaires :

1. Allez à Projets (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le projet que vous voulez afficher.
3. Sélectionnez la liste déroulante Charges salariales ou Coûts horaires ▼ et choisissez celui que vous voulez afficher. Note : La modification de ce paramètre dans un projet affectera tous les projets.

Si les heures travaillées ne sont pas calculées comme prévu dans votre projet, vérifiez si vous utilisez votre type préféré de coût de la main-d’œuvre (coûts horaires ou charges salariales).

Note : Bien que ce changement modifie le coût de la main-d’œuvre que vous voyez dans l’aperçu de votre projet et la liste des projets, il n’affectera pas vos documents comptables.

Comprendre les données et les rapports du projet

Les affichages et rapports suivants calculent les coûts de main-d’œuvre en fonction des charges salariales ou des coûts horaires (selon l’option configurée) :

• Le graphique à barres des revenus et des coûts sur la liste de tous les projets
• Le graphique à barres des revenus et des coûts au-dessus de chaque onglet d’un projet
• L'onglet Aperçu
• Le rapport de rentabilité du projet (dans l’onglet Projets) et tout rapport lié au projet à l’extérieur de l’onglet Projets. Note : Après avoir ouvert ces rapports, vous pouvez les personnaliser pour utiliser les coûts horaires ou les charges salariales dans le menu Personnaliser.

Les affichages et les rapports suivants utiliseront uniquement les coûts horaires pour calculer les coûts de main-d’œuvre (même si vous sélectionnez l’option charges salariales) :

• L'onglet Activité chronométrée
• Le rapport Coût des heures par employé ou fournisseur

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Étape 6 : Comprendre la rentabilité du projet

Une fois que votre projet est configuré pour faire le suivi des revenus, des dépenses, des feuilles de temps et du coût de la main-d’œuvre, vous êtes prêt à réviser vos profits.

• Vous verrez un aperçu de vos revenus, de vos coûts et de votre marge bénéficiaire dans l’en-tête de chaque page de projet. Cet instantané est basé sur les coûts horaires ou les charges salariales, selon la valeur du commutateur.
• L’onglet Aperçu fournit plus de détails. C’est ici que vous pouvez voir vos coûts de main-d’œuvre séparés des autres coûts du projet. Ces coûts de main-d’œuvre sont calculés en fonction des coûts horaires ou des charges salariales, selon l’option sélectionnée.
• Si vous faites le suivi des dépenses de paie, vous pouvez exécuter un rapport de rentabilité du projet à partir de l’onglet Rapports de projet pour obtenir une vue détaillée de vos comptes et opérations de projet. Ce rapport utilise uniquement les données des charges salariales. Par conséquent, si vous faites uniquement le suivi des coûts horaires, ce rapport ne vous fournira pas d’information exacte.

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